Confluenceからデータを移す｜持ち出せるものと、手で作り直す部分
Confluenceから別の道具へ移す話が持ち上がったとき、最初に聞かれるのは「データは全部持ち出せるのか」です。答えは形式によって変わります。公式の説明ページには書き出しの形式が4つ挙がっていて、それぞれ想定している行き先が違います。そして、どの形式にも含まれないものが名指しで書かれています。この記事では、その線引きを先に確かめてから段取りを組む方法を扱います。
中身は文章ではなく「ページの木」でできている
移行の難しさを決めているのは、文章の量ではありません。ページとページのつながりです。
Confluenceの中身は、スペースという入れ物の下に、ページが親子関係を持って並ぶ形になっています。親のページを開くと子のページの一覧が出て、子の下にさらに孫がある。この木の形そのものが、チームにとっての目次になっています。「議事録は案件ページの下」「仕様は機能ページの下」といった約束が、階層として表現されているわけです。
ところが、書き出したファイルを開くと、この木が平らになっていることがあります。形式によっては階層の情報が保持されず、ページが横並びのファイル群として出てきます。移した先で、どのページがどのページの下にあったのかを人が思い出しながら並べ直す作業が発生します。
だから移行の見積もりでは、ページの枚数よりも階層の深さを数えてください。3段までなら並べ直しは現実的ですが、5段6段と深い木が何百ページもぶら下がっている場合、並べ直しだけで数日かかります。この段階で「深い部分は運ばない」と決められるなら、作業量は一気に減ります。
もうひとつ、ページ同士のリンクも数えておく価値があります。本文の中から他のページへ張ったリンクは、移した先ではURLが変わるので、そのままでは切れます。件数が少なければ手で直せますが、数百本あるなら、リンクを含むページだけを別扱いにする判断が要ります。
書き出しの口は4つあり、それぞれ行き先が違う
公式の説明ページでは、スペース単位の書き出しとして PDF、CSV、HTML、XML の4つが挙げられています。そして、どれをどういうときに使うかまで明記されています。
If you need your content accessible outside of Confluence Cloud, it can be exported to various formats, including Microsoft Word, HTML, CSV, PDF, and XML. 出典: support.atlassian.com
同じページの記述を整理すると、使い分けはこうなります。PDF は技術文書から利用者向けの手引きを作るのに向く。CSV は別のクラウド環境へ取り込むのに最適。HTML はスペースを静的なウェブサイトに変えたいときに役立つ。XML は自社で持つ形の環境へ取り込むのに向く。
ここで注意したいのは、4つのうち3つは同じ製品の別環境へ移すことを想定している点です。CSV も XML も、取り込む相手が同じ製品であることが前提に書かれています。まったく別の道具へ移す場合、その道具がこれらの形式をそのまま読めることはまずありません。
実務でよく選ばれるのは HTML です。理由は単純で、中身が読める形で出てくるからです。PDF は見た目を保ったまま出ますが、あとから内容を取り出して別の形に組み直す用途には向きません。CSV は表として扱えますが、本文の書式が失われます。HTML なら、本文の構造を保ったまま、機械で読んで別の形式に変換する余地が残ります。
なお、書き出したものは CSV、HTML、XML の場合は圧縮された書庫として、PDF の場合は1つのファイルとしてダウンロードできる、と説明されています。書庫のほうは添付ファイルが別のフォルダに分かれて入る作りになっており、ページ本体と添付の対応は、ページを識別する番号がフォルダ名になることで表現されます。
1枚だけ渡したいときの経路は別にある
スペース全体ではなく、ページを1枚だけ外の人に渡したい、という場面もあります。この場合は別の経路が用意されています。
公式の説明では、ページやブログ投稿を Word 文書または PDF として書き出せるとされています。Confluence にアクセスできない相手に見せるための手段という位置づけです。ここで実務上効いてくる制約が2つ書かれています。
1つ目は、Word で書き出したファイルは Microsoft Word でしか開けず、Open Office、Libre Office、Google ドキュメントといった他のアプリとは互換性がない、と明記されている点です。相手の環境を確かめずに Word で送ると、開けないという連絡が返ってきます。外部に渡すなら PDF のほうが確実です。
