Chatworkの使い方｜最初のプロジェクトをどう組み立てるか
Chatworkの使い方を調べるとき、多くの説明は機能の紹介から始まります。ただ、進行を預かる立場で本当に必要なのは、ボタンの名前ではありません。最初の案件をどう区切り、誰に何をどう渡し、何を約束として決めておけば2か月後も崩れていないか、という組み立ての順番です。ここでは2026年9月時点で公開されている公式の情報をもとに、立ち上げの手順を最初から順に追います。
始める前に決める3つのこと
操作を始める前に、紙の上で決めておくことが3つあります。ここを飛ばすと、あとから全員に作り直しを頼むことになります。
1つ目は、何を1つの単位にするかです。案件ごとか、顧客ごとか、月ごとか。制作の仕事なら案件ごと、顧問や保守の仕事なら顧客ごと、定型の業務なら月ごとが自然になります。ここで決めた単位が、そのままチャットの区切り方になります。単位を混ぜると、あとから探せない場所が生まれます。
2つ目は、誰が全体を見るかです。1人に決めてください。複数人が同じ範囲を見る形にすると、どちらも「相手が見ているだろう」と思って漏れが出ます。全体を見る人と、日々の作業を進める人は、役割として別にしておきます。
3つ目は、進捗の状態を何段階で表すかです。終わったか終わっていないかの2段階では足りません。実務では、着手前、作業中、確認待ち、差し戻し、完了の5段階あたりが現実に近いところです。段階を決めたら、それぞれをどう書くかも決めます。書き方が人によって違うと、集計する人が毎回翻訳することになります。
3つを決めるのにかかる時間は、8人のチームで30分ほどです。ここで意見が割れるなら、それは道具の問題ではなく、仕事の区切り方について認識が揃っていない状態です。道具を入れれば揃うということはありません。むしろ、揃っていないまま入れると、ずれたまま記録が積み上がります。
この3つを紙に書いてから操作に入ると、途中で迷わなくなります。逆に、先に道具を触り始めると、機能に合わせて仕事の区切り方が決まってしまい、あとで無理が出ます。決めるのは仕事の側が先、道具の設定は後です。
手順1 アカウントを作り、メンバーを迎える
最初の操作はアカウントの作成です。ここで2026年から手順が1つ増えている点を押さえておいてください。
公式の告知によれば、2026年8月から新規登録時に電話番号を使った本人確認が必要になりました。
なりすましアカウントによる不正利用を防ぎ、安心してご利用いただくため、2026年8月より、新しくアカウントを登録される際に電話番号を使った本人確認を必要とする仕様を追加しました。本人確認は登録画面に表示される電話番号へ発信いただくだけで認証が完了します（発信のみで通話はつながらないため、通話料はかかりません）。 出典: go.chatwork.com
すでに使っている人には追加の操作は発生しないとされています。新しくメンバーを迎えるときは、電話が使える状態で登録してもらう必要がある、という段取りだけ伝えておけば十分です。事前に知らせておかないと、登録の途中で止まる人が出ます。
人数が多い場合は、1人ずつ招く形では手間がかかります。料金ページの比較表には、ユーザー登録の一括インポートという項目が組織の管理機能として並んでいます。20人を超える規模でいっせいに始めるなら、この経路を使うほうが速く終わります。
そして、初日のうちにやっておきたいのが管理者を2人以上にすることです。比較表には管理者権限の委譲という項目があります。導入を担当した人が異動や退職でいなくなると、権限を持つ人が誰もいない状態になり、契約の変更すらできなくなります。立ち上げの当日に済ませておけば、後から思い出す必要がありません。
迎えたメンバーには、最初に自分の名前と所属を正しく設定してもらってください。表示名がニックネームのままだと、社外の相手と同じ場所でやり取りする仕組みである以上、誰が誰か分からない状態が外から見えます。ここは細かい話に見えて、後から全員に直してもらうのが面倒な項目の1つです。
手順2 グループチャットの区切り方を決める
次に、話す場所を作ります。チャットには、複数名で話すグループチャット、1対1のダイレクトチャット、自分専用のマイチャットの3種類があります。案件の進行に使うのはグループチャットです。
区切り方の原則は、増やしすぎないことです。案件ごとにグループを作り、さらに社内用と社外用に分け、テーマごとにも分けていくと、1つの案件に関する情報が4か所や5か所に散ります。散った情報は、探すのに時間がかかるだけでなく、そもそも探されなくなります。1案件につき1つを原則にして、どうしても分ける必要があるときだけ例外を作る、くらいが保ちやすい水準です。
