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非同期コミュニケーションを取り入れようとして、うまくいかなかったという話はよく聞きます。会議を減らすと宣言して、報告は文字で書くことにした。それが3週間で元に戻り、会議はそのまま残ったうえに、読まなければいけないチャンネルが1つ増えた。この形が、いちばん多い失敗です。
原因は、道具の選び方ではありません。非同期は道具の話ではなく、返信までにかかる時間の約束だからです。どれだけ待てばよいのかが決まっていない状態で会議だけを外すと、待つ時間が消えるのではなく、見えなくなります。答えが要る人は、席まで歩いてきます。
この記事では、非同期コミュニケーションが実際に何を指しているのか、どの種類のやり取りが文字に向いていて、どの種類が向いていないのか、続けるために決めるべき4つのこと、同期のまま残すべき場面、道具を見るときの基準、そして2週間で試す手順までを順に扱います。読み終えたときに、自分のチームで次に何を決めればよいかが1つに絞れることを目指します。
同期は、送る人と受け取る人が同じ時間に居合わせるやり取りです。会議、電話、その場で返事が返ってくる前提のチャット。非同期は、送る人が相手の手が空くのを待たないやり取りです。メール、タスクへのコメント、あとで読まれる前提の投稿。定義そのものは、これだけです。
大事なのは、この定義から何が続くかです。送る人が待たないのであれば、いつ返ってくるのかを送る人が知っている必要があります。知らなければ、催促する以外に安全な行動がありません。返信の期限を決めずに「うちは非同期でやっています」と言っているチームは、待ち時間を消したのではなく、待ち時間を人の不安に変えただけです。急いでいる人は歩いてきますし、同じ内容のメッセージを4回送ります。避けようとしていた割り込みが、別の入口から戻ってきます。
つまり、非同期のチームが最初に作るべきものは道具ではなく、文章です。どの経路なら、どれくらいで返ってくるのか。カードのコメントは翌営業日の終業まで。個人あてのメッセージは当日中。急ぎ専用の場所は1時間以内。数字そのものに正解はありません。決まっていて、全員が知っていることに意味があります。期限が公開されていれば、待っている側は「無視されているのか」を考えずに済み、返す側は「すぐ返さなくてよい」という許可を手に入れます。24時間以内と書いてあるだけで、休憩中に通知を開く必要が消えます。
もう1つ、言葉の整理をしておきます。非同期は「話さないこと」ではありません。会議をゼロにすることでもありません。会議が持つ役割のうち、情報を伝えるだけの部分を文字に移し、話し合うことにしか使えない時間を会議に残す。それだけの作業です。減らすのではなく、割り振り直すという言い方のほうが実態に近いです。
なぜこの割り振りに手間をかける価値があるのか。やり取りに使われている時間が、そもそも小さくないからです。
それでも、非同期コミュニケーションが重宝されてきたのは、ビジネスパーソン（特にナレッジワーカー）による日々の仕事において、コミュニケーションが実に大きな割合を占めているからだ。Loomの2023年5月調査（参考文書（英語））によれば、ナレッジワーカーは「1日平均3時間43分（＝1日の労働時間の約半分）」をメールやチャットツール、ビデオ会議、電話などを使ったコミュニケーションに費やしているという。ゆえに、同期、非同期のコミュニケーションの効率性、有効性を高められれば、日々のナレッジワークのパフォーマンスを大幅に向上できる可能性がある。 出典: atlassian-teambook.jp
1日3時間43分という数字が示しているのは、やり取りの形を変える作業が、細かい効率化ではないということです。労働時間の半分近くを占めている領域なので、ここの組み立てが1割変われば、他のどんな工夫よりも効きます。逆に言えば、組み立てが悪いままだと、他の場所でどれだけ工夫しても埋まりません。
同じ記事は、世界のナレッジワーカーの5割近くがフルタイムのリモートワークかハイブリッドワークで働いていて、その移行でパフォーマンスが落ちる大きな要因の1つが、非同期コミュニケーションがうまく行えていないことだと整理しています。全員が同じ部屋にいた頃は、組み立てが悪くても、振り向いて聞くことで埋められていました。席が離れると、その埋め合わせが効かなくなります。非同期が話題になっているのは、働く場所が散ったからというより、埋め合わせが効かなくなって初めて組み立ての粗さが表に出た、という順序です。
