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イベント運営のマニュアルを薄く作る｜読まれる分量に収める
イベント運営のマニュアルを作ったのに、当日は誰も開かなかった。この話は珍しくありません。原因は作り方の丁寧さではなく、分量です。当日の会場で人が読めるのは数枚で、それ以上は開かれません。この記事では、イベント運営のマニュアルに何を書き、何を書かないかを決める順番から、作る手順、役割ごとの配り方、そして直前の変更にどう備えるかまでを並べます。
イベント運営のマニュアルが厚くなる理由
マニュアルが厚くなるのは、書き手が丁寧だからではありません。不安だからです。当日に何が起きるか分からないので、思いついたことを全部書き足していきます。結果として、当日は開かれない資料ができます。
厚くなる過程は決まっています。最初は進行の時間割だけだった資料に、会場の図面が加わり、備品の一覧が加わり、緊急時の連絡先が加わり、協力会社への依頼内容が加わる。ここまでは自然です。次に、去年のトラブルへの対処が加わり、想定される質問への回答が加わり、各担当の心構えが加わる。この段階で、当日には使えない分量になります。
問題は、書いた本人が「全部必要だ」と思っていることです。実際、書かれている内容はどれも必要です。必要なのは内容の取捨ではなく、どこに書くかの振り分けです。当日に会場で見るものと、前日までに読んで頭に入れておくものと、何かが起きたときだけ引くものは、同じ束にしてはいけません。
イベントの運営に関わる説明でも、この資料が準備の段階で欠かせないことは前提として語られています。
イベントを開催するときは、イベント運営マニュアルの制作が必要です。実際に制作するにあたり、どのような内容を入れ込むべきか、注意点はあるのかが気になる人も多いのではないでしょうか。 出典: azm-cr.co.jp
作ること自体は必要です。分ける作業をせずに1つの束にすると、当日に機能しなくなるというだけの話です。
分ける基準は、読む時点で決めます。前日までに読むもの、当日に手に持つもの、起きたときだけ引くもの。この3つに分けると、当日に手に持つものは3枚以内に収まります。残りは別の束として配ります。
当日に手に持つ3枚に入れるもの
当日に手に持つ分量から決めてください。ここが決まると、残りの振り分けが自動的に決まります。
1枚目、時間割。 何時に何が起きるか。担当者の名前と、その時刻に動く人が分かる形にします。会場の外で見るので、文字は大きくしてください。会場が暗い場面があるなら、その時間帯の行だけ太くします。
2枚目、会場の図。 どこに何があるか。受付、控室、物販、トイレ、搬入口、電源の位置。来場者から質問されるのはこの内容で、聞かれる回数が最も多いのがトイレの場所です。図にしておけば、指で示せます。
3枚目、連絡先と判断の基準。 誰に何を聞くか。そして、その場で判断してよいことと、必ず確認することの線引きです。この線引きが書かれていない資料は、当日に電話が集中します。
この3枚に入らなかったものは、当日には持ちません。前日までに読む束、または引くための束に分けます。分けたことを当日の朝に伝えてください。「手元の3枚だけ見てください。それ以外は聞いてください」と言えば、担当者は迷いません。
3枚に収める作業は、削る作業ではありません。移す作業です。削ったつもりで必要な情報を消すと、当日に誰も答えられなくなります。移した先がどこなのかを、3枚の上に1行書いておいてください。
マニュアルに入れる項目と、外す項目
3つの束に分けたあと、それぞれに何を入れるかを決めます。
前日までに読む束。 イベントの目的、来場者の人数と属性、当日の全体の流れ、各担当の役割の範囲、着てくる服装、集合の時刻と場所。読めば分かることで、当日に確認する必要がないものはここに入ります。
当日に手に持つ束。 前の節の3枚です。