例外として分ける価値があるのは、社外の相手が入る場合です。発注元や協力会社と同じ場所で社内の見積もりの話をするわけにはいかないので、外部が入る場と社内だけの場は分けます。この2つの区別は、名前で一目で分かるようにしてください。名前の付け方を決めておかないと、間違った場所に投稿する事故が必ず起きます。
名前の型は、短く決めます。案件の識別子、案件名、社内か社外か。この3つが入っていれば十分です。日付を入れると、年をまたいだときに古く見えて使われなくなります。逆に、識別子を入れておくと、他の資料や請求と突き合わせるときに役立ちます。
作ったグループには、最初の投稿として運用の約束を書いてください。何をこの場に書くか、何は別の場所に書くか、依頼はどう出すか。この投稿をブックマークしておけば、後から入った人が自分で読めます。比較表にはメッセージのブックマークという項目が並んでいます。口頭で伝えたルールは、人が増えるたびに薄れていきます。文章にして貼っておく手間は、5分で済みます。
手順3 依頼をタスクの形で出す
ここが、使い方の中でいちばん差が出る部分です。依頼をメッセージで書くか、タスクの機能で出すか。この違いが、2か月後の進行の見え方を決めます。
メッセージで「明日までにお願いします」と書くと、その依頼は会話として記録されます。会話は時間の順にしか並ばないので、後から期限の順や担当者の順に並べ替えることができません。一方、タスクの機能で出せば、誰に、何を、いつまでに、という形で記録され、完了したかどうかも残ります。
料金ページの比較表では、タスクの追加と完了、そしてタスク担当者の設定が、フリープランを含むすべてのプランで使える機能として並んでいます。無料のまま依頼と期限の記録が取れる、という点は最初に知っておいてください。有料プランに上げなければ使えない、という誤解で回り道をするチームは少なくありません。
タスクの本文の書き方も決めておきます。入れるのは2つです。何をするか。どの状態になれば完了か。この2つ目が抜けていると、受け取った側が自分の判断で終わりを決めることになり、期待とずれます。「資料を確認」ではなく「資料を確認して、修正が必要な箇所をこの場に書き出す」と書けば、完了の判定が両者で一致します。
期限は、必ず入れてください。期限のないタスクは、一覧の中で常に後回しになります。本当に期限がない作業であれば、それはタスクではなく候補なので、別の場所に書いてください。タスクの一覧に期限のないものが混ざり始めると、一覧全体の信頼度が落ちます。
依頼を出す頻度も決めておいてください。思いついた順に1日に何件も出すと、受け取る側は優先順位を自分で付けることになります。付け方が人によって違えば、こちらが急がせたい作業が後回しになります。まとめて出す時間帯を決めるか、急ぎのものだけ別の伝え方をするか、どちらかを先に決めておくと、あとから優先順位の話をしなくて済みます。
2026年に、この部分の仕組みが変わっています。公式の告知によれば、これまで複数の担当者を設定すると人数分のタスクが作られていたところ、1つのタスクを複数人で管理する形になりました。本文や期限を編集すると担当者全員に同じ内容が反映され、同じタスクの担当者であれば他の担当者の分の完了処理も扱えます。変更日は2026年9月上旬の予定で、それ以前に作られたタスクも自動で移行されると書かれています。同じ作業を複数人に頼む場面が多いチームには、直接効く変更です。
手順4 受け取る側の読み方をそろえる
出す側の型を決めたら、受け取る側の読み方もそろえます。ここをそろえないと、出した依頼が読まれていない状態が発生します。
まず、自分宛ての一覧を使う習慣を作ってください。比較表には、自分宛てのメッセージ一覧という項目が並んでおり、フリープランを含む全プランで使える機能として表示されています。参加しているグループが増えると、すべてを上から読む運用は成り立たなくなります。自分に関係のあるものだけを拾う経路を全員が持っている状態が、見落としを減らす基本になります。
次に、宛先の付け方を決めます。誰に向けた発言かを明示せずに投稿すると、全員が「自分ではない誰かへの話だ」と受け取ります。人数が10人を超えたグループでは、宛先のない投稿はほぼ誰にも読まれないと考えておいたほうが安全です。逆に、全員に宛先を付ける運用にすると通知が飽和します。本当に行動を求める相手にだけ付ける、という線引きを最初に決めてください。
引用と返信の使い分けも決めておきます。どの発言に対する返事なのかが分からないと、時間が経ってから読む人が文脈を再構成できません。特に社外の相手が入る場では、相手が毎日この場を見ているとは限らないので、引用を付けておくほうが親切です。
