Brabioからデータを移す｜持ち出せるものと、手で作り直す部分

Brabioからデータを移すと決めたとき、最初に知りたいのは「何がそのまま運べて、何を手で作り直すことになるのか」です。ここが分からないまま新しい道具の試用を始めると、途中で手が止まって元の場所に戻ることになります。この記事では、公式ヘルプに公開されているファイルの仕様と書き出しの手順をもとに、運べるものと運べないものを列の単位で切り分け、移す作業にどれだけの時間を見ておけばよいかを整理します。

移る話が出るとき、たいてい先に決まっていないこと

進行の道具を替える話は、だいたい人が増えたときか、画面の形が合わなくなったときに出ます。そして出た瞬間に、たいてい2つが決まっていません。1つは「いつまでに切り替えるか」、もう1つは「過去の案件をどこまで持っていくか」です。

この2つを決めないまま移行の作業に入ると、範囲が際限なく広がります。3年前に終わった案件のコメントまで移そうとして、結局どれも中途半端になる。よく聞くのはこの形です。過去の記録は読めればよいのか、新しい場所でも検索できないと困るのか。ここで答えが変われば、作業量は10倍違います。

先に決める順番としては、次の3つが現実的です。1つ目、進行中の案件だけを移す。終わった案件は書き出したファイルを保管場所に置くだけにする。2つ目、切り替えの日を1日決めて、その日以降の更新は新しい場所にだけ入れる。3つ目、古い場所は一定期間だけ読める状態で残し、期限を決めて閉じる。この3つを最初に紙に書いてから作業に入ると、判断で止まる回数がかなり減ります。

移す作業そのものは、後述するとおり列の並べ替えが中心です。難しくはありませんが、量が読めないと予定が立ちません。まずは移す対象のプロジェクトが何件あるのかを数えてください。それが作業時間の見積もりの起点になります。

書き出しの経路は2つあり、性質がまるで違う

公式ヘルプには、書き出しの方法が2つ書かれています。この2つは名前が似ているのに、使い道が正反対です。

1つ目は、ガントチャートの画面から「入出力」を押して、1つのプロジェクトを書き出す方法です。エクセル形式とCSV形式のどちらかを選べます。この形で書き出したファイルは、同じ道具に読み込み直すことができます。つまり複製や作り直しに使える経路です。

2つ目は、プロジェクトリストの画面から複数のプロジェクトを選んで、1枚のシートにまとめて書き出す方法です。公式ヘルプには、この一括の書き出しについては読み込みができないと明記されています。また、エクセルに出力できるセルの数の上限が3,000,000セルと書かれていて、これを超えると出力されません。

移行の場面でどちらを使うかというと、両方です。全体の棚卸しには一括の書き出しが向いています。どのプロジェクトに何件のタスクがあり、誰が担当しているのかを1枚で見渡せるので、移す範囲を決める材料になります。実際に中身を運ぶときは、1つずつ書き出したファイルを使います。列の構造が扱いやすく、取り込み先の形式に合わせて整えやすいからです。

なお、一括の書き出しで作ったファイルを読み込む場合の挙動についても仕様の説明があり、「project」と指定された行から次の「project」の行の直前までが1つのプロジェクトのデータとして認識される、と書かれています。この構造を知っておくと、1枚のシートから特定の案件だけを抜き出す作業が組み立てやすくなります。

無料のままだと、書き出しは1日3回まで

見落とされやすい制約があります。公式ヘルプの書き出しの説明に、フリープランでは1日にのべ3回までの書き出しができ、有料プランでは無制限だと記載されています。

移行の作業でこれが効いてくるのは、やり直しが発生したときです。書き出して、列を整えて、取り込み先に入れてみたら並びが違った。もう一度書き出して確かめたい。この往復を1日に3回しかできないと、20件のプロジェクトを移すのに何日もかかります。

対処は2つです。1つは、最初の1件で列の並びを完全に確定させてから、残りをまとめて書き出す進め方。試行錯誤を1件に閉じ込めれば、回数はほとんど消費しません。もう1つは、移行の期間だけ有料プランに上げて、書き出しを無制限にしてから作業する進め方です。プラン変更は翌月から課金が始まり、変更した当月は無料で使えると公式に書かれているので、月の初めに上げて月内に作業を終えれば費用がかからない可能性があります。ただし締日の扱いは後述する条件があるので、実行する前に自分の契約の状態で確かめてください。

どちらにしても、行き当たりばったりで何度も書き出す進め方は避けたほうが早く終わります。書き出す前に、取り込み先が必要とする列を紙に書いておくこと。これだけで往復の回数が半分以下になります。取り込み先の受け入れ口が決まっていない段階で書き出しを始めるのは、行き先を決めずに荷物を詰めるのと同じです。

