Asanaの使い方｜最初のプロジェクトをどう組み立てるか
「asana 使い方」で検索する人の多くは、ボタンの押し方が分からなくて止まっているわけではありません。アカウントは作れている。タスクを追加する場所も見えている。それでも手が止まるのは、最初のプロジェクトをどう組み立てればよいのかが決まっていないからです。画面の操作は数分で覚えられますが、置き場所の設計を飛ばして走り出したチームは、数週間で一覧が読めなくなります。この記事では、進行をとりまとめる立場の人が、最初の1つのプロジェクトを設計しきれるように、チームとプロジェクトの切り方、セクションの並べ方、タスクの粒度、担当と期限の入れ方を順に整理します。あわせて、無料プランの人数やビューの範囲など、運用の前提になる公式情報も確認します。
使い方の本題は、画面の操作ではなく置き場所の設計
進行管理の道具を入れたあと、チームで起きることはだいたい同じ道をたどります。最初の1週間は全員がタスクを登録します。2週目に入ると、登録する人としない人に分かれ始めます。1か月後には、期限を過ぎたまま止まっているタスクが何十件も並び、誰もその一覧を進捗の根拠として信用しなくなります。そこまで来ると、朝の確認は結局チャットの履歴をさかのぼって進めることになり、道具は記録置き場としてだけ残ります。
この崩れ方の原因は、機能の不足ではありません。何をどこに置くかという合意が無いまま、全員が思い思いに登録を始めたことです。ある人は「サイト改修」という1行をタスクにし、別の人は「トップページの見出しを差し替える」という具体的な作業をタスクにします。前者は誰がいつ終わらせたのか判定できないので、いつまでも完了になりません。後者は完了の判定ができるので閉じられます。この2種類が同じ一覧に混ざると、上から順に見ても状況が読めなくなります。
もうひとつは、どのプロジェクトに置くかが決まっていないことです。Asanaは組織やワークスペースの下にチームを置き、チームの下にプロジェクトを置き、プロジェクトの下にタスクを置く構造になっています。この階層の切り方を決めないまま始めると、タスクは「とりあえずここ」に集まり、ひとつのプロジェクトだけが数百件に膨れます。あとから分けようとすると、誰がどれを担当していたかの整理が面倒になり、そのまま放置されます。
つまり、最初にやるべきことは次の5つを文章にして決めることです。
・チームをどの単位で作るか ・プロジェクトをどの単位で切るか ・プロジェクトの中でセクションをどう並べるか ・1件のタスクをどのくらいの大きさにするか ・担当と期限を誰がいつ入れるか
この5つが決まっていれば、道具が変わっても運用は生き残ります。逆に、この5つが空白のままだと、どの道具に移っても同じ壊れ方を繰り返します。以下では、この順番で決め方を具体化していきます。
なお、画面上のボタンの位置やメニューの並びは版によって変わります。この記事では「どこをクリックするか」ではなく「何を決めるか」を中心に書いています。実際の操作手順は、公式のヘルプセンターで最新の案内を確認してください。
Asanaの入れ物は段になっている
設計に入る前に、タスクが置かれる場所の重なりを整理しておきます。ここを理解しないまま画面を触ると、同じ名前のものを何度も作り直すことになります。
組織とワークスペースの違い
いちばん外側の器には2つの種類があります。会社のメールドメインを共有する集まりが「組織」、ドメインを共有しない集まりが「ワークスペース」です。公式ヘルプでは、ワークスペースについて「Workspaces are different to organizations, and function as a fully separate space.」と説明され、共通の会社メールドメインを必要としない集まりだと書かれています。
この違いは、あとで費用に効いてきます。組織で使っている場合、社外の人をゲストとして招いても人数には数えられません。一方、ワークスペースで使っている場合は事情が異なり、公式ヘルプには「Unlike organizations, anyone collaborating in a workspace counts towards the paid plan, whether full members or guests.」と書かれています。社外の協力者が多い進行なら、どちらの器で始めるかは最初に決めておく価値があります。
チームは「日常的に同じ板を見る人の集まり」
器の中に置くのがチームです。ここでよくある誤解は、チームを組織図の部署とそろえようとすることです。部署の名前でチームを作ると、そこに所属していないが案件には関わる人が入れず、結局その人だけチャットで別途伝えることになります。