もうひとつ、反応だけを返す手段を用意しておくと、通知の総量が下がります。比較表にはメッセージへのリアクションという項目があり、フリープランは6種類、有料プランは全種類と書かれています。「確認しました」と全員が文章で返すと、それだけで発言が増えます。読んだことを示すだけなら、反応で足ります。
そして、通知の設定を各自が一度見直す時間を取ってください。届く量が一定の線を超えると、人は通知そのものを無視するようになります。見なくなった人には、本当に届いてほしい依頼も届きません。立ち上げから1週間ほど経った時点で、全員でそれぞれの設定を確認する15分を取るのが実務的です。
手順5 社外の人を招く
社外の相手が入る案件では、招く手順を先に固めておきます。ここは相手の手間に直結するので、雑に進めると印象が悪くなります。
料金ページの比較表には、コンタクト数という項目があり、フリープランは組織外20人まで、有料プランは無制限と書かれています。取引先が増えるたびに相手先が増えるので、営業や制作の担当者から順にこの上限に当たります。社外とのやり取りが多い部署から先に有料へ移す、という判断が必要になる場面があります。
招くときは、相手に何をしてほしいかを1通のメッセージにまとめて送ってください。登録が必要なこと、費用はかからないこと、電話番号での本人確認があること、この3つを先に伝えておけば、途中で止まる人が減ります。相手が初めて使う道具の場合、こちらが当然だと思っている手順が相手には見えていません。
社外の相手が入る場では、社内だけで共有する情報を書かないという約束を徹底してください。これは機能ではなく運用の問題です。うっかり投稿すると取り消しても相手の通知には残ります。社内用と社外用のグループを名前で明確に分けておくのは、この事故を減らすためです。
会社として統制をかけたい場合は、比較表のセキュリティ強化の欄に社外ユーザー制限という項目が並んでいます。誰が誰とつながってよいかを会社として決めたい場合は、この機能が使えるプランかどうかが判断の分かれ目になります。加えて、kubellのサイトには、実在する企業の代表者や社員を装ったChatwork上でのなりすまし詐欺に注意を促す掲示が出ています。外部の相手を追加するときの確認手順を、チームの中で決めておいてください。
手順6 ファイルと決定の置き場所を決める
最後に、後から必ず探すことになる2種類のものの置き場所を決めます。ファイルと、決まったことです。
ファイルは、比較表のファイル管理の項目にあるとおり、共有と保存とプレビューができます。容量はプランで変わり、フリープランは組織あたり10GB、有料プランは1ユーザーあたり10GBです。同じ数字でも意味が違い、20人のチームならフリーは合計10GB、有料は合計200GB相当になります。図面や動画を扱う現場では、組織あたり10GBは短期間で埋まります。容量の追加にはオプション料金が必要と記載されています。
置き方の約束としては、最新版がどれかを一目で分かる形にすることです。同じ名前のファイルが何度も投稿されると、どれが最新か分からなくなります。ファイル名に版の番号を入れるか、最新版だけを別の場所に置くか、どちらかを決めてください。決めていないチームでは、古い版で作業が進む事故が定期的に起きます。
決まったことの置き場所は、ファイルより重要です。検索で後から拾う前提にすると、上限に当たります。比較表には、メッセージの検索結果が最大200件までの表示と書かれており、有料プランでは検索オプションが使えると記載されています。よく使う言葉で探すと上限に当たりやすいので、探して見つける前提ではなく、置き場所を決めておく前提で組むほうが確実です。
決定として書き残す価値があるのは、後から誰かが「なぜこうなっているのか」と聞く可能性のあるものです。仕様、金額、期限、担当、やらないと決めたこと。この5種類を書いておけば、たいていの問い合わせに答えられます。逆に、日々の作業の判断まで全部書き残そうとすると続きません。
現実的なのは、決定だけを書き込む投稿を1つ作り、そこにブックマークを付けて、決まるたびに追記する形です。会話の流れとは別に、決定の履歴が1か所にまとまります。この運用があるかどうかで、半年後に「なぜこうなっているのか」を説明できるかが変わります。
過去をさかのぼる範囲にも制約があります。フリープランのメッセージ閲覧は直近40日以内と料金ページに明記されています。40日より前の会話は画面から追えません。決定の記録を根拠として残すつもりなら、この点は最初に確認しておいてください。
初日から1週間の具体的な進め方
