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イベントの進行表に何を書くか｜当日に迷わせない組み立て
イベントの進行表は、作った人にとっては分かりやすくても、当日に初めて見る人には読めないことがあります。当日に迷いが出るのは、時刻が足りないからではなく、誰が動くのかと次の合図が誰から出るのかが書かれていないからです。この記事では、イベントの進行表に必ず入る列から始めて、時間の刻み方、転換と合図の書き分け、リハーサルでの直し方、そして当日の使い方までを順に並べます。
進行表を読むのは、作った人ではない
最初に前提を揃えます。進行表を読むのは、主催の担当者ではありません。当日だけ入る音響の担当者、初めて来る司会者、会場のスタッフ、応援に入る別部署の人。この人たちが読んで動けるかどうかが、進行表の出来です。
作った人は全体を知っているので、書かれていないことを補って読めます。当日に入る人は補えません。「開場」と書かれていても、扉を開けるのが誰なのか、音楽を流すのは誰なのか、受付が始まるのは同じ時刻なのかが分かりません。
進行表の作成が面倒に感じられるのは、この確認の量が多いからです。
そうはいっても、イベント進行表の作成・準備は、確認すべきことが多岐にわたりかなり面倒です。慣れないテクニカルなポイントの不安をつぶしたり、外部の方と連携していったりするのはかなり面倒な作業です。とくに未経験者にはお時間を要するだけでなく、また当日のイベントが無事に終了するまで不安をお感じになることと思います。 出典: event.neodining-catering.com
面倒なのは事実です。減らす方法は1つで、書く項目を決めておくことです。毎回ゼロから考えるから面倒になります。列を決めておけば、埋める作業に変わります。
判断の基準も1つに絞れます。その行を読んだ人が、次に何をするか迷わないかどうか。 迷う行が残っていたら、書き足す場所はそこです。全体を丁寧にする必要はありません。
進行表に必ず入る6つの列
列は6つで足ります。これより増やすと当日に読めなくなり、これより減らすと当日に聞かれます。
1、時刻。 開始の時刻を書きます。所要の分数も併記すると、遅れたときの巻き返しを考えやすくなります。
2、項目名。 何が起きるか。「開場」「開演」「ご挨拶」のように、当日に口に出す言い方で書きます。社内の略語は使わないでください。当日だけ入る人には通じません。
3、動く人。 その行で手を動かす人の名前です。役職ではなく名前で書きます。当日は役職名で人を探せません。
4、合図を出す人。 その項目を始める合図を誰が出すのか。ここが抜けている進行表が、最も多い失敗です。全員が待っている状態が生まれます。
5、具体的な動き。 何をするか。1行で書きます。「マイク2本を演台へ」「照明を明転」「BGMをフェードアウト」。名詞と動詞だけにしてください。
6、備考。 その行だけの注意点です。埋まらない行は空でよいので、全部埋める必要はありません。
この6つを横に並べます。縦は時刻の順です。項目ごとに固めて並べたくなりますが、当日は時刻の順に進むので、時刻の順以外の並びは使えません。
列を増やしたくなったときは、増やす前に備考で足りるかを考えてください。列が7つを超えると、印刷したときに文字が小さくなります。会場で読める文字の下限があるので、列の数はそこで決まります。
時間の刻みをどこまで細かくするか
刻みが細かすぎる進行表は、当日に守れません。粗すぎる進行表は、当日に迷います。決め方には基準があります。
人が動く場面だけを刻みます。 講演が40分続く間は、1行で構いません。その代わり、講演の前後の転換は1分単位で刻みます。動きが集中する場所を細かく、動きがない場所を粗く。この使い分けが要点です。
刻みの下限は1分です。 30秒単位で書かれた進行表は、当日に誰も追えません。30秒の精度が必要な場面は、進行表ではなく別の台本で扱います。