起きたときだけ引く束。 停電、雨、機材の不具合、体調不良者、想定外の人数、クレーム。この束は分厚くて構いません。引く人が限られていて、引く場面が限られているからです。ただし目次だけは、当日に手に持つ3枚目の裏に載せておいてください。何ページに何が書いてあるかが分かれば、探す時間が短くなります。
外すものも決めてください。心構えや意気込みは外します。 書いても行動が変わりません。去年の反省の経緯も外します。 結論として決まったことだけを、手順として書きます。経緯が読みたい人のために、別の場所に残しておけば十分です。
判断に迷ったときの基準は1つです。当日にその文章を読んで、次にやることが変わるかどうか。変わらない文章は、当日の束から外してください。準備の段階で必要だった文章と、当日に必要な文章は別のものです。
作る手順は5つのステップで固める
順番があります。前から順にやると、書き直しが少なくなります。
ステップ1、時間割を先に引く。 開場と終演の時刻、そして人が動く時刻だけを並べます。この時点で文章は書きません。時刻と動きだけの表を作ります。
ステップ2、担当を時刻に割り当てる。 誰がその時刻に何をするか。ここで人が足りない時刻が見つかります。たいてい搬入と撤収に集中します。人員の調整は、文章を書き始める前に済ませてください。
ステップ3、動きごとに手順を書く。 割り当てが固まってから、初めて文章を書きます。書く順番は時刻の順です。項目ごとに書くと、当日の流れと合わない資料ができます。
ステップ4、起きたときの対処を別の束にまとめる。 ここで初めて、雨や停電の話を書きます。時間割の中に混ぜると読めなくなります。
ステップ5、3つの束に分けて配る。 配る前に、当日に手に持つ束を関係者2人に見せて、迷う場所がないかを確かめてください。作った本人には、抜けている前提が見えません。
この順番で作ると、2週間前には形になります。逆に、文章から書き始めた資料は、直前まで終わりません。時間割が変わるたびに、文章を全部読み直すことになるからです。
打ち合わせの記録が、そのままマニュアルになる
マニュアルを別の作業として作ろうとすると、時間が足りなくなります。打ち合わせで決まったことを、その場で決まった形に残していけば、資料は自然に出来上がります。
イベント運営マニュアルを作るときは、打ち合わせの中でマニュアルの内容をブラッシュアップしていきましょう。実際、イベントを計画して打ち合わせしていけば、その資料自体がイベント運営マニュアルとなります。 出典: azm-cr.co.jp
実務では、こうなります。打ち合わせの議題を、時間割の項目と同じ並びにする。決まったことを、その項目の下に1行ずつ残す。次の打ち合わせでは、前回の行を読み上げてから始める。これを3回繰り返すと、資料の骨格ができています。
この進め方の利点は、決まっていない場所が見えることです。項目の下に何も書かれていなければ、そこはまだ決まっていません。別の場所に議事録を残す形だと、決まっていない項目が資料の上で見えません。当日の朝に気付くことになります。
決めたことを残す場所は、全員が同じ場所を開ける形にしてください。誰かの手元の表に書いてあって、共有は週に1度という形だと、古い版を持った人が当日に来ます。カードに1件ずつ残して、その場で全員が見られる形なら、版の食い違いが起きません。カードの説明欄に決定事項を書き、変更があれば同じカードを直す。こうすると、最新の内容が1か所にあります。
進行の管理に使う道具で何ができるかはできることのページで確かめられます。カードに締切と担当者を付けられる、説明欄に箇条書きと画像を入れられる、この2つがあれば、イベントの準備には足ります。
役割ごとに配る版を分ける
全員に同じ資料を配るのは、作る側が楽なだけです。受付の担当者に搬入の手順は要りませんし、音響の担当者に物販の釣り銭の話は要りません。
分け方は、当日に立つ場所で決めます。受付、会場内、舞台まわり、物販、控室、外の誘導。この単位で、その場所の人が見る1枚を作ります。1枚の中身は、その場所の時間割と、その場所で聞かれる質問への答えです。
