Brabioの使い方｜プロジェクト追加から進捗報告まで、管理者が最初の1週間で行う操作
Brabioの使い方は、管理者がプロジェクトを1つ追加し、計画モードのまま工程表を引き終え、メンバーを割り当ててから本運用に切り替える、という順番で覚えると迷いません。この順番を外すと、工程表を組み立てている途中でメンバーに通知メールが何通も届いたり、誰がどのタスクを見られるのかが分からなくなったりします。この記事では、Brabio（ブラビオ）の公式ヘルプとマニュアルを2026年10月8日に確かめた内容をもとに、管理者が最初の1週間で行う操作を、画面の名前どおりに順に並べます。Brabioがどんな道具か、料金がいくらかといった全体像ではなく、「登録したあと、何をどの順番で押せばよいか」に絞っています。
Brabioの使い方を3つの階層でつかむ
操作に入る前に、Brabioの中身がどう積み重なっているかを押さえておきます。公式ヘルプ「ブラビオの仕組みとその中身」では、Brabioの基本構造は次のように説明されています。
| 階層 | 中身 | 主な画面 |
|---|---|---|
| グループ | 会社や部署の単位。メンバーはまずここに所属する | グループトップ、グループカレンダー |
| プロジェクト | 工程表1枚の単位。ガントチャートはここに属する | プロジェクトトップ、ガントチャート |
| タスク | プロジェクトの中の最小単位。フォルダで束ねられる | タスク詳細画面、タスクリスト |
これとは別に、ToDoとマイルストーンがあります。ToDoはグループやプロジェクトから独立した機能で、日単位・週単位で片付ける雑務や覚え書きに使います。自分向けの「わたしのToDo」と、他のメンバーに頼む「依頼したToDo」の2種類があります。マイルストーンは、ガントチャートの上でだけ使う節目の印です。工程表に載せる仕事はタスク、工程表に載せるほどでもない細かな用事はToDo、節目はマイルストーン、と分けて考えると、画面の使い分けで迷いません。
もう1つ、最初に知っておきたいのが4つのユーザーモードです。公式ヘルプでは「管理者」「スタッフ」「パートナー（外部メンバー）」「ゲスト（外部メンバー）」の4つが挙げられています。たとえばゲストに設定した人は、自分がアサインされたタスクだけを見られます。取引先や外注先を同じ工程表に招いても、他社の作業内容は見えない作りです。社外の人を入れる予定があるなら、招待の前にどのモードで招くかを決めておきます。
手順1：プロジェクトを追加する（公開・非公開と計画モード）
登録は、公式サイトの右上から始めます。
- Brabio!の公式サイト（https://brabio.jp/）の右上にある「今すぐ登録｜ログイン」をクリックします。 出典: biz.moneyforward.com
ログインしたら、画面左上のロゴマークをクリックしてグループトップに移ります。マニュアルによると、プロジェクトの追加は、グループトップにあるプロジェクトリストの右上の「＋」ボタンを押すか、メニューからプロジェクトリストを選んで「プロジェクトの追加」から行います。プロジェクト名と参加メンバーを入れれば、すぐに使い始められます。
追加の画面で決める項目は2つあります。
公開プロジェクトと非公開プロジェクト
非公開プロジェクトは、そのプロジェクトにアサインされたメンバー以外は見られません。公開プロジェクトは、グループに所属しているメンバーなら誰でも見られます。最初に非公開に設定したプロジェクトは、あとからいつでも設定を変えられると書かれています。迷ったら非公開で始め、見せてよいと判断した時点で公開に切り替える順番が安全です。
計画モード
Brabioでは、タスクの進捗、メンバーの変更、コメントの書き込みがあるたびに、タスクにアサインされたメンバーへメールで通知が届きます。運用中は便利ですが、工程表を組み立てている段階では、日付を1つ動かすたびに通知が飛ぶことになります。そこで使うのが計画モードです。
マニュアルによると、計画モードの間は管理者以外の書き込みが禁止され、通知もオフになります。注意したいのは、計画モードは一度解除すると戻せないことです。公式ヘルプの「通知メールのルールなど」でも、一度本運用にしたプロジェクトを計画モードに戻すことはできないと念を押しています。工程表を引き終え、メンバーの割り当てまで済ませてから解除する、という順番を守ってください。
