ビジネスの振り返りシートのテンプレート｜責任追及にしない書き方

振り返りシートのテンプレートを探している時点で、前回の振り返りが重い空気で終わったか、書いたものが次に何も変えなかったか、そのどちらかが起きているはずです。

先に結論を書きます。振り返りシートは、枠の出来よりも欄の名前と順番で結果が変わります。悪かったことから書かせる枠は、必ず誰かの責任の話になります。事実を先に集めて、そのあとに解釈を置く順番にすると、同じ人たちで同じ時間をかけても、出てくるものが変わります。

振り返りシートとは、自分の経験や行動を言語化し、次の改善につなげるための記録ツールです。リフレクションとも呼ばれるこの行為は、学びの整理、チームでの相互理解など、使い方は多岐にわたります。ただし、このシートが本来の力を発揮するには、書き方にちょっとしたコツが必要です。 出典: up-force.com

この記事では、責任追及に変わる境目から始めて、知っておくべき3つの枠、そのまま使える型、書き方のコツ、無料のひな型を選ぶときの見方、進行役の持ち方、そして書いたものを次に効かせる手順までを扱います。

振り返りシートが責任追及に変わる瞬間

振り返りの場が重くなるのには、はっきりした境目があります。主語が人になった瞬間です。

「資料の提出が3日遅れた」は事実です。「◯◯さんが資料を遅らせた」は人の話です。同じ出来事を指していますが、後者が出た時点で、その人は説明ではなく防御を始めます。防御が始まると、本当の原因は出てきません。遅れた理由が前の工程の待ちにあったとしても、それを言うと言い訳に聞こえるからです。

だから振り返りシートの欄の名前に、人を指す言葉を入れないことが第一の条件になります。「誰の対応が悪かったか」という欄を作ると、必ずそこが埋まります。「どこで待ちが発生したか」という欄なら、工程の話になります。

第二の条件は、順番です。良かったことを先に書かせる枠が多いのは、雰囲気を作るためだけではありません。先に悪かったことを書くと、そのあとの議論が全部そこに引っ張られます。人の記憶は、最初に置いたものを基準にします。

第三の条件は、記録の扱いです。振り返りの内容が評価に使われると分かった時点で、誰も本当のことを書きません。評価とは切り離す、と最初に宣言してください。宣言しても信じられるまでに数回かかりますが、宣言しなければ永遠に信じられません。

この3つを外すと、どんなに凝った枠を用意しても、当たり障りのない言葉が並ぶだけの時間になります。枠を探す前に、この3つを確かめてください。

知っておくべき枠は3つで足りる

振り返りの枠は数多く紹介されていますが、実務で使い分けるなら3つで足ります。

1つ目は、続けること、やめること、試すことの3欄に分ける枠です。短時間で回せるのが利点で、週次の定例に組み込みやすいです。弱点は、原因の掘り下げが浅くなることです。3欄しかないので、「なぜそうなったか」を書く場所がありません。

2つ目は、やったこと、分かったこと、次にやることの3欄に分ける枠です。事実から入るので、人の話になりにくいのが利点です。個人の振り返りにも使えて、そのまま日報の形にもなります。弱点は、感情が出てこないことです。しんどかった、という情報が落ちるので、負荷の偏りに気づけません。

3つ目は、経験したことから学びを引き出して次の行動に結ぶという流れの枠です。経験、内省、法則化、実践の4段階で持ちます。時間はかかりますが、案件が終わったときの振り返りに向いています。

このフレームワークは、経験した事柄から学びを深め、その学びを次の行動に活かすというサイクルで成り立っています。実際に経験したことから得られた具体的な教訓や気づきを次のステップに結びつけることで、個人やチームの成長に寄与することができます。 出典: teams.qiita.com

使い分けの目安は、かける時間です。15分なら1つ目、30分なら2つ目、案件の終わりに60分取れるなら3つ目です。時間に合わない枠を選ぶと、途中で打ち切ることになり、最後の「次にやること」が埋まらないまま終わります。

そのまま使える週次の型

週に1回、15分で回す形の型を置きます。欄は5つです。

1つ目の欄は「この週に終わったこと」です。事実だけを箇条で並べます。ここは議論しません。書き出すこと自体に意味があり、思っていたより進んでいたと分かることが多い欄です。

2つ目の欄は「予定より遅れたこと」です。ここも事実だけです。理由は書きません。理由を書く欄を隣に作ると、そこに人の名前が入り始めます。

3つ目の欄は「待ちが発生した箇所」です。ここが最も価値のある欄です。誰かの作業が止まっていた時間は、たいてい別の誰かの返事を待っていた時間です。工程の間の待ちを見つけると、次の週の動きが変わります。