2つ目は、公開済みの版だけが書き出される、という点です。未公開の変更がある場合、その分は含まれません。裏を返せば、誰かが編集中でも書き出しは実行できるということでもあります。ただし移行の場面では、下書きのまま何か月も置かれているページが運ばれないことを意味します。移す前に、下書きのまま止まっているページを洗い出して、公開するか捨てるかを決めておく必要があります。
書き出しに含まれないものが名指しされている
同じ説明ページには、含まれないものも具体的に書かれています。とりまとめる立場で効いてくるのは次の点です。
・チームのカレンダーは書き出しに含まれない ・この方法で PDF に書き出す場合、ブログ投稿は含まれない。コメントはどの場合も PDF には含まれない ・HTML への書き出しでは、現時点でページのコメントが書き出されない ・HTML への書き出しにもブログ投稿は含まれない
コメントが運べないという点は、思っているより重い話です。Confluence を長く使っているチームでは、決定の経緯がページ本文ではなくコメント欄に溜まっていることがよくあります。「なぜこの仕様にしたのか」「誰が承認したのか」が、本文ではなくやり取りの中にある。それが運べないと、移した先には結論だけが残り、理由が消えます。
対処は2つです。ひとつは、重要な判断が入っているページを絞り込んで、そのコメント欄を人が読んで本文に書き足してから移すこと。もうひとつは、元の環境を一定期間だけ読み取り専用で残して、必要になったときに見に行けるようにすることです。全件のコメントを本文に書き写すのは現実的ではないので、たいていは後者と、重要な数十ページだけ前者、という組み合わせになります。
カレンダーとブログ投稿も同じ考え方で扱います。運べないと分かっているなら、移行の対象から外すと決めてしまい、別の場所に置き直すか、参照用に元を残すかを先に決めるほうが早いです。
マクロは移した先で意味を失う
Confluence のページには、マクロと呼ばれる部品を差し込めます。課題の一覧を引いてくる、子ページの一覧を自動で並べる、目次を作る、といった動きをする部分です。
このマクロが、移行でいちばん壊れます。マクロは「その場で計算して表示する」仕組みなので、書き出したファイルの中では、計算結果が固定された状態か、あるいは意味のない記述として残ります。移した先の道具には、同じ動きをする部品はありません。
とりまとめる立場でやるべきことは、マクロを使っているページを先に数えることです。目次や子ページの一覧のように、移した先で並べ方を変えれば済むものは無視してかまいません。問題は、課題の一覧や集計を差し込んでいるページです。そのページは「数字が出る場所」としてチームに認識されているので、移した先で同じものが出ないと、すぐに使われなくなります。
数えた結果、集計を差し込んでいるページが5枚以下なら、移した先で作り直せます。20枚を超えるなら、そのページ群が何を見せていたのかを洗い出す作業を、移行とは別の工程として立ててください。移行のついでに片付けようとすると、必ず期日を割ります。
添付ファイルも確かめる対象です。書き出しには添付が含まれますが、ページ本文から添付を指しているリンクが、移した先でも正しく繋がるかは別の話です。件数が多い場合は、まず数十枚の小さなスペースで試して、添付の繋がり方を目で確かめてから本番に進むのが安全です。
運べないのは中身ではなく、置き場所の約束
ここまでは書き出せるものの話でした。移行で手が止まる本当の原因は、書き出しの対象にすらならない部分にあります。チームの中で暗黙に共有されている、置き場所の約束です。
長く使っているチームには、文書にはなっていない取り決めが必ずあります。「この案件の議事録は、案件ページの下に日付だけを付けて置く」「決まっていない案は本文に書かず、コメントで出す」「外に出す文書はスペースを分ける」。こうした約束は、どの書き出し形式にも含まれません。スペースの構成そのものが記憶装置になっているので、移した先でゼロから作り直すことになります。
作り直すときに効くのは、既存の構成をそのまま再現しようとしないことです。何年も使ったスペースには、当時は必要だったが今は誰も開かない入れ物が混ざっています。移行は、それを捨てられる数少ない機会です。手順としては、直近の6か月に更新があったページだけを抜き出し、その並びを見て新しい置き場所を決めます。更新が止まっているページは、運ぶか捨てるかを別に判断します。