待ち時間を行として書きます。 何もしない時間を空白にすると、当日に「ここは何をするのか」と聞かれます。「待機」と書いてある行があるだけで、聞かれなくなります。
遅れたときに削れる行に印を付けます。 イベントは遅れます。どの行を短くしてよいかを先に決めておくと、当日に判断を求められません。休憩を5分短くする、質疑を2問で切る。このような削り方を先に書いておきます。
終了の時刻から逆算して確かめます。 各行の所要を足し合わせて、予定の終了時刻に収まるかを確かめてください。収まらない進行表を当日に持ち込むと、必ず終わりが押します。会場の退出時刻に制約がある場合は、押した時点で費用が発生することもあります。
転換と合図は、別の行として書く
進行表で最も事故が起きるのが転換です。前の項目が終わって、次の項目が始まるまでの間です。
転換を独立した行にしてください。「講演」の次に「対談」と並べるのではなく、その間に「転換」の行を入れます。転換の行に書くのは、椅子を何脚出すか、マイクを何本に変えるか、誰が動くか、何分かかるか。この4つです。
転換にかかる分数は、実際に動いてみないと分かりません。 椅子を4脚出して並べる作業が1分で終わると思っていて、実際は3分かかる。この差が全体の押しになります。リハーサルで計った分数を書いてください。
合図の書き方にも決まりを作ります。誰が誰に出すのかを矢印なしで書きます。 「司会の合図で照明が明転」のように、出す人と受ける人の両方を1行に入れます。片方だけだと、待つ人が出ます。
合図の手段も書きます。 口頭か、手を挙げるか、無線か。会場が暗いと手の合図は見えません。音が大きいと口頭は通りません。会場の条件で手段が変わるので、下見で決めた手段を書いておきます。
合図を出す人が同時に別の作業をしていないかを確かめてください。 司会が話している最中に司会が合図を出す設計になっていることがあります。この行は当日に飛びます。合図を出す人は、その時刻に手が空いている人にしてください。
作る手順は4つのステップで足りる
順番があります。前から順にやると、書き直しが減ります。
ステップ1、決まっている時刻だけを先に並べる。 開場、開演、休憩、終演、退出。動かせない時刻から埋めます。ここを最後に決めると、全部を引き直すことになります。
ステップ2、間の項目を入れる。 決まった時刻の間に、何が入るかを並べます。この段階では所要の分数は仮で構いません。
ステップ3、転換の行を入れて、分数を実測する。 仮の分数を、実際に動かして計った分数に差し替えます。ここで合計が合わなくなるので、項目の長さを調整します。
ステップ4、動く人と合図を埋める。 最後に人の名前を入れます。ここで初めて、同じ人が同じ時刻に2か所で動く設計になっていることが見つかります。見つかったら人を入れ替えます。
この順番の利点は、人の割り当てが最後に来ることです。人から先に決めると、時刻を動かすたびに割り当てを引き直すことになります。イベントの直前は時刻が動くので、動く前提で順番を組んでください。
作る場所は、全員が同じものを見られる形にしてください。手元の表を更新して週に1度共有する形だと、古い版を持った人が当日に来ます。1か所を直せば全員の手元が変わる形なら、版の食い違いが起きません。進行の管理に使う道具で何ができるかはできることのページで確かめられます。
台本と進行表を、同じ紙にしない
司会の台本と進行表を1つにまとめた資料は、どちらの用途にも使えません。分けてください。
進行表は、時刻と動きの表です。 読む人は全員です。1枚に収めます。
台本は、話す言葉です。 読む人は司会だけです。何枚になっても構いません。
分けると、司会の手元には2つの紙が並びます。これは問題になりません。司会は座って読める立場です。むしろ、動く人の紙に司会の話す言葉が並んでいると、自分の行を探せなくなります。