共通で配るのは、全体の時間割と連絡先だけにします。あとは場所ごとの1枚です。こうすると、1人が持つ紙が2枚になります。2枚なら持ち歩けます。
分けるときの注意点が1つあります。場所をまたぐ動きは、両方の紙に書いてください。 受付から会場内に人を流す場面は、受付の紙にも会場内の紙にも書きます。片方にだけ書くと、受け渡しの場所で止まります。イベントの当日に起きるつまずきは、たいてい役割の境目です。
外部の協力会社が入る場合は、その会社に渡す版も別に作ります。自社の事情が書かれた部分は外して、依頼する内容と時刻、そして連絡先だけにします。相手の担当者は当日に初めて来ることも多いので、会場の図を必ず付けてください。
失敗しやすい3つのパターン
うまくいかなかった事例には、同じ形が繰り返し出てきます。
1つ目、完成した時点で配り終えたと思う。 資料は配っただけでは読まれません。当日の朝に3分使って、手に持つ3枚を声に出して読み合わせる時間を取ってください。読み合わせをすると、その場で質問が出ます。質問が出た項目は、書き方が悪い項目です。
2つ目、前提が書かれていない。 作った人には当たり前のことが、抜けます。受付の開始時刻は書いてあるのに、受付の担当者が何時に会場に入るのかが書いていない。控室の場所は書いてあるのに、鍵を誰が持っているのかが書いていない。この抜けは、作った本人には見つけられません。関わっていない人に読んでもらうしかありません。
3つ目、前回の資料をそのまま使う。 会場が同じでも、電源の位置や搬入の経路が変わっていることがあります。去年の資料を土台にするのは効率的ですが、変わった箇所を洗い出す時間を別に取ってください。この確認をしないまま当日を迎えると、搬入で止まります。
イベントの運営に関する説明でも、この点は繰り返し指摘されています。
イベント運営マニュアルは、作成の段階で精度の高いものを作成する必要があります。完璧に準備ができたと思っていても、実際は足りないものや不要なものがあるケースは多いです。 出典: azm-cr.co.jp
足りないものと不要なものが両方あるという点が重要です。厚い資料でも、必要なことが抜けていることがあります。分量と精度は別の話です。
直前の変更をどう反映するか
イベントの内容は直前まで変わります。登壇者の到着時刻がずれる、来場の見込みが増える、機材が変わる。変更を反映する手順を決めておかないと、当日に複数の版が会場に存在します。
決めておくことは3つです。変更を入れる人を1人にする。 複数の人が直せる形にすると、どれが最新か分からなくなります。変更を伝える経路を1つにする。 口頭で伝わった変更は、聞いていない人が必ず出ます。印刷の締め時刻を決める。 前日の何時以降の変更は紙に反映せず、当日の朝に口頭で伝える。この線引きを先に決めておけば、印刷し直す判断で迷いません。
当日に紙を配ったあとの変更は、紙を直しません。代わりに、変更を伝える場所を1か所だけ決めておきます。担当者が全員見られる連絡の経路で、変更だけを短く流す。「15時の転換、5分後ろにずれます」の1行で足ります。紙と口頭を混ぜないことが要点です。
変更の履歴が残る形にしておくと、終わったあとの振り返りが速くなります。何がいつ変わったかが分かると、次回の準備で早めに固めるべき項目が絞れます。カードの変更が時系列で残る道具なら、この記録を別に作る手間が要りません。他の道具との違いは比較の一覧にまとまっています。
起きたときだけ引く束には、判断の順番を書く
想定外に備える束は分厚くて構わないと書きましたが、書き方には条件があります。起きたことの説明ではなく、判断の順番を書いてください。当日に引く人が必要としているのは、次に何をするかの1手目です。
順番は3段で書きます。 最初に、止めるか続けるかの判断。次に、誰に伝えるか。最後に、来場者に何と言うか。この順に並べると、引いた人がその場で動けます。逆に、原因の説明から始まる文章は、当日には読まれません。