チームは、日常的に同じ進行を見る人の集まりとして作るほうが機能します。「制作」「営業」ではなく、「サイト運用」「新商品の立ち上げ」のように、見る対象で切ります。関わる人が半分以上重なるなら、チームを分けずにプロジェクトで分けたほうが、行き来の手間が減ります。
プロジェクトとタスクとサブタスク
チームの下にプロジェクトを置き、その中にタスクを並べます。タスクの下にはサブタスクを置けます。ここで注意したいのは、サブタスクは親タスクの一覧と同じようには見えないという点です。サブタスクを深く積むと、担当者の手元の一覧に出てこない作業が生まれ、忘れられます。原則として、担当と期限を持たせたい作業はサブタスクではなくタスクとして立てるほうが安全です。
最初に決めるのはチームの切り方
チームの切り方は、あとから変えるのがいちばん面倒な部分です。プロジェクトは移せますが、チームをまたいだ移動は権限の整理を伴うので、最初に時間をかける価値があります。
数を増やしすぎない
チームを細かく作ると、タスクを登録するときに「これはどのチームだったか」と迷う時間が生まれます。迷いが生まれると登録そのものが億劫になり、入力する人が減ります。入力する人が減れば、一覧はすぐに実態から離れます。
ひとつの目安として、日常的に開くチームが1人あたり3個を超えたら、切りすぎを疑う価値があります。分ける判断の基準は2つだけです。関わる人がほとんど重ならないか、見たいタイミングが大きく違うか。どちらにも当てはまらないなら、同じチームの中でプロジェクトを分けるほうが日々の負担は小さくなります。
全員が入るチームをひとつ用意する
もうひとつ実務で効くのが、全員が入る共通のチームを最初にひとつ作っておくことです。ここには、どのプロジェクトにも属さないが全員に関係する情報を置きます。運用の決め事を書いたタスク、月次の締切、休暇の申告など、行き先に迷う項目の受け皿になります。
受け皿が無いと、こうした項目は誰かの個人のタスクリストに入り、他の人からは見えなくなります。見えない場所に情報が溜まるほど、チャットで聞き直す回数が増えます。
誰を入れるかは費用の話でもある
Asanaの課金は、プランの階層と人数の2軸で決まると公式ヘルプに明記されています。
「A subscription is made of two component parts; the plan tier you need, and the number of seats you require, e.g. a 50-seat Asana Advanced plan, or a 250-seat Asana Enterprise subscription.」 出典: help.asana.com
同じヘルプには、シート数の刻みについても具体的な記載があります。最小は2席で、次に3席、4席、5席のプランがあり、合計人数が30人以下なら5人刻み、30人から100人なら10人刻み、100人から500人なら25人刻み、500人を超えると50人刻みで増える、と書かれています。あわせて「Built with collaboration in mind, Asana does not offer a 1-seat plan.」ともあり、1人だけを追加することは基本的にできない設計になっています。
これは実務上、無視できない情報です。11人目を入れる場面で、刻みの都合により購入する席が実人数を上回る場合があります。誰をチームに入れるかは、運用の話であると同時に費用の話でもあります。
プロジェクトの切り方は終わりで決める
チームが決まったら、その中に置くプロジェクトを設計します。ここでの判断基準はひとつ、終わりが定義できるかどうかです。
部署名や担当者名で切らない
よくある失敗は、プロジェクトを部署名や担当者名で切ることです。「制作」「田中さん担当」というプロジェクトを作ると、そこに入るタスクには終わりがありません。終わらない箱は閉じられないので、タスクは延々と積み上がります。半年後には、目的の項目を探すのに1年分の一覧をスクロールすることになります。
代わりに、完了条件が言葉にできる単位で切ります。「サイトのリニューアル公開」「新プランのリリース」「秋の採用」のように、終わったと言い切れるものです。終わりがあるということは、閉じられるということです。閉じたプロジェクトを一覧から外せば、いま見るべき箱の数が増え続けません。
終わりのない業務は区切りを作る
問い合わせ対応、保守、月次の請求処理のように、終わりのない業務も現実には存在します。これらは無理に案件単位に切らず、「保守と問い合わせ」のような常設のプロジェクトを1つ用意します。そのうえで、月や四半期で区切るセクションを置き、区切りごとに一度締める運用にします。
