compare
Backlogでプロジェクトを作成しようとして、画面に追加のボタンが見当たらない。あるいは作れたものの、案件ごとに作るべきか部署ごとに作るべきかで手が止まっている。この2つが、プロジェクト作成でつまずく代表的な場面です。
先に結論を書きます。プロジェクトを追加できるのは管理者だけです。ボタンが見えないなら、権限の設定がまず疑う場所になります。そして作り方そのものより結果を左右するのは、どの単位でプロジェクトを切るかという設計です。期限を決めて行う業務と、随時発生する業務では、切り方も中の設定も変わります。この記事では、追加できる人の条件、3つの作り方の違い、名前とキーの制約、業務の単位での切り分け、作成直後に決める設定、そしてプランごとのプロジェクト数の上限までを順に扱います。数字はすべて2026年9月27日時点の公式ページで確かめたものです。
最初に権限の話をします。公式のヘルプには、プロジェクトの追加は管理者のみできると明記されています。一般ユーザーの権限でログインしている場合、追加のボタン自体が見えないか、押しても先に進めません。
作成できないという相談の多くは、ここが原因です。同じ現象について、外部の解説でも権限が最も一般的な原因として挙げられています。
Backlogでは、ユーザーの権限によってできる操作が制限されています。プロジェクト作成が行えない最も一般的な原因は、ユーザーに適切な権限が付与されていないことです。 出典: ones.com
対処は2つに分かれます。自分が管理者になるか、管理者に作ってもらうかです。現場のとりまとめをしている人が管理者ではないという体制は珍しくないので、プロジェクトを増やすたびに依頼が発生する形になります。この依頼が面倒で1つのプロジェクトに案件を詰め込む、という流れがよく起きますが、後で分けるほうがずっと手間なので、最初の1回は依頼したほうが楽です。
なお、プロジェクトの中の設定については、権限の範囲が少し違います。種別の追加と編集は、機能制限を設定されたユーザーにはできません。状態の追加と編集は、管理者とプロジェクト管理者のみが設定でき、かつ有料プランで利用できる機能です。誰にどこまで触らせるかは、プロジェクトを作った直後に決めておくと、後の混乱が減ります。
追加の入口は2か所あります。グローバルバーの「＋」ボタンから「プロジェクトの追加」を選ぶ方法と、ダッシュボードの「プロジェクト」欄にある「＋」ボタンを押す方法です。どちらを押しても同じ画面に進みます。
進んだ先で、作り方を3つから選びます。
1つめは「基本設定から自分で行う」です。プロジェクトの基本設定を自分で組み立てたい場合に選びます。実務で新しい案件を立ち上げるときは、ほとんどがこれになります。
2つめは「サンプルプロジェクトで始める」です。用意されたサンプルの課題をこなしながら使い方を学びたい場合に選びます。この方法を選んだ場合、プロジェクト名は「サンプルプロジェクト」、プロジェクトキーは「PRJ」が自動で設定され、作成後は課題一覧へ進みます。初めて触る人に渡す練習用としては便利ですが、本番の案件をここから始めると、名前とキーを後で直す作業が増えます。
3つめは「設定ファイルからインポートする」です。既存のプロジェクトから書き出した設定を読み込んで作ります。同じ形のプロジェクトを何度も立てる会社にとっては、これが最も効きます。種別、カテゴリー、状態といった中身の設定を毎回手で並べ直す必要がなくなるためです。案件の数が年間10件を超えるなら、最初の1つを丁寧に作って、それを型として書き出しておく価値があります。
作り方を選んだら、プロジェクト名とプロジェクトキーを入力して追加を押します。作成されると基本設定の画面に進むので、そこで中身を確かめて保存します。サンプルを選んだ場合だけ、課題一覧に進みます。
なお、作成の画面に進む前に、スペース全体の状況を確かめておくと二度手間が減ります。プロジェクト数の上限に達している場合、作成の操作そのものが通りません。上限に達しているかどうかは、いま使っているプランと、すでにあるプロジェクトの数を数えれば分かります。使い終わった案件のプロジェクトが残ったままになっていることは多いので、新しく作る前に整理する時間を取ると、プランを上げずに済むことがあります。
入力する2つには、それぞれ制約があります。公式の案内では次のとおりです。