手順2：ガントチャートでタスクを並べる
プロジェクトを追加すると、ガントチャートの画面が開きます。工程表を引く前に、画面左上の「編集モードにする」ボタンを押します。公式ヘルプ「ガント・チャートの操作方法」では、編集したいときは必ず編集モードにし、編集が終わったら必ず「保存する」ボタンを押すよう書かれています。
基本の操作は2つだけです。
- タスクのタイトルを入力する
- 右側のカレンダーの部分をドラッグして、期間の棒（チャートバー）を引く
マニュアルでは、タスクはいくつでも追加できると説明されています。新しく作ったタスクは下に追加されていくので、順番を変えたいときは、編集モードのままタスクをドラッグして、移したい位置でマウスの左ボタンを離します。同じ操作で、別のタスクフォルダへ移したり、フォルダから外したりもできます。関連するタスクをまとめるタスクフォルダは、束ねたいタスクを選んでキーボードの右矢印（→）キーを押すと作れます。
表示の切り替えで工程表を読みやすくする
ガントチャートのメニューには、工程表の見え方を変える項目が並んでいます。マニュアルに書かれている主なものは次のとおりです。
・メンバー状況：メンバーごとに絞り込む ・進捗状況：期限切れなど、特定の進捗状況だけを絞り込む ・チャート、カレンダー、担当状況：ガントチャートの画面の中で、カレンダーや担当状況に切り替える ・全画面：ガントチャートを画面全体に広げる。もう一度押すと元に戻る ・入出力：エクセルファイルへの書き出しと取り込み ・表示設定：チャートバーの中に出す情報を選ぶ
表示は日・週・月・年で切り替えられます。工程を引く段階では日か週、全体を見渡すときは月、と使い分けると、棒の長さを読み違えにくくなります。会議では「進捗状況」で期限切れだけに絞り込んだ画面を映すと、話すべきタスクがすぐに並びます。
ショートカットキーで入力を速くする
ツールバーの操作は、ショートカットキーでも行えます。公式ヘルプは「思いのほかキーボードショートカットが便利」と勧めていて、マニュアルにも一覧が載っています。タスクを何十本も入れる最初の1日は、ツールバーを押すよりキーボードで進めるほうが早く終わります。
手順3：マイルストーンとタスクリンクで節目と順番を表す
タスクを並べ終えたら、節目と順番を工程表に書き込みます。ここを省くと、工程表は「棒が並んでいるだけの表」になり、どこが遅れると全体に響くのかが読み取れません。
マイルストーンを追加する
マイルストーンは、ガントチャートのカレンダーの日付の部分をクリックし、マイルストーン名を入力して登録ボタンを押すだけで追加できます。もう一度クリックすると削除できます。マニュアルによると、マイルストーンには5色の色の設定があります。「社内確認」「お客様への提出」「納品」のように、節目の種類ごとに色を決めておくと、月表示でも節目の意味が一目で分かります。
公式ヘルプが挙げている注意点は3つです。マイルストーンはガントチャートの画面から入力すること、タスクやToDoとは別のものであること、プロジェクトごとに設定するもので、複数のプロジェクトをまたいだマイルストーンは作れないことです。複数の案件で共通の締め日がある場合は、それぞれのプロジェクトに同じ日付で追加します。
タスクリンクを設定する
タスクリンクは、前後のタスクをつなぐ機能です。リンクを設定しておくと、次のタスクの担当者にメールでお知らせが届き、チャートバー同士を一緒に動かせるようになります。設定はガントチャートを編集モードにして、ツールバーを使うか、リンクしたいタスクを選んでCtrl＋F2を押します。
リンクには青い矢印と赤い矢印の2種類があります。
| 種類 | 動き | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 青い矢印 | 前のタスクの〆切を延ばすと、次のタスクの開始日も一緒に動く。次のタスクを動かしても前のタスクは動かない | 順番はあるが、間隔は調整したい工程 |
| 赤い矢印 | 2つのタスクが期間を固定したまま一緒に動く。間に空き期間があれば、それも含めて動く | 間隔そのものが決まっている工程 |