締めるというのは、その期間のセクションに残っているタスクを次の期間へ動かすか、閉じるかを決める作業です。15分もあれば終わります。これをやらないと、常設プロジェクトは無限に伸びる一覧になり、最初の1週間で誰も開かなくなります。
同時に走る数を見て決める
切り方はプランと一緒に決めます。公式の料金ページでは、無料のPersonalプランでも「無制限のタスクとプロジェクト」と記載されており、プロジェクト数そのものに上限を設ける記載は見当たりません。つまり、数の制約より運用の負担のほうが先に効いてきます。
同時に走る案件が2つか3つなら、案件単位で切って問題ありません。同時に十数件が走る受託の現場なら、案件単位で切ったプロジェクトが常に十数個開いた状態になります。この場合は、顧客単位でプロジェクトを切って案件はセクションで区切るか、規模の小さい案件だけをまとめる「小口案件」のプロジェクトを1つ用意するか、どちらかにすると開く箱の数が落ち着きます。
セクションの並べ方で、板の読み方が決まる
プロジェクトを作ったら、次に決めるのがセクションです。ここが最初のプロジェクト設計でいちばん差が出る部分で、並べ方を変えるだけで一覧の読みやすさが変わります。
工程順に並べる
制作や開発のように、決まった順序で手が動く仕事は工程で並べます。「要件」「制作」「レビュー」「修正」「公開」のような並びです。この形の利点は、タスクがどこで滞っているかがひと目で分かることです。レビューのセクションだけ20件溜まっていれば、確認する人の手が足りていないと判断できます。
注意点は、セクションを増やしすぎないことです。工程を細かく分けるほど、タスクを動かす回数が増えます。動かす回数が増えると、動かし忘れが増え、一覧が実態からずれます。5個前後を上限の目安にしてください。
状態順に並べる
問い合わせ対応や、順序が固定されていない仕事は状態で並べます。「未着手」「対応中」「確認待ち」「完了」のような並びです。工程順との違いは、どの作業でも同じ並びが使えることです。
この形で効くのは「確認待ち」を独立させることです。自分の手は離れたが完了ではない、という状態は、置き場所が無いと「対応中」に埋もれます。埋もれると、相手の返事を待っているだけの項目が、動いていない自分の作業として見えてしまいます。待ちを分けるだけで、一覧の意味が変わります。
期間順に並べる
常設の運用や、優先順位を決めることが主な目的の場合は期間で並べます。「今週」「来週」「今月中」「いつか」のような並びです。この形は、何をやらないかを決めるのに向いています。
「いつか」のセクションは意図的に置きます。やらないとは言い切れないが、いま手を付ける気は無い項目の置き場です。ここが無いと、そういう項目が「今月中」に紛れ込み、期限を過ぎたタスクとして毎日目に入り続けます。目に入り続けるものが多いほど、一覧は見られなくなります。
3つを混ぜない
やってはいけないのは、3つの並べ方を1つのプロジェクトで混ぜることです。「要件」「対応中」「今週」「完了」のような並びは、どこにタスクを置けばよいかが人によって変わります。判断が分かれた瞬間に、一覧は読めなくなります。1つのプロジェクトでは1つの軸だけを使ってください。
タスクの粒度は完了を判定できるかで決める
セクションが決まったら、その中に入れるタスクの大きさを決めます。ここが揃っていないと、他の設計をどれだけ丁寧にやっても一覧は読めません。
目安は1人が数日で終える大きさ
粒度の目安は、担当が1人に決まり、1日から3日で終わる大きさです。これより大きいと、進んでいるのか止まっているのかが外から見えません。これより小さいと、登録と更新の手間が作業時間を上回り、誰も入力しなくなります。
「サイト改修」は大きすぎます。「トップページのファーストビューの画像を差し替える」なら、終わったかどうかを誰でも判定できます。判定できる大きさかどうか、これが唯一の基準です。
名前は動詞で終える
タスク名は動詞で終える形に統一します。「バナー」ではなく「バナーを作る」、「請求書」ではなく「請求書を送る」です。名詞だけの名前は、作るのか、確認するのか、送るのかが読み取れず、担当者が着手前に確認の連絡をすることになります。
この決め事は小さく見えますが、効果は大きいものです。名前を見ただけで着手できる一覧は、開かれます。名前を見て質問が必要な一覧は、開かれなくなります。
大きい塊は親子ではなくセクションで分ける
大きな作業を分解するとき、サブタスクで階層を作りたくなります。しかし前述のとおり、サブタスクは担当者の手元の一覧で見落とされやすい場所です。分解した結果それぞれに担当と期限が付くなら、サブタスクではなく独立したタスクとして並べ、セクションでまとめるほうが確実です。
