ClickUpを日本語設定に切り替える手順と、日本語にならない部分
clickup 日本語 設定で検索する人の状況は、たいてい2つに分かれます。1つは導入したばかりで、英語の画面のままメンバーに渡すわけにいかない場合。もう1つは、自分の画面は日本語にできたのに、他の人の画面が英語のままで話が噛み合わない場合です。
切り替え自体は3クリックで終わります。ただし、その先に知っておくべきことがいくつかあります。日本語はベータとして提供されていること、設定はアカウント単位で効くのでチーム全体には広がらないこと、スマートフォンのアプリでは日本語を選べないこと。この3つを知らないまま展開すると、導入の初日に問い合わせが集中します。
この記事では、パソコンとスマートフォンそれぞれの手順を先に示し、そのうえで日本語にしても英語のまま残る部分と、そこで実際に何が起きるかを整理します。読み終えたときに、メンバーに配る案内文に何を書くべきかが決まっている状態を目指します。
パソコンの画面を日本語にする手順
まず手順から片づけます。ClickUpの画面の言語は、個人の設定から変えます。
・画面の右上にある自分のアバターをクリックします ・メニューから設定を選びます ・設定の画面にある言語と地域の項目を開きます ・言語の一覧から日本語を選びます ・同じ場所でタイムゾーンも設定します
これで画面の表示が日本語に切り替わります。保存のボタンを押す必要はなく、選んだ時点で反映されます。
選べる言語として公式のヘルプに挙げられているのは、英語、フランス語、スペイン語（スペイン）、スペイン語（ラテンアメリカ）、ポルトガル語（ブラジル）、ドイツ語、イタリア語、日本語の8つです。日本語はこの一覧の最後に置かれていて、現在ベータであるという注記が添えられています。
この設定は、どのプランでも、どの役割の人でも使えるとされています。無料のプランでも、ゲストとして招かれている人でも、自分の画面の言語は自分で変えられます。プランを上げないと日本語にできない、ということはありません。
同じ画面には、言語のほかに外観のテーマ、明暗の切り替え、高コントラストの表示、二要素認証、時刻と日付の形式などが並んでいます。導入の初日にまとめて設定してもらうなら、この画面を一度開いてもらう案内を作るのが早道です。
デスクトップのアプリを使っている場合も、設定の場所は同じです。ブラウザで設定した内容は、同じアカウントで開いたデスクトップのアプリにも引き継がれます。明暗の切り替えについては、ブラウザとデスクトップのアプリで同期する仕組みになっているという説明が公式のヘルプに置かれています。言語も含めてアカウントに紐づく設定なので、端末を増やすたびにやり直す必要はありません。ただしスマートフォンのアプリだけは別扱いで、そちらは後段で触れます。
設定は自分の画面にしか効かない
ここが、展開するときにいちばん問い合わせを生む部分です。言語の設定は個人のアカウントに紐づいていて、ワークスペース全体には適用されません。
公式のヘルプには、日付と時刻の設定について次のように書かれています。
Set your preferred date and time formats for your Workspace. These changes are made at the account level and will not affect the time and date settings of other users in your Workspace. 出典: help.clickup.com
アカウント単位で行われる変更であり、ワークスペースにいる他の人の設定には影響しない、と明記されています。言語も同じ扱いです。
つまり、管理者が自分の画面を日本語にしても、メンバーの画面は英語のままです。全員に日本語で使ってほしいなら、全員に手順を伝えて各自で切り替えてもらうしかありません。20人のチームなら、20人分の設定作業が発生します。
この性質は、悪いことばかりではありません。海外の協力者が混ざっているチームでは、日本人は日本語、他の人は英語で同じワークスペースを使えます。全員を1つの言語に揃える必要がないのは利点です。
一方で、支援するときには面倒が増えます。誰かが操作に詰まって画面を共有してきたとき、その画面が英語だと、こちらの日本語の画面と項目の位置は同じでも呼び名が違います。「設定を開いて」と言っても、相手の画面には設定という文字がありません。電話で口頭の支援をするなら、相手の言語を先に聞くのが早道です。
社内マニュアルも同じ問題を抱えます。日本語の画面で撮った写真を並べたマニュアルは、英語のままの人には読めません。全員が同じ言語で使うことを前提にできないので、手順は文字ではなく位置で書いておくほうが長持ちします。
