工事の原価管理を無料のエクセルで始める｜足りなくなる場面

工事の原価管理をエクセルで始めようとして無料のテンプレートを探し始めると、似た書式がいくつも見つかって、どれを選べばよいか分からなくなります。選べないのは書式の出来の差ではなく、何を突き合わせたいのかが先に決まっていないからです。この記事では、原価を4つに分ける考え方、無料で配られているテンプレートの型と向き不向き、自分で組む場合の列の設計、実行予算と実績の突き合わせ方、締めの回し方までを順に示します。エクセルで足りなくなる場面も後半に書きます。

工事原価管理は「予算と実績を工事ごとに突き合わせる」作業

工事の原価管理は、原価を集めることそのものではありません。工事ごとに立てた予算と、実際に出た金額を突き合わせて、差が開いた理由をその場で掴む作業です。集めるだけで突き合わせないなら、それは経理の仕事で、現場の管理にはなりません。

突き合わせるためには、原価を同じ区分で分けておく必要があります。建設業では次の4つに分けるのが一般的です。

区分	何が入るか	集めるときの詰まりどころ
材料費	資材、仮設材、消耗品	現場をまたいで発注したときの振り分け
労務費	自社の職人の人件費	1人が複数の現場に入った日の按分
外注費	協力会社への支払い	請求が月遅れで届き、締めに間に合わない
経費	運搬、機械のリース、駐車場、保険	どの現場のものか領収書から判別できない

この4つで分ける利点は、差が開いたときに原因の方向がすぐ分かることです。材料費が予算を超えていれば、拾い出しの数量か単価の問題です。労務費が超えていれば、想定より日数がかかっています。外注費が超えていれば、追加の依頼が発生しています。経費が超えていれば、現場の段取りに無駄があります。4つに分けずに総額だけを見ていると、超えていることは分かっても、次に誰に何を聞けばよいかが分かりません。

会計の処理としてどの費用をどの区分に入れるか、決算でどう扱うかは、税務や会計の判断が絡みます。社内の慣習だけで決めず、税務の扱いは国税庁の資料と顧問の税理士に確かめてください。この記事で扱うのは、現場の管理として予算と実績を突き合わせる部分だけです。

テンプレートを探す前に決める3つのこと

無料のテンプレートを探し始める前に、3つ決めてください。決めずにダウンロードすると、列が合わずに使わないまま終わります。

1つめは、何と何を突き合わせるか。 見積と実績を突き合わせるのか、実行予算と実績を突き合わせるのかで、必要な列が変わります。見積は客に出した金額で、実行予算は社内で組んだ原価の目標です。この2つは別のもので、見積の金額をそのまま予算にすると、粗利が最初から消えます。突き合わせる相手は実行予算にしてください。

2つめは、誰が数字を入れるか。 事務の担当者が1人で入れるなら、書式が複雑でも回ります。現場の担当者がそれぞれ入れる前提なら、入力の列を5列以内に抑える必要があります。入れる人が増えるほど、書式は簡単にしなければ埋まりません。埋まらない欄がある表は、見る側が信用しなくなり、やがて誰も開かなくなります。

3つめは、いつ締めるか。 月末で締めるのか、工事が終わってから締めるのかです。月末締めにすると、協力会社の請求が届く前に数字を出すことになり、外注費が毎月抜けます。抜けたまま比べると、常に予算内に見えます。月末で締めるなら、届いていない請求を見込みで入れる欄を必ず作ってください。この欄が無いテンプレートは、月次の管理には使えません。

ビジネス書式テンプレートの中に、「無料で誰でも使える工事台帳」があります。契約の情報、入金・回収、原価をまとめて管理できるエクセルテンプレートです。 出典: aippearnet.com

実行予算をエクセルで組む4つの段取り

突き合わせる相手になる実行予算は、受注が決まってから組みます。組み方の段取りは4つです。

段取り1。拾い出しの単位をそろえる。 材料の数量を拾うとき、単位が混ざると集計できません。平方メートル、立方メートル、本、枚、式のどれで数えるかを工種ごとに決め、一覧の列に単位を持たせてください。「式」で拾った項目は数量が1になるため、後から単価の妥当性を確かめられなくなります。金額の大きい工種は「式」で拾わず、数量と単価に分けてください。

段取り2。単価は仕入の実績から取る。 カタログの価格や、以前の見積に載っていた単価をそのまま使うと、いまの仕入と合いません。直近3か月の仕入の実績から単価を取り、別シートに単価表として持ってください。単価表を持てば、次の工事でも使えます。単価表を持たずに毎回その場で入れると、同じ材料の単価が工事によって違う状態になり、比べられなくなります。

