ClickUpのAI Notetakerは日本語で使えるか、使う前の条件を確かめる
clickup ai notetaker 日本語で検索している人が確かめたいことは、たいてい1つです。日本語の会議に入れて、日本語で議事録が出るのかどうか。答えは出ますが、そこにたどり着く前に確認しておくべき条件がいくつかあり、それを飛ばすと「入れたのに動かない」という結果になります。
結論から書くと、日本語は文字起こしの対応言語に含まれています。ただし、使えるのは特定の役割の人だけで、無料で試せる時間には明確な上限があり、複数人でノートを共有する機能はプランで区切られています。さらに、画面の表示が日本語になることと、会議の音声が日本語で文字になることは別の話です。
この記事では、公式のヘルプに記載されている条件を順に確認しながら、導入を検討している人が事前に判断できるところまで整理します。あわせて、議事録が自動で残るようになったあと、実際にチームの動きが変わるかどうかという別の論点にも触れます。
日本語は文字起こしの対応言語に入っている
まず確かめるべき点から片づけます。公式のヘルプには、AI Notetakerの自動検出と文字起こしがどの言語に対応しているかの一覧が掲載されています。その一覧に日本語は含まれています。
一覧は90言語を超える規模で、英語が地域別に4種類に分かれているほか、スペイン語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、ヒンディー語に続いて日本語が並んでいます。中国語、韓国語も同じ並びに入っています。この一覧の位置づけは自動検出と文字起こしであって、要約や課題の切り出しがどの言語で出るかを保証するものではありません。
要約側については、別のヘルプに手がかりがあります。ClickUpのAIは、設定で選んだ言語で既定の回答をするとされていて、別の言語で質問すればその言語で返ってくる、という説明が置かれています。つまり、アカウントの言語設定を日本語にしておけば、AIの応答も日本語に寄る設計になっています。
とはいえ、日本語の会議で実務に耐えるかどうかは、対応言語の一覧を見ただけでは分かりません。固有名詞、社内の略語、複数人が同時に話す場面での精度は、実際の会議で試すしかありません。ここは後段で、試すときに何を見るかとして扱います。
画面の日本語化とは別の話である
検索の入口で混同されやすいのが、この2つです。会議の音声が日本語で文字になることと、ClickUpの画面が日本語で表示されることは、まったく別の機能です。
画面の言語は、右上のアバターから設定を開き、言語と地域の項目で選びます。選べる言語として英語、フランス語、スペイン語（スペイン）、スペイン語（ラテンアメリカ）、ポルトガル語（ブラジル）、ドイツ語、イタリア語、そして日本語が並んでいます。ただし公式のヘルプには、日本語は現在ベータであるという注記が添えられています。
さらに、スマートフォンのアプリは事情が違います。iOS版のアプリで選べる言語として挙げられているのは、英語、イタリア語、ポルトガル語（ブラジル）、フランス語、ドイツ語、スペイン語（ラテンアメリカ）、スペイン語（スペイン）の7つで、日本語はこの一覧に含まれていません。パソコンの画面は日本語にできても、スマートフォンは英語のまま、という状態になります。
進行を預かる立場からすると、この差は無視できません。会議のあとに議事録を確認するのはパソコンからでも、実際に作業する人がスマートフォンで通知を見て動くなら、その画面は英語です。導入前に、誰がどの端末で何を見るのかを整理しておかないと、現場から「読めない」という声が上がります。画面が日本語だけで完結する設計かどうかは、道具を選ぶときの分かれ目になります。日本語で運用することを前提にした選択肢を横並びで見たいなら比較の一覧が参考になります。
使えるのは、メンバーと管理者だけ
条件の中で最も見落とされるのがここです。AI Notetakerは、ワークスペースの全員が使えるわけではありません。公式のヘルプに、役割ごとの可否が表で示されています。
| 役割 | AI Notetakerを使えるか |
|---|---|
| 無料プランのゲスト | 不可 |
| 閲覧のみのゲスト | 不可 |
| 権限を制御されたゲスト | 不可 |
| 制限付きメンバー（閲覧のみ） | 不可 |
| 制限付きメンバー | 不可 |
| メンバー | 可 |
| 管理者 | 可 |
ゲストは、種類を問わず全部が不可です。制作会社や業務委託の協力者をゲストとして招いている運用は珍しくありませんが、その人たちは自分でAI Notetakerを会議に送れません。会議に呼ばれた側が記録を残したいと思っても、正社員のメンバーが送っていない限り記録は残らない、ということになります。