プロジェクト名は1文字以上25文字以下です。プロジェクトキーは、使える文字が半角英字の大文字、半角数字、アンダースコアの3種類で、長さは1文字以上25文字以下です。小文字や日本語は使えません。
キーは課題の番号の頭に付きます。たとえばキーがSOUMUなら、課題はSOUMU-1、SOUMU-2という形になります。この文字列は、チャットでの呼び方、コミットのメッセージ、外部の資料に貼られるリンクの中に入り込みます。名前とキーは基本設定の画面から後で変更できますが、変更した時点で、それまでに外へ配った番号の見え方が変わります。変えられないわけではないものの、変えた影響が社外にまで届く設定だと考えて決めたほうが安全です。
決め方の目安を3つ挙げます。1つめは短くすることです。毎日打つ文字列なので、5文字前後が扱いやすくなります。2つめは、年号を入れるかどうかを最初に決めることです。公式の例にもNEWPRO2020のような形が出てきますが、年をまたぐ案件では翌年に違和感が出ます。3つめは、部署名を入れないことです。組織の名前は数年で変わります。業務の内容で付けておくと、組織が変わっても使い続けられます。
作り方より重要なのが、どの単位で切るかです。公式のガイドでは、Backlogのプロジェクトを「業務のまとまりごとにタスク、関連ファイル、チームメンバーを収容する入れ物」と説明しています。チームの作業部屋をイメージすると分かりやすい、という言い方です。
そして業務の種類を2つに大別しています。期限を決めて行う業務と、随時発生する業務です。
期限を決めて行う業務の例は、新商品の開発や新システムの導入です。事前にゴールを決め、タスクを並べ、スケジュールを組みます。フェーズごとの管理にはマイルストーンを使います。タスクを登録する主体はプロジェクトマネージャーで、参加者は関係者全般と情報共有が必要なメンバーです。
随時発生する業務の例は、総務部のタスク管理や問い合わせ対応です。こちらは業務にそって発生するタスクを完了させていく形で、課題を登録するときに期限日を設定して締切を作ります。タスクを登録する主体はチームメンバー各自で、参加者は業務を担当するチームと情報共有が必要なメンバーです。
この2つを1つのプロジェクトに混ぜると、後で困ります。期限のある案件の課題と、日々流れてくる依頼が同じ一覧に並ぶため、どちらも見落とします。公式のガイドに出ている例も、新商品開発プロジェクト、新システム導入プロジェクト、総務部、カスタマーサポートというように、性質ごとに分かれています。迷ったら、締切が案件全体にあるか、課題1件ごとにあるかで切り分けてください。
プロジェクトができたら、中身を決めます。ここを飛ばして課題を登録し始めると、100件たまったあとで直すことになります。
1つめは種別です。新規作成の時点で、問題やバグや不具合を表すもの、やるべき作業項目やToDoを表すもの、要望や質問を表すもの、それ以外を表すものの4つが基本セットとして入っています。種別はプロジェクトごとに自由に作れるので、業務に合わせて足します。注意したいのは削除のほうで、すでに課題で使われている種別を消すときは、削除の操作で出るダイアログに従って付け替えが必要になります。種別を増やしすぎると、後で整理するときにこの付け替え作業が発生します。最初は4つか5つに抑えるのがおすすめです。
2つめはカテゴリーです。種別が作業の性質を表すのに対して、カテゴリーは対象を表します。カテゴリーの追加は課題の追加画面からもできるため、運用の中で自然に増えていきます。増え方を放っておくと似た名前が並ぶので、誰が追加できるかを最初に決めておきます。
3つめはマイルストーンです。長期の案件をいくつかの期間に分けて管理したいときに役立ちます。ここを設定しておくと、進捗をガントチャートやバーンダウンチャートで見られるようになります。
4つめは状態です。標準では未対応、処理中、処理済み、完了の4つが用意されています。状態の追加と編集は管理者とプロジェクト管理者のみが設定でき、有料プランで利用できます。無料の範囲で始めている場合は、標準の4つで運用を組み立てる前提になります。
同じ形のプロジェクトを何度も立てる会社では、作成の手間そのものが積み上がります。ここを短くする道が、設定ファイルからのインポートです。
流れはこうなります。まず1件目を丁寧に作ります。種別、カテゴリー、状態、マイルストーンの雛形、通知の設定までを決め、実際に1か月運用して不足を直します。そのうえで設定を書き出し、2件目からはその設定を読み込んで作ります。手で並べ直す作業が消えるので、作成にかかる時間が10分の1近くまで縮みます。
