Brabioの使い方｜最初のプロジェクトをどう組み立てるか
Brabioの使い方を調べる人の多くは、線の引き方そのものより「どういう順番で組み立てれば、チームが使い続けてくれるか」を知りたがっています。画面の操作は触れば分かりますが、グループの切り方や権限の設計を間違えると、後から作り直しになります。この記事では、公式ヘルプに書かれている設定項目をもとに、最初のプロジェクトを作るまでの順番と、そこで決めておくべきことを整理します。戻せない操作も含めて、先に知っておくべき部分を先に置きます。
触る前に決める。順番を間違えると作り直しになる
道具を開いてすぐプロジェクトを作りたくなりますが、先に決めておくことが3つあります。これを後回しにすると、人が増えた段階で作り直すことになります。
1つ目は、グループをどう切るか。公式ヘルプによると、この道具の構造はグループの中にプロジェクトが並び、その中にタスクが入る形です。そしてプロジェクトは各グループに紐づいているため、あるグループで作ったプロジェクトは別のグループでは使えないと明記されています。部署ごとにグループを分けるのか、会社全体で1つにするのか。ここが最初の分かれ目です。
2つ目は、外の会社の人をどこまで入れるか。招き方の種類は招待の時点で決まるので、後から方針を変えると招き直しになります。
3つ目は、誰が板を管理するか。とりまとめる人が1人なのか、案件ごとに管理者を置くのか。公式ヘルプには、プロジェクトを追加できる管理者およびスタッフは、通常そのプロジェクトの管理者になると書かれています。作った人が管理者になる仕組みなので、誰が作るかがそのまま権限の形になります。
この3つを紙に書いてから触り始めると、後の作業が速くなります。逆に、触りながら決めようとすると、設定の画面を何度も往復することになります。
グループという入れ物を、先に理解する
グループはこの道具の最上位の入れ物です。公式ヘルプのグループ設定の説明には、設定できる項目が並んでいます。基本設定、メンバー設定、所属設定、権限設定、外部メンバー制限、メールコメント設定、利用プラン設定、グループの削除です。
基本設定では、グループの名前のほか、固有ID、作成者、作成日時、参加できるユーザー数、保存できる最大のデータ容量が確認できると説明されています。つまり「このグループは何人まで、何MBまで使えるのか」が、ここで分かります。
メンバー設定では、メンバーの表示順を変えたり、CSVでユーザーのデータを読み込んだりできると書かれています。人数が多いチームで最初に名簿を作るなら、1人ずつ手で入れるよりこちらのほうが早い場面があります。
所属設定は、メンバーを所属させる組織の設定です。部署の情報を持たせておくと、後から人を探すときに楽になります。
料金がグループ単位でかかることも、ここで押さえておきます。公式ヘルプには、グループAとグループBが無料プランでグループCが有料なら、料金が発生するのはグループCだけだと説明されています。グループの切り方は、費用の設計そのものです。
プロジェクトを作る画面で、3つを選ぶ
グループの形が決まったら、プロジェクトを作ります。公式ヘルプの手順では、画面の左上のロゴをクリックしてグループのトップに移動し、画面中央下の「+」ボタンを押すと作成できると説明されています。
作成の画面で選ぶのは3つです。
・公開プロジェクトにするか、非公開プロジェクトにするか ・計画モードにするかどうか ・誰をプロジェクトメンバーに割り当てるか
公開と非公開の違いは、公式ヘルプに明記されています。非公開プロジェクトは割り当てられたメンバー以外は閲覧できませんが、公開プロジェクトはグループに所属しているメンバーなら誰でも確認できます。
この選択は、後から変えられる項目です。公式ヘルプのプロジェクト設定の説明に、許可されたメンバーがそのプロジェクトの公開と非公開を選択、変更すると書かれています。ただし、誰が非公開を選べるかはグループ側で制限できます。後述します。
メンバーの割り当てについては、グループメンバーから選ぶ形です。まだグループに招待されていない人を入れたい場合は、グループ設定から招待します。公式ヘルプには、メールアドレスだけですぐに招待できると書かれています。
計画モードは、戻せない
3つの選択のうち、いちばん注意が要るのが計画モードです。公式ヘルプには、この道具ではタスクの進捗やメンバーの変更、コメントが書き込まれたときに、割り当てられたメンバーへ都度メールで通知が飛ぶと説明されています。運用中は便利ですが、工程を固めている段階では小さな変更が何度も起きます。そこで通知を止めるための仕組みが計画モードです。