ただし進行を預かる立場からすると、伝え方に工夫が要ります。導入の案内に手順を書いても、読まずに使い始める人は必ずいます。最初の1週間、英語の画面で操作に詰まった人が「使いにくい」という印象を持ったまま離れる、という流れは避けたいところです。導入のときは、最初のログインの場に立ち会って、その場で切り替えてもらうのが確実です。
ベータという注記が意味すること
日本語には現在ベータであるという注記が付いています。この注記が実務で何を意味するのかを、正確に押さえておく必要があります。
ベータは、翻訳が完了していない部分が残る可能性を示すものです。よくあるのは、主要な画面は日本語になるが、新しく追加された機能の画面や、設定の奥にある項目、エラーの文言などが英語のまま残るという形です。また、更新のたびに翻訳が追いつくまで一時的に英語が混ざることもあります。
もう1つ、翻訳の言葉が定着していない可能性もあります。同じ概念に対して、画面によって違う訳語が当たっていると、社内で会話がずれます。「リスト」と呼ぶのか「一覧」と呼ぶのか、「タスク」なのか「課題」なのか。訳語が揺れると、操作を口頭で説明するときに毎回言い直すことになります。
現場での対処は2つあります。1つは、社内のマニュアルを作るときに画面の文言をそのまま引用し、揺れている箇所には英語を併記しておくこと。もう1つは、いっそ英語のまま統一して、社内の呼び方だけ日本語で決めることです。後者は抵抗があるように見えますが、訳語が安定していない時期にはむしろ混乱が少ない場合があります。
いずれにせよ、日本語にすれば説明が要らなくなるわけではありません。画面が日本語で完結する設計になっている道具と、翻訳を当てて日本語にしている道具では、この点の負担が変わります。日本語だけで運用することを前提にした選択肢と横に並べて見たいなら比較の一覧が判断の材料になります。
スマートフォンのアプリには日本語が無い
パソコンで日本語にできたので安心していると、ここでつまずきます。スマートフォンのアプリの言語は、別の設定で、しかも選べる言語が違います。
iOS版のアプリで選べる言語として公式のヘルプに挙げられているのは、英語、イタリア語、ポルトガル語（ブラジル）、フランス語、ドイツ語、スペイン語（ラテンアメリカ）、スペイン語（スペイン）の7つです。日本語はこの一覧に含まれていません。
アプリ側の切り替え手順は次の通りです。
・画面の右上のアバターをタップして設定を選びます ・言語を変更する項目のスイッチを入れます ・言語の欄で現在の言語をタップします ・新しい言語を選びます ・アプリを再起動します
こちらもどのプランでも使え、ゲストを含む全員が変えられるとされています。ただし選べる先に日本語が無い以上、日本語で使うことはできません。
進行を預かる立場から見ると、この差は運用に直結します。現場で作業している人は、パソコンよりスマートフォンで通知を見る時間のほうが長いことがあります。その画面が英語なら、通知を開いても意味が取れず、結局チャットで「これ何て書いてある」というやり取りが発生します。
導入前に確かめるべきは、誰がどの端末を主に使うかです。事務所で作業する人だけならパソコンの日本語で足ります。現場を回る人、外出が多い営業、施工管理の担当者が含まれるなら、スマートフォンの画面が何語かは決定的な条件になります。ここを見落とすと、導入してから使われない層が出ます。何がどの端末で使えるかは、道具ごとにできることのような一覧で確認しておくと、あとで揉めません。
全員に切り替えてもらうための案内文の作り方
設定が個人単位である以上、展開は案内文の出来にかかります。導入の場で配る文面は、次の要素が揃っていると問い合わせが減ります。
・所要時間を最初に書く。「1分で終わります」と分かれば、後回しにされにくくなります ・クリックする場所を、画面のどこにあるかで書く。「右上の丸いアイコン」のように、名前ではなく位置で示すほうが確実です ・変えるべき項目を3つに絞る。言語、日付の形式、週の始まり。それ以上を並べると読まれません ・スマートフォンの話を必ず入れる。「アプリは英語のままです」と先に書いておくと、あとで不具合として報告されずに済みます ・分からないときの連絡先を1つだけ書く。複数書くと誰にも届きません
案内は文章だけより、画面の写真を3枚並べたほうが早く終わります。アバターをクリックした状態、設定の画面、言語の一覧を開いた状態。この3枚で手順は伝わります。
もう1つ、案内を出すタイミングも効きます。導入の説明会の前に送っても、その場で設定していない人は忘れます。説明会の冒頭で「いま各自でやってください」と時間を取るのが、いちばん確実です。3分あれば全員が終わります。