4つ目の欄は「続けたいこと」です。うまく回ったやり方を1つか2つ書きます。ここを埋めないと、良いやり方が偶然のまま消えます。

5つ目の欄は「次の週に試すこと」です。1つだけ書きます。3つ書くと3つとも実行されません。1つに絞って、担当と期限を付けます。

この5欄を、1枚に収めてください。縦に長いシートは、書く前に気持ちが折れます。15分で埋まる分量が、続く分量です。

案件が終わったときの型

案件の終わりに行う振り返りは、週次とは別の型を使います。時間を60分取り、欄を4つに分けます。

1つ目は、時系列の事実です。着手から納品までに何が起きたかを、日付とともに並べます。ここに30分を使って構いません。時系列を並べる作業自体が、認識のずれを見つけます。ある人は3月に決まったと思っていて、別の人は4月だと思っている。この食い違いが、遅れの原因だったりします。

2つ目は、当初の見積もりと実績の差です。工数、期間、費用の3つを並べます。ここは数字だけを書きます。差の理由は次の欄に書きます。

3つ目は、差が生まれた箇所です。要件が増えたのか、前提が違ったのか、想定より時間がかかったのか。ここで初めて解釈を入れます。事実と数字が先に並んでいるので、解釈の議論が空中戦になりません。

4つ目は、次の案件で変えることです。ここも1つか2つに絞ります。そして、変えることを「次の案件の見積もりの手順」や「契約書の確認の項目」のように、具体的な手順に落とします。「もっと早めに確認する」のような心構えで終えると、次も同じことが起きます。

案件の振り返りは、終わった直後に行ってください。1か月後には記憶が薄れ、時系列が作れません。納品の翌週までに入れる、と決めておくのが確実です。

個人の月次の型

チームの振り返りとは別に、個人の振り返りを持つ形もあります。欄は3つで足ります。

1つ目は、この月にできるようになったことです。小さくて構いません。作業の手順を覚えた、ひとりで判断できるようになった、といった内容です。書き出すと、自分の変化が見えます。

2つ目は、時間を使ったのに成果にならなかったことです。ここを正直に書けるかどうかで、価値が変わります。評価に使われないという前提が守られていないと、この欄は埋まりません。

3つ目は、次の月に時間を増やすことと減らすことです。増やすほうだけを書くと、時間が足りなくなって実行されません。減らすほうを必ず1つ書いてください。

この3欄は、上司に提出する形にしないほうが機能します。提出する前提だと、2つ目の欄が消えます。本人が持っていて、面談のときに本人が選んで話す形が実務に合います。

書き方のコツは3つある

どの型を使っても効くコツを3つ挙げます。

第1に、事実と解釈を分けて書くことです。「連絡が遅かった」は解釈です。「依頼から返信まで3営業日かかった」が事実です。事実で書くと、それが遅いのかどうかをチームで判断できます。解釈で書くと、判断の前提が共有されません。

第2に、主語を人にしないことです。前の節で書いたとおりです。工程、仕組み、手順を主語にすると、直せるものが見えます。人を主語にすると、気をつけるという結論しか出ません。

第3に、数えることです。何回起きたか、何日かかったか、何件あったか。数を入れると、次の振り返りで比べられます。数が無いと、良くなったのか悪くなったのかが分かりません。振り返りが続いているのに何も変わらないと感じるチームは、たいてい数を書いていません。

そしてもう1つ、書く前に個人で3分取ることをおすすめします。いきなり全員で話し始めると、最初に発言した人の内容に引っ張られます。各自が3分で手元に書き、それを持ち寄る形にすると、出てくる内容の幅が広がります。

無料のテンプレートを探すときの見方

振り返りシートのひな型は、多くのサイトが無料で配っています。選ぶときに見る点は3つです。

1つ目は、欄の数です。10欄を超えるひな型は、業務では埋まりません。埋まらない欄が並んだシートは、書く人に「ちゃんと書けていない」という感覚を与えて、次回の参加をためらわせます。5欄前後を選んでください。

2つ目は、欄の名前に人を指す言葉が入っていないかです。「反省点」「問題のあった対応」といった名前の欄があるひな型は、そのまま使うと責任の話になります。名前を「待ちが発生した箇所」「想定と違った前提」に書き換えてから配ってください。書き換える前提で借りるのが実務的です。

3つ目は、そのまま印刷できるかです。会議の場で紙に書く形は、いまでも有効です。特に、全員が手元で3分書く時間を取るときは、紙のほうが速いです。1枚に収まっているひな型を選んでください。