また、プロジェクトが「本運用」でなく、「計画モード」の場合は全てのメール通知が（そのプロジェクトに対しては）飛ばない仕様になっています。 出典: brabio.jp
問題は、この設定が一方通行だという点です。同じヘルプのページに、一度本運用にしたプロジェクトを計画モードに戻すことはできないと明記されています。
実務での使い方は、こうなります。工程を引き始める段階では計画モードにしておく。日程が固まって、担当も決まって、これで走らせると判断したところで本運用に切り替える。その瞬間から通知が動き始めます。
逆に言うと、計画モードにせずに作り始めると、線を引き直すたびに担当者にメールが飛びます。工程表を1本引くのに20回動かせば、20回分の通知が飛ぶ可能性があります。初日でチームに嫌われる原因として、これはかなり上位です。
メンバーを招く、3つの経路
招き方には3通りあると公式ヘルプに書かれています。どれを使うかで、その人がどこまで自動で入るかが変わります。
1つ目は、直接タスクに招く方法です。この方法だと、そのタスクが置かれているプロジェクトと、そのプロジェクトが置かれているグループに自動で登録されます。いちばん手数が少ない経路です。
2つ目は、まずプロジェクトに招く方法です。グループには自動で登録されますが、タスクには自分で担当者として割り当てる必要があります。
3つ目は、グループに招いてから、プロジェクト設定のメンバー設定でプロジェクトメンバーとして追加し、そのうえでタスクの担当者に割り当てる方法です。手順は多いですが、誰がどこに入っているかが把握しやすい経路です。
とりまとめる立場から見ると、人数が少ないうちは1つ目、名簿を整えてから運用したいなら3つ目が向きます。中途半端に混ぜると、グループには居るのにプロジェクトには入っていない人が生まれます。これが後述する通知の行き違いの原因になります。
招くときには、必ず種類を選びます。公式のサービス提供情報には、管理者、スタッフ、パートナー（外部メンバー）、ゲスト（外部メンバー）の4種類を招待時に設定すると記載されています。外の会社の人をゲストで招くと、招かれたタスク以外が見えない状態になると公式ヘルプに説明があります。
権限は、グループとプロジェクトの2階建て
権限の設定は2か所にあります。ここを理解していないと、「なぜあの人はこれができないのか」という問い合わせに答えられません。
グループ側の権限設定では、管理者以外のスタッフに次の3つを許可するかどうかを決めると公式ヘルプに書かれています。プロジェクトの追加設定、グループ連絡の追加、メンバーの招待です。この3つが、その人が板全体に対してどこまで手を出せるかを決めます。
プロジェクト側の権限設定は、そのプロジェクトのメンバーに対する設定です。外部メンバーを含むプロジェクトスタッフに、何を許可するかを決める形だと説明されています。
2階建てになっている理由は、同じ人でも案件によって立場が違うからです。公式ヘルプには、ある外部の人がプロジェクトAではパートナー、プロジェクトBではゲストとして割り当てられる場合も想定した設計だと書かれています。
設計の目安としては、グループ側は絞り、プロジェクト側で開くのが安全です。誰でもプロジェクトを作れる状態にすると、似た名前の板が増えて、どれが本物か分からなくなります。作るのはとりまとめ役だけにして、作った板の中では担当者が自由に動ける。この形が管理しやすい配分です。
非公開の許可と、監査ユーザーの設定
グループ設定には、判断が要る項目がもう2つあります。
1つは、非公開プロジェクトの許可です。公式ヘルプには、プロジェクトを追加する際に非公開を設定できる利用者を許可する機能だと説明されていて、利用者のリストから許可する人を移す操作になります。誰でも非公開の板を作れる状態にすると、とりまとめ役から見えない案件が生まれます。人事や契約に関わる案件を扱うなら非公開は要りますが、許可する人は絞ってください。
もう1つは、監査ユーザー設定です。公式ヘルプには、監査ユーザーは公開と非公開を問わずすべてのプロジェクトを閲覧できると書かれています。そして、自分自身を監査ユーザーに設定することはできないとも明記されています。
この「自分では設定できない」という作りは、監査という役目の性質に合っています。見る権限を自分で自分に付けられるなら、監査になりません。運用としては、経営に近い人か、内部の管理を担当する人を指定する形になります。
とりまとめる立場の人が監査ユーザーを兼ねるべきかは、組織の大きさによります。10人程度なら兼ねて問題ありませんが、非公開の案件が人事や賞与に関わるなら、進行の管理とは分けるほうが無難です。
工程を引く前に、作業の粒度を決める
板を作ったら、次はタスクを並べます。ここで決めるべきは操作ではなく、作業をどれくらいの大きさで切るかです。