進行をとりまとめる立場から見ると、この話には別の面もあります。やり取りに時間が溶けているのは、とりまとめる人がいちばん深刻です。人に聞いて回る、聞かれて答える、同じ説明を3人にする。この作業は会議の外にあるので、会議を数えても見えません。非同期の組み立てが効く相手は、実は全員ではなく、情報が集まる位置にいる人です。
非同期化がうまくいかない最大の理由は、やり取りを1種類として扱うことです。実際には4種類あり、文字にしたときの振る舞いが違います。
| やり取りの種類 | 文字に向くか | 理由 |
|---|---|---|
| 伝えるだけの情報（進捗、決まったこと、あとで要る事実） | 向く。会議より速い | 読む時間は聞く時間より短く、あとから探せる |
| 答えが1つに決まる質問 | 向く | 答えが事実なので、文字にして失うものが無い |
| 選択肢に一長一短があり、影響する人が3人以上いる判断 | 半分向く | 選択肢を書くのは効く。選ぶ作業は話したほうが速い |
| 反対意見、厳しい指摘、人についての話 | 向かない | 声や表情が運んでいた部分が落ち、誤読の代償が大きい |
時間が集まっているのは上の2つです。8人が順番に1週間を報告する定例は、まるごと1つめに当たります。文字に移して失われるものが無く、削減される時間は大きい。どのブランチから出すかという質問は2つめで、答えが1つに決まるので予定を押さえる必要がありません。
判断が要るのは3つめです。選択肢、制約、推したい案を先に文字で書くのは、ほぼ常に得をします。書くことで考えの筋道が表に出て、その場にいない人も口を出せるようになります。そのうえで、選ぶ作業は15分の通話で済むことが多い。全員が同じ文章を読んでいる状態から始められるためです。文字か会議かではなく、文字で準備して会議で決めると考えると外しません。
4つめは、非同期化の対象から外して守る側に置きます。厳しい指摘を文字で送ると、送る側の気まずさは消えますが、受け取る側の負担は増えます。書き手が推敲する時間があるぶん、読み手は「ここまで考えて書かれた」と受け取ります。反対意見も同じで、文字のやり取りは2往復を超えると角が立ちます。短く書いた文が冷たく読まれるためです。この種類は、話す場所に残すのが安全です。
先に得られるものを整理します。よく挙げられる「柔軟な働き方」は結果であって、実務で最初に効くのはもっと地味な4つです。
1つめは、まとまった時間が戻ることです。会議が1日に何本も入ると、間に挟まった30分は資料を開いて閉じるだけで終わります。会議の数そのものより、会議と会議のあいだが使えなくなることのほうが痛い。伝えるだけの報告会を外すと、消えていた細切れが1本につながります。集中が要る仕事を持っている人にとっては、これが最大の効果です。
2つめは、決まったことが残ることです。話して決めた内容は、その場にいた人の数だけ解釈が生まれます。文字にしてカードへ残すと、解釈が1つになります。1か月後に同じ議論が起きなくなる効果は、時間の節約としてはすぐ数えられませんが、とりまとめる立場の負担としてはいちばん大きく変わります。
3つめは、その場にいなかった人が参加できることです。時差がある、育児や介護で時間が固定できない、他の案件と掛け持ちしている。同期の会議はこの人たちを構造的に外します。文字なら、読む時刻を選べるので外れません。2時間しか重ならない相手と組む場合、選択肢は非同期しかありません。
4つめは、答えの質が上がることです。口頭で振られた質問は、その場の思いつきで答えます。文字で来た質問は、調べてから答えられます。即答が要る質問と、正確さが要る質問を分けるだけで、やり直しが減ります。
この4つはどれも、会議を減らした量には比例しません。伝えるだけの情報を正しく文字に移せたかどうかに比例します。会議の本数を目標にすると、内容の仕分けが飛ばされて、4つのどれも手に入りません。
非同期の利点だけを並べた説明は、導入したあとに効きません。実際には確実に増えるものが4つあり、それを見込んでおかないと「思っていたのと違う」で終わります。
1つめは、書く時間です。口で言えば20秒で済む話を文字にすると、3分かかります。ここだけを見れば非同期は明確に損です。得になるのは、その3分が1回で済んで、あとから読み返せて、同じ説明を3人にしなくてよくなる場合だけです。つまり、1回しか読まれない情報を文字にするのは割に合いません。会議で話して消える内容と、カードに残って再利用される内容を分ける判断が、ここで要ります。
