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イベント進行表のテンプレートを自分の会場に合わせる｜直す順
イベント進行表のテンプレートは、探せばいくらでも見つかります。困るのはそのあとです。ダウンロードした表を開くと、自分の会場には無い項目が並んでいて、必要な項目が入っていない。この記事では、テンプレートのどこがそのまま使えて、どこを直すのかを整理したうえで、直す順番と、自社の型に育てるまでの手順を並べます。
テンプレートを探す前に決める3つのこと
探す前に決めておくと、選ぶ時間が短くなります。決めるのは3つです。
1つ目、イベントの種類。 講演が中心か、展示が中心か、食事が入るか、配信を同時に行うか。種類によって、進行表に必要な列が変わります。講演中心なら転換の行が要り、食事が入るなら厨房との合図の行が要ります。種類が違うテンプレートを土台にすると、直す量が増えます。
2つ目、規模。 来場者が30人か300人かで、必要な行の細かさが変わります。30人のイベントに300人向けの誘導の行が並んでいると、使わない行が残ります。使わない行が並んでいる表は、必要な行も読まれなくなります。
3つ目、当日に入る人の数と顔ぶれ。 全員が社内の人なら、略語が通じるので行は短く書けます。当日だけ入る協力会社があるなら、書き方を変える必要があります。ここが決まっていないと、書く粒度が決まりません。
この3つを決めたうえで探すと、候補が絞れます。テンプレートを配布している側も、こうした実務の手順として整理していることが多くあります。
この記事では、セミナーや研修会、ワークショップなど、さまざまなイベントで使えるスケジュール表のテンプレートと、当日の進行をスムーズにするための作成のコツを、実践的にお届けします。すぐに使えるサンプルや雛形の考え方も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 出典: mice-platform.com
ひな型そのものと、ひな型の考え方の両方が示されている資料を選ぶと、直す作業の見当が付きます。表だけを渡されると、なぜその列があるのかが分からず、消してよいかの判断ができません。
出回っているテンプレートは4つの型に分かれる
見た目は違っても、中身は4つの型に分かれます。どの型を土台にするかで、直す量が変わります。
時間割だけの型。 時刻と項目名の2列だけの、最も単純な形です。直す箇所は少ないですが、担当者や合図の列を自分で足すことになります。小規模で、関わる人が社内だけの場合には向きます。
担当まで入った型。 時刻、項目、担当者、内容の4列くらいの形です。実務で使うにはここが下限です。合図の列が無いことが多いので、そこだけ加えます。
役割ごとに列が分かれた型。 音響、照明、司会、受付といった役割が横に並び、その時刻に各役割が何をするかが交差する場所に書かれている形です。情報量が多く、大きな会場では有効です。小規模で使うと、空欄ばかりの表になります。
台本と一体になった型。 司会の話す言葉まで入っている形です。司会の手元には向きますが、動く人の手元には向きません。前の記事でも触れたとおり、読む人が違う紙は分けたほうが当日に機能します。
自分たちに必要なのがどの型かは、当日に入る人の顔ぶれで決まります。6人を超えて、役割が分かれているなら3つ目の型。それより小さいなら2つ目の型で足ります。
そのまま使えない箇所は、たいてい同じところ
どのテンプレートを使っても、合わない箇所は似ています。先に知っておくと、開いた瞬間に手を付けられます。
会場の条件に関わる行。 搬入の経路、電源の位置、エレベーターの制約。テンプレートは一般的な会場を想定しているので、ここは全部書き換えになります。下見で確かめた内容に差し替えてください。
役割の名前。 テンプレートに書かれた役職名が、社内で通じないことがあります。当日に「その担当は誰のことですか」と聞かれると、その場で止まります。社内の言い方に直してから配ります。
転換の分数。 テンプレートに入っている分数は、参考の値です。自分たちの会場と人数で計り直さないと、当日に押します。ここを信じて当日を迎えるのが、最も多い失敗です。
想定されている人数。 受付の人数、誘導の人数。テンプレートの前提が自分たちと違うので、行ごと消すか、人数だけ直します。
開始前と終了後の行。 テンプレートは開場から終演までが手厚く、搬入と撤収が薄いことが多くあります。実際に人手が足りなくなるのは、この2か所です。自分で足す必要があります。
逆に、そのまま使える箇所もあります。列の構成と、行の並べ方です。 テンプレートの価値は、項目の抜け漏れを防ぐことと、並べ方の型を借りられることにあります。中身の数字や名前は、どのテンプレートを使っても書き換えになります。
