compare
Plannerの使い方を調べている人の多くは、すでにMicrosoft 365を契約していて、追加の費用なしでチームのタスク管理を始めたい状況にあるはずです。追加の稟議が要らないというのは、道具を選ぶうえで非常に強い条件です。
先に結論を置きます。Plannerは、Teamsの中でタスクと会話を同じ場所に置けることが最大の利点で、無料の範囲でも担当者と期限の管理は十分にできます。一方で、工程表の形で見る機能と依存関係の管理は上のプランが要ります。この線引きを最初に知っておくと、試す順番を間違えません。
この記事では、Plannerがどこから使えるのか、Teamsへの追加の手順、画面の構成、プランとタスクの作り方、ビューの切り替え、通知の届き方、そして続けるための運用の決め方までを順に扱います。画面の名称と機能は2026年9月23日時点に公式のヘルプで確認したもので、更新によって変わることがあります。
Plannerには入口が3つあります。Microsoft Teamsの中のPlannerアプリ、Webブラウザで開くPlanner、そしてMicrosoft 365の他のアプリからの連携です。どこから入っても扱うデータは同じで、見え方が揃えられています。
いちばん使われるのはTeamsの中です。チームのチャネルで会話しながら、同じウィンドウでタスクを確認できるため、切り替えが発生しません。エクセルでタスクを管理している場合と比べたときの差は、ここに出ます。
ただし、Excelを使ったタスク管理では、タスクを担当者に依頼するためにわざわざメールやチャットツールなどの別手段を用いなければならず、非効率性を感じている方も多いのではないでしょうか。 出典: cm-net.co.jp
依頼の経路が1つ減ることが、実務では効きます。表に書いてチャットで伝えるという二重の作業が、タスクを作って担当者を割り当てるという1つの操作になります。
なお、名前が2024年4月に変わっている点は押さえておく必要があります。Teamsの「Tasks by Planner と To Do」アプリがPlannerに改名され、プラン、プロジェクト、To Doリストの作業がまとめられた形になりました。2023年以前に書かれた解説記事の画面の名前は、いまの画面と一致しないことがあります。
最初にやるのは、TeamsにPlannerアプリを追加することです。公式のヘルプでは、その他のアプリを表示する画面を開き、検索バーでPlannerを探して追加する方法が案内されています。
追加したあと、必ずやっておくとよい操作が2つあります。
1つ目は、ピン留めです。アプリを追加したあとにPlannerを右クリックして、ピン留めを選びます。左側のバーに常駐するので、毎回探さずに開けます。タスク管理の道具は、開くまでの手数が1つ増えるだけで使われなくなるので、この操作は最初にやる価値があります。
2つ目は、別のウィンドウで開くことです。右クリックのメニューから新しいウィンドウで開くを選ぶと、Teamsのチャットと並べて置けます。会話を見ながらタスクを更新できるので、画面を切り替える回数が減ります。
追加しようとしてもPlannerが見つからない場合があります。公式のヘルプには、組織でアプリが有効になっていない可能性があると書かれています。この場合は、自分では解決できないので、情報システムの担当者に有効化を依頼します。試す前に確かめておくと、無駄な時間が減ります。
チャネルにタブとして追加する方法もあります。特定のプロジェクトのチャネルに、そのプロジェクトのプランをタブで貼っておくと、チャネルを開いた人が全員そのタスクを見られます。個人の画面に置くだけでなく、チームの場所にも置いておくのが、使われる状態を作るコツです。
Teamsの中のPlannerを開くと、左側に4つの入口が並びます。この4つの役目を分けて理解しておくと、迷いません。
今日の予定は、その日に集中したいタスクだけを置く場所です。今日が期限のタスクと、個人用のプランのタスクが自動で入ります。加えて、自分で今日やると決めたタスクを追加できます。この画面は毎晩クリアされ、翌日は白紙から始まります。未完了のまま残っていたタスクは消えるわけではなく、元のプランに残ります。一日の初めに、ここへ今日やることを5件だけ集める使い方が、いちばん機能します。