一方、会議のノートそのものを見る場所であるMeetings Hubは、すべてのプランとすべての役割からアクセスできるとされています。ただし、見えるのは自分に権限のあるノートだけです。つまり、記録を作るのはメンバー以上、見るのは権限があれば誰でも、という設計です。
外部の人が多く関わる会議を記録したい場合、この線引きは事前に確認しておく必要があります。誰が送るのかを決めていないと、会議が始まってから「誰も送っていない」ことに気づく形になります。
役割の設計を変えて回避しようとすると、別の費用が発生します。協力者をゲストからメンバーに変えれば使えるようになりますが、メンバーは課金の対象です。5人の協力者をメンバーに変えると、その分の月額が乗ります。記録を残すためだけに役割を上げる判断が妥当かどうかは、会議の頻度と照らして決めることになります。
無料で試せるのは、管理者あたり5時間
導入前に必ず知っておきたいのが、試用の条件です。公式のヘルプには、期間限定で管理者がAI Notetakerを無料で試せるとあり、その量が明記されています。
無料で使えるのはワークスペースあたり、管理者1人につき5時間です。この時間は全管理者で共有され、リセットされません。ワークスペースのオーナーも管理者として数えます。管理者が3人いるワークスペースなら、合計15時間を全員で分け合う形です。
重要なのは、メンバーとゲストはこの無料時間を使えないという点です。試すのは管理者の仕事になります。そして、リセットされないということは、使い切ったらそこで終わりということです。
5時間という枠を、どう配分するかは考える価値があります。1時間の定例会議に5回入れれば使い切ります。日本語の精度を確かめたいなら、性質の違う会議に少しずつ入れたほうが情報が得られます。参加者が2人の打ち合わせ、5人の定例、外部を含む商談。この3つで挙動が変わるかどうかを見ておくと、本契約の判断材料になります。
また、個人用のノートテイカーを全会議で自動的に有効にする設定があります。この設定を入れたまま試用を始めると、確かめたい会議に届く前に枠が尽きます。手動で送る形で試し始めるほうが確実です。
プランごとに、買えるものと使えるものが違う
AI Notetakerの利用枠は、有料プランでは複数のAI機能をまとめた「Everything AI Bundle」経由で、あるいはどのプランでも単体の追加機能として購入できるとされています。どちらもワークスペースの請求画面から手続きします。
プランごとの違いは、次のようになっています。
| プラン | 購入できる形 | 高度な機能 | SyncUpsでの利用 |
|---|---|---|---|
| Free Forever | 単体の追加機能のみ | 不可 | 不可 |
| Unlimited | バンドルまたは単体 | 不可 | 購入後は可 |
| Business | バンドルまたは単体 | 不可 | 購入後は可 |
| Business Plus | バンドルまたは単体 | 可 | 購入後は可 |
| Enterprise | バンドルまたは単体 | 可 | 購入後は可 |
ここでいう高度な機能とは、個人用に加えて共有用とワークスペース用のノートテイカーを使えること、そしてノートテイカーの表示名を自分たちで決められることを指します。標準の範囲は、個人用のノートと録画までです。
つまり、Business以下のプランでは、会議のノートは送った本人だけのものになります。チーム全員が同じ議事録を見る形にしたいなら、Business Plus以上が必要です。ここは金額に直結する分岐点なので、検討の早い段階で確認しておく必要があります。
なお公式のヘルプには、この機能の位置づけについて次のように書かれています。
AI Notetaker is in early access. Pricing may evolve as we assess infrastructure costs. 出典: help.clickup.com
早期アクセスの段階であり、基盤の費用を見ながら価格が変わりうる、と明記されています。年間の予算を組む立場からすると、この一文は無視できません。いま試算した金額が来期も同じとは限らない前提で見積もる必要があります。
3つの種類があり、ノートが誰に渡るかが変わる
ノートテイカーには3つの種類があります。どれを選ぶかで、記録の見える範囲が決まります。
・個人用。会議ノートの文書は送った本人だけに共有されます ・ワークスペース用。1つの会議ノートの文書が、ワークスペースの全員から見られます ・共有用。1つの会議ノートの文書が、会議に出席した人と常に共有されます。予定された会議では、招待された人を個別に識別できる場合、その人にもノートが届くことがあります
