Confluenceの代わりを探すとき｜手放してよい機能を先に決める
Confluenceの代わりを探し始めた人が最初にやることは、たいてい候補の一覧を集めることです。ところがこのやり方だと、機能の比較表が膨らむばかりで結論が出ません。どの候補にも無い機能が必ずあり、その1つが気になって決めきれないからです。
順番を逆にすると、判断は驚くほど早く終わります。候補を集める前に、いま使っている機能のうち何を手放してよいかを決める。手放してよいものが決まれば、候補は勝手に絞られます。この記事は、その棚卸しのやり方を具体的に並べます。読み終えたときに、比較表を作らずに候補を2つか3つまで落とせる状態を目指します。
代わりを探し始める入口は、3つのどれか
とりまとめる立場の人が代わりを探し始めるとき、きっかけはほぼ次の3つに収まります。
・人数が増えて、費用が急に上がった、あるいは上がりそうになった ・文書は溜まっているのに、いま何がどこまで進んでいるのかが分からない ・維持と設定に人手が要る。触れる人が社内に1人か2人しかいない
この3つは、代わりに求めるものがまったく違います。1つ目なら、同じことができてもっと安い候補を探すことになります。2つ目なら、そもそも文書の道具ではなく進行の道具を探すべきかもしれません。3つ目なら、機能が少なくても設定が要らない候補が正解になります。
入口を取り違えると、探す方向が丸ごとずれます。よく起きるのが、2つ目の困りごとを抱えているのに、1つ目の理由で探し始めてしまう例です。文書の置き場を安い候補に替えたところで、進捗が見えない状態は変わりません。むしろ移行の手間だけが増えて、元の困りごとは残ります。
最初に紙に1行だけ書いてください。「何が起きたから探し始めたのか」です。書けないなら、まだ探す段階ではありません。誰かが「Confluenceは使いにくい」と言ったから、というだけで探し始めると、代わりに入れたものも同じ言葉で評価されます。
候補集めより先に、いま置いてあるものを数える
棚卸しと言うと大掛かりに聞こえますが、やることは決まっています。スペースを1つずつ開いて、その中のページを3つに分けるだけです。
・毎週か毎月、誰かが必ず開いて読むもの ・年に数回、探して開くもの ・作った日以降、誰も開いていないもの
この分け方で驚くのは、3つ目が想像よりずっと多いことです。議事録、検討途中で止まった案、過去の体制での手順書。どれも消すのは怖いけれど、代わりの道具に持っていく必要はありません。書き出して保管しておけば足ります。
1つ目と2つ目に残ったページだけが、代わりの道具に求める要件を決めます。ここが重要で、要件は機能の一覧からではなく、実際に読まれているページから導くべきです。「マクロが使えないと困る」と思っていても、読まれているページにマクロが1つも入っていないなら、それは要件ではありません。
数え方のコツとして、ページの数ではなく開かれた回数で見てください。Confluenceには、どのページがどれだけ見られたかを示す情報を扱う仕組みがあります。プランによって使える範囲が違うので全部が取れるとは限りませんが、取れる範囲で構いません。感覚で「よく使っている」と思っているスペースが、実は数人しか開いていないことはよくあります。
棚卸しには時間がかかるように見えますが、スペースが20個程度のチームなら半日で終わります。この半日を惜しんで比較表を作り始めると、何週間も決まらないまま時間が過ぎます。
棚卸しの単位は「そのページで誰が何を決めているか」
ページを3つに分けたら、次は残ったページの役割を見ます。ここで見るべきは中身の分量ではなく、そのページが組織の中で何をしているかです。
実務上、役割は次の4つに分かれます。
・決めたことを残すページ。仕様、方針、規約。読む人が多く、書く人が少ない ・手順を伝えるページ。新しく入った人が読む。更新頻度は低いが、古いと事故になる ・進行中の記録。会議の記録、課題の一覧、検討中の案。書く人が多く、すぐ古くなる ・集計して見せるページ。他のページから情報を集めて一覧にしている
代わりの道具を探すときに難しいのは、3つ目と4つ目です。1つ目と2つ目は、文章が置ければどの道具でも成立します。3つ目は進行の道具のほうが向いていることが多く、4つ目は仕掛けそのものを作り直すことになります。
この仕分けをすると、「1つの道具で全部を置き換える」という発想が崩れます。決めたことを残すページと、進行中の記録は、求められる性質が正反対です。前者は変わらないことに価値があり、後者は変わり続けることに価値があります。同じ場所に置いているから、どちらかが必ず窮屈になります。