サブタスクが向いているのは、担当が同じで、期限も同じで、単に手順を書き残しておきたい場合です。作業の中のチェックリストとして使う、という位置づけにすると混乱しません。
定期的に発生する作業は書き方を固定する
毎月発生する作業は、名前の書き方を固定しておきます。「9月分の請求書を送る」「10月分の請求書を送る」のように、頭に期間を置く形です。固定しておくと検索で並び、過去の同じ作業を開いて、そこに書かれたやり方をそのまま使えます。書き方がばらばらだと、毎回ゼロから思い出すことになります。
担当は1人、期限は必ず入れる
タスクの形が決まったら、最後に担当と期限の入れ方を決めます。ここは決め事というより、例外を認めないことが重要な部分です。
担当を複数にしない
Asanaのタスクは担当者を1人だけ持ちます。この設計は制約に見えますが、運用上は利点です。担当が2人以上いる状態は、実務では「どちらもやっていない」に着地しやすいからです。
複数人が関わる作業は、タスクを分けます。「原稿を書く」と「原稿を確認する」は別のタスクで、それぞれ担当が1人です。分ければ、いまボールを持っているのが誰かが一覧から読めます。分けないと、朝の確認で毎回「あれは誰が持っていますか」と聞くことになります。
期限の無いタスクを作らない
期限が空欄のタスクは、実質的に存在しないのと同じです。どのビューにも締切として現れず、期限順に並べたときに末尾へ落ちます。落ちた項目は見られなくなり、忘れた頃に「あれはどうなりましたか」と外から聞かれます。
決められないから空欄にする、という運用はやめます。決められないなら、いったん遠い日付を入れて「いつか」のセクションに置きます。遠い日付が近づいてきたときに、やるかやらないかを判断すればよいだけです。空欄は判断を先送りにしますが、日付は判断の機会を作ります。
入れる人を決めておく
担当と期限を誰が入れるかも、先に決めます。よくあるのは、登録した人が入れる、というルールです。これは自然に見えますが、他の人の作業を登録した場合に、勝手に担当を付けられたと受け取られることがあります。
摩擦を避けるなら、登録した人は「登録と期限」まで入れ、担当は進行をとりまとめる人が週の初めにまとめて割り当てる、という形にします。割り当ての場が定期的にあると、担当の無いタスクが溜まりません。
開始日と期限を分けて考える
Asanaのタスクには期日を入れられます。長い作業では、いつ終わるかと同じくらい、いつ始めるかが重要です。10日かかる作業に期限だけを入れると、担当は期限の2日前に気づきます。開始の日付を意識して運用すると、着手漏れを手前で拾えます。
ビューの使い分けと、無料でどこまで見えるか
同じタスクの集まりを、どの形で表示するかを選べるのがAsanaの特徴です。ここでプランの差がはっきり出るので、始める前に確認しておきます。
無料プランで使える3つのビュー
公式の料金ページでは、Personalプランに「リスト、ボード、カレンダービューの切り替え」と記載されています。英語ページでも「List, board, and calendar views」となっており、この3つは無料の範囲です。
リストは、期限順や担当順に並べて全体を上から確認するのに向きます。ボードは、セクションを列として横に並べ、カードを左から右へ動かす形です。カレンダーは、締切が偏っていないかを見るのに向きます。日々の運用ではボードを主に使い、週の初めにリストで期限順に確認し、月の初めにカレンダーで締切の偏りを見る、という組み合わせが素直です。
工程表は有料プランから
工程表にあたるタイムラインは、無料プランには含まれていません。公式ヘルプのタイムラインの記事には「Available on Asana Starter, Advanced, Enterprise, and Enterprise+ tiers, as well as legacy tiers Premium, Business, and Legacy Enterprise.」と記載されており、「Who can use this feature?」の欄にPersonalは含まれていません。
料金ページ側でも、Starterの機能一覧に「タイムラインとガントビュー」が並びます。説明文は「タイムラインは、スケジュールをすっきりとシンプルに表示します。一方、ガントチャートは、タスクの階層や進捗状況の追跡など、詳細なプロジェクト管理機能を提供します。」とされています。
同様に、カスタムフィールド、レポートダッシュボード、フォーム、ワークフロービルダーと自動化のルールも、Personalの機能一覧には含まれていません。無料プランから有料プランへ移るときに何が増えるのかは、公式の料金ページで確認できます。