共有用について、公式のヘルプは注意点を添えています。出席しなかった招待者には自動でノートが届かないことがあり、その中にはグループのアドレスで招待されて個人に展開できない人が含まれる、とされています。参加していない人にも議事録を届けたいという運用は、この仕様と噛み合いません。
種類の切り替えは、会議に招待された人なら誰でもできます。ワークスペース用か共有用が会議の開始前に有効にされると、個人用のノートテイカーは自動的に無効になります。ただし無効になるのは開始前に有効化された場合だけで、会議が始まったあとであれば個人用を追加で送れます。その場合、記録は参加した瞬間からになります。
もう1つ注意したいのが、自動で送る設定を2人が同時に入れている場合です。同じ会議に対して、それぞれが自分の個人用ノートテイカーを送ります。それぞれが別々にノートを取り、それぞれがワークスペースの利用枠を消費します。試用の5時間が想定より早く尽きるのは、たいていこのパターンです。
対応している会議と、対応していない場面
どこに送れるかも確認しておきます。公式のヘルプでは、次の3つが対象として挙げられています。
・ClickUp内のSyncUps ・GoogleカレンダーのZoom、Teams、Google Meetの会議。事前にGoogleカレンダーの接続が必要です ・OutlookカレンダーのZoom、Teams、Google Meetの会議。事前にOutlookカレンダーの接続が必要です
予定された会議に送る場合は、プランナーやカレンダーの表示から会議を開き、ノートテイカーを追加します。会議の時刻になると参加者として入り、自己紹介のコメントを残します。会議が終わると、選んだ種類に応じてノートの文書が共有されます。
予定されていない会議にも送れます。会議のURLを貼り付けて送る形で、プランナー、ツールバー、Meetings Hubのいずれからでも操作できます。急に始まった打ち合わせを記録したい場合はこの経路になります。
対応していない場面として明記されているのが、ブレイクアウトルームです。現時点では対応していないとされています。研修やワークショップのように、途中で小部屋に分かれる形式の会議では、分かれた先の会話は記録されません。
また、自動で送る設定の対象になるのは主要なカレンダーだけです。会議用に別のカレンダーを分けている場合、そちらは自動の対象になりません。
そして、使い始める前に必ず必要な手順があります。管理者かオーナーがワークスペースでAI NotetakerのClickAppを有効にしないと、そもそも機能が現れません。「メニューに見当たらない」という詰まり方の大半はここです。
録音していることを、参加者にどう伝えるか
日本語の会議で使ううえで、精度より先に片づけておくべき論点があります。会議を記録していることを、参加している人にどう知らせるかです。
公式のヘルプには、Zoomでの挙動が説明されています。AI NotetakerはZoom側の録画通知の仕組みに依存していて、Zoomの録画に関する注意書きのポップアップをClickUp側が直接制御することはない、とされています。参加者に何が見えるかは、Zoomの設定と会議の構成で決まります。
参加者が目にする可能性があるものとして、次のいくつかが挙げられています。
・録画に関する注意書きのポップアップ ・録画が始まったことを知らせる音声の案内 ・会議画面上の録画中の表示 ・ボットから送られる、録画が始まったことを伝えるチャットのメッセージ
問題は、この体験が人によって違うことです。社内の人か社外の人か、主催者か招待された側か、Zoomのアカウントに必要な権限が既に接続されているかどうかで変わる、と明記されています。既に接続済みで権限が揃っている場合、録画の前に承認を求める表示が出ないこともあります。つまり、ある人にはポップアップが出て、別の人には音声の案内しか届かない、という状態が起こりえます。
外部の人が参加する会議で記録を取るなら、この不確実性は運用でふさぐ必要があります。会議の冒頭で口頭で伝える、招待の本文に記載しておく、Zoom側で全参加者に注意書きを出す設定にしておく。どれか1つは決めておいたほうが安全です。設定はZoomの録画の項目にある通知の欄で確認でき、全参加者に出すか、ゲストだけに出すかを選べる構成になっています。ただし選べる項目はZoomのプランや管理者の方針によって変わります。
自分で送るノートテイカーについては、名前と参加時のメッセージを変えられます。既定では設定した人の名前が付き、簡単な自己紹介のメッセージが送られます。会社名を入れた名前にしておくと、参加者から見て素性が分かりやすくなります。この個別設定が効くのは個人用のノートテイカーだけで、共有用とワークスペース用には適用されません。録画と文字起こしをノートに含めるかどうかも、同じ設定画面で切り替えられます。