マイ タスクは、自分に関係するタスクを集めた場所です。4つのビューに分かれています。プライベート タスクは、まだどのプランにも属していない、自分用の思いつきを書き留める場所です。自分に割り当て済みは、Teamsの会議メモ、基本のプラン、プレミアムのプラン、Loopコンポーネント、To Doの共有リストから自分に割り当てられたタスクが集まります。フラグ付きメールは、Outlookでフラグを付けたメールが並びます。すべては、この3つをまとめて並べ替えと絞り込みができる画面です。
マイ プランは、作られた場所にかかわらず、すべてのプランとリストが並ぶ画面です。最近、共有、個人用、ピン留め、自分のチーム、推奨事項という6つのフィルターがあります。プランが増えてきたときは、よく使うものをピン留めしておくと探す時間が消えます。
プランの作成は、新しいプランを作る入口です。左側のナビゲーションから選びます。
この4つのうち、毎日開くのは今日の予定とマイ タスクの2つです。マイ プランは週に1回、プランの作成は必要なときだけで足ります。
プランを作る操作そのものは簡単ですが、作るときに決めることが2つあります。
1つ目は、共有のプランにするか個人のプランにするかです。プランの作成を選ぶと、プラン名と、任意でMicrosoft 365グループの入力を求められます。このグループの欄を空白のままにすると個人のプランになり、入力すると共有のプランになります。ここを空白のまま作ってしまい、あとからチームに見せようとして作り直すという回り道が、いちばんよくあるつまずきです。チームで使うプランなら、必ずグループを指定します。
2つ目は、空白から作るかテンプレートから作るかです。用途に合ったテンプレートがいくつか用意されています。ただし一部のテンプレートはプレミアムの扱いで、作成にはプレミアムのライセンスが要ります。無料の範囲で始めるなら、空白から作って、自分たちの言葉で列を作るほうが確実です。
プランを作ったら、最初にやるのはバケットを決めることです。バケットは、タスクを縦に分ける列です。ここの決め方で、そのプランが続くかどうかが決まります。
おすすめできるのは、進行の段階で分ける形です。未着手、進行中、確認待ち、完了。この4つで足ります。とくに確認待ちを用意することが要点で、相手の返事や上長の承認を待っている作業は、担当者から見れば手を離れていますが、プロジェクトから見れば止まっています。この列がないと、いちばん静かに滞留するタスクが見えません。
担当者ごとにバケットを分ける形は、避けたほうが結果が良くなります。誰の仕事かは担当者の割り当てで表せますし、担当が変わるたびにカードを移す手間が発生します。担当者で絞り込んで見たいときは、ボードの上部にある絞り込みで切り替えれば済みます。
もう1つ、工程の種類で分ける形も選べます。設計、製造、検査のように、決まった順番で流れていく仕事では、この形が実態に合います。ただし、この形にするとタスクは必ず左から右へ動くことになるので、差し戻しが多い仕事には向きません。差し戻しが日常的に起きるなら、進行の段階で分ける形に戻します。
どちらの形を選ぶにしても、バケットの数は5つまでに抑えます。6つを超えると横にスクロールが必要になり、全体を1画面で見るという利点が失われます。
タスクを作るときに入れる情報は、絞ったほうが続きます。
必ず入れるのは3つです。タイトル、担当者、期限。この3つがあれば、止まっているタスクを拾えます。タイトルは動詞で終わる形にすると、何をすればよいかが明確になります。「請求書」ではなく「請求書を送る」と書きます。
担当者は1人に絞ります。2人以上を割り当てると、誰も自分の仕事だと思わなくなります。2人で進める作業なら、タスクを2つに分けます。
期限は必ず入れます。期限のないタスクは、今日の予定にも自動で出てこないため、永久に視界に入りません。決まっていない場合でも、仮の日付を入れておいて、決まったときに直すほうが結果が良くなります。
