イベント準備のチェックリストの作り方｜抜けが出る所を先に決める

イベントの準備でチェックリストを探している時点で、前回どこかで抜けが出ているはずです。当日になって電源の口が足りない、搬入口が開いていない、名札の綴りが違う。どれも準備の期間には時間があったはずの項目です。

抜けるのは、思いつかなかった項目ではありません。リストには載っていたのに、誰の名前も付いていなかった項目です。そしてもう1つ、外の相手が決めた締切を、こちらが知らないまま過ぎていた項目です。この記事では、準備の項目を4つの種類に分けて、そのうち静かに抜ける1種類を先に押さえる作り方を扱います。週ごとの段取り、置き場所の決め方、当日の進行表との切り分けまで順に書きます。

チェックリストが途中で使われなくなる理由

公開されているイベント準備のチェックリストは、ほとんどが期間の逆算で並んでいます。16週間前、3か月前、1か月前、1週間前、当日。この形は1回目には役に立ちますが、3回目にはほとんど機能しません。理由は3つあります。

1つめは、点検表と段取り表を1つのファイルに混ぜていることです。点検表は「抜けが無いか」を確かめるための表で、1行が「はい」か「いいえ」で答えられなければ意味がありません。段取り表は「間に合うか」を確かめるための表で、順番と所要日数と前後関係を持ちます。この2つを1枚にすると、点検表としては長すぎて全体を見渡せず、段取り表としては順番が見えません。点検表は40行から60行が上限です。1日で終わる数百人規模のイベントなら、この長さで足ります。2分で全部読み切れないリストは、3回目から開かれなくなります。

2つめは、1行が名詞だけで終わっていることです。「ケータリング」という行は、読んだ人が何を確かめればよいのか分かりません。「ケータリングの発注を確定した」なら、はいかいいえで答えられます。判断が要る行は、忙しい時期に読んだ人が飛ばします。そして忙しい時期とは、いつも本番の前の週です。行を書き直す基準は1つで、準備の打合せに出ていない人が読んで、はいかいいえを言えるかどうかです。

3つめは、リストを作った人しか更新できない場所に置いてあることです。置き場所の話は後で扱いますが、形式が良くても開かれないリストは、形式の悪いリストに負けます。

期間の逆算で並べる形そのものにも弱点があります。逆算表は、前回と同じ規模で同じ会場なら当てになりますが、会場が変わると締切の位置が動きます。1か月前に置いてあった項目が、別の会場では2か月前になることがあり、表の並びだけを信じると間に合いません。逆算の並びは、外の相手から締切を聞いた後に作る表であって、最初に借りてくる表ではありません。

ひな型を借りることが無駄なのではありません。借りるべきは行の一覧で、日付は自分たちで入れ直します。公開されているひな型の行を全部読んで、自分たちに関係の無い行を消し、足りない行を書き足す。この作業が1時間ほどで終わり、以後は毎回それを使い回せます。

準備の作業そのものが重いという感覚は、経験の量とあまり関係がありません。

イベント企画にまつわるすべての作業を同時進行でこなすのは大変、と感じているのはあなただけではありません。世界で最もやり手と言われるイベントプランナーですら、イベント運営に欠かせない日々のロジスティックスに頭を抱えているのです。大丈夫！心配する代わりに、便利な16週間イベント企画チェックリストを使って予定どおりに事を進めましょう。 出典: jp.surveymonkey.com

同時に走る作業の数が多いこと自体は、リストの形を変えても減りません。減らせるのは、頭の中に置いておかなければならない数です。

準備の項目は4つの種類に分かれる

日付を考える前に、全部の行を4つの箱に振り分けます。この分け方は見た目の整理ではありません。箱ごとに失敗の出方が違い、そのうち1つだけが音を立てずに失敗します。

種類	項目の例	失敗の出方
外への約束	会場の契約、ケータリングの発注、登壇者の確約、印刷の入稿	大きな音で出る。相手から催促が来る
自分たちが作る物	進行表、看板と案内、資料、名札、参加者名簿	目に見えて出る。無いことがすぐ分かる
許可と立ち入り	入館の手配、搬入口の予約、電源の位置と口数、回線、保険、各種の届け	音を立てない。当日まで何も起きない
誰も持っていない判断	遅れて来た人の対応、登壇者が遅れたときの入れ替え、会場担当の連絡先の共有	人前で、追い詰められた場面で出る