エクセルの列に、何が入っているか

公式ヘルプのファイルの仕様のページに、書き出されるエクセルシートの項目が14個並んでいます。移行の判断はこの一覧を見れば9割決まるので、そのまま整理します。

番号	項目	中身
1	タイプ	project / milestone / task / folder のいずれか
2	アウトライン	階層の深さを整数で表す
3	ID	上書きのときだけ有効。追加では指定できない
4	タイトル	各データの名前
5	開始日	YYYY/MM/DD の形式
6	〆切日	YYYY/MM/DD の形式
7	ステータス	未着手 / 作業中 / 停止 / 完了確認 / 完了
8	進捗率	0から100の値
9	状況	出力はされるが読み込めない
10	メンバー	メールアドレスまたは表示名
11	内容	タスクの内容。マイルストーンでは色を表す
12	メンバーID	内部的に割り振られたID
13	リンクID	他のタスクとつながっている場合のID
14	固定リンクID	間隔が固定されたリンクのID

この一覧を見て最初に気づくのは、運べるのが「骨格」だという点です。何という名前の作業が、いつからいつまでで、誰が担当していて、何割進んでいるか。工程表としての骨組みはそのまま出ます。逆に、その周りに溜まったやり取りはここに出てきません。

隠れている列を開かないと、半分しか見えない

書き出したファイルを開いて、列が足りないと感じることがあります。公式ヘルプには、見やすさのためにD列の左側と、K列とO列の間に隠れている項目がある、と説明されています。再表示すると足りない項目が出てくる、という案内です。

これを知らないまま「この項目は出ていない」と判断すると、移行の設計を間違えます。特にメンバーIDとリンクIDは隠れている側に入っていることがあり、この2つは後述するとおり前後関係を運ぶために必要です。

作業の手順としては、書き出したファイルを開いたら真っ先にすべての列を再表示してください。そのうえで、取り込み先が受け取れる列だけを残した別のシートを作ります。元のファイルはそのまま保管しておきます。整形の途中で何かを消してしまったときに戻れるようにするためです。

移行の失敗でいちばん多いのは、元のファイルを上書きしてしまって、消した列を復元できなくなる形です。書き出したファイルには日付を付けた名前を付け、編集用のコピーを別に作る。地味ですが、これだけで事故がほぼ無くなります。

持ち出せないもの、手で作り直す部分

列の一覧に無いものは、この経路では運べません。公開されている仕様から読み取れる範囲で整理すると、次のものは書き出しの列に含まれていません。

・タスクに付いたコメントのやり取り ・添付したファイルそのもの ・誰がいつ何を見たかの記録 ・進捗報告を依頼した履歴と、その返事 ・メンバーの権限やユーザーモードの設定

これらが公式ヘルプの列の一覧に出てこないという事実と、機能として存在しないことは別の話です。別の経路で取り出せる可能性は残ります。必要なら問い合わせて確かめてください。ただ、移行の計画を立てる段階では「列に無いものは手作業」と置いて見積もるのが安全です。

では手で作り直す部分はどれくらいの量になるか。目安として、進行中の案件が10件、1件あたり30タスク、そのうちコメントが付いているのが3割だとすると、90件のやり取りが対象になります。全部を写すのは現実的ではありません。実務では、現在進行中の判断に関わるやり取りだけを新しい場所のタスクの説明欄に貼り、それ以外は書き出したファイルと一緒に保管場所へ置く、という割り切りがよく取られます。

添付ファイルについては、1つずつ落としてから新しい場所に上げ直すことになります。ここは件数がそのまま作業時間になるので、移す前に「今も参照されているファイルだけ」に絞る判断が要ります。

人の情報を運ぶときの、3つの条件

メンバーの列には条件が付いています。公式ヘルプによると、指定するメンバーは全員がグループに参加している必要があり、プロジェクトに参加していないメンバーは自動で「スタッフ」として参加します。また、メンバーIDが読み込まれる場合はそちらの指定が優先されます。

移行の場面でこれが意味するのは3つです。1つ目、移す前に人の名簿を先に作る必要があること。取り込み先の道具でも、担当者の割り当ては「その人が先に居る」ことが前提になります。2つ目、表示名で書かれていると同姓同名や表記ゆれで当たらないことがあること。3つ目、自動で参加する権限が決まってしまうので、外の会社の人の扱いは移した後に確かめ直す必要があることです。