直す順番は、時刻から始めて人で終わる
直す順番を間違えると、何度も引き直すことになります。順番は4段です。
1段目、動かせない時刻を入れる。 開場、開演、休憩、終演、退出。会場の契約で決まっている時刻から埋めます。テンプレートに入っている時刻は、全部仮の値として扱ってください。
2段目、項目を自分たちの内容に差し替える。 テンプレートの項目名を、当日に口に出す言い方に直します。この段階では分数は仮で構いません。
3段目、転換の行を足して、分数を実測する。 ここで合計が合わなくなるので、項目の長さを調整します。リハーサルで計った分数を入れてください。
4段目、動く人と合図を埋める。 最後に名前を入れます。ここで初めて、同じ人が同じ時刻に2か所で動く設計が見つかります。見つかったら人を入れ替えます。
人の割り当てを最後にするのが要点です。人から先に決めると、時刻が動くたびに割り当てを引き直すことになります。イベントの直前は時刻が動くので、動く前提で順番を組んでください。
直す作業は2時間ほどで一通り終わります。終わらない場合は、土台にしたテンプレートが自分たちの種類と合っていません。合わないテンプレートを直し続けるより、別の型を探し直したほうが速いことがあります。
列を入れ替えるときのコツ
列の構成は借りられますが、そのままの並びで使えるとは限りません。入れ替えるときのコツが3つあります。
当日に目で追う順に並べます。 左から、時刻、項目、動く人、合図、内容。人は左から読むので、当日に最初に見る情報を左に寄せます。備考を左のほうに入れると、必要な情報が右に押し出されて読みにくくなります。
使わない列は消します。 残しておくと、当日に「ここは何を書くのか」と聞かれます。消すのが不安なら、別の表に控えを取ってから消してください。空欄の列が並んでいる表は、埋め忘れなのか不要なのか読み手に判断できません。
列は7つを超えないようにします。 印刷したときに文字が小さくなり、会場で読めなくなります。どうしても情報が入らない場合は、列を増やすのではなく、担当者ごとに版を分けてください。
あわせて、行の高さと文字の大きさも直します。テンプレートの初期設定は画面で見る前提になっていることが多く、印刷して立って持つと小さいことがあります。実際に印刷して、立った状態で読めるかを確かめてください。会場が暗い場面があるなら、その時間帯の行だけ太くします。
進行の管理に使う道具の中で項目を並べる場合も、考え方は同じです。見る順に情報が並んでいるかどうかで、当日の迷いの数が変わります。何ができるかはできることのページで確かめられます。
無料のテンプレートを選ぶときの見方
無料で配布されているテンプレートは数多くあります。選ぶときに見る点が4つあります。
配布元がイベントの実務に関わっているか。 会場の運営、ケータリング、機材の手配を実際に行っている事業者が配布しているものは、現場で起きることが反映されています。一般的な書式を集めたサイトのものは、型としては整っていても、転換や搬入の行が薄いことがあります。
更新された日付が分かるか。 配信を同時に行う進行が一般的になったのは近年です。古いテンプレートには、配信に関する行がありません。行を加えれば済みますが、加える前提で選んでください。
ファイルの形式。 表計算の形式なら、列の追加や印刷の調整が自由にできます。PDFだけで配布されているものは、参考として読むだけになります。文書の形式は、台本と一体で使う場合に向きます。
会員の登録や連絡先の入力が必要か。 入力が必要な配布物もあります。業務の連絡先を渡すことになるので、社内の決まりに沿うかを先に確かめてください。登録せずに手に入るものだけで、実務に足りる場合も多くあります。
おすすめの使い方は、1つを土台にせず、3つほど開いて項目を見比べることです。自分たちの表に無い項目だけを取り込みます。1つを土台にして埋めていく形だと、その配布元の想定がそのまま残ります。取り込んだ項目がどこから来たかは記録に残さなくて構いませんが、なぜその項目があるのかは分かるようにしておいてください。分からない項目は、当日に埋められません。
費用をかけて手に入れるものとの違い
有償の書式集や、イベント会社に作成を依頼する選択肢もあります。違いは3つです。
会場に合わせた実測が入るかどうか。 費用をかける価値が最も大きいのはここです。テンプレートは分数を保証しません。実際の会場で動いた分数が入った進行表は、当日に押しません。
当日の立ち会いが含まれるかどうか。 作成だけを依頼した場合、当日の変更は自分たちで反映します。立ち会いまで含む形なら、判断も預けられます。どこまでを依頼するかで金額が変わるので、見積りの範囲を先に確かめてください。