判断する人の名前を書いてください。 「責任者の判断で」と書かれた文章は、責任者が別の場所にいるときに機能しません。誰が不在なら誰が代わるのかまで書いておきます。イベントの当日は、責任者が一番つかまりません。
来場者への案内の文面まで書いておきます。 開始が遅れる、内容が変わる、途中で中断する。この3つは、伝え方で印象が大きく変わります。その場で考えた言葉は、たいてい言い訳に聞こえます。文面を先に用意しておけば、担当者が同じ言い方で伝えられます。
備えておく範囲は、起きる確率ではなく影響の大きさで決めてください。 起きる確率が低くても、起きたら中止になることには備えます。逆に、よく起きるけれど数分で収まることは、1行で足ります。全部を同じ丁寧さで書くと、分厚くなって引けなくなります。
あわせて、備えたことを当日の担当者に伝えておいてください。 束があること自体を知らない人は、引きません。当日の朝の読み合わせで「この場合はこの束の何ページ」と1度だけ言えば十分です。読み合わせに3分使う価値は、ここにあります。
無料のひな型を使うときの注意
イベント運営のマニュアルのひな型は、無料で手に入るものが多くあります。使うのは合理的です。ただし、そのまま使うと合わない箇所が出ます。
会場の条件が違う。 ひな型は一般的な会場を想定しています。搬入口が1つしかない、エレベーターが小さい、電源の容量に上限がある。この種の条件は、実際の会場で確かめないと書けません。
規模が違う。 来場者が30人のイベントと300人のイベントでは、受付の体制も誘導の人数も変わります。ひな型の項目をそのまま残すと、30人のイベントに過剰な手順が並びます。使わない手順が並んでいる資料は、必要な手順も読まれなくなります。
役割の名前が違う。 ひな型の役職名が社内で通じないことがあります。名前を社内の言い方に直してから配ってください。当日に「その担当は誰のことですか」と聞かれると、その場で止まります。
おすすめの使い方は、項目の抜け漏れを確かめる道具として使うことです。自分たちで作った資料と、ひな型の項目を並べて、抜けている項目だけを取り込みます。ひな型を土台にして埋めていく形だと、自分たちの会場に無い項目が残ります。文書のひな型を集めて管理する使い方には、文書を中心に扱う道具のほうが向いている場面もあります。道具の性格の違いはNotionとの比較のような形で整理されています。
会場の下見で確かめる項目を決めておく
マニュアルの精度は、下見で何を見たかで決まります。下見に行ったのに、当日になって知らなかったことが出てくるのは、見る項目を決めていないからです。次の項目を紙に書いて持って行ってください。
搬入の経路と時刻の制約。 建物に入れる時刻、使える出入口、台車が通る幅、エレベーターの大きさと台数。ここが分からないと、搬入の時間割が引けません。荷物が上がらないという事態は、当日にどうにもなりません。
電源の位置と容量。 コンセントの数と位置、同時に使える上限、延長コードを引ける経路。音響と照明と物販の端末を同時に動かすと、上限に当たることがあります。会場の担当者に上限を聞いて、紙に書いておいてください。
通信の状況。 会場内で電話が通じるか、無線の電波が届くか。地下や奥まった部屋で通じないことがよくあります。通じない場所が分かれば、そこに立つ担当者に別の連絡の手段を渡せます。物販で決済の端末を使う場合は、その場所で通信が通るかを必ず確かめてください。
鍵と立ち入りの手続き。 控室の鍵を誰がいつ受け取るか、警備の受付が必要か、名簿を事前に出すのか。前日までに出す書類がある会場では、締切を過ぎると当日に入れない人が出ます。
原状復帰の条件。 壁に何を貼ってよいか、床に養生が必要か、ゴミを持ち帰るのか。撤収の時間割は、この条件で変わります。撤収が30分で済むと思っていたのに、実際は倍かかるという食い違いは、ここから生まれます。
見た内容は、その場でカードに残してください。下見から戻って思い出しながら書くと、必ず抜けます。写真も同じカードに添付しておくと、当日に会場の図を確かめる手間が減ります。