公式ヘルプには、ファイルを読み込む際にエラーが出やすいのはメンバーの部分で、慣れるまでは読み飛ばしておいたほうがよいかもしれない、という趣旨の注意も書かれています。これは取り込み先が変わっても同じで、担当者の割り当ては後から一括で直すほうが早い場面が多いです。

なお、人の名簿そのものについては、グループ設定のメンバー設定からCSVで読み込む仕組みがあると説明されています。名簿を取り出す用途にそのまま使えるかは確かめる必要がありますが、名簿と作業の表を別々に扱う設計になっていることは読み取れます。

前後関係を運ぶには、2つの列が要る

工程表を移すときにいちばん惜しいのが、タスク同士のつながりです。公式ヘルプの仕様には、上書きではなく追加で読み込む場合でもリンクを読み込むためには、IDとリンクIDの両方を読み込む必要がある、と書かれています。

つまり、つながりは「そのタスクが何番か」と「どの番号のタスクにつながっているか」の2つが揃って初めて再現されます。片方だけ持っていっても線は引けません。整形のときに番号の列を邪魔だと思って消してしまうと、つながりが全部消えます。

さらに、取り込み先の道具がこの形のつながりを受け取れるかどうかという問題があります。前後関係の持ち方は道具ごとに違い、「AのあとにB」という関係を線で持つものもあれば、順番を並び順で表すだけのものもあります。取り込み先が番号の対応表を受け取れないなら、線は手で引き直すことになります。

見積もりの目安として、1つの案件に前後のつながりが20本あるとして、手で引き直すと1本あたり30秒から1分。10件の案件なら3時間から5時間です。この作業を誰がやるのかを決めておかないと、移行の最後で止まります。

マイルストーンは、日付でしか識別されない

細かいようで実務に効く仕様があります。公式ヘルプには、マイルストーンはIDを持たず日付のみで識別される、と書かれています。加えて、マイルストーンでは開始日と〆切日を同じ日付で指定し、タイトルは複数行を指定でき、内容の列は色を表して blue / red / green / yellow / purple のいずれかになる、という説明が続きます。

移すときに問題になるのは、同じ日に複数のマイルストーンがある場合です。日付でしか識別されないので、整理しないまま運ぶと重なります。書き出したファイルを開いたら、マイルストーンの行だけを抽出して日付で並べ替え、重複がないかを先に見てください。

色の指定は、移した先で同じように再現できるとは限りません。色で意味を分けている運用をしているなら、何色が何を表していたのかを別の形で残す必要があります。実務では、タイトルの頭に短い記号を付けて意味を持たせ直す対応がよく取られます。色は道具を替えると必ず消える情報なので、色だけに意味を持たせる運用は、そもそも続けないほうが安全です。

取り込み先の受け入れ口を、先に見ておく

移す作業の難しさは、出す側ではなく受ける側で決まります。書き出す作業は数分で終わりますが、受ける側が「どの形なら読めるのか」を決めているからです。

確かめる点は3つです。1つ目、表計算の形式をそのまま読めるか。2つ目、読み込むときに列の意味を自分で指定できるか。3つ目、担当者の割り当てを後から一括で直せるか。この3つが揃っていれば、多少列の形が違っても移せます。揃っていないなら、こちらで形を完全に合わせてから渡すことになります。

自動で取り込める範囲は道具ごとに大きく違います。板型の道具から板型の道具へ移すときに、カードの中身までまとめて運べる仕組みを持っているものもあります。Trelloからの移行には、その形の取り込みで何が自動で運べて、何を手で作り直すことになるのかを、できることとできないことの両方を並べて書いてあります。移行の設計をするときの比較の材料になります。

どの道具にどこまでの受け入れ口があるかは、できることの一覧と合わせて見ると判断が速くなります。取り込みの仕組みを持たない道具でも、表計算から貼り付けられるなら実務では足りることが多いです。

作業の量を、時間で見積もる

移行が止まるいちばんの理由は、作業量を誰も見積もっていないことです。ここまでに出てきた工程を、時間に置き換えてみます。進行中の案件が10件、1件あたりのタスクが30件、という規模を前提にします。

工程	目安の時間	誰がやるか
全体の棚卸し（一括の書き出し）	30分	とりまとめ役
1件目の書き出しと列の整形、試し取り込み	2時間	とりまとめ役
残り9件の書き出しと整形	3時間	手が空いている人でも可
担当者の割り当て直し	1時間	とりまとめ役
前後のつながりを引き直す	3時間から5時間	工程を分かっている人
添付ファイルの取得と再登録	件数次第	分担できる
運用ルールの説明	1時間	とりまとめ役