2つめは、決まるまでの時間です。文字で判断を進めると、1往復ごとに待ち時間が入ります。3往復すれば3日かかることもあります。急いでいない判断ならそれで構いませんが、締切が近い判断を文字で進めるのは危険です。期限が決まっている案件では、文字で材料をそろえて、決める作業は通話に置く形が安全です。
3つめは、入ったばかりの人の負担です。会議に出ていれば、周りの会話から仕事の勘所が自然に入ってきます。非同期に寄せると、その情報は文字を探しに行かないと入りません。何が書いてあるかを知らない人は、探すこともできません。入って最初の1か月だけは同期の時間を厚くするという例外を、最初から決めておくほうが結果はよくなります。
4つめは、読む量です。会議を減らすと、その分が読む作業に移ります。移った先が整理されていなければ、負担は減らずに形が変わっただけになります。読む量を抑えるには、誰に向けた情報なのかを書き手が絞る必要があります。全員宛の投稿を増やすやり方は、いちばん失敗しやすい形です。
この4つは、非同期をやめる理由ではありません。どこまで寄せるかを決めるための材料です。伝えるだけの情報は文字に寄せ、期限が近い判断と入ったばかりの人への説明は同期に残す。その線を先に引いておけば、増えるものが想定内に収まります。
種類を分けたら、次は運用の決めごとです。4つあります。
返信の期限を、経路ごとに数字で書く。 姿勢としてではなく、数字として書きます。待っている人が、自分がもう答えをもらえる時刻を過ぎているのかどうかを、判断せずに確認できる状態が目標です。公開された期限は、返す側にとっては即答しなくてよいという許可でもあります。常に反応していなければならないという圧は、この1文で半分消えます。
決まったことの置き場を、必要になる前に決める。 4つのうちで最も飛ばされ、最も損害が大きいのがこれです。チャットのスレッドで決まったことは、およそ3日は見つかります。それを過ぎると、そのスレッドにいた人の記憶の中にしか無くなり、1か月後に同じ議論が始まります。対策は仕組みの話で、決まったらそれが影響する物に書く。週報にまとめるのでも、チャンネルに固定するのでもなく、その決定で変わるカードや案件に貼り付けます。次にその仕事を持つ人が、探さずに見つけられる場所が置き場です。
急ぎの合図を1つ決める。 非同期が本当に危ないのは、翌営業日の期限が付いた列に、今すぐ必要な用件が並んでいるときです。これは待てないという意味の場所か合図を1つ用意し、何がそれに当たるのかを共有します。用意しないと、全員が保険として全部を急ぎ扱いにし、期限の数字が意味を失います。
同期に残す会議を、先に名指しする。 減らす話から始めると、残すべきものまで一緒に消えます。先に残すほうを決めておくと、それ以外を検討の対象にできます。
この4つを、場の使い分けと一緒に決めることをすすめている資料もあります。
非同期型コミュニケーションチャンネルをはじめとしたテクノロジーツールを職場でどう使うのか、基本的なルールを決めておくのもおすすめです。例えば、新着メッセージへの応答は必ず翌日の業務時間終了までに行うといったようなルールです。バーチャルな休憩所を設置して、本題からはずれた会話はすべてそこに誘導するのもよいでしょう。たいていの場合は、個人のスマートフォンなどのデバイスで非同期コミュニケーションチャンネルにログインするので、会社のデータを保護するために新しいセキュリティ手順を導入する必要もあるでしょう。 出典: slack.com
後半で触れられている点は見落とされがちです。非同期にすると、読む場所が個人の端末に広がります。見せる範囲と記録の残り方をどう設計するかは、道具を入れる側ではなくデータを預かる側の判断になります。ロールで見える範囲を分け、誰がいつ何を変えたかを残すという考え方は、安全性の考え方のページで組み立てとして説明されています。社外のパートナーと同じ板を使う場合は、先に読んでおくと話が早いです。
非同期の運用が崩れるとき、ほぼ必ず同じ形をしています。全部がチャットに入っている状態です。
チャットが得意なのは1つだけで、見ていない人に届けることです。そして、多くのチームがチャットに期待している役割、つまり記録を保つことは苦手です。時間の順に積み上がる作りなので、あとから探すには、いつ話されたかを覚えている必要があります。覚えていないから探しているので、この条件は最初から成立していません。