3つめの箱が一番高くつきます。代金を受け取っていない業者は連絡してきます。朝7時に通用口を開けてほしいと頼まれていない会場の担当者は、連絡してきません。相手の側からは何も依頼されていないので、こちらが忘れていることを知る手がかりが無いのです。入館、電源、回線、保険、届け出は、無いことが当日まで何の合図も出さないという共通の性質を持っています。

4つめの箱は、多くのチェックリストに置き場所がありません。作業ではなく判断だからです。書き出すほどではないと感じる小ささなのに、本番では全員が他の誰かがやると思っている項目に化けます。やることは単純で、判断の内容と持つ人の名前を1行ずつ書くだけです。

静かに抜ける「許可と立ち入り」を先に洗い出す

3つめの箱は、思い出そうとしても出てきません。毎回同じ質問の形で洗い出すほうが確実です。

会場については4つ聞きます。何時から何時まで入れるか。搬入はどの口からで、車を止められるか。電源はどこに何口あり、追加できるか。回線は運営用と来場者用に分けられるか。この4つのうち、電源と回線は現地で確かめるまで信じないほうが確実です。図面に書かれている口の位置と、実際に机を置く位置は、たいてい5メートルほどずれています。

届け出と権利については、催しの内容で変わります。飲食を出す、酒類を出す、火を使う、音楽を流す、屋外に人を集める、抽選や景品を出す。このどれかに当たるなら、会場の担当者に「この会場でこれをやるとき、こちらで出す書類はあるか」と先に聞きます。会場は同じ催しを何度も受けているので、必要な手続きを知っています。法令の解釈そのものを自分たちで判断しないことが肝心で、迷う内容なら所管の窓口に確かめます。

保険は忘れやすい割に、後から用意できないことがあります。会場の契約に「催行に伴う保険への加入」が条件として入っていることがあり、契約書を読んだ日と、保険の証書を求められる日が数週間離れているためです。契約書を読んだその日に、必要な証書の一覧だけ書き写しておきます。

立ち入りの権限は人の数だけ発生します。運営、業者、登壇者、ボランティア。誰がいつ入るかの一覧を会場に出す締切があるなら、それは印刷の入稿より早いことがあります。ビルの入館証が必要な会場では、氏名と所属を事前に出す形が多く、当日の追加を受けないこともあります。当日に手伝いを1人増やす判断ができるかどうかは、この締切の形で決まります。

この箱の項目は、聞く相手がはっきりしている点が救いです。会場のことは会場の担当者、届けのことも会場の担当者、保険のことは契約書を出した相手、回線のことは会場か持ち込む業者。全部を1回の打合せで聞けるので、下見の日に質問の一覧を持っていくだけで片が付きます。下見を写真だけ撮って帰ると、この一覧が丸ごと残ります。

相手の締切から逆に引く

本番の日は、守るべき締切のうち最後の1つで、たいてい一番ゆるいものです。実際の段取りを決めているのは、チームの外にいる全員の予定です。

印刷と製作は、こちらの都合ではなく製造の日数で動きます。ケータリングの人数確定は数日前に締まり、その数字は契約書の側にあってメールの側にはありません。会場のレイアウトと吊り込みの申請は、それより前に締まります。配送があるなら運送の締切があり、国境を越えるならもっと前です。登壇者の旅程は、いったん手配すると、進行の順番を変えるだけで費用が動きます。