何を見たいのかを先に決める
ビューの数が多いと、全部を使いたくなります。しかし、見る場所が増えるほど、更新されない場所が生まれます。最初のプロジェクトでは、日常的に開くビューを1つだけ決めてください。そこだけは全員が毎日開く、という約束にします。他のビューは、必要になったときに足せばよいものです。
人数の上限は登録した時期で変わる
無料で始める場合、いちばん先に当たる壁が人数です。ここは公式ヘルプに例外の記載があるので、正確に押さえておきます。
「Asana Personal includes up to 2 seats per project and team. If your team currently has more than 2 active users, you'll need to take action when downgrading.」 出典: help.asana.com
同じヘルプ記事には、Personalプランに2つの版があることが明記されています。2025年11月12日より後に登録した場合は現行のPersonalで「Up to 2 seats」、2025年11月12日より前からアカウントを持っていた場合は旧版のLegacy Personal Planに該当しうるとされ、こちらは「Up to 10 seats」と記載されています。旧版の対象になる条件として、その日より前からPersonalを使っていた場合、その日より前に無料の試用を始めた場合、その日より前の90日以内に支払いを始めた場合が挙げられています。
料金ページにいま表示されているのは「2 人のユーザー」だけです。つまり、これから新しく無料で始める場合の前提は2人です。5人から数十人のチームで進行をまとめたいなら、無料の範囲では収まりません。ヘルプにも「For teams of 3 or more people」以降はStarterプランを検討するよう案内があります。
有料プランの料金
2026年9月2日時点の公式ページの表示を、通貨ごとに整理しておきます。プランは変わるので、実際の契約前には必ず公式で確認してください。
日本語ページの表示は日本円で、Starterが年払いで1,200円、月払いで1,475円です。いずれもユーザー1人あたりの月額表記です。Advancedは年払いで2,700円、月払いで3,300円です。Enterpriseは「料金についてはセールスチームにお問い合わせください」と表示されています。年払いと月払いの切り替えでは、年払い側に「最大 18% オフ」と表示されます。
英語ページは米ドル表示で、Starterが年払いで10.99ドル、月払いで13.49ドル、Advancedが年払いで24.99ドル、月払いで30.49ドルです。日本円の価格と米ドルの価格の換算方法についての説明は、公式ページには見当たりませんでした。
税の扱いも確認しておきます。日本語ページのよくある質問では、表示される料金には税金が含まれておらず、請求先住所が日本国内にある場合は事業上の購入金額に対して日本の消費税が課税される、と説明されています。つまり表示は税抜です。詳しい内訳は公式の料金ページで確認できます。
有料にすると人数の上限は外れる
料金ページのStarter以上には「ライセンス数の上限なし」と記載され、説明文は「上限に達することなく、また 1 人あたりの追加料金なしで、必要なだけチームメンバーを追加できます。」となっています。人数そのものの天井は無く、増えた分だけ席を買う形です。ここは前述のシート刻みと合わせて読むと、実際の請求額が想像しやすくなります。
社外の人をどう入れるか
受託の進行や、外部の協力者と一緒に進める案件では、社外の人をどう扱うかが費用にも運用にも効きます。
ゲストは人数に数えられない、ただし条件がある
公式ヘルプでは、ゲストを「組織のメールドメインを共有していない利用者」と定義しています。そのうえで、よくある質問「Do I have to pay for guests in a paid organization?」への回答は「No. Guests do not contribute toward your overall membership count when upgrading an entire organization.」です。別の記事にも、ゲストは請求の人数に数えられず、契約の席も占有しないと書かれています。
ただし例外があります。前述のとおり、組織ではなくワークスペースを使っている場合は、ゲストも有料プランの人数に数えられると明記されています。ゲストは無料だと考えて設計する前に、自分たちが組織とワークスペースのどちらで運用しているかを確認してください。