社外との会議を記録する場合、通知の設計は精度の話より先に決めるべきものです。知らないうちに録音されていたという印象は、その1回で信頼を損ないます。社内の情報の扱い方も含めて、どこまでを記録に残すかの方針は事前に整理しておいてください。保管場所や権限の考え方については安全性の考え方に整理があります。
費用は、会議1時間あたりで見ると判断しやすい
金額の判断が難しいのは、利用枠が時間で消費される形だからです。人数で割る発想が効かず、会議の量で決まります。
見積もりの手順は単純です。まず、記録したい会議を洗い出します。週次の定例が1時間、案件ごとの打ち合わせが週に3本で各30分、月次の全体会が2時間。この場合、月あたりの記録時間はおおよそ12時間です。次に、その時間に対して利用枠の費用がいくらになるかを確認します。ここは購入する形と時期で変わるため、請求画面で実際の金額を見てください。
このとき見落とされやすいのが、二重に記録される分です。自動で送る設定を複数人が入れていると、同じ会議に対して複数のノートテイカーが入り、それぞれが枠を消費します。12時間のつもりが24時間になる、という事故はここから起きます。導入するなら、自動で送る設定を誰が入れるかをルールとして決めておく必要があります。
もう1つが、記録する価値のない会議です。参加者全員が同じ画面を見ながら作業する会議、5分の立ち話、確認だけの短い通話。これらを自動で全部記録すると、枠が消え、読まれないノートだけが増えます。手動で送る運用のほうが、結果的に費用も情報量も適正になります。
そして、価格が固定でないことは前提に置いてください。早期アクセスの段階であり、価格が変わりうると公式に書かれています。年間の予算に組み込む場合は、変動する可能性のある費目として扱うのが安全です。
日本語の会議で、試用のあいだに確かめること
対応言語に入っていることと、実務で使えることは別です。限られた無料の枠で確かめるべき点を絞っておきます。
1つめが固有名詞です。会社名、製品名、担当者の名前が正しく出るかを見ます。ここが崩れると、あとで議事録を検索したときに引っかからなくなります。社内の略語も同様で、部署名を3文字に縮めて呼んでいるような言葉は、そのまま文字になるとは限りません。
2つめが複数人の発話です。日本語の会議は、相づちが多く、発言が重なりやすい傾向があります。誰が何を言ったかの割り当てが崩れると、決定事項の責任者が分からなくなります。3人以上が参加する会議で1回は試しておいてください。
3つめが数字と日付です。「来週の水曜」「月末まで」といった相対的な表現が、実際の日付に変換されるのか、そのまま文字として残るのかで、使い勝手が変わります。作業の期限を議事録から拾うつもりなら、ここは重要です。
4つめが要約の言語です。文字起こしが日本語で出ても、要約が英語で出るなら、そのまま社内に配れません。アカウントの言語設定を日本語にした状態で、要約と行動項目の言語がどうなるかを確認してください。
5つめが、切り出された作業の扱いです。会議のあとに行動項目が課題として作られるとされていますが、その課題がどのリストに入り、誰に割り当てられるのかは、運用のルールと噛み合っていないと機能しません。行き先のないタスクが増えるだけになります。
動かないときに確認する順番
導入して最初に詰まる箇所は、ほぼ決まっています。原因の切り分けは上から順にたどると早く終わります。
1つめ、機能そのものが画面に見当たらない。管理者かオーナーがワークスペースでAI NotetakerのClickAppを有効にしていない可能性が高いです。ClickAppは機能ごとに個別に有効化する仕組みなので、契約していても有効にしなければ現れません。
2つめ、自分のアカウントでは操作できない。役割を確認してください。ゲストと制限付きメンバーは使えません。招待された立場のアカウントで試していると、ここで止まります。
3つめ、予定した会議に送れない。カレンダーが接続されているかを確認します。Googleカレンダー経由の会議ならGoogleカレンダーの接続が、Outlook経由ならOutlookカレンダーの接続が前提になります。接続していない場合、予定は表示されても送信先として選べません。
4つめ、自動で入るはずの会議に入らない。自動で送る対象になるのは主要なカレンダーだけです。会議専用に別のカレンダーを分けている場合は対象外になります。あわせて、会議に動画会議のリンクが付いているかも確認してください。リンクの無い予定には送れません。