段取り3。予備費を分けて持つ。 全部の項目に少しずつ保険を乗せると、どこにいくら保険があるのか分からなくなります。各項目は素の見込みで入れ、予備費を1行だけ別に持ってください。予備費を使ったときは、どの項目に使ったかを摘要に書きます。この形にすると、工事が終わったときに何を見誤ったのかが振り返れます。

段取り4。組んだ予算を凍結する。 工事が始まってから予算の数字を触ると、実績が超えたときに予算のほうを上げて収める運用になります。凍結した予算は別シートに値貼り付けで残し、変更が必要なときは「変更後」の列を足してください。元の数字を残しておけば、当初の見込みと実際の差が最後まで追えます。

無料で配られているテンプレートは3つの型に分かれる

無料で配られているものを開いてみると、中身は3つの型に分かれます。名前が似ていても中身が違うので、目的に合う型を選んでください。

型1。工事台帳型。 1つの工事につき1枚のシートを持ち、契約の情報、入金の予定と実績、原価の4区分をまとめて並べます。工事ごとの採算が1枚で分かるのが利点です。欠点は、工事の数だけシートが増えることです。年間に50件を超える工事を扱う会社では、シートの数が増えすぎてファイルが重くなり、全体の集計ができなくなります。

型2。原価計算書型。 拾い出した数量と単価を並べ、積み上げて原価を出す形です。実行予算を組む段階で使います。実績を入れる列が無いものが多いので、これ単独では管理になりません。予算を組む道具として使い、突き合わせは別のシートで行う形になります。

型3。予実対比型。 工事を縦に並べ、横に予算と実績と差額を並べます。全体を俯瞰するのに向いていて、どの工事が危ないかが一覧で分かります。欠点は、1つの工事の中身が見えないことです。差が開いている工事を見つけても、何が原因かは別の資料を見に行くことになります。

現実的な組み合わせは、型3を全体の一覧として持ち、危ない工事だけ型1で詳しく見る形です。型2は工事の受注時に1回使って、その結果を型3の予算欄に転記します。3つを1つのファイルにまとめようとすると、列が増えすぎて誰も埋められなくなるので、無理に統合しないでください。

工事台帳を自分で組むときの列の設計

配られているものが合わないときは、自分で組むほうが早く終わります。列の数は最小限で足ります。

必ず持つ列は8つです。 工事番号、工事名、発注者、工期の開始と終了、請負金額、実行予算、実績、差額。この8つがあれば、予実の対比は成り立ちます。ここに現場の担当者と、進行の状態を足すと10列になります。これ以上増やすと、横にスクロールが必要になって読まれなくなります。

工事番号が要点です。 原価を集める側のシートと、集計する側のシートを結ぶ鍵になります。番号の付け方は、年度の2桁と連番の3桁で足ります。工事名で結ぼうとすると、表記の揺れで集計が合いません。「○○邸新築工事」と「○○様邸新築」が別の工事として数えられ、原因を探すのに半日かかります。番号は受注した時点で振り、以後は変えないでください。

原価の明細は別のシートに縦1列で並べます。 日付、工事番号、区分、取引先、摘要、金額の6列です。1件1行で積み上げる形にすると、あとから区分を変えても集計が壊れません。区分ごとに列を横に並べる形にすると、区分を1つ足すたびに全部のシートを直すことになります。縦に積む形を選んでください。

集計は SUMIFS で行います。工事番号と区分の2つを条件にして、明細シートの金額を合計する形です。=SUMIFS(明細!$F:$F,明細!$B:$B,$A2,明細!$C:$C,"材料費") のように書きます。工事番号を $A2 で、区分を文字列で指定します。区分の文字列を手で打つと揺れるので、明細シート側の区分の列に入力規則を当てて、4つの選択肢だけを選べるようにしてください。「材料」と「材料費」が混ざった時点で、集計は合わなくなります。

実行予算と実績の差を毎月見る仕組み

列が組めたら、見る仕組みを作ります。数字が並んでいるだけでは誰も見ないので、目に入る形にします。

差額の列に条件付き書式を当てます。 実績が実行予算を超えた行に色を付けます。数式は =$H2>$G2 のような形で、実績の列が予算の列を超えたときに塗ります。80%を超えた時点で別の色を付けておくと、超える前に気づけます。超えてから知るのと、超える前に知るのでは、打てる手が違います。

進み具合と原価の消化を並べて見ます。 工期が半分過ぎた時点で予算の8割を使っていれば、その工事は赤字に向かっています。工期の進み具合の列を1つ足し、原価の消化率と並べて置いてください。この2つを並べるだけで、危ない工事が一覧の中で浮き上がります。数式は、工期の進み具合が =(TODAY()-$E2)/($F2-$E2)、消化率が =$H2/$G2 の形です。