もうひとつ作り直しが必要なのが、名前の付け方です。元の環境ではページのタイトルが一意である必要はなく、親が違えば同じ名前のページが並存できます。「議事録」という名前のページが案件の数だけある状態は、階層があるから成立していました。階層が浅い道具へ移すと、同じ名前が横一列に並んで区別が付かなくなります。移す前に、タイトルの先頭へ案件名か日付を入れる一括の書き換えをかけておくと、移した後の検索が使い物になります。
権限の設計も、そのまま持っていけません。スペース単位で見せる範囲を決めていたなら、移した先の単位に読み替える作業が要ります。ここは自動化できないので、移行の初日に、誰にどこまで見せるかの表を1枚作ってください。この表が無いまま取り込むと、いったん全員に全部見える状態で公開され、後から絞ることになります。
誰が書いたかを引き継ぐには条件がある
移した先で「このページは誰が書いたか」が分からなくなると、質問の宛先が消えます。この対応付けについても、公式の説明に条件が書かれています。
XML で書き出して自社で持つ形の環境へ取り込む場合、サイトの管理者に書き出しを実行してもらうと、利用者のプロフィールの公開設定にかかわらずメールアドレスが必ず含まれる、とされています。そして、取り込む側が一定のバージョン以降であればメールアドレスによる突き合わせが使える、とも書かれています。これをやらないと、取り込んだあとに作成者が不明な利用者として扱われる、という趣旨の注意が添えられています。
別の道具へ移す場合も、考え方は同じです。人の対応表を先に作ってください。元の環境での表示名と、移した先での利用者を1対1で並べた表です。30人のチームでも表を作るのは30分で終わりますが、これが無いまま取り込むと、あとから直すのは何倍もかかります。
退職した人の扱いも、ここで決めます。公式の説明には、スペースとサイトの管理者が無効化されたアカウントの所有するコンテンツも書き出せる、と書かれています。運ぶかどうかはこちらの判断ですが、運ぶと決めたなら、移した先での持ち主を誰にするかを先に決めておかないと、取り込みの途中で手が止まります。
書き出しそのものを止められている場合がある
作業の当日になって手が止まる原因として、権限があります。
まず、スペースの書き出しができるのはスペースの管理者です。とりまとめる立場の人が全スペースの管理者になっているとは限らないので、対象のスペースごとに誰が管理者かを先に確かめてください。10個のスペースを運ぶなら、10人に頼む必要があるかもしれません。
さらに、組織の管理者が書き出しそのものを禁止している場合がある、と公式の説明に書かれています。特定の製品の環境や、特定の分類の情報について、書き出しを止める設定ができるという趣旨です。情報の取り扱いが厳しい会社では、この設定が入っていることがあります。
移行の計画を立てる段階で、小さいスペースを1つ選んで実際に書き出してみてください。10分で終わる確認ですが、ここで止められていることが分かれば、計画そのものを組み直せます。本番の前日に気づくのがいちばん悪い形です。
書き出した後のファイルの置き場所も、同じタイミングで決めます。中には取引先の担当者名や連絡先が含まれることがあります。個人に関する情報の扱いについては個人情報保護委員会が事業者向けの案内を出しているので、社内の規程と照らして問題が無いかを確かめてください。線引きが自分たちで判断しきれない場合は、所管の窓口や社内で法務を見ている担当に確かめてから進めてください。
環境そのものに期限が設定されている
移行を検討する背景として、押さえておきたい事実があります。自社で持つ形の環境について、公式に期限が公表されています。
公式のライセンスに関する説明ページによると、対象となる Data Center 製品は 2029年3月28日に提供が終了し、その日にサブスクリプションと関連する Marketplace のアプリが失効して読み取り専用になる、と書かれています。加えて、2026年3月30日以降は新規の顧客が新しい Data Center のサブスクリプションを購入できなくなること、既存の顧客は 2028年3月30日まで購入や拡張を続けられることが明記されています。対象製品の一覧には Confluence Data Center も含まれています。
クラウド側については、こうした終了の予定は公表されていません。運営会社も Atlassian のままで、変更の発表は確認できませんでした。料金については後述のとおり公式の料金ページで公表されており、改定の告知はページ上では確認できませんでしたが、価格は変わるものとして扱うのが安全です。