配布元がそのサイトのサービスへの入口として作っている場合もあります。ひな型自体は使えますが、そこに書かれている進め方は、その会社の道具を前提にしていることがあります。欄の作りだけを借りて、進め方は自分のチームで決めてください。

頻度は、週次と案件の終わりの2本で足りる

振り返りの頻度を増やすと、1回あたりの中身が薄くなります。減らすと、記憶が薄れて事実が並びません。落ち着くのは2本です。

1本目は、週次の15分です。週の終わりに置くのが一般的ですが、週の始まりに前の週を振り返る形もあります。金曜の夕方は集中が落ちているので、月曜の朝に回すほうが中身が出るという声もあります。どちらでも構いませんが、曜日と時刻を固定してください。毎回調整すると開かれなくなります。

2本目は、案件の終わりの60分です。ここは頻度ではなく出来事で起きます。納品の翌週までに入れる、と決めておけば忘れません。

この2本に加えて、月次や四半期の振り返りを足したくなりますが、まず足さないほうがよいです。週次と案件の終わりを回していれば、月次で話すことは既に出ています。同じ話を繰り返す場を増やすと、どちらも形だけになります。

例外は、大きな失敗が起きたときです。納期を大きく外した、取引先との認識が食い違って作り直しになった、といった場合は、通常の振り返りとは別に時間を取ってください。このときも、事実の時系列を並べることから始めます。原因の議論から始めると、必ず人の話になります。

人数が増えたら、分けてから持ち寄る

参加者が増えると、1人あたりの発言時間が減り、発言しない人が出ます。人数ごとの扱いを決めておいてください。

5人までは、全員で1つの振り返りを回せます。1人3分ずつ話しても15分で収まります。この規模なら、分ける必要はありません。

6人から12人程度になると、全員で回すには時間が足りません。3人から4人の小さな組に分けて、組ごとに10分で話し、そのあと全体で各組から1つずつ出す形にすると収まります。組分けは毎回変えてください。同じ組が続くと、話が固定します。

それ以上の人数では、チームごとに分けて回すほうが自然です。全体で集まるのは、四半期など間隔を空けた場だけにします。20人で1つの振り返りを回そうとすると、聞いているだけの人が大半になります。

役職が混ざる場合は、もう1つ工夫が要ります。決める権限を持つ人が同席していると、言いにくいことが出ません。先に担当者だけで振り返って、そのあと決める人に持ち込む2段の形にすると、中身が変わります。手間は増えますが、効きます。

良かったことが出てこないときの引き出し方

続けたいことの欄が毎回空になるチームがあります。これは、良いことが起きていないのではなく、気づいていないだけです。

引き出し方は、質問を変えることです。「良かったことは」と聞くと、褒めるに値する何かを探してしまいます。「前よりも楽になったことは」と聞くと、小さな改善が出てきます。手順が1つ減った、確認の往復が1回で済んだ、といった内容です。

もう1つの聞き方は、「もし来週これが無くなったら困ることは」です。いま当たり前になっている良い習慣が見つかります。当たり前になっているものは、意識しないと言葉になりません。

そして、数字を見せる方法もあります。前の週に終わった作業の件数、待ちが発生した回数、期限を過ぎた件数。数字が並んでいると、改善した箇所が自分で見えます。数字が無いと、体感だけで話すことになり、忙しかったという感想で終わります。

続けたいことを書き出す価値は、良い習慣を偶然から外すことにあります。うまく回ったやり方が言葉になっていなければ、担当が変わったときに消えます。言葉になっていれば、引き継げます。

数字を1つ決めて、毎回同じものを並べる

振り返りが続いているのに何も変わらないと感じるとき、たいてい共通するのは比べる数字が無いことです。

置く数字は1つで足ります。週に終わった作業の件数でも、期限を過ぎた件数でも、待ちが発生した回数でも構いません。重要なのは、毎回同じものを測ることです。測る対象を変えると、前回との比較ができません。

数字を選ぶときの目安は、自分たちで動かせるかどうかです。売上のように外の要因で動くものを振り返りの指標にすると、良くなったのか悪くなったのかが自分たちの行動と結びつきません。期限を守れた件数のように、自分たちの動きが直接効くものを選んでください。

そして、数字を悪く見せないための操作が起きないように気を配ります。期限を過ぎた件数を指標にすると、期限を後ろへ動かして数字を良くする動きが出ます。防ぐには、期限を動かした回数も一緒に並べることです。1つの数字だけを見ると、必ずその数字に合わせた動きが出ます。