だからチェックリストの最初の一巡は、作業の割り振りではありません。外の相手への質問です。それぞれが変更を受けられる最後の日はいつか、そしてその日を過ぎたら何が起きるか。この2つめを聞き落とす人が多いのですが、過ぎた後に起きることは「できません」だけではありません。追加費用で済むこともあり、選べる幅が狭くなるだけのこともあり、担当者の好意に頼る形になることもあります。

どれに当たるかが分かると、社内の締切をどれだけ強く守るかが変わります。追加費用で動く印刷の入稿は、正当な理由があれば遅らせてよい締切です。契約に書かれた人数の確定は、1日も動きません。この2つを同じ強さで扱うと、圧力を掛ける先を間違えます。

外の締切のうち3つは、ファイルの中ではなく全員の見える所に出す価値があります。人数の確定日。ケータリングと座席の両方がここに掛かります。印刷の入稿日。看板と名札が、確定した肩書きの一覧に掛かります。会場のレイアウト確定日。電源と回線の位置がここで決まります。

予算の行を先に立てて、精算まで同じ表で見る

予算はチェックリストと別の表にされがちですが、分けると精算の段で必ず困ります。項目の行と費用の行が対応していないと、何にいくら掛かったのかを終わってから組み直すことになるからです。

立て方は単純で、支出が発生する項目の行に、見込みの金額の欄と実際の金額の欄を2つ足すだけです。会場費、機材費、飲食費、印刷費、配送費、登壇者への謝礼と旅費、当日の人手への支払い、予備費。この8つで、1日で終わる催しのほとんどの支出が入ります。

順番で気をつける点が2つあります。1つめは、契約の前に総額の枠を決めておくことです。会場を押さえてから予算を組むと、会場費が枠を食った状態から逆算することになり、削る先が飲食と印刷に寄ります。2つめは、予備費を最初から行として置くことです。総額の1割を目安に置いておくと、当日の追加の買い物や、想定外の運送費をその場で判断できます。予備費の行が無いと、追加の支出が出るたびに承認を取り直すことになり、その待ち時間が当日の進行を止めます。

税の扱いと支払いの時期も、行に書いておく価値があります。前払いが必要な項目、当日に現金で払う項目、請求書で後から払う項目。この3つが混ざっていると、当日に現金を持っていく人が決まっていないという形で止まります。謝礼を現金で渡すなら、源泉の扱いも先に確かめておきます。判断に迷う内容は、社内の経理か所管の窓口に確かめるほうが早く終わります。

16週間前からの段取り

外の3つの締切が分かったら、そこから逆に引きます。以下は1日で終わる数百人規模の催しの目安です。会場の事情で前後します。

16週間から12週間前は、決める期間です。目的と、終わったときに何が起きていればよいかを1文で書きます。日付の候補を3つ出し、会場を押さえます。予算の枠を決めます。ここで押さえられなければ、後の全部が動きます。

11週間から8週間前は、外へ頼む期間です。登壇者に声を掛けて確約を取ります。ケータリングと機材の見積もりを取ります。会場のレイアウトの下書きを出して、電源と回線の希望を伝えます。案内の告知を始め、申し込みの受け口を開きます。

7週間から4週間前は、作る期間です。進行の骨格を引きます。看板と案内の原稿を作ります。当日の人手の一覧を作り、役割を割り当てます。ここで4つの役を数え忘れる例が多く、受付、誘導、記録の撮影、機材の見張りが抜けます。

3週間から1週間前は、確定の期間です。人数を確定し、ケータリングに伝えます。名札と配布物を入稿します。進行表を確定し、関わる全員に渡します。会場でリハーサルの時間を取ります。予備の一覧を用意します。