赤い矢印にするには、先に青い矢印のリンクを作り、その矢印をクリックします。もう一度押すと青に戻ります。
操作の決まりも押さえておきます。先にクリックしたタスクが前のタスクになります。3つ以上のタスクを選んでいるとリンクは設定できません。解除するときは、リンクしている2つのタスクを両方選ぶ必要があります。また、公式マニュアルは、タスクリンクは依存関係ではないと明記しています。前のタスクが終わっていなくても、次のタスクを先に完了にできます。「前が終わるまで次に進めない」という縛りを機械に任せたい場合は、この点を知ったうえで運用の決めごとで補う必要があります。
手順4：メンバーをタスクに割り当てる
工程表ができたら、タスクに担当者を割り当てます。公式ヘルプ「メンバーを追加して使ってみる。」では、招待の方法が3つ紹介されています。
- 直接タスクに招待する：そのタスクがあるプロジェクトと、プロジェクトがあるグループにも自動で登録される
- まずはプロジェクトに招待する：グループには自動で登録されるが、タスクの担当者には自分で割り当てる
- グループに招待する：グループに招待したあと、プロジェクト設定のメンバー設定でプロジェクトメンバーに加え、タスクの担当者に割り当てる
いちばん手数が少ないのは1つ目です。ガントチャート上の人型アイコンをクリックするとメンバーの変更画面が開き、すでにいるメンバーを割り当てるか、「他のメンバーを招待」から新しく招待します。招待するときに、4つのユーザーモードのどれで招くかを選びます。
同じ人を何本ものタスクに割り当てるときは、一括の操作を使います。ガントチャートを編集モードにして、Shiftキーを押しながらタスクを選び、ツールバーの「メンバーの一括追加」を押します。外したいときは「メンバーの一括削除」です。どちらの画面からも「グループからメンバーを追加」や「他のメンバーを招待」で新しい担当者を加えられます。
手順5：本運用に切り替えて、通知の流れを確かめる
割り当てまで終わったら、計画モードを解除して本運用に切り替えます。その前に、通知がどう届くかを知っておくと、「メールが来ない」という問い合わせに答えられます。公式ヘルプ「通知メールのルールなど」によると、考え方は次のとおりです。
・更新があったとき、対象者にメールが届く。更新した本人には届かない ・更新とは、コメントの書き込みや、タスクの日付などの変更のこと ・グループ連絡帳とプロジェクト連絡帳は、更新者を除くメンバー全員に届く ・タスクの登録者は自動で購読になり、アサインされたメンバーと購読しているメンバーにも届く
よくある行き違いは、グループには登録されているのに、プロジェクトにはアサインされていない人です。この人にはプロジェクト連絡帳の通知が届きません。通知が来ないと言われたら、まずプロジェクト内で「プロジェクトメンバー」を確かめます。担当ではないけれど動きを追いたいタスクは、タスク詳細画面の右上にある「タスクの通知」で購読できます。
プロジェクトの設定画面では、プロジェクトごとに次の項目を決められます。設定はプロジェクトごとに別々なので、プロジェクトを作るたびに見直します。
・基本設定：プロジェクト名の変更、公開と非公開の切り替え ・メンバー設定：メンバーの変更。外部の人は「パートナー」か「ゲスト」に変えられる ・権限設定：スタッフ（外部メンバーを含む）に許す操作 ・タスク設定：自動着手と、開始日や〆切日に関するリマインドメール ・タスクロック：タスクの期限や状態を変えられないようにする
日々の使い方：進捗の入れ方と、報告の受け方
本運用に入ったら、担当者は自分のタスクのタスク詳細画面で進捗を更新します。マニュアルによると、進捗の項目には「期間なし」「本日未達」「未着手」「作業中」「順調」「期限切れ」「進捗遅れ」「完了確認」「完了」「未完了」「停止」があり、進捗率はスライダーで動かします。進捗設定を開くと、更新と同時にコメントを書けるので、完了の報告もその場で済みます。
進捗報告の依頼で、聞いて回る手間を減らす
管理者は、タスク詳細画面の進捗の項目にある「進捗報告を依頼する」ボタンで、担当者に報告を頼めます。グループトップやプロジェクトトップのカレンダーからは、複数のタスクにまとめて依頼を出せます。依頼された人のトップページには、報告を済ませるまで依頼が表示され続けます。依頼した側のカレンダーには「進捗を確認中のタスク」として一覧が残り、報告が届くと内容が反映されます。返事がないタスクには再依頼のボタンがあり、確認が済んだら「終了する」で一覧から消えます。