分ける基準は、その紙を読む人が誰かです。音響の担当者が読む紙には、音に関する行だけを太くします。 照明の担当者が読む紙には、照明の行だけを太くします。中身は同じ進行表で、太くする場所だけを変える。この作り方なら、版が増えても内容がずれません。
ずれを防ぐには、元の表を1つにして、印刷のときに強調を変える形が確実です。別々のファイルとして作ると、直したあとに片方が古いままになります。イベントの直前は、この種の取り違えが起きやすい時期です。
押したときの巻き返しを、先に決めておく
イベントは押します。押したあとに何を削るかを当日に考えると、判断が遅れて押しが積み上がります。削る順番を先に決めておいてください。
削る順番は3段で決めます。 最初に削るのは、押しの吸収のために用意した余白です。次が休憩や転換の余裕分。最後に、本編の中で短くできる部分です。この順番を紙に書いておくと、当日に相談が要りません。
余白の行を最初から入れておきます。 何も予定のない5分を、前半と後半に1つずつ入れます。予定どおりに進んだら、休憩が長くなるだけです。入れていないと、押した時点で本編を削ることになります。
本編を削る判断は、誰がするかを決めます。 質疑を2問で切る、登壇者の1人あたりの持ち時間を縮める。どちらも相手に頼む判断なので、その場の担当者には決められません。決める人と、伝える人を先に決めておきます。
削れない行に印を付けます。 会場の退出時刻、次の団体の搬入、来場者の交通の都合。これらに直結する行は動かせません。動かせない行が分かっていれば、その手前で吸収する計画を立てられます。
巻き返しの目安も書いておきます。 「10分の押しまでは休憩で吸収、それを超えたら質疑を短縮」のように、数字で線を引きます。線がないと、判断のたびに相談が発生します。相談が発生すると、そこでさらに押します。
押しの記録も残してください。どの行で何分押したかを書き込んでおくと、次回の進行表の分数が実態に近づきます。毎回同じ場所で押しているなら、そこは構造として時間がかかる行です。次回はその行の分数を最初から長く引きます。
出演者と協力会社に渡す版を、別に作る
社内で回している進行表を、そのまま外部に渡さないでください。渡す相手ごとに、必要な情報が違います。
出演者に渡す版。 その人の出番の時刻、入る場所、待つ場所、誰に呼ばれるか、終わったらどこへ戻るか。この5つで足ります。他の出演者の時刻や、社内の役割分担は要りません。情報が多いと、自分の出番を探せません。
協力会社に渡す版。 依頼した作業の時刻と内容、会場の図、連絡先、搬入の経路。社内の事情が書かれた行は外します。相手の担当者は当日に初めて来ることも多いので、会場の図を必ず付けてください。
会場の運営に渡す版。 入る時刻と出る時刻、使う部屋、電源の使用、原状復帰の予定。会場側が知りたいのは建物の使い方だけで、進行の中身ではありません。
渡す版は、元の表から作ります。 別に書き起こすと、直したときに片方が古くなります。元の表の行を絞って出す形にしておけば、内容がずれません。
渡した日付と版を、渡した相手ごとに記録してください。 直前に変更が入ったとき、誰に古い版が渡っているかが分かります。記録が無いと、全員に送り直すことになって、受け取った側も混乱します。
渡す前に、相手にとって不要な情報が残っていないかを確かめます。 出演者の謝礼、協力会社への支払い、社内の人事に関する事情。これらが混ざったまま外部に渡る事故は、進行表で起きがちです。行を絞る作業は、機械的にやらずに1度目で読み直してください。
屋外と複数会場では、行が増える
会場が屋内で1つなら、前の節までの作りで足ります。条件が変わると、増える行があります。
屋外の場合、天候の判断の行が増えます。 何時の時点で誰が判断するか。中止の判断、短縮の判断、屋内へ移す判断。判断の時刻を進行表の行として入れてください。時刻が書かれていないと、当日にずっと迷い続けることになります。
屋外では、機材の養生と撤収の分数が変わります。 雨が降った状態での撤収は、晴れているときの倍かかることがあります。両方の分数を書いておくと、当日の判断が速くなります。