数字は、シートの同じ位置に置いてください。毎回同じ場所にあれば、開いた瞬間に前回との差が見えます。探さないと見つからない位置にあると、見られません。

進行役の持ち方で、出てくる中身が変わる

同じシートを使っても、進行役の持ち方で結果が変わります。決めておくことが4つあります。

第1に、時間配分です。15分の振り返りなら、個人で書く3分、事実の共有5分、待ちの箇所の議論5分、次に試すことの決定2分です。この配分を口に出してから始めてください。配分を言わずに始めると、事実の共有で15分が終わります。

第2に、発言の順番です。役職が上の人から話すと、そのあとの人が同じ内容を言うようになります。順番を決めて、毎回変える形にしてください。最も若い人から始める形も使われます。

第3に、沈黙の扱いです。「他にありますか」と聞いて沈黙が5秒続くと、進行役は次へ進みたくなります。ここで10秒待つと、言いにくかったことが出てきます。待つと決めておかないと待てません。

第4に、進行役自身が意見を言うタイミングです。最初に言うと、それが結論になります。最後に言うか、言わずに終えるのが無難です。進行役がとりまとめる立場を兼ねているチームでは、ここが最も難しい点になります。

オンラインで回すときに変えるところ

画面越しの振り返りでは、対面と同じ進め方が働きません。3つ変えてください。

1つ目は、書く場所を全員が同時に見られるようにすることです。1人が画面を共有して代表して書く形だと、他の人は待つだけになります。同じシートに全員が書き込める形にすると、手元で書く時間が使えます。

2つ目は、発言を指名で回すことです。対面では自然に順番が回りますが、オンラインでは沈黙が続きます。進行役が名前を呼んでください。呼ばれないと話さない人が半分います。

3つ目は、時間を短くすることです。対面で60分やっていた案件の振り返りは、オンラインでは45分に収めたほうが集中が続きます。時系列を並べる作業は、会議の前に各自が書き込んでおく形にすると、会議の中を議論だけに使えます。

そして、録画するかどうかを先に決めます。録画すると発言が慎重になります。振り返りの目的からすると、録らないほうが本音が出ます。記録として残すのは、決まったこととその担当だけで足ります。

書いたものを次に効かせる手順

振り返りが形だけになる最大の原因は、次に試すことが実行されないことです。ここを仕組みにします。

第1に、次に試すことを1つに絞ります。3つ書くと、どれも中途半端になります。1つなら、翌週に確かめられます。

第2に、担当と期限を付けます。「チームで気をつける」は担当が無いので実行されません。誰が、いつまでに、何をするかを書いてください。

第3に、次の振り返りの冒頭で、前回決めたことを確かめます。この5分があるかどうかで、振り返りが仕組みになるかが決まります。確かめられないと分かった時点で、誰も本気で決めなくなります。

第4に、実行できなかったときに理由を責めないことです。できなかった理由がほぼ必ず「時間が無かった」なので、そこを責めても進みません。代わりに、もっと小さくできないかを考えます。1週間でできない改善は、たいてい大きすぎます。

第5に、決めたことを振り返りのシートの中だけに置かないことです。シートは次の振り返りまで開かれません。実行する側が毎日見る場所に置く必要があります。

進行役を輪番にすると、もう1つ効果があります。進める側に立つと、人の話を遮らずに時間を守る難しさが分かります。この経験をした人が参加者に戻ると、自分の発言を短くまとめるようになります。全員が一度は進行役をやったチームは、振り返りの時間が自然と短くなります。

続かなくなる3つの型

始めた振り返りが半年で消えるとき、原因は3つに絞れます。

1つ目は、時間が延びる型です。15分と決めたのに、毎回40分かかる。そうなると、忙しい週に飛ばされ、飛ばされた回が続くと消えます。延びる原因は、事実の共有で議論が始まることです。事実を共有する時間は議論しない、と決めて、進行役が止めてください。

2つ目は、同じ課題が毎回並ぶ型です。「連絡が遅い」「見積もりが甘い」が3か月続くと、書く意味を感じなくなります。原因は、課題が大きすぎて手が出ないことです。「見積もりが甘い」なら、次の1件だけ、見積もりの根拠を残す、というところまで小さくします。小さくすれば1週間で動きます。

3つ目は、進行役が固定される型です。毎回同じ人が進めていると、その人が休んだ回が飛びます。そして進行役自身が振り返りの参加者になれないので、その人の視点が抜け続けます。進行役は輪番にしてください。慣れないうちは手順のメモを1枚作って渡せば回ります。