合計すると、添付ファイルを除いて1人日から2人日です。この規模なら、金曜の午後と月曜の午前を当てれば終わります。逆に言うと、この時間を確保しないまま「空いた時間にやる」と決めると、半年経っても終わりません。

見積もりで一番ぶれるのは添付ファイルです。1件あたり落として上げ直すのに1分として、200件なら3時間以上かかります。だからこそ、移す前に「今も参照されているものだけ」に絞る判断が効きます。3年前の見積書のPDFを運ぶ必要があるのかを、案件ごとに1度だけ問い直してください。

書き出したファイルを、そのまま保管の資料として使う

移さないと決めた過去の案件は、書き出したファイルのまま置いておく形になります。このとき、置き方を決めておかないと後で探せません。

実務で使いやすいのは、ファイル名を「年月日_案件名」の形に揃えて、案件の年ごとにフォルダを分ける置き方です。中身を開かなくても年と案件で当たりが付きます。書き出したエクセルには前述のとおり14項目の列が入っているので、担当者と日付で検索すれば、当時の工程がそのまま読み取れます。

もう1つ、書き出した日を記録しておいてください。契約を畳んだ後で「この表はいつ時点のものか」が分からなくなると、資料としての価値が落ちます。ファイル名の先頭に日付を置くのは、この理由からです。

保管の期間は、仕事の種類で決まります。請負の契約に紐づく記録なら、契約書や請求書の保存期間に合わせるのが分かりやすい判断です。税や会計の帳簿の保存期間については、国税庁の案内が一次の情報になります。工程表そのものが帳簿にあたるわけではありませんが、証憑と一緒に保管する運用にしておくと、後から探す場所が1か所で済みます。

並走の期間を、何を基準に切るか

移行で必ず起きるのが、2つの場所に同じ情報がある期間です。ここを何日にするかは、感覚ではなく基準で決めます。

現実的な基準は「1つの案件が最初から最後まで新しい場所で回り切ったか」です。設計から引き渡しまでが2週間の仕事なら、並走は2週間で足ります。3か月の案件を抱えているなら、その案件だけは古い場所で最後まで走らせ、新しく始まる案件から新しい場所に入れる、という切り方のほうが安全です。

並走の期間中に必ず決めておくのは、「どちらが正か」です。両方に入れる運用にすると、必ず片方が古くなります。新しい場所を正とし、古い場所は見るだけにする。この宣言を、日付を切って全員に伝えてください。曖昧にしたまま並走すると、2週間後に「どっちを見ればいいのか」という質問が毎日来ます。

もう1つ、並走の間は書き出しの回数の上限に注意してください。前述のとおり無料プランでは1日3回です。並走中に何度も書き出して同期する運用は成立しません。同期はしない、と最初に決めるほうが現実的です。

外の会社の人を、いつ呼び直すか

社内だけで完結する案件なら、移行は社内の段取りで済みます。取引先や協力会社が板に入っている場合は、もう1つ手順が増えます。

元の道具では、外部のメンバーを招くときに権限の種類を選ぶ仕組みがあり、公式ヘルプにはパートナーとゲストという2つの呼び方が出てきます。この設定は書き出しの列に含まれていないので、新しい場所では招き直しになります。つまり、相手に「今日からこちらを見てください」と連絡する作業が必ず発生します。

この連絡のタイミングは、社内の運用が固まった後にしてください。先に呼んでしまうと、こちらがまだ画面の作りを決めきっていない状態を相手に見せることになり、印象が悪くなります。社内で1週間回して、板の形が落ち着いてから招く。この順番が無難です。

連絡の文面には、3つだけ書けば足ります。いつから新しい場所を使うか、どこを見ればよいか、困ったときに誰に言えばよいか。機能の説明は要りません。相手はこちらの道具の事情に関心がありません。見る場所が変わったことだけが伝わればよく、それ以上を書くと読まれなくなります。

なお、外の人が何人入るかは費用に直結します。道具によって、外部の閲覧だけの人を無料で扱えるものと、社内と同じ席が要るものがあります。移す先を決める前に、いま外部の人が何人入っているかを数えてください。10人以上入っているなら、この数字だけで候補が絞られることがあります。

解約の順番を間違えると、データごと消える

最後に、契約の畳み方です。ここは順番を間違えると取り返しがつきません。

公式ヘルプには、有料プランから無料プランへ戻すには、メンバー数を5人以下にし、かつ添付資料などのストレージのデータ量を50MB以下にする必要があると書かれています。ストレージの量はグループ全体で数えます。また、グループを削除することでも課金は止まりますが、その場合はグループ内のすべてのデータが削除されると明記されています。