タスクの中に入れられるものとしては、チェックリスト、ラベル、添付ファイル、メモ、コメントがあります。チェックリストは、1つのタスクに細かい手順がぶら下がる場合に使います。タスクを細かく分けるのではなく、チェックリストで持つほうが一覧が見やすくなります。ラベルは、種類の区別に使います。緊急かどうかの区別に使うのは避けます。優先度は並び順で表せます。
コメントは、止まっている理由を残す場所として使います。「先方の確認待ち・9月25日に再連絡」と書いてあれば、聞き直しが消えます。この習慣が付いているチームと付いていないチームでは、進行のとりまとめにかかる時間が大きく変わります。
いまエクセルでタスクを管理していて、Plannerに移したい場合の順番を書いておきます。全部を一度に移さないことが要点です。
最初に、1つの案件だけを選びます。進行中で、関わる人が3人から5人くらいのものが向いています。終わりかけの案件を選ぶと、移し終わる前に終わってしまい、判断がつきません。
次に、列をバケットに変換します。表の状態の列に入っていた値が、そのままバケットの名前になります。未着手、進行中、確認待ち、完了。表で使っていた言葉をそのまま持ち込むと、移行の日から迷わずに使えます。Plannerに用意されている既定の名前に合わせようとすると、全員が覚え直すことになり、最初の1週間で離脱が出ます。
そして、行をタスクに変換します。1行が1タスクです。移すときに入れるのは、タイトル、担当者、期限の3つだけにします。表にあった他の列は、いったん持ち込みません。メモの列に書かれていた内容は、タスクのコメントに貼ります。列を全部再現しようとすると、カスタムフィールドが要るという話になり、上のプランの検討が始まってしまいます。まずは3つで動かします。
移したら、2週間動かします。このあいだ、エクセルの表は更新を止めます。両方を更新する期間を作ると、どちらも信用できなくなります。2週間後に、表に戻りたくなったかどうかをチームに聞きます。戻りたくなった理由があるなら、それが表の強みなので、その部分は表に残します。実際に残ることが多いのは、月次の集計と、相手先に出す1枚の報告です。
うまくいったら、次の案件を移します。1案件ずつ増やしていくと、移行の途中で全体が止まることがありません。
使い始めてから詰まる箇所は、だいたい決まっています。
1つ目は、個人のプランとして作ってしまうことです。Microsoft 365グループを指定せずに作ったプランは、他の人から見えません。チームに共有しようとして初めて気づき、作り直すことになります。作る前にグループの欄を確かめます。
2つ目は、タスクを細かく分けすぎることです。1時間で終わる作業を1タスクにすると、ボードが埋まって、見るべきものが分からなくなります。目安は、2日から5日で終わる単位です。それより細かいものは、タスクの中のチェックリストで持ちます。
3つ目は、期限を空にすることです。期限のないタスクは今日の予定に出てこないため、永久に視界から外れます。決まっていなくても仮の日付を入れます。
4つ目は、完了したタスクを消してしまうことです。完了にすると一覧から外れるので、削除する必要はありません。削除すると、あとで経緯を辿れなくなります。振り返りのときに、何にどれだけかかったかを見る材料が消えます。
5つ目は、通知に期限の知らせが含まれていないことを知らないまま運用することです。割り当てや変更は通知されますが、期限が近づいたことは通知されません。今日の予定の画面を毎朝開く習慣を作る必要があります。この1点を最初にチームへ伝えておくと、期限切れの発見が遅れる事故が減ります。
Plannerは同じタスクを複数の形で表示できます。ここで、無料で使える範囲と、上のプランが要る範囲がはっきり分かれます。
対象のMicrosoft 365のサブスクリプションを持っていれば、追加のライセンスなしで使えるビューは4つです。グリッド、ボード、スケジュール、グラフ。ボードは付箋を並べた形、グリッドは表の形、スケジュールはカレンダーの形、グラフは進み具合の集計です。担当者と期限を管理するだけなら、この4つで足ります。
タイムライン、People、目標の3つのビューには、Planner Plan 1のライセンスが必要だと公式のよくある質問に明記されています。タイムラインがいわゆる工程表の形です。つまり、ガントチャートの形で見たい場合は、無料の範囲では出せません。