次回に自分たちで作れるようになるかどうか。 完成品だけを受け取ると、次回も同じ依頼が必要になります。作り方まで残る形で頼むと、2回目からは自分たちで直せます。どちらを望むかを、依頼のときに伝えてください。
費用の相場は、依頼する範囲と規模で大きく変わるため、複数の会社から見積りを取って比べるのが確実です。公開されている一律の料金として出ている例は少なく、会場の規模や当日の人数で条件が変わります。
自分たちで作る場合にかかるのは、道具の費用です。表計算だけで始められますし、進行の管理まで含めて1か所にまとめる場合も、区切りの単位を先に確かめれば見当が付きます。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという考え方なら、当日だけ手伝う人を入れるかどうかで機能が変わる心配がありません。区切りの単位は料金のページで確かめられます。
形式ごとの向き不向き
テンプレートの形式は3つに分かれます。どれが正解ということはなく、使う場面が違います。
表計算。 列と行の表なので、進行表の形そのものです。印刷の調整がしやすく、当日に配る紙を作るには最も向きます。弱いのは、複数の人が同時に直す運用になりにくいことと、ファイル名に日付を付けて配ると当日に古い版が混ざることです。
文書。 台本と進行表を1つにまとめる使い方に向きます。表も作れます。弱いのは、担当者ごとに強調を変えた版を作りにくいことと、行が増えるとページをまたいで読みにくくなることです。文書を中心に扱う道具の性格はNotionとの比較のような形で整理されています。
ボード型。 項目をカードにして、時刻の順に並べます。強みは、担当者と締切がカードに付くこと、決まっていない項目が空のカードとして見えること、変更の履歴が残ることです。当日に配る紙は表計算で作り、準備の管理はボードで行うという使い分けもできます。他の道具との違いは比較の一覧にまとまっています。
形式を決めるときの基準は、当日に配る形と、準備を進める形を分けて考えることです。1つの形式で両方をやろうとすると、どちらかが不便になります。すでにボードで準備を進めているなら、Trelloからの移行のように既存のカードをそのまま運べる経路があるかも見ておくと、移る手間の見当が付きます。
テンプレートを自社の型に育てる手順
借りたテンプレートを1回使って終わりにすると、次回も同じ探し方から始めることになります。育てる手順を決めておいてください。
1回目、借りたまま使って、直した箇所に印を付ける。 どこを書き換えたかが分かる状態で残します。
当日、実際の時刻を書き込む。 押した行と巻き返した行を記録します。
終わった直後に、2つだけ直す。 分数を実測の値に直し、当日に聞かれた項目を足します。15分で終わる作業です。解散したあとに集めようとすると集まりません。
2回目、直した版を土台にする。 ここで初めて、自社の型になります。借りたテンプレートの痕跡は、列の構成だけが残ります。
3回目以降、変わらない行を固定する。 毎回同じ内容の行は、あらかじめ埋まった状態にします。毎回変わる行だけを空にしておくと、準備の作業が埋める作業に変わります。
3回繰り返すと、自分たちの会場と顔ぶれに合った型ができます。ここまで来ると、テンプレートを探す作業が要らなくなります。育てる価値は、探す時間が消えることにあります。
進行表と一緒に用意する3つの表
進行表のテンプレートを直していると、進行表に書ききれない情報が出てきます。無理に行へ詰め込まず、別の表に分けてください。分けるのは3つです。
備品の表。 何を、いくつ、どこから、誰が運ぶか。この4つの列で足ります。進行表の備考に書くと行が長くなり、当日に読めません。分けておくと、搬入の前に数を数える作業がそのまま進みます。返却が必要な借り物には印を付けてください。撤収で忘れるのは、たいてい借り物です。
連絡先の表。 当日に連絡する相手を1枚にまとめます。社内の担当者、協力会社、会場の運営、出演者。役割と名前と番号だけで足ります。会社名の正式名称や住所は要りません。探す時間が延びます。当日に手に持つ紙の裏に印刷しておくのが確実です。
座席と配置の表。 来場者の席、登壇者の席、物販の配置。図で作ったほうが早い内容です。文字で書くと、当日に読み解く時間がかかります。写真や図を扱える場所にまとめておくと、下見で撮った写真をそのまま添えられます。
3つに分けると、進行表そのものは1枚に収まります。収まらないときは、まだ分けきれていない情報が残っています。行が長い箇所を探して、どの表に移せるかを考えてください。
分けた表も、進行表と同じ場所にまとめておいてください。別々の場所に保存すると、当日に片方が古い版になります。1つの案件に紐づく形で、進行表と3つの表が並んでいる状態が扱いやすい形です。