ゲストにできないこと
ゲストは、明示的に共有されたものだけが見える設計です。公式ヘルプには、ゲストはルールを作成したり所有したりできない、タスクのテンプレートを作成・編集できない、カスタムフィールドの設定を作成・編集できない、チームを作成したりチーム設定を編集したりできない、と記載されています。有料機能に対しては受け身の形で関われる、という説明もあり、たとえばカスタムフィールドの値を選ぶことはできても、フィールドそのものを編集することはできないとされています。
これは運用の設計に直結します。外部の協力者に板の整備まで任せる想定なら、ゲストでは足りません。作業の登録と更新だけを担ってもらう想定なら、ゲストで十分です。役割を先に決めてから招く形にすると、あとで権限をめぐるやり取りが発生しません。
従業員をゲスト扱いにしない
費用を抑える目的で自社の従業員をゲストとして招く方法は、公式に禁止されています。ヘルプには、ゲストのアカウントは顧客や請負先などの外部の取引先と協業するためのものであり、従業員に対して利用者としての契約を用意せずゲストとしてアクセスさせることは許可されない、という趣旨の記載があります。設計の段階で候補に入れないでください。
出し入れの経路を先に確かめておく
最後に、始める前に確認しておくと安心できるのが、データを入れる方法と出す方法です。ここを見ておくと、合わなかったときに引き返せます。
取り込みはCSVと貼り付け
公式ヘルプには「You can import tasks to a project in Asana using CSV.」と記載されています。操作としては、プロジェクト名の横のメニューから取り込みを選び、CSVを指定する流れです。すでにスプレッドシートで一覧を管理しているなら、この経路で最初のタスク群を作れます。
CSV以外の方法として、タスク名の一覧をコピーして貼り付ける方法も案内されています。改行ごとに新しいタスクが自動で作られるという説明で、思いついた作業をメモ帳に並べてから一気に流し込む、という始め方ができます。最初のプロジェクトを作るときは、この方法がいちばん早いことが多いものです。
書き出しはJSONとCSV
書き出しについては「You can export your project to the text-based file formats JSON or CSV.」と記載されています。よくある質問への回答でも、JSONまたはCSVの形式で書き出せると明記されています。プロジェクト以外に、検索結果の表示や自分のタスクも書き出せると案内されています。
用途としては、バックアップの保持、表計算での集計、外部の関係者との共有、記録の保存、他の業務システムとの連携が挙げられています。この記事の詳細は公式ヘルプの取り込みと書き出しの案内で確認できます。なお、この機能はPersonalを含む全プランが対象と記載されています。
出せる形が分かっていると、道具の選択が気楽になります。合わなければ書き出して別の場所へ移せるからです。逆に、出す方法を確認しないまま数か月分の記録を溜めると、あとから動けなくなります。
板をひとつにまとめる道具から見た考察
ここまで挙げてきた決め事は、どの道具を使っていても必要になるものです。チームの切り方、プロジェクトの切り方、セクションの並べ方、タスクの粒度、担当と期限。これらが文章になっていれば、道具の乗り換えは移行作業でしかなくなります。逆に、決め事が無いまま道具だけを替えると、同じ壊れ方を新しい画面で繰り返します。
そのうえで、道具の側にも向き不向きがあります。Asanaが強いのは、ひとつの作業の集まりを複数の形で見られることです。リスト、ボード、カレンダー、そして有料プランからはタイムラインとレポートが加わります。部署をまたいだ運用や、属性を細かく設計して集計まで一貫させたい現場では、この層の厚さがそのまま利点になります。自動化のルールや外部サービスとの連携を軸に組み立てたい場合も同じです。この使い方が中心なら、乗り換える理由はほとんどありません。
一方で、5人から数十人のチームで、やることの並びと担当と締切が見えていれば足りる、という現場もあります。機能の設計より、全員が毎日開いて動かしてくれることのほうが重要な場合です。この場合に効くのは、機能の多さではなく、覚えることの少なさです。作業を1枚のカードにして、板の上を左から右へ動かすだけ。決め事は「どの列に置くか」「誰の名前を貼るか」「いつまでか」の3つに絞る。この形にすると、入力する人が増え、一覧が実態に追いつきます。