後から参加する人への手当ても決めておいてください。新しく入った人が招待されたとき、その人の画面は英語から始まります。招待のメールに手順を添える運用にしておかないと、半年後には日本語の人と英語の人が混在した状態になります。
通知やメールの言語も確認しておく
画面の言語を変えたあとに確認したいのが、画面の外に出ていく文面です。
メールで届く通知、ブラウザの通知、スマートフォンの通知。これらが何語で届くかは、画面の設定とは別に確認する必要があります。通知の本文が英語のまま届くと、通知を見て内容を判断するという使い方ができません。結局アプリを開いて中を見ることになり、通知の意味が薄れます。
確認の仕方は簡単です。自分宛のカードを1枚作って、期限を設定し、コメントを付けます。それで届いた通知を見れば、何語で届くかが分かります。導入の初日に1回やっておけば済む確認です。
外部に出る文面も同じです。フォームで外部から依頼を受け付ける、顧客をゲストとして招く、といった使い方をする場合、相手に見える画面と文面が何語かは印象を左右します。日本の顧客に英語の招待メールが届くと、迷惑メールと判断されることもあります。
もう1つ、日付の表示です。通知の中に日付が入る場合、その形式は受け取る人の設定に従うのか、送った人の設定に従うのかで意味が変わります。ここも1回試しておくと安心です。
用語をチームで揃えておく
日本語にしたあとに残る、地味だが効いてくる問題があります。同じものを違う言葉で呼ぶ人が出ることです。
画面に出る言葉と、社内でこれまで使ってきた言葉は、たいてい一致しません。画面が「タスク」と表示していても、社内では「案件」「依頼」「チケット」と呼んできたかもしれません。会話ではその呼び方が続き、画面を見ながら話すときにだけ言い換える、という状態になります。この言い換えが、覚えるべきことを2倍にします。
対処は2つのどちらかです。1つは、社内の呼び方を画面に合わせること。移行のときに一度だけ痛みを引き受ける代わりに、その後の説明が楽になります。もう1つは、画面の言葉と社内の言葉の対応表を1枚作って、共有の場所に置くことです。
対応表を作る場合は、10語を超えないようにしてください。それ以上になると誰も見なくなります。優先すべきは、階層を表す言葉と、状態を表す言葉です。この2種類がずれると、口頭での指示が通じなくなります。
そして、翻訳が揺れている箇所は対応表に英語も書いておきます。ベータの段階では、更新のたびに訳語が変わる可能性があります。英語を併記しておけば、変わったときに読み替えられます。
言語と一緒に直しておくべき、日付と時刻の形式
言語だけ変えて満足すると、日付の読み違いで事故が起きます。同じ設定画面にある時刻と日付の形式も、必ず一緒に確認してください。
設定できる項目は3つあります。
| 項目 | 選べる内容 |
|---|---|
| 週の始まりの曜日 | 日曜、月曜 |
| 時刻の形式 | 24時間、12時間 |
| 日付の形式 | mm/dd/yyyy、dd/mm/yyyy、yyyy/mm/dd |
日付の形式は、放置すると初期状態のまま月と日が先頭に来る形になっていることがあります。この状態で「03/09」と表示されていると、3月9日なのか9月3日なのかが分かりません。日本の商習慣に合わせるなら、年から始まる形を選ぶのが安全です。この形式なら、並べ替えたときも順序が直感と一致します。
週の始まりも、カレンダーの見え方を大きく変えます。日曜始まりと月曜始まりでは、同じ週の同じ日が違う位置に表示されます。チームの中で設定が揃っていないと、「今週の頭」という言葉が指す日がずれます。週次で進捗を確認する運用をしているなら、ここは揃えておいたほうがよい項目です。
時刻の形式も同じです。午前と午後を付ける形と、24時間の形が混ざっていると、口頭で「7時」と言われたときに朝か夜かが伝わりません。業務では24時間の形に揃えておくのが無難です。
日付の形式は、外に出す資料にも影響します。作業の一覧を書き出して顧客に送るとき、日付が月から始まる形のままだと、受け取った側が読み違える可能性があります。書き出したあとに手で直す作業が毎回発生するくらいなら、最初から年から始まる形に揃えておくほうが手間が少なくなります。
なお、この設定も個人単位です。自分の画面で年から始まる形にしても、他の人の画面は初期状態のままです。日付の読み違いによる事故を防ぎたいなら、言語と同じく全員に揃えてもらう項目に含めてください。案内文に入れる3項目のうちの1つとして扱う理由がここにあります。