印刷して配る形に落とすときの決めごと
画面で作った表が、そのまま紙で使えるとは限りません。配る前に決めることが5つあります。
1枚に収めるか、2枚に分けるか。 1枚に収めようとして文字を小さくするより、2枚に分けたほうが読めます。分けるときは、前半と後半で切ります。役割で切ると、自分の紙に無い時刻が出て混乱します。
用紙の向き。 列が多い進行表は横向きが読みやすくなります。ただし横向きの紙は、持ち歩くときに折る場所が増えます。当日に立って持つなら縦向き、机の上に広げるなら横向きが向きます。
白黒で読めるか。 色で区別した表は、白黒で印刷すると区別が消えます。太さと枠線で区別する形にしておけば、どちらでも読めます。会場のコピー機が白黒のこともあります。
部数。 当日に入る人の数より3部多く用意します。濡れる、失くす、当日に人が増える。この3つは毎回起きます。
印刷する時刻。 前日の何時までの版を印刷するかを決めます。それ以降の変更は紙に反映せず、当日の朝に口頭で伝えます。決めていないと、直前まで印刷し直す判断で迷います。
印刷した版の日付を、紙の隅に入れてください。当日に複数の版が混ざったとき、どちらが新しいかがその場で分かります。版の番号よりも日付と時刻のほうが、当日には読み取りやすくなります。
社内で1つの版に保つ方法
テンプレートを直したあと、最も多い事故が版の食い違いです。2人が別々に直して、どちらが正しいか分からなくなる形です。防ぐ方法は3つあります。
直す人を1人に決めます。 全員が直せる形は、便利な代わりに版が増えます。気付いた人が直すのではなく、気付いた人が直す人に伝える形にしてください。伝える手間より、当日に版が2つある損のほうが大きくなります。
配るのはファイルではなく場所にします。 ファイルを添付して送ると、受け取った側の手元に古い版が残ります。同じ場所を開いてもらう形にすれば、最新の内容が1つです。当日に配る紙だけは印刷物になりますが、準備の期間中は場所を共有する形が安全です。
直した内容が履歴として残る形を選びます。 何をいつ変えたかが分かると、当日に「この行はいつ変わったのか」と聞かれたときに答えられます。履歴が残らない形だと、変更を口頭で覚えておくことになります。
この3つを守ると、当日に版の話が出なくなります。逆に、ファイル名に日付を付けて配る運用を続けると、イベントの規模が大きくなったときに必ず食い違います。関わる人が10人を超えたあたりが、切り替えを考える目安です。
テンプレートを使って失敗する2つの型
失敗の形は2つに絞られます。どちらも、テンプレートの質とは関係がありません。
1つ目、テンプレートの分数をそのまま当日に持ち込む。 転換が1分と書かれているのを信じて、実測しないまま当日を迎える形です。1か所で2分の遅れが出て、それが5か所あると10分の押しになります。押すこと自体は避けられませんが、押す量が読めていれば巻き返しの準備ができます。
2つ目、使わない行を消さずに配る。 テンプレートに入っていた行を、念のため残したまま配る形です。当日に「ここは何をするのか」と聞かれて、その都度「これは要りません」と答えることになります。答える人の手が止まるので、全体が押します。要らない行は配る前に消してください。
どちらも、配る前の点検で見つかります。点検の項目を毎回同じにしておくと、確認が数分で終わります。よくある疑問への答え方はよくある質問のような形で社内に残しておくと、担当者が変わっても同じ点検ができます。
イベントの種類ごとに、足す行が変わる
土台にするテンプレートが同じでも、イベントの種類によって加える行が違います。よくある4つの形を挙げます。
セミナーと研修。 加えるのは、資料の配付と回収、質疑の受け方、アンケートの配付の3つです。質疑は時間が読めない項目なので、何問で切るかを先に決めた行にしておきます。修了証を渡す形なら、渡す時刻と担当者も行にします。
懇親会と交流の場。 加えるのは、飲み物と料理を出す時刻、乾杯の合図、締めの挨拶の3つです。厨房や配膳の担当との合図が要るので、その行を落とさないでください。開始の時刻が押すと料理の出し方が変わるため、押したときの連絡先を備考に書いておきます。
展示と物販。 加えるのは、設営と撤去の時刻、在庫の確認、精算の3つです。金額が絡む行は、担当者をその場の判断に任せず名前で固定します。閉場のあとに精算の時間が要るので、撤収の行と並行にならないよう分けてください。
配信を同時に行う場合。 加えるのは、接続の確認、映像の切り替え、視聴者からの質問の扱いの3つです。会場の進行と配信の進行は切り替えの時刻が違うので、同じ列には書けません。配信側の行は別の版に分けるのが確実です。接続の確認は、開場の2時間前に行として入れておくと、不具合が出ても間に合います。