公式ヘルプのファイルの仕様の説明には、書き出したときの行の種類が4つ挙げられています。project、milestone、task、folderです。folderがあるということは、タスクを束ねる階層を作れる設計だと読めます。あわせて、アウトラインという項目があり、ルート直下を1として階層の深さを整数で示すと説明されています。
つまり、大きな工程の下に細かい作業をぶら下げる形が取れます。問題は、どこまで細かくするかです。
実務での目安は、1つのタスクが3日から5日で終わる大きさです。これより大きいと、進捗率が何割かを聞いても答えが返ってきません。これより細かいと、更新する回数が増えて担当者が嫌がります。1か月の案件なら、タスクは10個前後が扱いやすい数になります。
もう1つ、名前の付け方を最初に揃えてください。動詞で終える形にすると、何をすれば完了なのかがはっきりします。「デザイン」ではなく「デザイン案を提出する」。この違いだけで、完了の判断を巡るやり取りが減ります。名前の付け方は後から一括で直しにくいので、1本目を引くときに決めておく価値があります。
利用者ごとの設定も、最初に案内する
板の設定とは別に、利用者ひとりずつが持つ設定があります。招いた人に最初に伝えておくと、問い合わせが減ります。
公式ヘルプには、アカウント設定の画面は右上端のメンバー名をクリックすると開けると説明されていて、項目としてアカウント設定、認証連携設定、通知設定、お知らせメール配信設定、アカウントの削除（退会）が並んでいます。
このうち実務で効くのが認証連携です。公式ページには、GoogleアカウントやMicrosoftアカウント、Facebookアカウントで認証することで簡単にログインできるようになる設定だと説明されていて、連携すると個別にパスワードを用意する必要がなくなるとされています。連携の解除も、解除ボタンで行えると書かれています。
社内で使っている認証がGoogleかMicrosoftなら、最初の案内で「この方法で入ってください」と伝えるのが親切です。パスワードを新しく作らせると、それだけで使い始めるのが1日遅れます。
通知設定については、利用者ごとに調整できる項目です。前述したグループ側のメールコメント設定とは別なので、通知が多いという声が出たときは、どちらの設定の話をしているのかを確かめてから対応してください。
通知が誰に飛ぶかを、運用の前に確かめる
導入してから最も多い問い合わせは、たいてい通知の話です。公式ヘルプには、この道具の通知の考え方が整理されています。
基本は、更新があったときに対象者へメールで送信され、更新した本人には届かないという仕組みです。ここでいう更新とは、コメントを書いたり、タスクの日付が更新された場合を指すと説明されています。
送られる先は次のように分かれます。
・グループ連絡帳の更新は、更新者を除くメンバー全員 ・プロジェクト連絡帳の更新は、更新者を除くメンバー全員 ・タスクの登録者は自動的に購読の設定になる ・タスクに割り当てられたメンバーは、自分が更新者の場合を除いて通知される ・購読しているメンバーも同様
公式ヘルプは、プロジェクト連絡帳の部分について、比較的おかしいと問い合わせをもらう部分だと自ら書いています。理由も添えられていて、グループには登録されていてもプロジェクトには割り当てられていない場合があるためだと説明されています。プロジェクトメンバーの確認は、プロジェクト内で見られます。
運用を始める前に、1つのプロジェクトで試してください。自分でコメントを書いて、誰に届いて誰に届かなかったかを確かめる。この10分の作業で、後の問い合わせがほとんど消えます。
タスク設定とタスクロックを、いつ使うか
プロジェクト設定には、運用を安定させる項目が2つあります。
1つはタスク設定です。公式ヘルプには、自動着手とリマインドメールの許可を設定する項目だと説明されています。自動着手は、開始日が来たタスクの状態を自動で進める仕組みだと読めます。担当者が着手の操作を忘れても、状態が進むという挙動です。
これを使うかどうかは、進捗の数字をどう扱うかで決まります。実際に手を動かしたかどうかを厳密に見たいなら、自動で進める設定は邪魔になります。逆に、状態の更新を誰も操作してくれないことのほうが問題なら、自動で進めたほうが表が実態に近づきます。
もう1つはタスクロックです。公式ヘルプには、プロジェクトに配置されているタスクの期限や状態を変更できなくする機能だと書かれています。
使いどころは2つあります。1つは、発注元に提出した工程表を確定させたいとき。誰かが勝手に日程を動かして、提出した内容と食い違うのを防げます。もう1つは、月次の締めのときです。数字を確定させてから報告する運用なら、締めの期間だけロックしておくと整合が取れます。