もう1つ、タイムゾーンの通知という設定があります。端末が別のタイムゾーンに移動すると、設定を更新するかどうかを尋ねる表示が出る仕組みで、既定で有効になっています。出張や移動の多い人が意図せず設定を変えてしまうと、期限の表示が1日ずれることがあります。挙動を知らないまま「はい」を押すと、そのあと予定の時刻が全部ずれて見えます。この通知を出さない設定にもできるので、運用に合わせて決めてください。
日本語で入力するときに起きる、細かいが効く問題
画面を日本語にしたあと、実際に日本語で書き込み始めると出てくる論点があります。どれも小さいのですが、放置すると後から直せなくなります。
1つめが、名前の表記です。カードや作業の名前を日本語で書くとき、同じものが「請求書作成」「請求書の作成」「請求書作成（9月分）」のように揺れます。検索したときに全部が出てこないと、探せない情報が増えます。最初に命名の型を決めておくと、後の検索が効きます。「案件名_作業名」のように、区切りの記号まで決めておくのが実務的です。
2つめが、半角と全角です。数字とアルファベットを全角で書く人と半角で書く人が混ざると、検索で当たらなくなります。数字とアルファベットは半角、というだけのルールを最初に共有しておいてください。
3つめが、記号です。丸括弧、鍵括弧、中黒。日本語の文章では自然に使いますが、名前に入れると検索や並べ替えの挙動が変わることがあります。名前は記号を減らし、詳しい説明は本文に書く形にすると安定します。
4つめが、並べ替えです。日本語の名前を五十音順に並べたいと思っても、多くのシステムは文字コードの順で並べます。漢字が混ざると意図した順にはなりません。順番を制御したいなら、名前の先頭に番号を付けるのが確実です。
5つめが、絵文字です。状態を絵文字で表す運用は見た目が分かりやすい一方で、検索できず、色覚の条件によっては区別しにくくなります。状態は専用の項目で持たせて、絵文字は補助にとどめるのが安全です。
これらは言語設定とは別の話ですが、日本語で運用を始めた瞬間に全部出てきます。導入の初週にルールを1枚にまとめておくと、半年後の検索の効き方がまったく変わります。
日本語にしても、AIの応答や検索は別の条件が付く
画面を日本語にすると、それに連動して動く部分と、しない部分があります。
連動する部分の代表がAIです。公式のヘルプによると、ClickUpのAIは既定で、選んだ言語で応答します。英語を選んでいれば英語で返り、別の言語で質問すればその言語で返る、という説明が置かれています。日本語を選んでおけば、要約や下書きの生成も日本語に寄ります。会議の記録を扱う機能を使う予定があるなら、この設定が効いてきます。
一方で、日本語にしても変わらない部分があります。機能の名前として画面に出る固有の言葉、ヘルプセンターの記事、サポートとのやり取り、リリースの案内などです。ヘルプが英語のままだと、詰まったときに調べる作業が英語での作業になります。社内で誰か1人が英語のヘルプを読める体制にしておかないと、質問が全部その人に集まります。
外部のサービスとの連携で表示される画面も、多くは連携先の言語に従います。カレンダーやチャットをつないだ場合、そちらの画面はそちらの設定です。1つの作業の流れの中で言語が切り替わると、操作を覚える負担が増えます。
検索も条件が変わる部分です。日本語で入力した言葉が、日本語で書かれたカードや文書にきちんと当たるかどうかは、実際に試してみるまで分かりません。表記の揺れ、送り仮名、半角と全角の違いをどう扱うかは道具によって差があります。導入の初期に、実際に使う言葉で10回ほど検索してみると、その後の運用の設計が変わります。
日本語にならないときに確認する順番
手順どおりにやったのに日本語にならない、という相談は一定数あります。確認は上から順にたどると早く終わります。
1つめ、設定の画面が違う。ClickUpには個人の設定とワークスペースの設定があり、言語は個人の設定にあります。ワークスペースの設定を探しても見つかりません。右上のアバターから入る経路で開いてください。
2つめ、切り替えたのに一部が英語のまま。ベータであるため、翻訳が当たっていない画面が残ることがあります。全部が英語のままなら設定が反映されていませんが、一部だけなら仕様の範囲です。
3つめ、ブラウザを更新していない。設定を変えたあとに反映が遅れる場合は、一度画面を再読み込みしてください。デスクトップのアプリを使っている場合は、アプリを閉じて開き直します。
4つめ、別のアカウントで見ている。仕事用と個人用など複数のアカウントを持っている場合、設定したのと違うほうを開いていることがあります。右上のアバターに出るメールアドレスを確認してください。