代わりを探す作業が、実は「1つに寄せるか、2つに分けるか」の判断だった、という結論に至るチームは少なくありません。
手放しにくいものの筆頭は、ページの木と、そこを流れる権限
Confluenceの中身は、フォルダに入ったファイルではなく、親子の関係を持つページの木でできています。ページの下にページがぶら下がり、その下にまたページがぶら下がる。この構造は、単なる整理の都合ではありません。権限の流れ方と、探し方の両方に関わっています。
代わりの道具を見るとき、ここを最初に確かめてください。候補の道具が、階層を何段まで持てるか。ある階層に権限を設定したとき、その下のページにどう伝わるか。この2つが自分たちの運用と噛み合わないと、移した後に権限を1ページずつ設定し直すことになります。
権限については、Confluenceがスペースという単位を持っていることも大きな要素です。スペースごとに誰が読めて誰が書けるかを決められるので、部署ごと、取引先ごとといった区切りが素直に作れます。候補の道具に同じ単位が無い場合、どこで区切るかを設計し直すことになります。
ここで冷静に見ておきたいのは、その区切りが本当に使われているかです。スペースを30個作っていても、権限を実際に絞っているのは3個だけ、ということは珍しくありません。残りは全員が読める設定のままです。だとすれば、細かい権限の仕組みは要件ではなく、あれば便利という程度のものになります。
棚卸しのときに、各スペースの権限設定を一覧にしてみてください。全員読める設定が大半なら、代わりの候補は一気に広がります。
マクロは機能ではなく、他のページの中身を持ってくる配線
代わりを探すときに最も見落とされるのがマクロです。文章の中に埋め込まれているので、移すときにただの飾りだと思われがちですが、実際には他の場所から情報を引いてくる配線として働いています。
たとえば、あるページの中に各案件の担当と期日が一覧で出ているとします。これは誰かが手で書いているのではなく、各案件のページに埋め込まれた情報を集めてきて表示している場合があります。Atlassianの公式資料では、この仕組みについて次のように説明されています。ページに書いた項目を、別のページに要約として表示するためのマクロの組み合わせです。
移すときに何が起きるかというと、集めてくる側のページは空になります。集められる側のページには情報が残っているので、データが消えるわけではありません。ただし、一覧として見えていたものは見えなくなります。移行の当日に「表が消えた」と言われる原因の多くがこれです。
Jiraと繋がっている部分も同じ性質を持ちます。公式資料にはこう書かれています。
If your Confluence instance is connected to Jira, you can search and display Jira work items in a list on Confluence pages and live docs. 出典: support.atlassian.com
課題の一覧がページに出ているのは、そのページに一覧が書かれているからではなく、検索の条件が埋め込まれているからです。文書だけを移しても、この配線は移りません。
だからこそ、棚卸しのときにマクロの一覧を作る価値があります。読まれているページの中に、どの種類の配線が何本入っているか。本数が少なければ、代わりの道具で作り直すか、諦めるかを個別に決められます。本数が多く、しかもそれが業務の中心にあるなら、代わりを探すこと自体を考え直す材料になります。
テンプレートと履歴は、移す価値が薄いことがある
手放せないと思われがちなのに、実際には移さなくても困らないものもあります。テンプレートと、ページの変更履歴です。
テンプレートは、新しいページを作るときの型です。議事録の型、仕様書の型、報告の型。移行のときに「これが無いと書けない」と言われることがありますが、代わりの道具にも同じような仕組みはたいていあります。型そのものを持っていくより、型に何を書くかを1枚の紙にまとめて、新しい道具で作り直すほうが早く終わります。
むしろ、移行はテンプレートを見直す好機です。長年使っている型には、誰も埋めていない欄が必ず入っています。移すときに削れば、新しい道具での入力の手数が減ります。
変更履歴は、法令や契約で保存が求められている場合を除けば、移す必要がないことが多い部分です。誰がいつ何を直したかの記録は、文書の信頼性を支える大事な情報ですが、日常的に見返すものではありません。古い環境を一定期間そのまま残しておく、書き出したものを保管しておく、といった形で足りるケースがほとんどです。