前日は、運ぶ日です。荷物を数えて積みます。連絡先の一覧を紙に印刷します。当日の集合時刻と場所を、もう一度全員に流します。

当日が終わった翌日から1週間は、閉じる期間です。ここを飛ばすチームが多く、次回の準備が毎回白紙から始まる原因になります。

告知と申し込みの受け口をどう作るか

告知と申し込みは準備の項目の中で唯一、外の人の行動に結果が左右されます。だから作業としては早く終わるのに、結果が分かるのは遅いという性質があります。

受け口は、無料の催しと有料の催しで別に考えます。無料で、来る人が社内か招待に限られるなら、入力欄の少ないフォームと名簿の表だけで足ります。有料で、外の人が席を買う形なら、決済と返金と領収の扱いを自分たちで作るのは現実的ではないため、販売の仕組みを持つ場所を使うほうが早く終わります。手数料は1枚あたりの率と定額の組み合わせで決まる形が一般的で、誰が負担するかは券の値段を決める人が判断します。

集める項目は少なくします。氏名、連絡先、所属、食事の制限、当日の連絡先。これで足ります。後で使わない項目を集めると、申し込みの途中で離脱する人が増え、さらに当日に照合する手間も増えます。

当日に来ない人の割合も、先に見込みに入れておきます。無料の催しでは申し込んだ人の一部が来ないことが普通で、有料の催しほど来場の率は上がります。数字は催しの種類と告知の仕方で大きく変わるため、初回は手配した数と実際の来場数を必ず記録して、次回の見込みの根拠にします。1回でも自前の数字があれば、外から借りた平均値より当てになります。

締切の置き方も決めます。申し込みの締切を、ケータリングの人数確定より2日前に置きます。同じ日に置くと、締切の当日に届いた申し込みを数えている間に、ケータリングへの連絡が遅れます。

初心者がつまずく5つの所

1回目と2回目で出る抜けは、だいたい決まっています。

当日の人手を数え忘れること。準備の担当者は当日、受付にも誘導にも記録にも入れません。案内する人、写真を撮る人、機材を見る人、登壇者に付く人は、それぞれ別の人が必要です。人数が足りないと、進行を預かる人が受付に立ち、進行が止まります。

予備を持たないこと。延長コードと電源タップ、養生テープ、電池、白紙の名札、印刷物の予備部数、筆記具。この6つは毎回足りません。予備の部数は、来場予定の1割を足しておくと足ります。

連絡先が1人の携帯にしか入っていないこと。会場の担当者、業者、登壇者の番号が、準備を担当した人の携帯の中にだけあります。その人が受付から動けなくなった時点で、誰も連絡が取れません。紙に印刷した一覧を2部作ります。

会場の音響と投影を現地で試さないこと。持ち込んだ機械が会場の設備と繋がるかどうかは、繋いでみるまで分かりません。変換のコネクタが合わない、音が片方しか出ない、映像の縦横比が違う。この3つはリハーサルの30分で全部見つかります。

精算の根拠を残していないこと。領収書、実際の来場数、手配した数。この3つが揃っていないと、終わった後の精算で1日以上かかります。当日に現金で買った物の領収書は、その日のうちに1つの封筒に入れるだけで済みます。数日置くと、誰の財布に入ったか分からなくなります。

6つめを挙げるなら、時間の見積もりです。準備と撤収に必要な時間を、初回はほぼ全員が短く見ます。机と椅子を並べる、看板を出す、受付を作る、機材を繋いで音を出す。この一連は、10人で動いても1時間半から2時間かかります。撤収は搬入より短く済むと思われがちですが、疲れている人が片付けるため、実際には同じくらいかかります。会場を借りる時間は、この前後を含めて押さえます。含めずに押さえると、開場の時刻に机を並べていることになります。

1行に1人の名前と期限を入れる

持ち主のいないチェックリストは、誰かがやってくれるとよいと思っている事柄の一覧です。当たり前に見えますが、実物のリストで一番よく欠けている点です。名前を入れると気まずい会話が発生するので、曖昧なリストはそれを避けるために曖昧なままになります。

守る決まりは2つです。1つめは、1行に1人だけということです。2人は禁止で、チーム名も禁止です。共同の持ち主は、書いた人には持ち主がいるように見え、名前を書かれた2人には相手の仕事に見えます。2つめは、行に書く日付は、完了していなければならない日だということです。着手の日は、作業する人のものです。完了の日は、段取りのものです。