この3つのうち、最も多いのは2つ目です。改善が動かないから書く意味を感じなくなる。だから前の節で、次に試すことを1つに絞って担当と期限を付けると書きました。動く改善が1つでもあれば、場は持ちます。

記録の残し方と、あとで読み返す形

振り返りの記録は、その場で使って終わりにするか、あとで読み返すかで、残し方が変わります。

読み返す前提なら、探せる形にしてください。案件の名前、日付、参加者を頭に書いておくと、半年後に引けます。逆に、日付だけのファイルが並んでいる状態では、探す気になりません。

読み返す場面は2つあります。1つは、似た案件を始めるときです。前に同じ種類の案件で何に詰まったかを見ておくと、同じ轍を踏みません。もう1つは、人が入れ替わったときです。新しく入った人が過去の振り返りを読むと、そのチームで何が課題だったかが短時間で分かります。

ただし、全部を残す必要はありません。残す価値があるのは、案件の終わりの振り返りと、大きな失敗のあとの振り返りです。週次の15分の記録は、次に試すことだけを残して、あとは消して構いません。全部を残すと量が増えて、探せなくなります。

そして、書き手が分かる形で残すかどうかを決めます。誰が何を書いたかが分かると、率直な内容が減ります。記録として残すときは、名前を外して内容だけにする形も選べます。この扱いを最初に決めて、参加者に伝えてください。

決めたことを、進行の板の上に戻す

最後に、置き場所の話をします。振り返りで決まった改善は、作業として扱うのが最も確実です。

改善は、担当と期限の付いた作業です。だから、他の作業と同じ場所に置きます。振り返りのシートの中に書いたままにすると、次の振り返りまで誰も見ません。他の作業と同じ一覧に並んでいれば、毎日目に入ります。

置き方は2つあります。1つは、改善を普通のカードとして作業の一覧に混ぜる形です。埋もれる心配はありますが、実行される可能性は上がります。もう1つは、改善だけを集めた列を1つ作る形です。件数が見えるので、溜まっていることに気づけます。どちらが向くかは、チームの人数と改善の量によります。扱い方はできることのページで確かめられます。

振り返りのシートそのものも、進行を見ている場所の近くに置くと開かれやすくなります。案件のボードと同じ場所に、その案件の振り返りの記録が並んでいる形です。別の場所に保管すると、案件が終わったあとに読み返されません。

道具を選ぶときに見る点は、改善のカードを増やしても費用や機能の制限に当たらないかです。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという料金の作りであれば、振り返り用のボードを1つ足すだけで済みます。考え方は料金のページに整理されています。

すでに付箋を並べる形の道具を使っているならTrelloとの比較、文書と一覧を同じ場所で扱いたいならNotionとの比較、案件と担当の割り振りを中心に置く道具と比べるならAsanaとの比較が判断の材料になります。まとめて見たいときは比較の一覧から当たってください。振り返りの記録には人の評価に近い内容が混ざることがあるので、見られる範囲を分けられるかどうかも確かめてください。保存と権限の考え方は安全性の考え方のページで公開されています。

Q1. 振り返りシートのテンプレートは欄が多いほうがよいですか？

少ないほうが続きます。10欄を超えるひな型は業務では埋まらず、埋まらない欄が並ぶと書く人に負担を感じさせます。週次なら5欄前後、時間は15分に収めてください。案件の終わりに行う振り返りだけは60分を取り、時系列の事実を並べる欄に半分の時間を使う形が向いています。

Q2. 振り返りが責任追及の場になってしまいます。何を直せばよいですか？

欄の名前から人を指す言葉を外してください。「反省点」「問題のあった対応」ではなく「待ちが発生した箇所」「想定と違った前提」にすると、工程の話になります。あわせて、良かったことから先に書く順番にし、振り返りの内容を評価に使わないことを最初に宣言してください。この3つで空気が変わります。

Q3. 無料のひな型はそのまま使ってよいですか？

欄の数と名前を確かめてから使ってください。欄が多いものは削り、人を指す名前の欄は書き換えます。配布元がそのサイトのサービスへの入口として作っている場合もあるため、進め方まで真似る必要はありません。欄の作りだけを借りて、進め方は自分のチームの時間に合わせて決めるのが無理がありません。

Q4. 振り返りで決めたことが実行されません。どうすればよいですか？

次に試すことを1つに絞り、担当と期限を付けて、他の作業と同じ一覧に置いてください。シートの中に書いたままにすると次の振り返りまで誰も見ません。そして次回の冒頭5分で前回決めたことを確かめます。実行できなかった理由を責めるのではなく、1週間で終わる大きさまで小さくしてください。