5つめ、途中から記録が途切れている。ブレイクアウトルームに分かれていないかを確認します。小部屋での会話は記録されません。また、開始後に個人用を追加で送った場合、記録は参加した瞬間からになります。会議の冒頭が欠けているなら、送ったタイミングが原因です。
6つめ、ノートが他の人に届かない。ノートテイカーの種類を確認してください。個人用は送った本人だけに共有されます。共有用でも、出席していない招待者には自動で届かないことがあり、グループのアドレスで招待された人は個人に展開できないため対象外になる場合があります。
7つめ、枠が想定より早く尽きた。自動で送る設定を複数人が入れていないかを確認します。同じ会議に複数のノートテイカーが入ると、それぞれが別に枠を消費します。
議事録が残ることと、作業が動くことは別の問題
ここまで条件を整理してきましたが、進行を預かる立場から見ておきたい論点がもう1つあります。会議の記録が自動で残るようになると、本当に困りごとが減るのかという点です。
会議の議事録が無いことに困っている現場は、実は多くありません。多くの現場が困っているのは、議事録はあるのに、そこで決まったことが翌週になっても動いていないことです。原因は記録の不足ではなく、決まったことと日々の作業が別の場所にあることにあります。
議事録が自動で増えると、この構造がむしろ強化されることがあります。読まれない記録が週に5本たまり、検索すれば出てくるが誰も検索しない、という状態です。記録の量が増えても、進行が見える度合いは上がりません。
効くのは、決まったことがその場で作業の一覧に乗り、担当と期限が付いて、次に開いた画面に出てくることです。会議のあとに誰かが転記する工程が挟まると、そこで必ず漏れます。自動で課題を作る機能はこの工程を短くするためのもので、方向としては正しいのですが、作られた課題が誰も見ない場所に落ちるなら、転記の漏れと結果は同じです。
道具の側で見るべきは、記録と作業と会話が同じ場所にあるかどうかです。カードに状態があり、そのカードの上でやり取りが起き、板とカレンダーと工程表を同じデータから切り替えられるなら、転記そのものが減ります。こうした設計では、機能で段階を分けず、区切るのを人数とボードの数だけにしている例もあり、その場合は共有の議事録を使うために上位プランへ移るという判断が要りません。何がどこまで含まれるかはできることと料金で確認できます。
他のサービスと横に並べて見たい場合は、板型を中心に使っているチーム向けのTrelloとの比較、作業の割り当てを中心に見たいチーム向けのAsanaとの比較、文書と作業をまとめて扱いたいチーム向けのNotionとの比較が個別にまとまっています。移し替えの手間が気になる場合はTrelloからの移行、会議の記録を社外に置くことへの懸念があるなら安全性の考え方を先に確認しておくと、情報システム部門との話が進みます。細かい条件はよくある質問にも整理があります。
最後に確認の順番だけまとめておきます。ClickAppを有効にする、日本語の会議で試用の枠を使って精度を見る、共有が必要ならプランの条件を確認する、外部の協力者が使えないことを前提に運用を決める。この4つを踏めば、導入してから引き返す事態は避けられます。仕様は更新されるので、判断の前には必ず公式のヘルプで最新の記載を確認してください。
Q1. ClickUpのAI Notetakerは日本語の会議に対応していますか？
対応しています。公式のヘルプに掲載されている自動検出と文字起こしの対応言語の一覧に、日本語が含まれています。ただし要約や切り出された作業の文言が日本語になるかは、アカウントの言語設定と合わせて確認が必要です。実務で使えるかどうかは、固有名詞や複数人の発話で試してから判断してください。
Q2. 無料でどのくらい試せますか？
期間限定で、管理者1人につき5時間の無料利用枠があります。この枠は全管理者で共有され、リセットされません。管理者が3人いれば合計15時間です。メンバーとゲストはこの枠を使えないため、試すのは管理者の役目になります。自動で全会議に送る設定を入れると早く尽きるので注意してください。
Q3. チーム全員で同じ議事録を見ることはできますか？
プランによります。共有用とワークスペース用のノートテイカーは高度な機能に分類されており、Business PlusとEnterpriseで利用できるとされています。それ以下のプランで使えるのは個人用のノートと録画までで、送った本人だけがノートを受け取る形になります。
Q4. ゲストとして招いている外部の協力者も使えますか？
使えません。公式のヘルプの役割別の表では、無料プランのゲスト、閲覧のみのゲスト、権限を制御されたゲスト、制限付きメンバーのいずれも利用不可とされています。使えるのはメンバーと管理者だけです。会議のノートを見ること自体は権限があれば可能なので、記録を作る担当を先に決めておいてください。