自社で持つ形で運用しているチームにとって、この日付は移行の期限そのものです。クラウドへ移るのか、別の道具へ移るのかを、この期限から逆算して決める必要があります。3年あると考えるか、3年しかないと考えるかは、運んでいるページの量で変わります。
書き出したファイルを、どう検品するか
書き出しが成功した、という表示が出ても、中身が使える状態かどうかは別の話です。取り込んでから壊れていることに気づくと、やり直しには元の環境が要ります。凍結した後だと、そこで手が止まります。
検品は全件を見る必要はありません。抜き取りで足ります。見る対象は4種類です。いちばん階層の深いページ、いちばん添付の多いページ、マクロを含むページ、そして表が入っているページ。この4つさえ通れば、残りはたいてい通ります。
それぞれの見どころも決まっています。深いページは、親子の関係が残っているかを見ます。添付の多いページは、本文のどこから参照されているかと、ファイル名が文字化けしていないかを見ます。日本語のファイル名は、経路によっては読めない並びに変わります。マクロを含むページは、そこに数字が出ていたのか、一覧が出ていたのかを記録します。表が入っているページは、行と列がずれていないか、結合したセルが崩れていないかを見ます。
検品の結果は、運ぶ運ばないの判断に直結します。4種類のうち2つ以上で崩れが出るなら、その形式での一括の移行は諦めて、重要なページだけを手で作り直す方向に切り替えたほうが早い場合があります。全件を機械で運んで全件を手で直すより、50枚を手で作り直すほうが短い、という結論になることは珍しくありません。
検品にかかる時間は、1スペースあたり30分を見ておけば足ります。この30分を惜しんで本番に進んだ結果、取り込み直しに1日かかるというのが、移行でいちばんよくある失敗の形です。
いまの費用と、移った先の費用を同じ形で並べる
移行の判断材料として費用を出すとき、月額の単価だけを比べると結論を間違えます。人数の下限、保存できる量、そして無料で使える範囲がどこで切れるかを、同じ表に並べてください。
公式の料金ページを2026年9月時点で確認すると、クラウド版は4つの段に分かれています。無料の段は10人まで永続的に無料で、ファイルの保存は2GBまで、自動化は1つの契約あたり月50ステップまでと表示されます。次のStandardは月払いの表示で1人あたり744円、保存は250GB、1つのサイトあたり250,000人まで、自動化は1人あたり月100ステップです。Premiumは同じ月払いの表示で1人あたり1,432円で、ページとスペースと保存容量がいずれも無制限、稼働率の保証は99.9パーセントと書かれています。最上位のEnterpriseは年払いのみで金額の表示は無く、問い合わせとなっており、サイトを150まで持てること、稼働率の保証が99.95パーセントであることが記載されています。ページ上には年払いに切り替えると最大17パーセント安くなる旨の表示もあります。税の扱いについては、ページ上では明記されていませんでした。
この表から移行の判断に効いてくるのは、無料の段が人数で切れている点です。11人目が入った時点で、全員分が有料になります。10人を超えるかどうかの線上にいるチームは、増員の予定を先に確かめてから移行を判断してください。
費用を比べるときにもう1つ入れてほしい項目があります。移行そのものにかかる人の時間です。ページの棚卸し、階層の作り直し、コメントの書き写し、人の対応表の作成。これらを合わせると、500ページ規模のスペースでも数日分の工数になります。月額の差が小さくても、移行の工数が大きいなら、その年は費用が増えます。逆に、その工数を払えば翌年から下がるという形なら、投資として説明できます。稟議に出すなら、この2つを分けて書くと通りやすくなります。
移行の当日までに、決めておく順番
段取りの失敗は、作業の手順ではなく決めごとの順番で起きます。運ぶ作業を始める前に片付けておくことを、時系列で並べます。
第1に、凍結の日を決めます。元の環境への書き込みをいつ止めるかです。ここを決めずに移し始めると、移している最中に更新されたページが出て、どちらが最新か分からなくなります。凍結の日は、移す作業を始める日ではなく、試しの移行を終えて手順が固まった日に置きます。
第2に、試しの移行をやる対象を選びます。ページが数十枚で、添付が数個あり、マクロが1つか2つ入っている小さなスペースが理想です。本命の大きなスペースで試すと、失敗したときにやり直す時間が足りません。この試しで確かめるのは、階層がどう出るか、添付が本文から繋がるか、書き出しが権限で止められていないかの3点です。
第3に、運ばないものを文書にして配ります。コメント、カレンダー、ブログ投稿、深い階層、更新の止まったページ。何を運ばないかを先に周知しておくと、移した後に「あれが無い」という問い合わせが来たときに、忘れたのではなく決めたことだと説明できます。この文書が無いと、とりまとめた人が個別に説明して回ることになります。