5つめ、複数のワークスペースを行き来している。設定はアカウントに紐づくので、ワークスペースを移動しても言語は変わらないはずです。それでも表示が変わるなら、別のアカウントで参加しているワークスペースを見ている可能性があります。
6つめ、スマートフォンで確認している。アプリの言語は別の設定で、そもそも日本語を選べません。パソコンで設定したのにスマートフォンが英語なのは、不具合ではありません。
7つめ、ブラウザの翻訳機能が併用されている。ブラウザ側の自動翻訳が動いていると、画面の日本語とブラウザの訳が混ざって表示が崩れることがあります。日本語に設定したなら、ブラウザ側の自動翻訳はこのサイトで無効にしておくのが安全です。
言語の設定は入口であって、定着の条件ではない
ここまで手順と注意点を整理してきましたが、進行を預かる立場からは、もう1つ考えておきたいことがあります。画面が日本語になれば、チームは使うようになるのか、という点です。
言語は必要条件です。読めない画面は使われません。ただし十分条件ではありません。日本語になっても使われない道具はたくさんあります。原因は言語ではなく、自分に関係のあることが画面に出てこないことにあります。
ログインして最初に出る画面に、自分の担当する作業と、今日までの期限と、自分に来ている連絡が並んでいれば、人は毎日開きます。逆に、階層をたどって自分の作業を探さないと何も出てこない画面だと、開く理由が無くなります。ここは翻訳ではなく設計の問題です。
もう1つが、用語の数です。空間、フォルダ、サブフォルダ、リスト、タスク、サブタスクといった階層の言葉が並ぶと、翻訳が正確でも覚えることが多くなります。進行を預かる人は覚えられますが、週に2回しか開かないメンバーは覚えません。覚えなくても使えるかどうかは、階層の深さで決まります。
道具を選ぶときに見ておきたいのは、日本語に対応しているかどうかではなく、日本語だけで完結するかどうかです。画面もヘルプも問い合わせも日本語で済むなら、詰まったときに止まりません。あわせて、機能で段階を分けず、区切るのを人数とボードの数だけにしている設計であれば、必要な機能を先に諦める場面も減ります。条件は料金で確認できます。
他の選択肢と横に並べたい場合は、板型を中心に使っているチーム向けのTrelloとの比較、作業の割り当てを中心に見たいチーム向けのAsanaとの比較、国産のサービスと比べたい場合のBacklogとの比較やJootoとの比較がそれぞれまとまっています。既存のボードを移す手間が気になるならTrelloからの移行、社内の情報を外に置く判断が必要なら安全性の考え方を先に見ておくと、情報システム部門との話が早く進みます。細かい条件はよくある質問にも整理があります。
最後に、展開するときの順番だけまとめておきます。パソコンの言語を日本語にする、日付の形式を年から始まる形に直す、週の始まりをチームで揃える、スマートフォンを使う人には英語のままである点を先に伝える。この4つを案内文に入れておけば、導入の初日の問い合わせはかなり減ります。設定の画面や対応言語は更新されることがあるので、判断の前には公式のヘルプで最新の記載を確認してください。
Q1. ClickUpの画面を日本語にする手順はどうすればよいですか？
右上の自分のアバターをクリックして設定を開き、言語と地域の項目から日本語を選びます。保存のボタンは不要で、選んだ時点で反映されます。同じ画面でタイムゾーンも設定できます。この設定はどのプランでも、どの役割の人でも利用できるとされているので、無料のプランやゲストでも変更できます。
Q2. 自分の画面は日本語になったのに、他のメンバーが英語のままなのはなぜですか？
仕様どおりの動きです。言語の設定はアカウント単位で行われ、ワークスペースにいる他の人の設定には影響しないと公式のヘルプに明記されています。全員に日本語で使ってもらうには、各自に手順を伝えて個別に切り替えてもらう必要があります。導入時に全員で一斉に設定する場を作ると確実です。
Q3. スマートフォンのアプリも日本語にできますか？
iOS版のアプリで選べる言語として挙げられているのは、英語、イタリア語、ポルトガル語（ブラジル）、フランス語、ドイツ語、スペイン語（ラテンアメリカ）、スペイン語（スペイン）の7つで、日本語は含まれていません。パソコンは日本語、スマートフォンは英語という状態になるため、現場で端末を使う人には事前に伝えておいてください。
Q4. 日本語がベータと書かれていますが、何に注意すればよいですか？
翻訳が完了していない画面が残る可能性と、訳語が揺れる可能性の2つです。新しい機能の画面や設定の奥にある項目、エラーの文言が英語のまま残ることがあります。社内マニュアルを作るときは画面の文言をそのまま引用し、揺れている箇所には英語を併記しておくと、口頭での説明がずれにくくなります。