プレミアムのプランで使える高度な機能としては、レポートの作成、タイムライン（ガント）のビュー、依存関係、スプリント、カスタムフィールド、チームのワークロード、目標の管理が挙げられています。価格は、Planner Plan 1が1ユーザーあたり月1,499円相当、Planner and Project Plan 3が4,497円相当です（いずれも年間サブスクリプション・税抜・2026年9月23日時点）。
試す方法も用意されています。アプリ内のひし形のアイコンを選ぶと、Planner and Project Plan 3の30日間の無料試用にサインアップできます。管理者にライセンスを要求する形も案内されています。工程表が本当に要るかどうかは、30日間試してから判断できます。
なお、政府向けのクラウド環境であるGCC、GCC High、国防総省のテナントでは、現時点でプレミアムの機能が利用できないと案内されています。該当する組織では、先に確認が要ります。
Microsoft 365の中には、タスクを扱える場所がいくつもあります。使い分けを決めておかないと、同じ作業が2か所に書かれて、どちらも信用できなくなります。
To Doは、自分だけの持ち物を並べる場所です。買い物のメモのような個人の用事や、まだ誰にも言っていない段取りを置きます。共有のリストも作れますが、チームの進行の管理には向きません。Plannerのマイ タスクには、To Doの共有リストから割り当てられたタスクも集まるので、両方を開く必要はありません。
Loopコンポーネントは、会話や文書の中に貼り付けられるタスクの一覧です。チャットの流れの中で「これとこれをやろう」と決めた瞬間に、その場でタスクを作れるのが利点です。作られたタスクは、Plannerのマイ タスクの自分に割り当て済みにも現れます。決まった直後に記録するための入口として使い、管理そのものはPlannerに寄せるという分け方が、いちばん混乱しません。
会議メモも同じです。Teamsの会議でメモに書いたタスクは、担当者を割り当てるとPlanner側に現れます。会議の最後に担当者を決める習慣があるチームでは、この経路がいちばん自然です。
そしてOutlookのフラグ付きメールです。返さなければいけないメールにフラグを立てると、Plannerのマイ タスクに並びます。メールを受信箱に残して覚えておく運用をやめられるので、受信箱が未処理の置き場になっている人には効きます。
整理すると、記録する入口は複数あってよく、見る場所を1つに決めるのが要点です。見る場所をPlannerのマイ タスクに決めておけば、どこから作られたタスクでも取りこぼしません。
タスク管理の道具が使われるかどうかは、通知の設計で決まります。Plannerの通知は、Teamsのアクティビティ フィードに届きます。デスクトップとモバイルの両方です。
通知が届くのは、次の場合だと公式のヘルプに書かれています。他の人が自分にタスクを割り当てたとき。他の人が自分に緊急のタスクを割り当てたとき。自分に割り当てられたタスクが緊急にされたとき、あるいは緊急ではなくされたとき。自分に割り当てられているタスクの進行状況が他の人によって変更されたとき。そして、自分がタスクの担当者から外されたときです。
ここで分かるのは、期限が近づいたことを知らせる通知が、この一覧に並んでいないことです。期限の管理は、今日の予定の画面を自分で開く形で行います。つまり、毎朝この画面を開く習慣を作ることが、運用の要になります。
逆に言えば、開く習慣さえ作れば、通知に追われずに済みます。通知が多すぎる道具は、通知そのものが読まれなくなるので、この設計は悪いものではありません。朝に1回開く、という約束をチームで決めておきます。
機能の使い方より、運用の決め方のほうが結果に効きます。決めることは4つです。
1つ目は、更新の時刻です。朝会の直前、あるいは退勤前の17時。時刻が決まっていない依頼は、忙しい週に必ず落ちます。
2つ目は、バケットの名前です。未着手、進行中、確認待ち、完了。自分たちの言葉に直して構いませんが、途中で変えないことが重要です。名前が変わると、全員が覚え直すことになります。