会場が複数にまたがる場合、移動の行を入れます。 人が移動する時間は、必ず1行にしてください。徒歩3分の移動でも、荷物があると10分かかります。移動の行がない進行表は、移動の時間を誰も見込んでいません。
複数の会場を同時に動かす場合は、会場ごとに進行表を分けます。 1枚にまとめると、自分の会場の行を探せません。分けたうえで、会場をまたぐ合図だけを両方の紙に書きます。
配信を同時に行う場合は、配信側の行を分けます。 会場の進行と配信の進行は、切り替えの時刻が違います。会場で転換している間に配信では別の映像が流れる、という設計になるので、同じ列では書けません。
人数が多い会場では、誘導の行が増えます。 開場と休憩と終演の3か所で、人の流れが集中します。それぞれ、どこに何人立つかを行として書いてください。立つ場所が決まっていないと、当日にその場で相談が始まります。
条件が増えるほど行は増えますが、読める分量には上限があります。増えた分は、担当者ごとの版に分けて収めてください。全員が全部を読む形にすると、結局どこも読まれません。
失敗しやすい3つの型
うまくいかなかった進行表には、同じ形が繰り返し出てきます。
1つ目、時刻だけが並んでいる。 何時に何が起きるかは書いてあるのに、誰が動くのかがない。この進行表を配ると、当日に全員が主催の担当者を探します。担当者の手が止まって、そこから全体が押します。
2つ目、所要の分数が希望で書かれている。 実測ではなく、こうなってほしいという分数が書かれている型です。転換が1分と書いてあるのに実際は3分かかる。1か所で2分の遅れが出て、それが5か所あると10分の押しになります。押すことが分かっていれば、休憩を短くする準備ができます。分からないまま押すと、終演の時刻を守れません。
3つ目、直前の変更が反映されていない版が配られている。 登壇者の到着がずれた、機材が変わった、順番が入れ替わった。変更を紙に反映する締め時刻を決めていないと、複数の版が会場に存在します。この状態が一番危険です。誰が正しい版を持っているか、当日には確かめられません。
3つとも、進行表そのものの書き方の問題です。会場や出演者の都合ではありません。手元で直せる範囲にあります。
リハーサルは、進行表を直すために行う
リハーサルの目的は、出演者の練習ではありません。進行表の分数を実測して、書き直すことです。
測るのは転換だけで足ります。 講演や演奏の長さは出演者が管理します。主催側が測るべきなのは、その間の切り替えにかかる時間です。
測り方は単純です。 前の項目が終わった合図から、次の項目が始められる状態になるまでを計ります。実際に人を動かして計ってください。頭の中で数えた分数は、たいてい短く出ます。
合図が通るかも確かめます。 会場が暗い状態で手の合図が見えるか、音が出ている状態で口頭が通るか。リハーサルは、この確認をする唯一の機会です。
当日に立つ人が来られないときは、代わりの人で動かします。 人が違っても、動線と分数は確かめられます。来られないから省くという判断をすると、当日に初めて動かすことになります。
測った分数は、その場で進行表に反映してください。 あとで直すと、直す前に配られることがあります。その場で直せる形にしておくと、リハーサルの終わりには最新の版ができています。カードの内容を全員が同じ場所で見られる形なら、直した瞬間に全員の手元が変わります。他の道具との違いは比較の一覧にまとまっています。
当日の使い方で、迷いが消えるかどうかが決まる
進行表は、配った時点では機能しません。当日の使い方を決めてください。
朝に読み合わせをします。 手元の進行表を、時刻の順に声に出して読みます。5分で足ります。読むと質問が出ます。質問が出た行は、書き方が足りない行です。
紙を掲示します。 控室と舞台の袖に、拡大した進行表を貼ります。手元の紙を出せない場面で見られる場所があると、聞かれる回数が減ります。