進捗率の数字の読み方
タスクの進捗率を入れると、タスクフォルダとプロジェクトの進捗率は自動で計算されます。計算は、各タスクの日数の重みを掛けて足し合わせる形です。期間の長いタスクほど全体の数字に強く効きます。公式マニュアルは、この数字の性格を次のように説明しています。
あくまで全体がバランスよく見えるように視覚的に作業進捗の目安となるように表示設計を行っているため、数値を厳密に算出しているものではありませんので、その点はご留意ください。 出典: brabio.jp
報告の場で進捗率だけを示すと、短いタスクがたくさん終わっていても数字が動かず、説明に困ることがあります。進捗率と一緒に、「進捗状況」で絞り込んだ期限切れのタスクの本数を添えると、遅れの中身が伝わります。
画面の見方：カレンダー、担当状況、タスクリスト
工程表のほかにも、管理者がよく開く画面があります。マニュアルの「プロジェクト」の項目から、使い方の要点を拾います。
・プロジェクトカレンダー：タスクの進捗、ToDoの確認と追加、カレンダーからの新しいタスクの追加ができる。「プロジェクト横断」にチェックを入れると、他のプロジェクトの情報も表示される ・月表示（チャート）：メンバーごとに表示される。「Todoを表示する」にチェックを入れるとToDoも並ぶ ・タスクリスト：進行中のタスクの進捗状況をグラフで表す。グラフをクリックすると、期限切れなどの状態だけを並べた一覧に移る ・プロジェクト連絡：ゲスト以外のプロジェクトメンバーが使える掲示板 ・あしあと：プロジェクト全体へのアクセスの記録
複数の案件を同時に抱えているなら、プロジェクト横断にチェックを入れた月表示が、誰に仕事が寄っているかを見る一番の近道です。
使い始める前に知っておく、対応していない機能
Brabioの公式サイトには「サービス提供情報」というページがあり、外部のメディアで対応と書かれていても実際には対応していない機能が明記されています。2026年10月8日に確かめた時点では、次の3点です。
・カンバン方式（かんばんボード）の表示には対応していない ・外部サービス連携（API）は、Google、Facebook、Microsoftなどのアカウント連携以外に対応していない ・専用のスマートフォンアプリ（iOS、Android）は提供しておらず、スマートフォンのブラウザから使う
工程の期間と順番を管理するのが中心のチームなら、困る場面はあまりありません。毎日の作業を「未着手」「進行中」「完了」の列で動かしたいチームや、チャットツールに通知を流したいチームは、別の道具と組み合わせる前提で考えておきます。
最初の1週間の段取り
ここまでの手順を、管理者が実際に動く順番に並べ直すと、最初の1週間は次のような段取りになります。一度に全部を覚えようとせず、1日に1つの画面だけを触るつもりで進めると、メンバーへの説明もしやすくなります。
1日目：プロジェクトを1つだけ追加する
最初は、進行中の案件のうち、期間が1か月から3か月程度で、関わる人が5人以内のものを1つ選びます。期間が長すぎる案件や、社外の人が大勢関わる案件は、操作に慣れてから移します。プロジェクトは非公開、計画モードを選んで追加します。
2日目：工程表を引き、タスクフォルダで束ねる
編集モードにして、タスクのタイトルと期間を入れていきます。いきなり細かく分けず、まず大きな工程を10本前後並べ、そのあとで中身を分けてタスクフォルダに束ねます。既にエクセルで工程表がある場合は、ガントチャートのメニューの「入出力」から取り込む方法もあります。
3日目：節目と順番を書き込む
お客様への提出日や社内確認の日にマイルストーンを追加し、順番が決まっている工程にタスクリンクを設定します。この段階で、月表示に切り替えて全体を眺め、節目の前に余裕があるかを確かめます。
4日目：担当者を割り当て、本運用に切り替える
人型アイコンやメンバーの一括追加で担当者を割り当て、社外の人はゲストかパートナーで招待します。割り当てが終わったら計画モードを解除します。解除した瞬間から通知が届き始めるので、チームには「今日から通知が来ます」と一言伝えておきます。