区別を覚えるなら、チャットは川、カードは棚と考えると扱いやすくなります。川に置いたものは流れていきます。棚に置いたものは置いた場所にあります。タスクについての質問は川で構いません。その答えは棚に置きます。
実務では3つの習慣になります。進んでいるかどうかはカードの状態で表す。メッセージで報告しません。なぜそう決めたのかはカードのコメントに書く。6週間後にそのカードを開いた人が、範囲を決めた理由を読めるようにするためです。そして、気づいてほしいという合図だけをチャットに流し、その合図はカードを指します。
ここで道具の作りが効いてきます。会話の道具と仕事の道具が別の製品なら、川から棚に移す作業は人の手による転記になります。転記は、忙しい週にいちばん早く落ちる工程です。メッセージからカードを直接指せて、カードのコメントが普段から読まれている画面と同じなら、記録は誰も維持しなくても溜まります。非同期の決めごとが四半期もつか2週間で崩れるかの差は、たいていここにあります。会話とカードの距離をどう作っているかは、できることのページで、チャンネルとカードのコメントと受信箱の関係として説明されています。
非同期を基本にすることは、会議をゼロにすることではありません。話したほうが安いものが4つあり、これは守ります。
誰も形を整理できていない問題を、一緒に形にする場面。 早い段階の検討は、部屋でやると速く、文字だと遅くなります。役に立つ動きが、相手の言葉を途中で引き取ることだからです。文字では、引き取るまでに半日かかります。
意見が割れている場面。 文字で2往復したら止めて話す、という目安が実用的です。書いた文が短いほど冷たく読まれるので、往復するほど温度が下がります。
人の仕事についての指摘。 これは必ず話す場に置き、文字は記録として後ろに回します。文字の代わりにするのではなく、話したあとに残す形です。
意図して取る雑談の時間。 非同期にすると、たまたま隣で交わされていた会話が消えます。それを何にも置き換えないチームは、効率はよくても壊れやすくなります。本題から外れた話を流す場所を別に用意するのは、この穴を埋めるための処置です。
この4つを先に名指ししておくと、非同期化の作業が「何を文字にするか」ではなく「何を残すか」から始まります。順番が逆になるだけで、現場の反発はかなり小さくなります。会議を取り上げられる話ではなく、要らない報告から解放される話として受け取られるためです。
道具を比べる段になると、機能の一覧表を並べたくなります。ただ、非同期の運用で効くかどうかは、機能の数では決まりません。見るべきものは3つです。
1つめは、記録の置き場が仕事の単位と同じかどうか。決まったことをカードに残せるか、そのカードが普段開く画面にあるかを見ます。別の文書置き場に残す作りだと、転記の工程が増えます。
2つめは、同じ情報を別の形で見られるかどうか。カンバンで見ていた一群を、そのまま工程表として見られるか。書き出して別の表を作る必要があるなら、その表は1人が抱えることになり、他の人は最新の状態を見られません。
3つめは、無料で試せる範囲が人数で切られているか、それ以外で切られているか。人数で切ると、8人のチームを2人が評価することになり、続くかどうかの判断ができません。ここは製品ごとに考え方が違うので、料金のページで、どこから有料になるのかを先に見ておくと比較が短く済みます。この製品では、機能ではなく人数とボードの数で区切る作りにしていて、機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという形にしています。
他社との違いを1つずつ確かめたい場合は、比較の一覧に製品ごとのページがまとまっています。たとえばBacklogとの比較では、ガントチャートがどのプランから使えるかを料金表の数字で並べたうえで、Git・SVNのリポジトリが内蔵されているのは相手側だけだという点も書いてあります。開発の成果物と課題を同じ場所で扱いたいなら、そのままのほうがよい場合があります。自動化と外部連携の幅で選ぶ場面も同じで、乗り換えない理由があるなら、それを先に確かめたほうが早いです。
いま使っているボードを作り直す手間が気になる場合は、Trelloからの移行のページに、エクスポートしたファイルを読み込む形での移し方と、カード・ラベル・チェックリスト・添付・コメントがどう扱われるかが一覧になっています。自動で取り込めるのはTrelloだけなので、他の製品から移る場合は手作業が残ります。