3つめの決まりは、業者やボランティアが関わるときだけ効きます。チームの外の人に振った行は、割り当てたのではなく依頼しただけです。返事が来るまで、その項目はまだ頼んだ人のものです。メールを送ったことを理由に済みの印を付けるリストが、後で驚きを生みます。直し方は簡単で、状態を分けることです。依頼済みと確約は別の状態として置きます。

見直しは、深さよりも間隔が効きます。全行を読んで何も変えない週1回の確認が、構造から書き直す月1回の確認に勝ちます。短いから続くという、それだけの理由です。

チェックリストの置き場所で、続くかどうかが決まる

チェックリストは、置き場所が理由で死にます。形式にも中身にも問題は無く、それでも1人しか開けない場所にあったり、共有フォルダの版が誰かの手元の版より9日古かったりします。

置き場所	もつ条件	崩れる条件
共有フォルダの表計算	1人が持ち主で、他の人には報告で伝える	複数人が編集する。打合せ用に写しを作る
文書やwikiのページ	内容が安定していて、参照のために置く	行ごとに持ち主と期限と状態が要る
タスク管理ツール	持ち主と期限が入り、全員から見える	会話が別の場所で起きていて、誰も開かない
チャットの流れ	3人で小さな催しを回す	何かが流れて見えなくなる。つまりすべて

最後の行は冗談ではありません。小さな催しがチャットだけで回っている例はいくらでもあり、火曜に決めたことを金曜に探せなくなるまでは問題なく動きます。全体としての目安は1つで、チェックリストは、チームが1日に何度も開く場所に置きます。良い形式で誰も開かないリストは、悪い形式でも目に入る場所にあるリストに負けます。

点検表と段取り表と会話を、1つの道具の中に置くという考え方はここから出ます。すでに付箋の並べ替えを中心に道具を使っているなら、期限と前後関係が板を離れずに見えるかどうかが分かれ目で、その差はTrelloとの比較に整理されています。標準で使える板の種類はできることに一覧があります。作業の割り振りを中心に運用してきた場合はAsanaとの比較が比べる軸を示します。

当日の進行表はチェックリストと別にする

準備のチェックリストは、本番が始まった瞬間に役目を終えます。代わりに使うのは進行表で、時刻ごとの行と、行ごとの担当と、失敗しうる所の横に書いた予備の手順だけを持ちます。

入れる内容は、多くの人が思うより少なくて足ります。時刻、誰が何をするか、その直前と直後に何が起きるか、電話番号。これに3つ足すと強くなります。1つめは、扉を開けられて配電盤を戻せる会場担当者の名前と携帯番号です。2つめは、読み上げることになる2つか3つの案内の文そのものです。200人の前に立ちながら、遅れについての気の利いた文を作れる人はいません。3つめは、一番起こりそうな失敗についての判断の規則で、希望ではなく規則の形で書きます。登壇者が10分過ぎても着かないなら、2つめの枠を先に回す、というように書きます。

紙に印刷します。進行表は、携帯の中だけでなく紙でも持つべき唯一の書類です。回線が落ちているときにも動かなければならないからです。

役割の書き方にも決まりを置きます。行の担当は役職ではなく名前で書きます。受付担当と書くと、当日その場に立つ人が自分のことだと分からないことがあります。人が足りずに1人で2つの役を持つ場合は、両方の行に同じ名前を書きます。1人が同時に2か所に立てないことが、表の上で見えるようになります。

当日は、版を1つにして持ち主を1人にします。進行表は、複数人での同時編集が利点ではなく危険になる唯一の書類です。同じ10分の間に2人がそれぞれ妥当な変更を入れると、誰も信じられない紙が1枚できあがります。当日の変更は1人を通し、その人は書くだけでなく声に出して伝えます。