当日の連絡の決め方
当日に一番混乱するのは連絡です。ここを決めておくと、資料の厚さが半分になります。
聞く相手を1人に決める。 担当者が迷ったときに聞く相手を、場所ごとに1人決めます。全体の責任者に全員が聞く形にすると、その人の電話が鳴り続けて、判断が止まります。
その場で判断してよい範囲を決める。 金額が発生しないこと、来場者の安全に関わらないこと、時間割を動かさないこと。この3つに当たらない範囲は、その場の判断で進めてよい、と先に決めます。線引きがあると、連絡の量が減ります。
連絡の手段を2つ用意する。 会場によっては電話が通じません。連絡の手段を1つに頼ると、通じない場所に立った担当者が孤立します。主な手段と、通じないときの手段を決めておいてください。
連絡する内容の形を決める。 「場所、何が起きたか、頼みたいこと」の3つを順に言う、と決めておきます。決めておかないと、状況の説明が長くなって、頼みたいことが最後まで出てきません。
当日の連絡の記録は、終わったあとに使えます。どの場面で連絡が集中したかが分かると、次回はその場面の手順を先に固められます。会場が広いイベントでは、無線の運用も決めておいてください。誰がどの系統を使うかを紙に書いておくと、当日の混信が減ります。
受付で聞かれることを、先に答えの形で書く
当日に手が止まる場所を1つ挙げるなら受付です。来場者が集まる時刻が重なるので、1件の対応が長引くと列が伸びます。聞かれることは毎回似ているので、答えを先に書いておけば止まりません。
よく聞かれるのは次の内容です。トイレの場所、開始の時刻、席は自由かどうか、途中で出入りしてよいか、資料は配られるか、写真を撮ってよいか、名刺交換の場があるか、終了後の予定。このうち会場の図で答えられるのは1つだけで、残りは主催側が決めることです。決まっていない項目があると、受付の担当者が推測で答えます。推測で答えた内容が来場者に伝わると、あとで齟齬が出ます。
書き方は、質問と答えを1行ずつ並べる形で足ります。長い説明は要りません。受付の担当者が指でたどって読める分量にしてください。答えの形まで書いておくと、言い方が人によってぶれません。
名簿に無い来場者が来たときの扱いも決めておいてください。 申し込みが確認できない、代理の人が来た、同伴者が増えた。この3つは毎回起きます。その場で通すのか、確認を取るのか、確認を取る相手は誰か。決めていないと、受付に判断を求められて列が止まります。
支払いが発生する場合は、釣り銭と領収書の扱いも書きます。 釣り銭をいくら用意するか、領収書の宛名をその場で書くのか後日にするのか、担当者が誰か。金額が絡む対応は、その場の判断で進めてよい範囲から外してください。
受付で聞かれた内容は、終わったあとに数えます。回数の多い質問は、次回は案内の文面に書いておけば受付で聞かれません。受付に来た質問を減らす作業は、当日の待ち時間を短くする一番の近道です。
終わったあとに残すものを、先に決める
イベントは終わると解散します。解散したあとに記録を集めようとしても、集まりません。終わったあとに残すものを、始める前に決めておいてください。
残す価値が高いのは4つです。時間割と実際の時刻の差。 予定より何分ずれたかを、担当者が自分の紙に書き込むだけで足ります。次回の時間割の精度が上がります。来場者から聞かれたこと。 受付の担当者が回数の多い質問を3つ挙げるだけで、次回の案内に反映できます。止まった場所。 何かの受け渡しで止まった場面を挙げます。使わなかった備品と、足りなかった備品。 費用に直接効きます。
集め方は、終わった直後の15分で済ませてください。解散する前に、その場で一言ずつ言ってもらう。後日にアンケートを送る形では、返ってきません。
集めたものは、次回の準備が始まる場所に残します。別の場所にまとめた報告書は、次回に読まれません。次回の準備で最初に開く場所に、前回の記録が並んでいる形にしてください。準備の板をそのまま残して、次回はそれを複製して始めるという進め方なら、記録が自然に引き継がれます。