届いていない請求を入れる欄を持ちます。 外注費は請求が月遅れで届くため、実績の列だけを見ていると常に予算内に見えます。見込みの列を1つ足し、発注した時点の金額を入れておいてください。請求が届いたら実績の列に移し、見込みの列を消します。この運用にすると、月末の数字が実態に近づきます。

締めの手順と担当を決めます。 「毎月5日までに前月の明細を入れ終える」「7日に取りまとめが予実の表を配る」のように、日付と人をセットで決めます。誰でも入れられる表は、結果として誰も入れません。入力の締め切りを決めないまま始めた原価管理は、3か月でほぼ止まります。

労務費の按分と経費の振り分け

原価管理でいちばん手が止まるのは、1件に紐づかない費用の扱いです。決め方を先に固めておかないと、毎月同じところで悩みます。

自社の職人の労務費。 1人が1日に2つの現場に入ることがあります。この日の人件費をどちらの工事に付けるかは、時間で按分するのが原則です。午前が現場A、午後が現場Bなら半分ずつです。ただし0.5日より細かく按分し始めると、日報を書く側の負担が跳ね上がって続きません。0.5日刻みを上限にして、それより細かい移動は主に居た現場に寄せる、という決め方で足ります。大事なのは正確さより、全員が同じ基準で書くことです。

運搬と車両の費用。 1台のトラックが1日で3現場を回ることがあります。走行距離で按分する方法と、回った現場の数で等分する方法があります。距離で按分するには距離の記録が必要なので、記録が無いなら現場の数で等分してください。等分に決めたなら、年度の途中で方法を変えないことが重要です。途中で変えると、前半と後半で数字の意味が違ってしまいます。

機械のリース料と共通の消耗品。 特定の現場のために借りた機械は、その現場に直接付けます。複数の現場で使い回す機械は、稼働した日数で按分します。共通の消耗品は、金額が小さいなら共通費として1つにまとめ、月末に工事の請負金額の比で配る形でも実務は回ります。細かく追うほど正確になりますが、追う手間に見合うかを必ず考えてください。

判断に迷う費用は一覧に残す。 どこに付けるか迷った費用は、その場で決めて終わりにせず、判断の一覧に1行残してください。次に同じ費用が出たときに同じ判断ができます。この一覧が無いと、担当者が変わった時点で基準が変わり、前年との比較ができなくなります。会計や税務の扱いに関わる判断は、社内で決める前に顧問の税理士に確かめてください。制度の背景を調べたいときは中小企業庁の資料が出発点になります。

無料のエクセルで足りなくなる5つの場面

無料のテンプレートで始めて、途中で行き詰まるのはだいたい次の5つです。原価管理の考え方の問題ではなく、道具の性質から来るものです。

場面1。同時に入れられない。 エクセルのファイルは、1人が開いている間ほかの人は読み取り専用になります。現場の担当者が3人いて、それぞれが自分の現場の原価を入れたい状態だと、待ちが発生します。待たされた入力は、たいてい後回しにされて忘れられます。

場面2。版が増える。 原価管理表_最新.xlsx、原価管理表_最新_0925.xlsx と並んだフォルダは、どの会社でも見かけます。どれが本物か分からなくなった時点で、表は判断の材料として使えなくなります。

場面3。現場から入れられない。 原価の情報は現場で発生します。資材を受け取った、追加の依頼を受けた、といった情報はその場で記録するのがいちばん正確です。エクセルのファイルを現場のスマートフォンから開いて数字を入れる運用は、実際にはほとんど成立しません。事務所に戻ってから思い出して入れる形になり、金額の記憶が曖昧になります。

場面4。工事が増えると重くなる。 1工事1シートの形で年間80件を超えると、ファイルを開くのに時間がかかり始めます。集計の数式がシートをまたいで参照しているため、1か所直すたびに再計算が走ります。

場面5。写真や書類が別の場所に散る。 追加の依頼を受けた経緯、変更の指示書、現場の写真は、原価の数字の根拠です。エクセルの表には数字しか入らないので、根拠はメールとチャットとフォルダに分かれて残ります。半年後に発注者から金額の根拠を問われたとき、探し出すのに時間がかかります。原価管理が破綻するのは数字が合わないときではなく、数字の根拠を示せないときです。