終わった直後に、次のチェックリストを直す

終わった後の項目は、一番確実に飛ばされて、一番安く済む項目です。

24時間以内にやることは4つです。登壇者と業者への礼状。参加者名簿を、後から探せる場所に置くこと。請求と、実際に納品された内容の照合。忘れ物の記録。

1週間以内に、記憶が残っているうちに、チームで20分を取ります。出すものは書類ではありません。チェックリストそのものへの修正で、その場で直します。今回遅れて出た項目は、次回は許可と立ち入りの箱に入れて、日付を前に動かします。この形で手入れするチェックリストは、回を重ねるごとに価値が上がります。毎回ひな型から作り直すのではなく、自分たちのリストを持つ理由はここだけです。

数字は2つ、取りやすいうちに書き留めます。実際の来場数と、手配した数。予算の行ごとの見込みと実費。どちらも1か月経つと再現がほぼ不可能で、次に予算の妥当性を問われたときに出せる唯一の根拠になります。振り返りの他の部分は感想で、感想は数字より長持ちします。

準備の板と当日の板を、同じ場所に置く

点検表と段取り表と当日の進行表は、性質が違うので分けると書きました。分けるのは表の形で、置き場所は分けないほうが動きます。点検表は列を並べる板、段取りは期間を横棒で見る板、当日は枠が決まっている時間割の板。同じカードの仕組みのまま見え方だけを変えられるなら、3つの表の間で項目を写し替える作業が消えます。

判断の材料になるのは、いま使っている道具に期間を表す画面と枠の決まった予定を置く画面があるかどうかです。無い場合、期間の管理だけ表計算に逃がすことになり、そこから版の食い違いが始まります。標準で付いてくる板の種類を横並びで見たいなら比較の一覧にまとまっています。人数と板の数で区切る形なので、上限の考え方は料金で確かめられます。

正直に書いておくと、チェックリストの中身の出来は道具では上がりません。項目を思い出す作業、外の相手に締切を聞く作業、名前を1つずつ入れる作業は、人がやります。道具で変わるのは、作ったリストが3回目も開かれるかどうかと、去年のリストが残っているかどうかです。移行や権限の扱いで気になる点があれば、よくある質問に一覧があります。

効果の測り方を1つ置いておきます。当日に出た想定外の数を、回ごとに数えます。この数が回を追って減っていれば、リストの手入れは効いています。減っていないなら、終わった後の20分を飛ばしているはずです。

Q1. イベント準備は何か月前から始めればよいですか？

決まった月数より、外の相手の締切から逆に引くほうが確実です。会場、印刷、ケータリングの3者に変更を受けられる最後の日を聞き、そこから自分たちの作業日数を足します。1日で終わる数百人規模なら2か月から4か月に収まることが多いですが、会場のレイアウト変更に時間がかかる所なら、もっと前になります。

Q2. 一番よく抜ける項目は何ですか？

許可と立ち入りに関わるものです。時間外の入館と搬入、運営用と来場者用の回線、机を置く位置の電源、会場が求める保険の証書、飲食や音楽に必要な届け。どれも忘れていても誰からも催促が来ないため、当日まで気づけません。次に多いのが、持ち主のいない判断で、遅れて来た人の対応などが該当します。

Q3. 表計算でも足りますか、それとも道具を入れるべきですか？

1人が表を持ち、他の人には報告で伝える形なら表計算で足ります。崩れるのは、複数人が自分の行を直す必要が出たときです。そこから写しが増えて、全員が見ている版が最新でなくなります。乗り換えの合図は催しの大きさではなく、リストを直す必要がある人の数です。

Q4. チェックリストと当日の進行表は同じファイルにしてよいですか？

分けます。答える問いが違い、読む状況も違います。チェックリストは抜けが無いかを問う表で、机の前で何週間も読みます。進行表は次に何が起きるかを問う紙で、立ったまま、時間に追われて、多くは紙で読みます。1つにすると、当日には長すぎて目で追えない書類になります。