第4に、元の環境をいつまで残すかを決めます。運ばないと決めたものを後から見に行く先が、ここになります。3か月から6か月が現実的な線です。期間を決めずに残すと、いつまでも両方が使われ続けて、移行が終わりません。読み取り専用にできるなら、そうしておくのが確実です。
第5に、移した先での最初の1週間に、誰が質問を受けるかを決めます。新しい場所が分からない人は、聞ける相手がいないと元の環境に戻ります。受け付ける人と時間帯を先に決めて周知するだけで、定着の速さが変わります。
移す先を選ぶときに見る点
移行先の候補を並べるとき、機能の一覧よりも先に見てほしいのは、取り込みの経路がどう用意されているかです。自動で取り込める仕組みがあるのか、表形式のファイルから読めるのか、手で登録するしかないのか。ここが作業量を決めます。
そして、移す先が文書の置き場なのか、進行の板なのかを分けて考えてください。Confluence は文章とナレッジを置く道具なので、同じ役割をそのまま引き継ぐ先と、進行の管理だけを引き取る先とでは、選ぶものが変わります。両方を1つにまとめようとすると、たいてい文書側が薄くなります。
こちら側の制約は先に書いておきます。ボード型のプロジェクト管理ツールとして提供している立場では、自動で取り込めるのは Trello からのデータだけです。他のサービスからのデータは、表形式に整えて登録する形になります。ソースコードのリポジトリを内蔵する機能はなく、自動化や外部サービスとの連携の豊富さで勝負する作りでもありません。画面は日本語のみです。取り込みの手順はTrelloからの移行に、預けたデータの扱いの考え方は安全性の考え方にまとめています。
区切り方の違いも移行後の運用に効きます。ボード型の中には機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという考え方を取っているものがあり、この場合は移行後に「その機能を使うには上の契約に」という説明が発生しません。何が標準で使えるのかはできることに並べてあり、費用をどこで区切っているかは料金で確かめられます。
候補を並べたい場合は、形の近いものから見るのが早いです。国産のものならBacklogとの比較とJootoとの比較、海外のものならTrelloとの比較、Asanaとの比較、文書も一緒に置きたいならNotionとの比較、案件の数が多いならmonday.comとの比較に、それぞれの向き不向きを書いています。候補が定まらない段階なら比較の一覧から、細かい条件はよくある質問で確かめられます。
移行で本当に時間を食うのは、運ぶ作業ではありません。運ばないものを決める会議です。コメントを運ばない、カレンダーを運ばない、深い階層は運ばない。この3つを決めるだけで、作業量は半分以下になります。決めてから始めてください。
Q1. Confluenceのスペースはどの形式で書き出せますか？
公式の説明ページでは、スペース単位の書き出しとして PDF、CSV、HTML、XML の4つが挙げられています。PDF は手引きを作る用途、CSV は別のクラウド環境への取り込み、HTML は静的なサイトへの変換、XML は自社で持つ形の環境への取り込みに向くと明記されています。別の道具へ移す場合は、中身が読める HTML が扱いやすいです。
Q2. コメントも一緒に移せますか？
公式の説明では、コメントはPDFへの書き出しには含まれないとされ、HTMLへの書き出しでもページのコメントが現時点で書き出されないと明記されています。決定の経緯がコメント欄に溜まっている場合は、重要なページだけ人が読んで本文へ書き足すか、元の環境を一定期間読み取り専用で残す対応が必要です。
Q3. 書き出しには誰の権限が要りますか？
スペースの書き出しができるのはスペースの管理者です。対象のスペースごとに管理者が違う場合、その人数分の依頼が必要になります。あわせて、組織の管理者が書き出しそのものを禁止している場合があると公式に記載されているため、本番の前に小さいスペースで一度試しておくと安全です。
Q4. 自社で持つ形の環境はいつまで使えますか？
公式のライセンスに関する説明ページによると、対象の Data Center 製品は2029年3月28日に提供が終了し、その日に読み取り専用になると記載されています。新規の購入は2026年3月30日以降できなくなり、既存の顧客の購入や拡張は2028年3月30日までとされています。Confluence Data Center もこの対象に含まれます。