ただし、規制の厳しい業界では話が変わります。監査で履歴の提出を求められる可能性があるなら、移す前に法務や監査の担当に確認してください。この確認を後回しにすると、移行が終わった後で「元の環境を消せない」という状態になり、費用が二重にかかります。公的な制度の解釈が絡む場合は、所管の窓口や専門家に確かめるのが確実です。
費用の壁がどこに立っているかを、先に確かめる
入口が費用だった場合は、壁の位置を正確に知っておく必要があります。日本語の公式料金ページでは、2026年9月12日時点で、月額請求の場合の金額として次の表示が確認できます。Freeは0円で最大10ユーザーまで永久に無料、Standardは1ユーザーあたり月額744円、Premiumは1ユーザーあたり月額1,432円、Enterpriseは年間請求で問い合わせとなっています。年間の請求へ切り替えると最大17%安くなるという記載も同じページにあります。税の扱いについては表示が見当たらなかったため、請求される額は申し込みの画面で確認してください。
壁は10人のところに立っています。10人を超えると0円から744円になり、人数分だけかかります。20人なら月14,880円、50人なら月37,200円という計算です。
ここで確かめるべきなのは、その人数の中に「読むだけの人」が何人いるかです。書く人だけに絞れるなら、費用は変わります。読むだけの人をどう扱うかは道具によって考え方が違い、そこが代わりを探すときの分かれ目になることもあります。
無料の枠に収まっているうちは、機能の差より運用の差で選べます。人数が増えて壁を越えた瞬間に、費用が判断の主軸に移ります。とりまとめる立場の人は、いま何人で、半年後に何人になりそうかを先に出してください。それが分かると、探す範囲が絞れます。
読むだけの人を、どう数えるか
費用の見積もりで最も差が出るのが、読むだけの人の扱いです。ここを曖昧にしたまま候補を比べると、同じ人数でも金額が2倍以上ずれます。
まず、自分たちのチームで読むだけの人が何人いるのかを正確に出してください。目安として、過去90日の間に1ページも編集していない人を数えます。この人数が全体の半分を超えるチームは珍しくありません。文書の置き場というのは本来そういうもので、書く人は少数で、読む人が多数です。
次に、候補の道具がその人たちをどう扱うかを見ます。考え方は大きく3つに分かれます。読む人も1人分として数える道具、読む人は無料で入れられる道具、そして外部の人だけを無料にする道具です。どれが有利かはチームの構成で変わります。社内の人が多いなら2つ目、取引先や外注先が多いなら3つ目が効きます。
見落としやすいのが、読むだけのつもりだった人が編集に手を出したときの扱いです。道具によっては、その瞬間に扱いが変わって費用に反映されます。契約の前に、読む人が誤って編集ボタンを押したらどうなるかを確かめておいてください。ここを確かめずに契約すると、翌月の請求を見て驚くことになります。
読むだけの人が多いと分かったら、要件の書き方も変わります。「全員分の席が要る」ではなく「書く人6人分と、読む人12人分」と書く。この形にしておけば、候補ごとの金額を同じ条件で並べられます。
移行の当日より、そのあとの1か月を設計する
代わりを決めるとき、多くのチームは移す作業に意識が向きます。ところが実際に失敗するのは、移した後の1か月です。新しい場所に文書は並んでいるのに、誰も開かず、古い環境をこっそり見に行く。この状態が1か月続くと、移行は失敗と判定されます。
原因はほぼ決まっていて、探し方が変わったことに人が追いつけないからです。前の環境では、目的のページまでの道順を体が覚えています。新しい場所ではそれが通じないので、探すのに時間がかかり、面倒になって古いほうを開きます。
手当ては2つあります。1つは、よく開かれるページへの入り口を、移した直後に作ってしまうこと。棚卸しで数えた「毎週か毎月、必ず開かれるページ」の一覧を、新しい環境のトップに並べておきます。10枚もあれば、日常の用事の大半は足ります。
もう1つは、古い環境を読み取り専用にする日を先に決めることです。両方が書ける状態を長く続けると、情報が二重になり、どちらが正しいのか誰にも分からなくなります。移した日から2週間後に古いほうを読み取り専用にする、と決めて周知しておけば、移行は進みます。
ただし、古い環境をいつ消すかは別の判断です。契約の期限、監査の要件、書き出したものの保管状態を確かめてから決めてください。消す前に、新しい環境で1か月間、本当に業務が回ったことを確認するのが安全です。