決めごとを一度に全部入れると、たいてい何も定着しません。試す範囲を1つに絞ります。
参加人数がいちばん多く、話し合いがいちばん少ない定例を選びます。多くの場合は進捗の報告会です。それを2週間だけ、決まった時刻までにカードへ文字で書く形に置き換え、元の時間には15分だけ枠を残します。読んで出てきた話をその枠で扱います。
始める前に2つだけ決めます。1つは、何を書けば報告として成立するのか。「更新を書いてください」だけでは、1行で終わる人と長文になる人に分かれます。動いたこと、止まっていること、誰かに決めてほしいこと。この3つで充分です。もう1つは、誰が読むのか。名前で決めます。読む責任が誰にも無い報告は、引き出しに入れた書類と同じで、2週間後に「文字では回らなかった」という結論になります。
2週間で2つのことが分かります。その会議のうち、どれだけが伝えるだけの情報だったか。これが削減できた分量です。そして、どのやり取りは本当に部屋が必要だったか。これが、文字にしようとしなくてよいものの一覧です。試したチームは、会議を消すのではなく短い形で残すことが多く、それが正しい結果です。
崩れ方にも型があります。1つめは、転記を人の記憶に頼っている型。忙しい週に落ち、落ちたことに誰も気づきません。2つめは、急ぎの合図が無い型。本当に急ぐ用件が列で待つので、全部を急ぎ扱いにする動きに戻ります。3つめは、書く人が増えない型。とりまとめる人だけが書き、他の人は読むだけになると、報告の表は1か月で嘘になります。3つとも、人の心がけでは直りません。置き場と合図を、道具の作りの側に寄せるしかありません。
この製品の案内ページを並べて読むと、非同期の運用で詰まる箇所に合わせて機能が置かれていることが分かります。どの機能が便利かという話ではなく、どの工程を人の手から外すかという並びです。
チャンネルでの会話とカードのコメントと受信箱が同じ場所にあるのは、川から棚への転記を人にやらせないためです。8種類のボードが同じカードを別の形で見せる作りなのは、カンバンと工程表を別の表として維持する作業をなくすためです。操作ログとログイン履歴が残るのは、決まったことが「いつ・誰によって」変わったのかを、記憶ではなく記録で追えるようにするためです。無料の範囲を機能ではなく人数とボードの数で切っているのは、8人のチームを8人で試せるようにするためです。
裏を返すと、この作りが向かない場合もはっきりします。リポジトリを同じ場所に置きたい、自動化の幅と外部サービスとの連携の数で選びたい、画面を日本語以外で使う人がいる。この3つのどれかが要件の中心なら、他の製品のほうが合います。案内ページ側でもその線は隠していないので、よくある質問を先に読んで、合わない点を洗い出してから試すほうが早く済みます。
非同期コミュニケーションで最初に変えるものを1つだけ選ぶなら、返信の期限を経路ごとに書き出すことです。書き出したら、次に決まったことの置き場を決め、それを仕事が既に載っている場所に合わせます。この2つが決まっていれば、道具を入れ替えても運用は生き残ります。逆にこの2つが決まっていないと、どの道具を入れても3週間で元に戻ります。決めた内容は、社内の資料ではなく、実際に仕事が載っている板の上に書いておくほうが残ります。資料に書いた決めごとは読まれませんが、毎日開く画面に書いてあれば、新しく入った人にもそのまま伝わります。
正しい数字はなく、公開されている数字があるかどうかが問題です。よく使われる形は、個人あてのメッセージが当日中、カードのコメントが翌営業日の終業まで、急ぎ専用の場所が1時間以内です。待っている人が、答えがもう遅れているのかどうかを推測せずに確認できれば充分です。
いいえ。会議が役に立つ場面は4つ残ります。誰も整理できていない問題を一緒に形にする場面、意見が割れている場面、人の仕事について指摘する場面、意図して取る雑談です。外して効果が大きいのは、順番に情報を読み上げるだけの報告会です。
その決定で変わる物、つまりカードや案件に残します。チャットのスレッドに残した決定は3日ほどで見つけられなくなり、1か月後に同じ議論が始まります。カードのコメントに残せば、次にその仕事を持つ人が、どこで話されたかを知らなくても見つけられます。
崩れ方は3つの型に分かれます。転記を人の記憶に頼っていた場合、急ぎの合図が無くて全部が急ぎ扱いに戻った場合、書く人が増えずにとりまとめ役だけが書いていた場合です。どれも心がけでは直らないので、記録の置き場と急ぎの合図を道具の作りの側に移してから、もう一度試します。