板型の道具を検討する場合、判断の材料として押さえておくべき点を整理しておきます。まず、どこまでできるかを先に確認しておく必要があります。板とカードで進行をまとめる道具の機能範囲はできることにまとまっており、何ができて何ができないかを見ておくと、入れてから困る事態を避けられます。
料金の考え方も、設計に影響します。使いたい機能ごとにプランを上げる仕組みだと、どの機能がどのプランかを常に気にしながら運用を組むことになります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという考え方であれば、機能の可否を気にせずに設計だけに集中できます。区切り方の詳細は料金に記載があります。
いま使っている道具からの移り方も、決め手のひとつです。Trelloからの移行には、既存のボードをそのまま取り込む手順がまとまっています。ただし、自動で取り込めるのはTrelloだけである点は先に知っておくべきです。他の道具から移す場合は、書き出したCSVを見ながら手で並べ直す作業が発生します。データの扱いや保管の考え方は安全性の考え方に整理されています。
道具ごとの向き不向きを並べて見たい場合は、比較の一覧から個別のページに入れます。この記事の主題との違いを直接確かめたいならAsanaとの比較に、ビューの持ち方や設計の考え方の差がまとまっています。板型の道具どうしで迷っているならTrelloとの比較とJootoとの比較が近い比較になります。課題の属性を細かく設計したいならBacklogとの比較、文書とタスクを同じ場所に置きたいならNotionとの比較、複数の部門をまたいだ運用を想定しているならmonday.comとの比較が判断の材料になります。導入前によく出る疑問はよくある質問にまとまっています。
こうした板型の道具にも、認めておくべき制約があります。リポジトリ機能は無いので、コードの履歴と作業を同じ画面で追いたい現場には向きません。自動化と外部連携では勝負しない方針なので、他のシステムと細かく連動させたい要件があるなら別の選択肢を検討することになります。画面は日本語のみなので、海外のメンバーが日常的に触る体制には合いません。Asanaは対応言語に日本語を含む複数の言語が並び、表示言語は利用者ごとに切り替えられる設計になっているので、この点は明確な差です。当てはまるなら、いまの道具を続けるほうが合理的です。
最後に、判断の順番を整理しておきます。道具を替えるかどうかを先に考えるのではなく、この記事で挙げた5つの決め事を文章にしてみてください。書けるなら、いまの道具のままで最初のプロジェクトは組み立てられます。書いてみて、「この決め事はいまの道具では表現できない」という項目が出てきたときが、道具を見直す時期です。多くのチームで実際に詰まるのは、機能が足りないことではなく、置き場所を決めないまま画面だけが増えていることのほうです。
Q1. Asanaの無料プランは何人まで使えますか？
2026年9月2日時点の公式料金ページでは、無料のPersonalプランは「2 人のユーザー」と記載されています。ただし公式ヘルプには旧版の記載もあり、2025年11月12日より前からアカウントを持っていた場合はLegacy Personal Planとして10人までに該当しうるとされています。これから新しく始める場合の前提は2人です。
Q2. 最初のプロジェクトはどの単位で作ればよいですか？
完了条件が言葉にできる単位で切ります。「サイトのリニューアル公開」のように、終わったと言い切れるものです。部署名や担当者名で切ると終わりが無く、閉じられないまま一覧が積み上がります。問い合わせ対応のような常設業務は、常設のプロジェクトを1つ作り、月や四半期のセクションで区切って締める運用にしてください。
Q3. タスクはどのくらいの大きさで登録すればよいですか？
担当が1人に決まり、1日から3日で終わる大きさが目安です。判定の基準は、終わったかどうかを誰でも判断できるかどうかです。「サイト改修」は大きすぎて完了を判定できません。名前は「バナーを作る」のように動詞で終える形に統一すると、着手前の確認のやり取りが減ります。
Q4. 工程表は無料プランで使えますか？
公式ヘルプのタイムラインの記事には、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+と旧プランのPremium、Business、Legacy Enterpriseで利用できると記載されており、Personalは含まれていません。料金ページでもPersonalの機能一覧は「リスト、ボード、カレンダービューの切り替え」のみです。工程表が必要ならStarter以上を検討することになります（2026年9月2日時点）。