5日目以降：進捗報告の依頼を1回まわす
週の終わりに、今週動いたタスクを選んで進捗報告の依頼をまとめて出します。返ってきた報告を見て、進捗率の入れ方が人によってずれていないかを確かめ、必要なら刻み方をそろえます。翌週の会議では、プロジェクトカレンダーか、期限切れに絞り込んだガントチャートを映して話します。
ToDoの使いどころ
1週間回すと、工程表に載せるほどではない細かな用事が出てきます。「見積書を送る」「会議室を予約する」のような用事は、タスクにせず、左メニューの「ToDoリスト」から「わたしのToDo」や「依頼したToDo」に入れます。ToDoには〆切のない形も作れ、グループをまたいで共有メンバーを選べます。工程表がToDoで埋まらないようにしておくと、ガントチャートの見通しが保たれます。
使い続けるための決めごと
操作を覚えても、チームが更新しなければ工程表はすぐに実態からずれます。使い始めの週に、次のことを言葉にしておくと定着しやすくなります。
・工程表を引くのは管理者1人。計画モードのうちに引き終える ・進捗率は担当者本人が入れる。管理者は進捗報告の依頼で確かめる ・進捗率の刻みは0、25、50、75、100の5段階にそろえる ・2週間を超えるタスクは分けて、区切りにマイルストーンを追加する ・前のタスクが終わるまで次に進めない工程は、リンクに頼らず、完了確認のルールで縛る ・会議の前日の夕方に、進捗報告の依頼をまとめて出す
工程表と日々の作業を、1つの画面で見るという選択肢
Brabioの使い方を順に見てくると、得意なところがはっきりします。ガントチャートを素早く引き、節目と順番を書き込み、社外の人を安全に招き、進捗を依頼して集める。工程表を中心に進行をまとめるなら、5人まで無料で始められる手軽さも含めて、よくできた道具です。
一方で、作業の細かな動きを列で動かしたい、チャットとタスクを近くに配置したい、というチームもあります。その場合の答え方の1つが、同じカードをカンバン、ガントチャート、カレンダーなどに切り替えて見られるプロジェクト管理ツールです。できることのページでは、8種類のボードと、カードに付くコメントやワークスペースのチャットを紹介しています。料金は人数とボードの数だけで区切られ、5人・ボード10個までは無料です。条件は料金のページで確かめられます。
ただし、この種の道具に乗り換えても、工程表の引き方や進捗の決めごとが不要になるわけではありません。国産の工程管理の道具と並べて考えたい場合は、Jootoとの比較や比較の一覧で、いま使っている道具との違いを先に確かめてください。工程表をBrabioで引き続けるか、日々の作業まで1つの画面にまとめるか。決め手になるのは、チームが毎朝どの画面を開いているかです。
Q1. Brabioで最初に何から始めればよいですか？
グループトップのプロジェクトリストの「＋」ボタンからプロジェクトを追加し、計画モードを選んだまま工程表を引くところから始めます。計画モードの間は管理者以外の書き込みが禁止され、通知もオフになるので、メンバーに通知メールを飛ばさずに工程表を組み立てられます。割り当てまで終えてから本運用に切り替えます。
Q2. 計画モードを解除したあと、元に戻せますか？
戻せません。公式マニュアルとヘルプのどちらにも、一度本運用にしたプロジェクトを計画モードに戻すことはできないと書かれています。工程表の日付を何度も動かす段階が終わり、メンバーの割り当てまで済んだのを確かめてから解除してください。
Q3. タスクリンクを設定すれば、前の作業が終わるまで次に進めなくなりますか？
なりません。公式マニュアルは、タスクリンクは依存関係ではないと明記していて、前のタスクが終わっていなくても次のタスクを先に完了にできます。リンクの役割は、次のタスクの担当者へのメールのお知らせと、チャートバーを一緒に動かすことです。順番を守らせたい工程は、運用の決めごとで補います。
Q4. 取引先に、自社の他の作業を見せずにBrabioを使ってもらえますか？
使えます。ユーザーモードを「ゲスト」にして招待すると、その人はアサインされたタスクだけを見られます。ガントチャート上の人型アイコンから「他のメンバーを招待」を選び、招待のときにゲストを選びます。同じ人を、案件によってパートナーとゲストに分けて割り当てることもできます。