手順を並べただけでは、どの順で何日かけるかが分かりません。実際の立ち上げを日ごとに割ってみます。前提は社内8人、社外2人が入る案件1本です。
初日にやるのは、紙の上の3つを決めることと、管理者を2人立てることです。操作はここまでで止めます。初日にグループをいくつも作ると、翌日には要らないものが混ざっていることに気づきます。決めることを先に終わらせてください。所要時間は打ち合わせで30分あれば足ります。
2日目に、社内用のグループを1つ作り、運用の約束を最初の投稿として書いてブックマークします。そのうえで社内の8人を招きます。全員が入ったことを確認したら、各自に表示名と所属の設定を頼みます。ここまでで初日の決定が全員に共有された状態になります。
3日目から5日目は、社内だけで実際の依頼を流します。社外の相手を招くのはまだです。自分たちの中で型が固まっていない状態で外部を入れると、相手に混乱した運用を見せることになります。この3日間で、タスクの書き方と宛先の付け方と決定の書き残し方を、実際の仕事で試してください。
社外の相手を招くのは、型が固まってからです。招くときは、登録が必要なこと、費用はかからないこと、電話番号での本人確認があること、そして最初に何をしてほしいかを1通にまとめて送ります。相手が入ったら、社外用のグループの最初の投稿として、この場で何をやり取りするかを書いておきます。
1週間が終わった時点で、通知の設定を全員で見直す時間を取ります。最初の数日は通知が多くて当然なので、実際の量を体験してから調整するほうが適切な設定になります。始める前に設定を詰めても、想像で決めることになるので当たりません。
最初の2週間で決める運用の約束
立ち上げの直後は、みんなが新しい道具を意識して使うので、いったんはうまく回ります。崩れ始めるのは2週間ほど経ってからです。その前に、続けるための約束を決めておきます。
決めるのは4つです。依頼はタスクで出す。返事は宛先を付ける。決まったことは決定の投稿に追記する。ファイルは最新版が分かる形で置く。この4つだけです。多く決めすぎると、誰も覚えられません。
約束を守ってもらう方法は、監視ではなく、守らなかった場合の扱いを決めておくことです。タスクで出されていない依頼には対応しなくてよい、と決めておけば、出す側が自然にタスクで出すようになります。逆に、メッセージで頼んでも対応してもらえる状態が続く限り、タスクで出す理由が生まれません。
2週間後に、短い振り返りを入れてください。見るのは3つです。タスクで出されていない依頼がどれくらいあったか。期限を過ぎたまま放置されたタスクがいくつあるか。決定の投稿が更新されているか。この3つを見れば、崩れ始めている場所が分かります。
振り返りは、責める場にしないでください。守られていない項目が見つかったとき、守らなかった人を特定して注意する形にすると、次の回から報告が正確でなくなります。見るのは人ではなく、その項目が守りにくい理由です。手順が多い、押す場所が分かりにくい、そもそも意味が伝わっていない。理由が分かれば、直すのは1回で済みます。
崩れていたら、ルールを増やすのではなく減らしてください。守られていないルールは、たいてい守るのに手間がかかりすぎています。手間を減らす方向に直すのが正解で、守るよう強く求める方向に進むと、道具そのものが使われなくなります。
立ち上げでよくつまずく5つの場所
同じ手順で始めても、つまずく場所はだいたい同じです。先に知っておけば避けられます。
1つ目は、グループを作りすぎることです。最初の1か月で10個も20個も作ってしまい、どこに何を書いたか分からなくなります。作る前に「この話は既存のどこかに入らないか」を必ず考えてください。入るなら作らないほうが正解です。
2つ目は、タスクを出す人が1人に偏ることです。とりまとめる人だけがタスクを出していると、作業者どうしの依頼がメッセージのまま流れます。誰でもタスクを出してよい、と明言しておかないと、遠慮して出さない人が出ます。
3つ目は、期限を設定しないタスクが混ざることです。期限のないタスクは一覧の中で常に後回しになり、増えるほど一覧全体の信頼度が落ちます。期限が決まらない段階のものは、タスクではなく候補として別に書いてください。
4つ目は、完了にしないまま終わったことにすることです。作業そのものは終わっているのに、完了の操作をしていないタスクが積み上がると、遅れているように見える件数が実態より多くなります。数字が実態とずれた一覧は、見た人が信じなくなり、最終的に誰も見なくなります。
5つ目は、決定を会話の中だけに残すことです。「じゃあそれでいきましょう」という1行が、3か月後に探せなくなります。決定の投稿に追記する習慣は、最初の1か月で身につけておかないと、後からは定着しません。