型を作るときに入れておくとよいものを4つ挙げます。1つめは、種別ごとの課題テンプレートです。種別の追加または編集の画面から登録でき、その種別で課題を作ったときに件名と詳細へ初期値として入ります。何を書けばよいか分からないまま登録される課題が減ります。2つめは、カテゴリーの初期セットです。運用の中で追加できるとはいえ、最初にいくつか置いておくと、登録する人が分類を意識します。3つめは、マイルストーンの名前の付け方です。第1フェーズ、第2フェーズという付け方より、要件確定、内部確認、納品のように出来事で名前を付けたほうが、遅れの意味が伝わります。4つめは、担当者を空にしないという決め事です。設定ではありませんが、型と一緒に文書に残しておくと守られます。
型を持たない会社では、プロジェクトを作るたびに前の案件の画面を開いて見比べる作業が発生します。この見比べは1回20分ほどで、年に20件作るなら年間で7時間近くになります。数字にすると小さく見えますが、実際には作成のたびに集中を切らす作業なので、体感の負担はこれより大きくなります。
いきなり有料で始めるかどうか迷う場合、区切りは3つの数で決まります。
1つめはユーザー数です。フリープランは最大10ユーザーで、2027年1月1日からは5名に変わります。既存の6名から10名は引き続き使えますが、新しい追加はできなくなるため、これから人を増やす前提なら最初から有料を見ておくほうが読み違えません。
2つめはプロジェクト数です。フリープランは1プロジェクトです。案件ごとに切る運用は、この時点で選べません。1つのプロジェクトの中を種別とカテゴリーで分ける形になります。
3つめは容量です。フリープランの容量は公開ページの一覧では上位プランと並べて示されており、スタータープランで1GB、スタンダードで30GBとなっています。設計の資料や画像を添付する運用では、容量が先に効いてきます。
無料の範囲で試すときのおすすめは、本番の案件を1つだけ入れて1か月動かすことです。練習用のデータで試すと、どのツールも快適に見えます。詰まる場所は、課題が100件を超えて一覧が読めなくなったとき、担当者が入力を忘れたとき、社外の人に見せる範囲を決めるときに出てきます。30日間の無料お試しはどのプランでも用意されているので、上位のプランの機能を確かめたい場合はそちらを使う手もあります。
細かく切りたくても、プランによって作れる数に上限があります。2026年9月27日時点の公開されている料金ページの内容を整理します。価格はすべて税抜です。
フリープランは最大10ユーザー、1プロジェクトまでです。スタータープランは月額2,700円で、30ユーザー、5プロジェクト、容量は1GBです。カンバンボードとドキュメントは使えますが、ガントチャートは付きません。スタンダードプランは月額16,000円で、ユーザー数は無制限、100プロジェクト、容量30GB、ガントチャートは表示範囲6か月分で使えます。プレミアムプランは月額27,000円で、プロジェクト数が無制限、容量100GB、プロジェクトをまたいだガントチャート、孫課題、属性のカスタマイズが加わります。プラチナプランは月額75,000円で、容量300GBとアクセスログの提供が付きます。年払いを選ぶと月払いより5%安くなり、どのプランも30日間の無料お試しがあります。
この表が意味するのは、プロジェクトを細かく切る設計はプランに直結するということです。案件ごとに1つずつ作る運用で年間20件の案件があるなら、スタータープランの5プロジェクトでは足りません。逆に、部署ごとに1つずつ作って中をカテゴリーで分ける運用なら、少ない数で回せます。どちらが正しいということはなく、費用と見やすさの取引になります。
判断の順番としては、まず切り方を決めて、必要な数を数えて、それからプランを選びます。プランを先に決めてから切り方を合わせると、見にくい一覧を何年も使い続けることになります。
いま設計する人が知っておくべき変更があります。公式のお知らせによると、2027年1月1日からプランが新しくなります。2026年12月31日で現在のプランの新規契約が終了し、2027年1月1日から新しいプランが始まります。既存の契約は、2027年1月1日以降の最初の契約更新日に新しいプランへ移ります。