候補に当たるときに、必ず聞く5つのこと
棚卸しが終わって候補が絞れたら、資料を読むだけでなく、直接聞いたほうが早い項目があります。公開されている料金ページや機能の一覧には書かれていないのに、運用に効く部分です。
・階層は何段まで持てるか。上の階層に設定した権限は下にどう伝わるか ・読むだけの人の扱いはどうなるか。編集に手を出した場合に何が起きるか ・いま使っているデータを、どの形式で取り込めるか。取り込めないものは何か ・将来この道具をやめるとき、どの形式で書き出せるか ・サービスの終了、新規受付の停止、料金の改定について、直近の予定はあるか
5つ目を聞くのを忘れないでください。代わりを探している最中に、候補の側が新規の受付を止めていた、という事態は実際に起こります。料金だけを見ていると気づけない部分です。運営会社が変わったばかりの道具は、その後に料金や条件が変わることもあります。どれも良し悪しの話ではなく、知ってから決めるべきことです。
4つ目も重要です。いま代わりを探しているのは、前の道具から出たいからです。次の道具からも、いつか出ることになります。そのときに何が持ち出せるかを、入る前に確かめておく。これを習慣にしているチームは、道具を替えるたびの負担が確実に軽くなります。
1つに寄せるか、2つに分けるか
棚卸しの結果として、多くのチームが次の分かれ道に立ちます。文書も進行も1つの道具に寄せるか、文書の置き場と進行の置き場を分けるか。
1つに寄せる利点は、探す場所が1か所で済むことです。欠点は、片方の性質に合わせると、もう片方が窮屈になることです。文書の道具に進行を持たせると、状態の更新が文章の編集と同じ重さになり、誰も更新しなくなります。進行の道具に文書を持たせると、長い文章が読みにくくなります。
2つに分ける利点は、それぞれが得意なことに集中できることです。欠点は、行き来が発生することと、費用が2つ分かかることです。ただし、読むだけの人が多いチームでは、分けたほうが安くなる場合もあります。進行の道具には書く人だけを入れ、文書の道具には全員を入れる、といった配分ができるからです。
判断の目安は、進行の更新頻度です。週に1度の更新で足りるなら、1つに寄せても回ります。毎日何度も状態が変わるなら、分けたほうが確実です。文章を編集する画面で、毎日何度も状態を変えるのは無理があります。
検索の効き方は、移す前と後で必ず変わる
棚卸しで見落とされやすいのが検索です。文書の置き場を替えるということは、探し方を替えるということでもあります。ところが検索の使い勝手は、機能の一覧を読んでも分かりません。
いまの環境で、目的のページにどうやってたどり着いているかを観察してください。検索窓に言葉を入れているのか、左の一覧をたどっているのか、ブックマークから開いているのか。人によってやり方が違います。検索窓に頼っている人が多いチームは、移した先の検索が弱いと一気に困ります。逆に、一覧をたどる習慣のチームなら、階層の作り方さえ揃えられれば移行の影響は小さくなります。
観察するときに聞くとよいのは、「先週、探すのに3分以上かかったページはありますか」という質問です。時間がかかった経験は覚えているので、答えが返ってきます。返ってきた事例を集めると、いまの環境の弱点が分かり、それが候補に求める要件になります。
もう1つ、検索の範囲も確かめる価値があります。権限で区切られた領域がある場合、検索の結果にそれが出るかどうかは道具によって違います。見えないものは探せないので、区切りが多いチームでは「検索しても出ない」という不満が起きやすくなります。棚卸しで数えた「実際に権限を絞っているスペースの数」が、ここで効いてきます。
手放してよいものが決まると、候補は自動的に絞れる
ここまでの棚卸しが終わると、要件は次のような形にまとまります。
・読まれているページは80枚。そのうち権限を絞る必要があるのは1つのスペース分だけ ・配線が入っているページは12枚。うち本当に必要なのは進行の一覧を出している3枚 ・テンプレートは作り直す。履歴は書き出して保管する ・人数は18人。うち書く人は6人、読むだけの人が12人 ・進行の更新は毎日発生する
この形になれば、候補を集める作業は一気に楽になります。文章が置けて、権限が1段階分けられて、書く人と読む人で費用が変わる道具。進行については別に持つ。この条件で探せば、候補は数個に収まります。
逆に、棚卸しをせずに候補を並べると、比較表の行が40本になり、どの候補も何かが欠けているように見えます。欠けている機能が、自分たちが実際に使っている機能かどうかを判断する材料が無いからです。
進行の置き場を分ける場合に見る点