この5つは、どれも道具の機能では防げません。運用の側で先に手を打っておく種類のものです。立ち上げの説明をするとき、この5つを最初に伝えておくと、後からの修正がかなり減ります。
進行が見えにくくなってきたときの次の一手
手順どおりに組んでも、案件の数と人数が増えると、必ず見えにくくなる場所が出てきます。それは組み方の失敗ではなく、構造上の限界です。
出てくる症状は2つです。案件をまたいだ一覧が作れないこと。作業の前後関係が線で見えないことです。タスクはチャットに紐づく構造なので、案件が5本あれば確認する場所も5か所に分かれます。5本のうち4本に名前が載っている人がいても、その人がどれだけ抱えているかは、どの画面を開いても出てきません。前後関係についても、公開されている機能一覧の中に、作業どうしの依存を持たせる項目は確認できませんでした。
この2つが必要になったら、会話とは別の並べ方を持つ道具を隣に置くことになります。そのときの原則は、置き場所を二重にしないことです。依頼を両方に書くと、どちらかが必ず古くなります。会話はチャット、進行は板、と役割で分けて重複させないのが、続けるための条件です。
他の道具との違いを並べた表は比較の一覧に置いてあります。カード型の板を主軸にした道具との違いはTrelloとの比較、作業の割り当てと期限の管理を主眼にした道具とならAsanaとの比較、国内の開発現場で広く使われている道具とならBacklogとの比較、国産のカンバン型の道具とならJootoとの比較が近い比べ方になります。
費用の増え方も一緒に見てください。人数で課金される道具を2つ並べると、単純に足し算になります。どこで線を引いているかは料金に書いてあります。線は機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという置き方です。実際に何ができるのかはできることで確かめられます。動いている案件の途中で置き場所を変えると移行の期間だけ二重に記録することになるので、取り込みの経路はTrelloからの移行で先に確かめておくと、期間の見通しが立ちます。社外の人が入る案件では預けるデータの扱いの確認も要るので、その考え方は安全性の考え方に、板の区切り方や招待の運用でよく聞かれることはよくある質問にまとめてあります。
最後に、どの道具を評価するときも同じ4点を確かめてください。終了が告知されていないか。新規の受付が止まっていないか。運営会社が変わっていないか。料金の改定が予告されていないか。Chatworkについて2026年9月時点で公開されている告知の範囲では、サービスの終了や新規受付の停止は確認できません。有料プランの名称は2026年8月4日から変わりましたが、告知には機能と利用料金と契約条件に変更はないと明記されています。運営会社は株式会社kubellで、会社情報ページには「株式会社kubell（当時 Chatwork株式会社）」という表記が並んでいます。中国語（繁体字）とベトナム語の表示提供は2026年11月30日で終了しますが、データや機能や料金への影響はないと告知されています。
Q1. 依頼はメッセージとタスクのどちらで出すべきですか？
タスクで出してください。メッセージは時間の順にしか並ばないため、後から期限の順や担当者の順に並べ替えられません。タスクの追加と完了、担当者の設定は、料金ページの比較表でフリープランを含む全プランの機能として並んでいるので、無料のまま使えます。
Q2. グループチャットはどれくらいの細かさで作るのがよいですか？
1案件につき1つを原則にして、社外の相手が入る場合だけ社内用と社外用に分けるのが保ちやすい水準です。テーマごとに細かく分けると、1つの案件の情報が複数の場所に散り、探されなくなります。名前で社内用か社外用かが一目で分かるようにしておくと、誤投稿を減らせます。
Q3. 新しくメンバーを迎えるとき、何を先に伝えればよいですか？
登録に電話番号での本人確認が必要になる点を先に伝えてください。2026年8月から新規登録時に導入された手順で、登録画面に表示される番号へ発信すると認証が完了します。発信のみで通話はつながらず通話料はかからないと公式に説明されています。既存の利用者に追加の操作はありません。
Q4. 過去のやり取りを後から探すときの注意点はありますか？
検索の結果は最大200件までの表示と比較表に記載されており、よく使う言葉ほど上限に当たります。またフリープランのメッセージ閲覧は直近40日以内です。探して見つける前提ではなく、決定を書き込む投稿を1つ作ってブックマークし、決まるたびに追記する形にしておくほうが確実です。