新しいプランはエコノミー、ビジネス、プロフェッショナルの3つです。エコノミーは月額21,000円で、ユーザー数15、プロジェクト数30、容量30GBです。ビジネスは月額36,300円で、ユーザー数とプロジェクト数が無制限、容量100GBです。プロフェッショナルは月額100,000円で、容量300GBです。いずれも税抜で、年払いは月払いより5%安くなります。
いまスタンダードプランを使っていて、ユーザーが15名以下かつ30プロジェクト以下なら、適用開始日にエコノミープランへ自動で切り替わります。16名以上または31プロジェクト以上なら自動では切り替わらないため、適用開始日までに自分でビジネスかプロフェッショナルへ変更する必要があります。プレミアムはビジネスへ、プラチナはプロフェッショナルへ自動で切り替わります。
フリープランにも変更があります。2027年1月1日に新しいフリープランへ自動で切り替わり、ユーザーの上限が10名から5名になります。既存の6名から10名のメンバーは引き続き使えますが、新しくユーザーを追加できなくなります。6名以上で使い続けたい場合は、上位のプランへの変更を検討することになります。
この改定を踏まえると、いまプロジェクトの切り方を決める人が見るべき数は30です。エコノミープランの上限がここにあるため、案件ごとに1つ作る運用で年間30件を超える見込みがあるなら、切り方そのものを見直すか、上位のプランを前提にするかを先に決めておくほうが安全です。
プロジェクトの箱を作っただけでは、運用は始まりません。中に何をどう入れるかの決め事を、同じ日に決めてしまうのが一番早いやり方です。決めることは5つあります。
1つめは、課題の件名の書き方です。名詞で終わる件名と、動詞で終わる件名では、完了の判定しやすさが変わります。「トップページ」ではなく「トップページのデザインを確定する」と書くと、終わったかどうかを他人が判定できます。この1行の決め事があるかないかで、進捗確認にかかる時間が変わります。
2つめは、誰が課題を登録するかです。期限を決めて行う業務では、とりまとめる人がまとめて登録する形が向いています。随時発生する業務では、気づいた人が自分で登録する形でないと追いつきません。どちらの形かを決めずに始めると、登録する人としない人に分かれ、実際の作業の半分が課題になっていない状態になります。
3つめは、期限日を必ず入れるかどうかです。入れる運用にするなら、暫定でもよいから空にしないと決めます。空の期限日が並ぶ一覧は、締切順に並べ替えても意味を持ちません。
4つめは、完了にする条件です。作業が終わった時点なのか、確認が済んだ時点なのか。ここが人によって違うと、完了の数を数えても進み具合が分かりません。標準で用意されている処理済みと完了の2つを、誰がどのタイミングで動かすかまで決めておきます。
5つめは、コメントを書く場所です。課題の中に書くのか、チャットに書くのか。チャットに書く運用のままだと、3週間後に理由を追えなくなります。決定に関わる話は課題の中に残す、という線を引いておくと、振り返りの会議で資料を作り直す必要がなくなります。
この5つを決めるのに、かかる時間は30分ほどです。決めずに始めたチームは、3か月後に同じ議論を、300件の課題を抱えた状態でやることになります。
もう1つ、切り方に関わる仕様があります。公式のガイドには、プロジェクトに参加していないメンバーは、プロジェクトの存在や中の情報を知ることはできないと書かれています。
これは情報を守る面では安心できる仕様ですが、運用では両刃になります。社外の協力会社を1つの案件だけに参加させたい場合には、この仕様がそのまま使えます。一方で、隣のチームが何をしているかを知りたいという要望には応えられません。全社の動きを見渡したいなら、そのための場所を別に用意することになります。
プロジェクトを細かく切るほど、この見えなさは強くなります。案件ごとに切って、それぞれ参加者を絞ると、情報の漏れは減りますが、横の連携は薄くなります。部署ごとに大きく切ると、横は見えますが、社外の人を入れにくくなります。ここに正解はなく、どちらの痛みを取るかという選択です。
社外の人を入れる前提なら、1つだけ決めておくことをおすすめします。社外の人が参加するプロジェクトには、社内向けの情報を置かないという線引きです。この線がないと、参加者を増やすたびに「これは見せてよいのか」という確認が発生します。