遅れた時刻を書き込む人を1人決めます。 実際の時刻を書き込む役を決めておくと、いま何分押しているかが1か所で分かります。全員が自分の紙に書く形だと、数字が食い違います。
変更は口頭で流します。 当日に紙を直しません。決めた経路で変更だけを短く伝えます。「15時の転換、5分後ろにずれます」の1行で足ります。紙と口頭を混ぜないことが要点です。
終わったら、書き込みのある紙を回収します。 実際の時刻が書き込まれた紙は、次回の進行表の元になります。回収しないと捨てられます。
進行表の書き方で、当日の質問が減る
同じ内容でも、書き方で当日の質問の数が変わります。細かい点ですが、効きます。
動詞で終わらせます。 「マイクの準備」ではなく「マイク2本を演台へ出す」。名詞で終わる行は、誰が何をするかが曖昧です。本数や場所まで書くと、その場で聞かれなくなります。
数を入れます。 椅子4脚、マイク2本、ペットボトル10本。数が書かれていない行は、当日に数え直すことになります。
否定を書きます。 「照明は落とさない」「BGMは流さない」。やらないことを書いておくと、気を利かせた行動で進行が崩れるのを防げます。当日に入る人は、良かれと思って動きます。
会場の呼び方を統一します。 同じ部屋を「控室」と「楽屋」の両方で書かないでください。呼び方が2つあると、別の部屋だと思われます。会場側の呼び方に合わせるのが確実です。
時刻の書き方を揃えます。 14時30分と14:30を混ぜません。1つの表の中では、どちらか1つに統一します。読み間違いは、こういう場所から起きます。
担当者の名前は、フルネームで1度書きます。 同じ名字の人が2人いると、当日に誰を呼ぶかで止まります。2度目以降は名字で構いませんが、表の最初に対応の一覧を入れておいてください。
書き方の決まりを毎回同じにしておくと、次回の担当者が引き継げます。決まりをカードの説明欄に1度まとめておけば、作り方を説明する時間も短くなります。
配る前に見る点検の項目
配る前に、次の項目を確かめてください。作った本人が読むだけでは見つからないので、関わっていない人に読んでもらうのが確実です。
すべての行に、動く人の名前があるか。 空欄の行は、当日に誰も動きません。
すべての項目に、始める合図があるか。 合図の書かれていない項目は、前の項目が終わっても始まりません。
同じ人が同じ時刻に2か所にいないか。 これは名前で並べ替えると見つかります。搬入と受付、撤収と見送りが重なることが多い組み合わせです。
所要の分数の合計が、終演の時刻に収まっているか。 収まらない進行表は、配る前に直します。
当日に初めて見る人の名前が、社内の略語で書かれていないか。 会社名や部署名の略称は、外部の協力会社には通じません。
文字が会場で読める大きさか。 実際に印刷して、立って持った状態で読めるかを確かめます。画面上で読めても、印刷すると小さいことがあります。
点検の項目を毎回同じにしておくと、確認が数分で終わります。項目の一覧をカードの説明欄に残しておけば、次回の担当者が同じ点検をできます。よくある疑問への答え方はよくある質問のような形で社内に残しておくと、同じ説明を繰り返さずに済みます。
進行表を作る道具の選び方
進行表を作る場所は、大きく3つに分かれます。それぞれ向く場面が違います。
表計算。 列と行の表なので、進行表の形そのものです。印刷の調整もしやすく、最初はこれで足ります。弱いのは、複数の人が同時に直せない形で運用されがちなことと、どれが最新か分からなくなることです。ファイル名に日付を付けて配る運用になっている場合は、当日に古い版が混ざります。
文書の道具。 台本と進行表を1つの文書にまとめる使い方に向きます。表の形も作れます。弱いのは、担当者ごとに強調を変えた版を作りにくいことです。文書を中心に扱う道具の性格はNotionとの比較のような形で整理されています。