進捗の催促を、催促に見えない形で置く
工程表を引いた後、とりまとめる人の仕事の大半は進捗の確認になります。公式ヘルプには、Ping（進捗報告）という仕組みの使い方が説明されています。
手順はこうです。プロジェクトのトップにある「今週のタスク」を開き、状態が気になるタスクにチェックを付けてクリックする。これで、選んだタスクの担当者にまとめて報告依頼が送られます。公式ヘルプには、一つ一つのタスクに降りていかなくてもまとめて依頼ができると書かれています。
受け取った側は、コメントを付けて報告してもよいし、時間がないときはスライダーをクリックして報告ボタンを押すだけでもよい、と説明されています。返す側の手間が小さいのが実用的な部分です。
運用のコツとしては、曜日を決めることです。毎週水曜の朝に依頼を出す、と決めてしまえば、受け取る側も身構えません。不定期に飛んでくると、督促として受け取られます。とりまとめる立場の人が「見ている」ことを定期的に伝える手段として使うと、催促の角が立ちません。
公式サイトには、進捗の管理はプロジェクトを預かる人の最大の悩みと言っても過言ではない、という趣旨の記述もあります。道具を入れただけでは解決しない、という前提で運用の形を決めてください。
報告に出す形を、最初の1週間で作っておく
板を運用する目的の半分は、外に出す報告です。ここを後回しにすると、毎月の締めで表を作り直すことになります。
書き出しの経路は2つあると公式ヘルプに説明されています。1つは、ガントチャートの画面で「入出力」を押して、そのプロジェクトをエクセルかCSVで書き出す方法。もう1つは、プロジェクトリストの画面から複数のプロジェクトを選び、1枚のシートにまとめて書き出す方法です。後者については、出力できるセルの数の上限が3,000,000セル以内の場合のみ出力されると記載されています。
無料プランで運用する場合は、書き出しの回数に制限があります。公式ヘルプには、フリープランでは1日にのべ3回までで、有料プランでは無制限だと書かれています。報告のたびに何度も書き出して整える運用は、無料のままだと成立しません。
最初の1週間でやっておくべきなのは、1度書き出してみて、そのまま報告に使えるかを確かめることです。使えるなら、報告の作業は板を更新するだけになります。使えないなら、書き出した後に何を足しているのかを特定して、その情報を板の中に持たせられないか考えます。ここを詰めておくと、毎月の締めが1時間短くなります。
印刷用の画面も用意されています。紙で配る場面があるなら、こちらも早い段階で1度出して、読める形になっているかを見ておいてください。
戻せない操作を、先に把握しておく
組み立ての最後に、取り返しがつかない操作を確認しておきます。公式ヘルプに明記されているものが3つあります。
1つ目は、前述した計画モードです。本運用にしたプロジェクトを計画モードへ戻すことはできません。
2つ目は、プロジェクトの削除です。公式ヘルプには、削除を承認するとプロジェクトのデータはすべて削除され、復旧はできないと書かれています。似た名前の板を整理するときに、間違えて本物を消す事故が起きやすい場所です。消す前に必ず書き出してください。
3つ目は、グループの削除です。公式ヘルプには、グループを削除すると課金は止まるが、グループ内にあるすべてのデータが削除されると明記されています。契約を畳むときの最後の操作であって、途中で試す操作ではありません。
なお、プロジェクトには削除とは別に「完了」という操作もあります。使い終わった案件は、消さずに完了にしておくのが安全です。データが残るので、後から経緯を確かめられます。
戻せない操作は、権限で守るのが基本です。グループ側の権限設定で、プロジェクトを追加できる人を絞れば、削除できる人も限られます。
2週目に更新が止まらないようにする
組み立てが終わっても、本番はここからです。現場では、道具を入れてから2週間で更新が止まると言われています。止まる理由は機能ではなく、書く場所が増えたことです。
止めないための決め事は3つで足ります。1つ目、担当者が触るのは1か所だけにする。進捗率と期限だけを更新すればよい、と決めて、それ以外は触らなくてよいと伝えます。2つ目、とりまとめる人が見る画面を別に用意する。担当状況ビューやプロジェクト横断ビューは、担当者に操作させるものではなく、こちらが見るためのものです。3つ目、報告の曜日を固定する。
もう1つ、導入の説明を短くすることも効きます。機能の一覧を配ると読まれません。「あなたがやることは、終わった作業のバーを動かすことだけです」という1行のほうが伝わります。