3つ目は、プランの分け方です。案件ごとに1プランにするのか、部署ごとに1プランにするのか。案件ごとに分けるほうが探しやすくなりますが、数が増えるとマイ プランの画面が埋まります。5つを超えたら、よく使うものをピン留めします。
4つ目は、使う場面です。更新されているのに誰も見ないプランは、必ず止まります。週に1回のチームの会議で画面を出して、期限を過ぎているタスクだけを読み上げる。この5分の習慣があるかどうかで、そのプランの寿命が決まります。
導入の支援としては、一般の利用者向けの手引きを配る形も取られています。
また、本記事では、一般ユーザー向けの利用マニュアルとしてそのまま使える「Microsoft Planner使い方ガイド」もダウンロードいただけます。 出典: cm-net.co.jp
配る手引きは、1ページに収めるほうが読まれます。開く場所、更新する時刻、バケットの意味。この3つだけを書いた紙で足ります。
使い始めて数か月すると、足りないものが具体的に見えてきます。そのときに見る軸は3つです。
1つ目は、工程表が無料の範囲で見られるかどうかです。タイムラインのビューに上のプランが要るという点は、順序の依存がある仕事をしているチームでは早い段階で効いてきます。工程表が目的で道具を探し始めたのに、それが有料の先にあると、試す前に判断できません。機能で区切らず、人数と場の数だけで区切る形がどうなっているかは、他のサービスの料金のページと並べて見ると分かります。
2つ目は、社外の人を入れられるかどうかです。Microsoft 365のテナントの外にいる委託先やパートナーに、タスクを見せる必要が出てくることがあります。案件ごとに場を分けて、その中だけが見える設計になっているかは、安全性の考え方のような説明のページで確かめられます。個人情報や見積もりが載る場所なので、料金より先に見る価値があります。
3つ目は、見え方の切り替えです。同じカードを、カンバンでも、工程表でも、カレンダーでも、時間割でも見られると、プランを作り直さずに用途を広げられます。できることには、8種類のボードで同じカードを違う軸から見る形が並んでいます。バケットを並べ替えるのではなく、ボードの種類を変えるという考え方です。
候補を横並びで見たい場合は比較の一覧が使えます。すでにTrelloも併用していて片方に寄せたいという場合は、Trelloとの比較でカードの考え方の共通点を確かめられ、移行はエクスポートしたファイルを読み込む形でTrelloからの移行に手順がまとまっています。条件の細かい点はよくある質問にも並んでいます。
Plannerを使い続ける判断も、十分に合理的です。すでに契約しているMicrosoft 365の中にあり、Teamsと同じ画面で動き、追加の費用がかかりません。足りないものが工程表だけなら、その1点のためにプランを上げるか、別の道具を併用するかを比べることになります。比べる前に、30日間の無料試用で工程表が本当に使われるかを確かめておくと、判断を間違えません。
対象のMicrosoft 365サブスクリプションを持っていれば、追加のライセンスなしで使えます。この範囲で使えるビューはグリッド、ボード、スケジュール、グラフの4つです。タイムライン、People、目標のビューにはPlanner Plan 1のライセンスが必要です。
その他のアプリを表示する画面を開き、検索バーでPlannerを探して追加します。追加後に右クリックしてピン留めすると、左側のバーに常駐します。見つからない場合は組織でアプリが有効になっていない可能性があるため、管理者に確認します。
タイムラインのビューが工程表にあたりますが、このビューにはPlanner Plan 1以上のライセンスが必要です。無料の範囲ではボードやスケジュールのビューになります。アプリ内のひし形アイコンから30日間の無料試用を開始して確かめられます。
プランを作るときにMicrosoft 365グループを指定すると共有のプランになり、空白のままにすると個人のプランになります。チームで使うプランはグループの指定が必要です。空白で作ってしまうと、あとから共有するために作り直すことになります。