ボード型の道具。 項目をカードにして、時刻の順に並べます。強みは、担当者と締切がカードに付くことと、変更の履歴が残ることです。準備の段階で決まっていない項目が空のカードとして見えるので、進み具合が分かります。当日に配る紙は表計算で作って、準備の管理はボードで行う、という使い分けもできます。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという料金の考え方なら、当日だけ手伝う人を入れるかどうかの判断がしやすくなります。区切りの単位は料金のページで確かめられます。
すでにボードで準備を進めているなら、Trelloからの移行のように既存のカードをそのまま運べる経路があるかも見ておくと、移る手間の見当が付きます。
準備の進み具合を、ひとつの板で数える
最後に、進行表の準備を1つの板にまとめると何が見えるようになるかを整理します。当日に迷わせないことが目的なので、ここが本題です。
決まっていない項目の数。 進行表の行をカードにして並べると、動く人や合図が空のカードが残ります。この枚数が、当日の迷いの数です。開催の1週間前に空のカードが3枚以上あるなら、打ち合わせを1回増やす合図です。
同じ人に集まっている行。 カードの担当者で絞ると、1人に何行が割り当てられているかが分かります。偏っている人がいれば、配り直せます。当日に止まるのは、この偏りが残ったときです。
リハーサルで直した行。 分数を実測して直した行に印を付けておくと、次回は最初からその分数で引けます。毎回同じ場所で押しているなら、そこは構造として時間がかかる場所です。
準備の締切が集中している週。 締切のあるカードを月間カレンダーに並べると、準備が1週に集中していることが分かります。前倒しできる項目を先に動かす判断が、その場でできます。
項目ごとの準備期間の重なり。 各項目の準備期間を横棒で並べると、同じ人が同じ週に複数を抱えていることが見えます。横棒をドラッグして開始日と締切を動かせる形なら、その場で配り直せます。日数を計算し直してから相談する形だと、調整が数日遅れます。
前回からの変更点。 前回の板を複製して始めると、変わった項目だけを直す作業になります。毎回変わる項目が分かれば、早めに確認する対象が絞れます。
出演者や協力会社の情報の扱い。 連絡先や契約の条件が同じ場所に残るので、誰がどこまで見られるかは先に確かめてください。考え方は安全性の考え方のページにまとまっています。
いまの進め方のままでよい場合もあります。年に1回、関わる人が3人、会場が毎回同じ。この条件なら、表計算1枚で足ります。板にまとめる価値が出るのは、関わる人が6人を超えて、当日に初めて入る人がいる場合です。人数が増えると、口頭で揃えられる範囲を超えます。
Q1. イベントの進行表に最低限入れる項目は何ですか？
時刻、項目名、動く人の名前、合図を出す人、具体的な動き、備考の6つです。このうち抜けやすいのが合図を出す人で、ここが空だと前の項目が終わっても次が始まりません。列を増やすより、この6つを全行埋めることを優先してください。
Q2. 進行表の時間はどのくらい細かく刻めばよいですか？
人が動く場面だけを1分単位で刻み、講演のように動きがない時間は1行でまとめます。下限は1分です。30秒単位で書かれた進行表は当日に追えません。転換の分数は希望ではなく、リハーサルで実際に計った数字を書いてください。
Q3. 司会の台本と進行表は1つにまとめてよいですか？
分けてください。進行表は全員が読む時刻と動きの表で、台本は司会だけが読む話す言葉です。1つにすると、動く人が自分の行を探せなくなります。元の表は1つにして、担当者ごとに強調する行を変えて印刷する形が確実です。
Q4. 直前に順番が変わったとき、進行表は作り直しますか？
前日の締め時刻を先に決めて、それ以降は紙を作り直しません。当日の朝に口頭で伝える形に切り替えます。紙を直す人と、変更を伝える経路をそれぞれ1つに絞ってください。複数の版が会場にある状態が、最も混乱します。