道具の区切り方も、続くかどうかに関わります。プランによって使える画面が違うと、誰がどの画面を使えるのかを説明し続けることになります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという設計なら、伝えることが減り、覚え直しも起きません。どの画面が誰でも使えるのかはできることに、人数ごとの金額の考え方は料金に整理してあります。
外の会社の人を入れる日を、別に切る
社内の運用が固まったら、取引先や協力会社を招きます。この順番を守ってください。社内が落ち着く前に外の人を入れると、板の形が定まっていない状態を見せることになります。
招くときに使うのが、外部向けの2つの種類です。ゲストで招いた場合、その人の画面には割り当てられたタスク以外が出てこない、と公式ヘルプが画面の例つきで説明しています。関係する作業だけを見せて、他の案件は見せない形が、権限表を作らずに作れます。
グループ設定には外部メンバー制限という項目もあります。公式ヘルプには、ゲストとパートナーのユーザーモードを使うかどうかの設定で、緊急時にはここで瞬時に外部メンバーを遮断することもできると説明されています。情報の扱いで問題が起きたときに、まず全体を止められる仕組みがあるということです。この項目の場所を、運用を始める前に確かめておいてください。探しながら対応することになると、初動が遅れます。
外の人に送る案内は短くして構いません。いつから使うか、どこを見ればよいか、困ったら誰に言えばよいか。この3つで足ります。相手はこちらの道具の事情に関心がないので、機能の説明を足すほど読まれなくなります。
組み立ての形が違う道具と、並べて見る
ここまでの手順は、横棒の工程表を中心に据えた道具の組み立て方です。作業を列に貼って動かす形の道具では、組み立ての順番そのものが変わります。
板に貼って動かす形の組み立て方と、無料でどこまでできるかを確かめたいならTrelloとの比較を見てください。依頼と承認の流れを設計してから使い始める形ならAsanaとの比較、文書と台帳を同じ場所に置く形ならNotionとの比較が近い話題を扱っています。
人数の階段で値段が決まる型どうしの設定の手間を比べたいならmonday.comとの比較、開発の課題と記録を同じ場所に持つ形ならBacklogとの比較、国産の板型の道具を並べたいならJootoとの比較です。どの道具が候補になるのかを先に知りたいなら、比較の一覧から当たってください。
すでに別の板型の道具でカードを貯めていて、そこから中身を運びたいならTrelloからの移行に、自動で運べるものと手で作り直すものの切り分けを書いてあります。社内の承認でデータの置き場所や記録の残り方を聞かれたときは安全性の考え方を、人数の数え方や外部の人の扱いなど契約前の細かい条件はよくある質問を見てください。
最後に、組み立ての順番をもう一度だけ並べておきます。グループを切る、権限を絞る、計画モードで板を作る、工程を引く、人を招く、本運用に切り替える、通知の行き先を1度確かめる、報告の曜日を決める。この8つを上から順にやれば、作り直しはほぼ発生しません。
Q1. 最初に何から手を付ければよいですか？
グループの切り方から決めてください。公式ヘルプによると、プロジェクトは各グループに紐づいていて、あるグループで作ったプロジェクトは別のグループでは使えません。料金もグループ単位でかかります。部署ごとに分けるか全社で1つにするかを先に決めないと、後から作り直しになります。
Q2. 計画モードは何のためにありますか？
工程を固める段階で通知を止めるためです。公式ヘルプには、計画モードのプロジェクトについては、そのプロジェクトに対するメール通知がすべて飛ばない仕様だと書かれています。ただし、一度本運用にしたプロジェクトを計画モードへ戻すことはできないと明記されているので、切り替えのタイミングは慎重に決めてください。
Q3. メンバーはどうやって招きますか？
公式ヘルプには3通りが説明されています。直接タスクに招く方法（プロジェクトとグループへ自動で登録される）、まずプロジェクトに招く方法（グループへは自動登録、タスクへは手で割り当て）、グループに招いてから順に割り当てる方法です。招待の時点で管理者、スタッフ、パートナー、ゲストの4種類から選びます。
Q4. 戻せない操作はありますか？
3つあります。本運用にしたプロジェクトを計画モードへ戻すことはできません。プロジェクトの削除は、承認するとデータがすべて削除され復旧できないと明記されています。グループの削除も、課金は止まりますがグループ内のすべてのデータが削除されます。使い終わった案件は削除ではなく完了にしておくのが安全です。