記録の中には、協力会社の連絡先や来場者に関する情報が混ざります。誰がどこまで見られるかは先に確かめてください。考え方は安全性の考え方のページにまとまっています。
準備の進み具合を、ひとつの板で数える
最後に、イベントの準備を1つの板にまとめると何が見えるようになるかを整理します。資料を作ることが目的ではなく、当日に迷わせないことが目的なので、ここが本題です。
決まっていない項目の数。 時間割の項目をカードにして並べると、中身が空のカードがそのまま「まだ決まっていない項目」になります。数が見えると、いま慌てるべきかどうかが判断できます。開催の2週間前に空のカードが5枚以上あるなら、打ち合わせの回数を増やす合図です。
担当が付いていない項目。 担当者が空のカードを抽出すると、抜けが出ます。当日に止まる場所は、たいていここです。搬入、撤収、鍵の受け渡し、釣り銭の用意。この4つは担当が決まっていないことが多い項目です。
締切が同じ日に集中している週。 締切のあるカードを月間カレンダーに並べて見ると、準備が1週に集中していることが分かります。前倒しできる項目を先に動かす判断が、その場でできます。
準備の期間の重なり。 各項目の準備期間を横棒で並べると、同じ人が同じ週に複数の項目を抱えていることが見えます。横棒をドラッグして開始日と締切を動かせる形なら、その場で配り直せます。日数を計算し直してから相談する形だと、調整が数日遅れます。
前回からの変更点。 前回の板を複製して始めると、変わった項目だけを直す作業になります。変えたカードの履歴が残るので、次回に「ここは毎回変わる項目だ」と分かります。毎回変わる項目は、早めに確認する対象です。
当日の連絡の量。 当日に来た連絡をカードに残しておくと、どの場面で判断が必要になったかが分かります。同じ場面の連絡が3回来たなら、次回はその判断を紙に書いておけばよい、という結論になります。
いまの進め方のままでよい場合もあります。年に1回、30人規模で、関わる人が3人。この条件なら、表計算1枚で足ります。板にまとめる価値が出るのは、関わる人が6人を超えたあたりからです。人数が増えると、口頭で揃えられる範囲を超えます。すでにボードで準備を進めているなら、Trelloからの移行のように既存のカードをそのまま運べる経路があるかも見ておくと、移る手間の見当が付きます。料金の区切りが人数とボードの数で決まる形なら、当日だけ手伝う人の分まで席を用意するかどうかの判断もしやすくなります。区切りの単位は料金のページで確かめられます。
Q1. イベント運営のマニュアルは何ページくらいが適切ですか？
当日に手に持つ分は3枚以内が目安です。前日までに読む束と、何かが起きたときだけ引く束は別に分けます。全体のページ数を減らす話ではなく、読む時点で3つに分ける話です。当日の束が厚いと、必要な手順も読まれなくなります。
Q2. 無料のひな型をそのまま使っても大丈夫ですか？
項目の抜け漏れを確かめる道具として使うのが向いています。そのまま使うと、会場の条件や規模に合わない手順が残ります。自分たちで作った資料と並べて、抜けている項目だけを取り込む形にしてください。役割の名前も社内の言い方に直します。
Q3. 直前に内容が変わったとき、資料はどこまで作り直しますか？
前日の締め時刻を先に決めて、それ以降の変更は紙に反映しません。当日の朝に口頭で伝える形に切り替えます。紙を直す人は1人に決め、伝える経路も1つに絞ってください。複数の版が会場にある状態が、最も混乱します。
Q4. マニュアルを作る時間が取れないときは、何から手を付ければよいですか？
時間割と担当の割り当てだけを先に固めてください。この2つがあれば当日は動きます。文章は後からでも足りますが、誰が何時に何をするかが決まっていないと、どれだけ文章を書いても止まります。打ち合わせの決定事項をその場で残す形にすると、別に作る時間が要らなくなります。