文書と進行を分けると決めた場合、進行の側に何を求めるかも整理しておく必要があります。ここでも機能の多さではなく、更新が続くかどうかで見てください。
ボード型のタスク管理は、状態の移り変わりを1つの板の上に並べる作りをしています。できることに、どこまでを引き受ける道具なのかが書かれています。正直なところ、こちらにも弱いところがあります。長文を大量に蓄える用途は範囲外で、リポジトリの機能もありません。連携や自動化を深く作り込む場面では、そこを主軸にしている道具に届きません。使える表示言語は日本語だけです。文書の置き場を丸ごと引き受ける相手としては、候補になりません。
費用の考え方も違います。料金では、機能の有無ではなく規模で区切る形が説明されています。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという置き方なので、使う機能によって上のプランへ動く必要がありません。読むだけの人が多いチームにとっては、費用の読み方が変わります。
ほかの候補と並べたい場合は、カード型の代表的な道具との違いをまとめたTrelloとの比較、タスクの割り当てと期日の管理に強い道具との違いを見るAsanaとの比較、文書とデータベースを同居させる道具との違いを見るNotionとの比較が参考になります。Notionとの比較は、文書と進行を1つに寄せるかどうかを考えている人には特に近い論点です。画面の見せ方に力を入れている道具はmonday.comとの比較、国内の開発現場で長く使われてきた道具はBacklogとの比較、国内発のカード型はJootoとの比較に、それぞれ論点が置かれています。全体を俯瞰したいときは比較の一覧が近道です。
移すときの工数も、要件の一部として数えてください。Trelloからの移行に取り込みの範囲が記されていますが、そのまま読める相手はTrelloに限られます。それ以外は、書き出したものを手で整えて入れ直す段取りになります。預かるデータの方針は安全性の考え方、契約や運用の細かい点はよくある質問で確かめられます。
決める順番を、もう一度並べ直す
最後に、この記事の手順を順番だけで並べます。上から順にやれば、比較表を作らずに候補が絞れます。
・何が起きたから探し始めたのかを1行で書く ・スペースを開いて、ページを読まれているものと読まれていないものに分ける ・読まれているページの役割を4つに仕分ける ・権限を実際に絞っているスペースの数を数える ・配線が入っているページを数え、本当に必要なものを選ぶ ・テンプレートと履歴を、移すか作り直すか保管するかで決める ・人数と、そのうち書く人の数を出す ・1つに寄せるか2つに分けるかを、進行の更新頻度で決める ・ここまでの条件で候補を集める
この順番のどこかで手が止まったら、そこがまだ決まっていない部分です。決まっていない状態で候補を集めても、判断の材料が揃わないので結論は出ません。棚卸しは移行のための作業に見えますが、実際には、いまの困りごとの正体を突き止める作業でもあります。棚卸しの途中で「代わりを探す必要はなかった」と分かることも、珍しくありません。
Q1. 代わりを探すとき、最初にやるべきことは何ですか？
候補集めではなく棚卸しです。スペースを開いて、実際に読まれているページと読まれていないページに分けます。読まれているページだけが要件を決めます。使っていない機能を要件に入れると、候補がいつまでも絞れません。スペースが20個程度なら半日で終わります。
Q2. マクロが入ったページはどうなりますか？
他のページから情報を集めて表示している部分は、移した先では空になります。集められる側のページに情報は残るので消えるわけではありませんが、一覧として見えていたものは見えなくなります。移行前にどのページに何本の配線が入っているかを数えておいてください。
Q3. Confluenceの費用はどこで上がりますか？
2026年9月12日時点の日本語の公式料金ページでは、Freeが0円で最大10ユーザーまで、Standardが1ユーザーあたり月額744円、Premiumが1ユーザーあたり月額1,432円と表示されています。いずれも月額で請求を受ける場合の表示で、年間の請求にすると最大17%安くなると記載されています。壁は10人のところに立っています。
Q4. 文書と進行は1つの道具にまとめるべきですか？
進行の更新頻度で決めてください。週に1度の更新で足りるなら1つに寄せても回ります。毎日何度も状態が変わるなら、文章を編集する画面で更新するのは無理があるので分けたほうが確実です。読むだけの人が多いチームでは、分けたほうが費用が下がる場合もあります。