種類が複合する場合は、加える行が重なります。セミナーのあとに懇親会があるイベントでは、その切り替えの行が最も混みます。片付けと設営が同時に起きるので、人が足りなくなる時刻です。ここだけは分単位で刻んでください。
持ち出しと書式の扱いで注意する点
テンプレートを社外とやり取りする場面では、確かめておくことがあります。
配布の条件を確かめてください。 無料で配布されているものでも、再配布や改変の扱いが定められている場合があります。社内で使う分には問題がなくても、協力会社に渡す形が条件に触れることがあります。配布元のページに書かれている範囲を読んでおいてください。判断に迷う内容であれば、自社の法務や、所管の窓口に確かめるのが確実です。
出演者や取引先の情報が残った版を外に出さないでください。 進行表には、謝礼の扱いや連絡先が書き込まれることがあります。渡す相手ごとに行を絞った版を作り、絞ったあとで1度読み直してから渡します。
保存の場所と見える範囲を先に決めてください。 誰がどこまで見られるかが曖昧なままだと、社内の広い範囲に出演者の情報が残ります。考え方は安全性の考え方のページにまとまっています。
終わったあとの扱いも決めておきます。 次回の土台として残す版と、当日の書き込みが入った紙は別のものです。書き込みの入った紙は数字を写し取ってから処分する、という取り決めにしておくと、置き場に困りません。
準備の進み具合を、ひとつの板で数える
最後に、テンプレートを土台にした準備を1つの板にまとめると何が見えるようになるかを整理します。表を作ることが目的ではなく、当日に迷わせないことが目的なので、ここが本題です。
まだ書き換えていない行の数。 テンプレートの行をカードにして並べると、中身が仮の値のままのカードが残ります。この枚数が、当日の迷いの数です。開催の1週間前に仮のままのカードが3枚以上あるなら、打ち合わせを1回増やす合図です。
実測に差し替えた行と、まだの行。 分数を実測した行に印を付けておくと、リハーサルで計る対象が絞れます。全部を計る必要はなく、転換の行だけで足ります。
担当が空のままの行。 担当者が空のカードを抽出すると、抜けが出ます。搬入、撤収、鍵の受け渡し、釣り銭の用意。この4つは担当が決まっていないことが多い項目です。
準備の締切が集中している週。 締切のあるカードを月間カレンダーに並べると、準備が1週に集中していることが分かります。前倒しできる項目を先に動かす判断が、その場でできます。
項目ごとの準備期間の重なり。 各項目の準備期間を横棒で並べると、同じ人が同じ週に複数を抱えていることが見えます。横棒をドラッグして開始日と締切を動かせる形なら、その場で配り直せます。日数を計算し直してから相談する形だと、調整が数日遅れます。
前回の版からの変更点。 前回の板を複製して始めると、変わった行だけを直す作業になります。毎回変わる行が分かれば、次回はそこから確かめられます。この積み重ねが、借りたテンプレートを自社の型に変えていきます。
いまの進め方のままでよい場合もあります。年に1回、関わる人が3人、会場が毎回同じ。この条件なら、直したテンプレートを1つ保存しておけば足ります。板にまとめる価値が出るのは、関わる人が6人を超えて、当日に初めて入る人がいる場合です。人数が増えると、口頭で揃えられる範囲を超えます。
Q1. イベント進行表のテンプレートは無料のもので足りますか？
足ります。テンプレートの価値は列の構成と項目の抜け漏れを防ぐことにあり、そこは無料のものでも変わりません。有償のものや依頼で差が出るのは、自分たちの会場で実際に計った分数が入るかどうかです。分数は自分で計り直す前提で選んでください。
Q2. テンプレートを直すとき、どこから手を付ければよいですか？
動かせない時刻から埋めます。開場、開演、休憩、終演、退出の順です。次に項目名を自分たちの言い方に直し、転換の行を足して分数を実測し、最後に動く人と合図を埋めます。人の割り当てを最後にすると、時刻が動いたときの引き直しが減ります。
Q3. 使わない行はどうすればよいですか？
配る前に消してください。残しておくと当日に「ここは何をするのか」と聞かれて、答える人の手が止まります。消すのが不安なら、別の表に控えを取ってから消します。空欄の行は、埋め忘れなのか不要なのか読み手に判断できません。
Q4. テンプレートは表計算と文書のどちらの形式が向いていますか？
当日に配る紙を作るなら表計算が向きます。列と行の調整と印刷がしやすいためです。司会の台本と一体にするなら文書が向きます。準備の進み具合を管理する用途では、担当者と締切が付いて履歴が残るボード型が向きます。配る形と管理する形は分けて考えてください。