社外の人を入れる場合、もう1つ確かめておくことがあります。参加者を増やすとユーザー数の上限に近づくという点です。プランごとにユーザー数の上限が決まっているため、協力会社の担当者をその人数だけ招くと、思ったより早く上限に届きます。見るだけの人をどう数えるかは道具によって扱いが違うので、契約の前に確かめておくと見積もりがずれません。
最後に、作成の段階でよく見る失敗を挙げます。
失敗1は、サンプルプロジェクトで本番を始めることです。名前が「サンプルプロジェクト」、キーが「PRJ」のまま運用が始まり、半年後に直すことになります。練習用と本番用は分けます。
失敗2は、1つのプロジェクトに全部を詰め込むことです。管理者への依頼が面倒だという理由で始まることが多いのですが、課題が300件を超えたあたりで一覧が読めなくなります。課題は後から別のプロジェクトへ移せますが、移したあとに番号が変わるため、外に配った資料との照合が必要になります。
失敗3は、種別を増やしすぎることです。10個を超えると、登録する人がどれを選ぶか迷い、選び方が人によってばらつきます。ばらついた種別で絞り込んでも、必要な課題が出てきません。
失敗4は、担当者を決めずに課題を登録することです。これはプロジェクト作成の話ではありませんが、作成直後の運用の決め方として最も効きます。担当者が空のまま並んだ課題は、誰も自分のものだと思いません。
ここまでを置き場所の話に落とします。プロジェクト作成でつまずく原因は操作ではなく、切り方の設計と、その設計がプランの上限に縛られることでした。つまり選ぶときに見るべきは、機能の一覧よりも、区切りがどこに置かれているかです。
区切りが機能に置かれている場合、工程表や属性のカスタマイズを使うためにプランを上げることになります。区切りが数に置かれている場合は、使い方ではなく規模で費用が決まります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという形なら、案件ごとに板を細かく切っても機能は変わりません。どこで区切っているかは料金で確かめられます。板の種類がどれだけ標準で並ぶかはできることにまとまっています。
いまの運用がうまく回っているなら、変える必要はありません。課題の番号、リポジトリとの連携、こまかい権限の設計。この3つを重く使っているチームにとって、乗り換えは割に合わないことのほうが多いはずです。リポジトリを抱える開発の管理は、板の形の道具が受け持てる領域ではありません。設計の違いを横並びで見たい場合はBacklogとの比較に整理してあります。付箋を中心に運用してきたチームとの比較はTrelloとの比較、他の道具も含めて範囲を見たいなら比較の一覧が早いです。
移すことを考える場合、自動で取り込めるのはTrelloからだけです。それ以外からは、書き出した一覧を見ながら手で置き直すことになります。条件はTrelloからの移行に書いてあります。権限の細かい扱いで気になる点があればよくある質問に一覧があります。
最後に、設計がうまくいったかどうかの測り方を置いておきます。プロジェクトを何個作ったかではなく、「これはどのプロジェクトに登録すればよいか」という質問が出る回数を数えます。この質問が週に何度も出るなら、切り方が実際の業務と合っていません。質問が出なくなれば、切り方は正しく効いています。
権限が最初に疑う場所です。公式のヘルプには、プロジェクトの追加は管理者のみできると明記されています。一般ユーザーの権限では追加のボタンが見えないか、押しても先に進めません。自分が管理者になるか、管理者に作成を依頼するかのどちらかになります。
あります。プロジェクト名は1文字以上25文字以下です。プロジェクトキーは半角英字の大文字、半角数字、アンダースコアだけが使え、1文字以上25文字以下です。どちらも基本設定の画面から後で変更できますが、キーは課題の番号の頭に付くため、外に配った番号の見え方が変わります。
プランによって違います。2026年9月27日時点では、フリープランが1プロジェクト、スターターが5、スタンダードが100、プレミアムとプラチナが無制限です。2027年1月1日からの新しいプランでは、エコノミーが30プロジェクト、ビジネスとプロフェッショナルが無制限になります。
締切がどこにあるかで分けます。案件全体に締切があり、フェーズで区切って進めるなら案件ごとです。課題1件ごとに期限があり、依頼が随時流れてくるなら部署や業務ごとです。この2つを1つのプロジェクトに混ぜると、一覧でどちらも見落とすようになります。