返金についても明記があります。

契約期間中の解約はお客様によるグループの削除によって任意の時点で行っていただけますが、残る契約期間に対する返金は承っておりません。 出典: brabio.jp

つまり、正しい順番は次のようになります。まず全部を書き出す。次に添付ファイルを落とす。それから新しい場所で運用が回ることを確かめる。そのあとで人を減らしてストレージを整理し、無料プランに戻す。グループの削除は、書き出したものが本当に揃っていると確認できた後にだけ行います。削除を先にやると、書き出し忘れたものは戻りません。

課金の締めについては、翌月以降の有料課金の締切を前月の25日午前0時としている、という記載があります。月をまたぐ判断をするなら、この日付を手帳に書いてから作業の予定を組んでください。

移した先で、入力が続くかどうか

移行の本当の成否は、データが運べたかどうかでは決まりません。移した先で、チームが入力を続けるかどうかで決まります。

現場では、移した直後の1週間は全員が新しい画面を開き、2週目から更新が止まると言われています。止まる理由はだいたい同じで、入力の場所が増えたからです。前の道具では1か所に書けばよかったものが、新しい道具では3か所に分かれている。それだけで人は書かなくなります。

だから移行の設計では、運べる列を増やすことより、入力する場所を減らすことのほうが効きます。移した先で担当者が触る画面を1つに絞り、期日と進み具合だけを更新すれば済む形にする。とりまとめる人が見る画面は別にあってよく、それは自動で組み上がるようにします。

道具ごとの区切り方の違いも、続くかどうかに関わります。使える画面がプランで変わる道具だと、席を持っている人と持っていない人で見え方が違い、説明の手間が増えます。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという作りなら、説明することは人数だけになります。移行のあとに残る説明の手間まで含めて、候補を並べてください。

移す先を選ぶときに、並べて見ておく資料

移行の作業量は、移す先の設計で大きく変わります。候補を絞る段階で見ておくと役に立つ資料を挙げます。

板に貼って動かす形からの移行を考えているならTrelloとの比較に、無料でどこまで使えて、どこから有料になるかの境目を整理してあります。依頼と承認の流れを重く作る道具と比べるならAsanaとの比較、文書と台帳を同じ場所に置く道具と比べるならNotionとの比較が近い話題を扱っています。

人数の階段で値段が決まる型どうしを比べたいならmonday.comとの比較、開発の記録と課題を同じ場所に置きたいならBacklogとの比較、国産の板型の道具を並べたいならJootoとの比較を見てください。候補を一覧で眺めたいときは比較の一覧から入れます。

人数ごとの費用の考え方は料金に、社内の承認で必ず聞かれるデータの置き場所と記録の残り方は安全性の考え方に整理しています。契約の前に確かめたい細かい条件はよくある質問にまとめました。移行の判断で迷ったら、まず「進行中の案件だけを移す」と決めてください。そこから逆算すると、必要な列と作業時間がはっきりします。

Q1. データはどうやって書き出しますか？

公式ヘルプによると2つの経路があります。ガントチャートの画面の「入出力」から1つのプロジェクトをエクセルまたはCSVで書き出す方法と、プロジェクトリストから複数のプロジェクトを1枚のシートにまとめて書き出す方法です。後者は読み込みができず、出力できるセル数の上限は3,000,000セルと記載されています。

Q2. 無料プランのままで移行の作業はできますか？

できますが、書き出しの回数に制限があります。公式ヘルプには、フリープランでは1日にのべ3回までの書き出しができ、有料プランでは無制限と書かれています。やり直しを繰り返すと1日で進まなくなるので、最初の1件で列の並びを確定させてから残りをまとめて書き出す進め方が現実的です。

Q3. コメントや添付ファイルもそのまま運べますか？

公式ヘルプに載っている書き出しの列は14項目で、そこにコメントや添付ファイルそのものは含まれていません。運べるのはタイプ、階層、ID、タイトル、開始日、〆切日、ステータス、進捗率、メンバー、内容、メンバーID、リンクIDなどの骨格部分です。やり取りと添付は手で写すか、書き出したファイルと一緒に保管する形になります。

Q4. 解約はどの順番で進めればよいですか？

書き出しと添付ファイルの取得を全部終え、新しい場所で運用が回ることを確かめてから畳みます。無料プランへ戻すにはメンバー5人以下かつストレージ50MB以下という条件があり、グループを削除すると中のデータはすべて削除されます。特定商取引法に基づく表記には、残る契約期間に対する返金は承っていないと記載されています。