エクセルで続けるときの5つの注意点

エクセルで続ける判断をしたなら、次の5つを決めておくと寿命が伸びます。

置き場所を1か所にする。 共有ドライブに置き、配るときはファイルではなくリンクを送ります。添付で配ると、その瞬間に人数分の版が生まれます。

数式が入った列を保護する。 差額や消化率の列を保護し、入力する列だけを開けておきます。保護していない表は、数式を数値で上書きされて、ある日から集計が合わなくなります。上書きは悪意ではなく、貼り付けの操作で起きます。

入力規則で区分と取引先をそろえる。 区分は4つの選択肢から選ばせ、取引先は別シートの一覧から選ばせます。手打ちを許すと表記が揺れ、集計が合わなくなります。

月ごとに版を残す。 月の初めに前月分を別名で保存します。あとから「あの時点ではいくらだったか」を示せるようにしておくためです。

単価や個人に関わる情報の扱いを決める。 職人の日当や協力会社の単価は、社外に出してよい情報ではありません。原価の表を社外に見せる場面があるなら、最初から単価のシートを分けてください。見せる範囲をどう絞るかの考え方は安全性の考え方にまとめてあり、社外の人が関わる案件の整理に使えます。

無料のテンプレートを選ぶときに開いて確かめる5点

ダウンロードしたら、使い始める前に5か所だけ開いて確かめてください。ここが合わないテンプレートは、途中で必ず作り直しになります。

1点。実績を入れる列があるか。 原価計算書の形で配られているものには、予算を組む列だけで実績の列が無いことがあります。突き合わせが目的なら、実績の列が無いものは選べません。

2点。原価の区分が4つに分かれているか。 総額だけの書式は、差が開いた原因を追えません。材料費、労務費、外注費、経費の4つに分かれているかを確かめてください。区分の名前が会社の呼び方と違っても、4つに分かれていれば名前は直せます。

3点。集計の数式が生きているか。 数値が直接入っているだけのテンプレートがあります。見本として数値が入っているのか、数式が消されているのかを確かめてください。数式が無いものは、自分で SUMIFS を組み直すことになります。

4点。シートの保護がかかっていないか。 保護がかかったまま配られているものがあり、列を足せません。パスワードが分からない保護は外せないので、自社の列を足す前提なら選ばないでください。

5点。1つの工事につき何シート使う形か。 1工事1シートの形は、工事の件数が増えると重くなります。年間の件数が50件を超える見込みなら、工事を縦に並べる形の書式を選んでください。

この5点を確かめる時間は、開いて5分あれば足ります。5分を惜しんで使い始めると、1か月後に列を足せないことに気づいて、そこまで入れた数字を移す作業が発生します。

工事が終わったあとに振り返る3つの数

原価管理は、工事が終わった時点で終わりません。終わったあとに振り返らないと、次の工事の実行予算が前と同じ精度のままになります。振り返るのは3つの数だけで足ります。

1つめ。区分ごとの予算と実績の差。 総額の差ではなく、材料費、労務費、外注費、経費のそれぞれで差を見ます。ここで毎回同じ区分が超えているなら、見積の段階での見方に癖があります。よくあるのは、材料は当たるのに労務費が毎回超える形です。原因は、段取りや手待ちの時間を日数に入れていないことが多く、次からは拾い出しの段階で手待ちを1日分見込む、という具体的な直し方に繋がります。

2つめ。追加や変更で動いた金額。 当初の請負金額と、最終の金額の差です。差が大きい工事は、着工前の打ち合わせで決めきれていない項目が多かったことを示します。追加の依頼を受けた経緯と、それを金額に反映できたかどうかを並べて見てください。反映できていない追加が3件以上あるなら、現場で受けた依頼が事務へ伝わる経路に穴があります。表の書式ではなく、伝える手順を直す話になります。

3つめ。請求と入金の遅れ。 原価が予算内でも、入金が遅れれば資金は苦しくなります。完了から請求までの日数と、請求から入金までの日数を工事ごとに並べてください。完了から請求までが30日を超えている工事があるなら、原価の数字が締まるのを待って請求を出している可能性があります。その場合は、締めの手順と請求の手順を切り離すだけで改善します。

この3つを工事が終わるたびに1行ずつ書き足していけば、1年後には振り返りの一覧ができます。次の工事で当たる予算を組めるようになるのは、原価を細かく集めたときではなく、外れた理由を残したときです。 集めることに手間をかけて、振り返りを省く運用は、いちばん割に合わない形になります。

表計算をクラウドに置き換えるだけで解決するか

同時に入力できない問題を、クラウドの表計算に置き換えて解決しようとする会社は多くあります。この判断は半分は当たっていて、半分は外れます。何が解決して何が残るのかを先に押さえてください。

解決するのは版の問題です。 1つのファイルを全員が同じ場所で見る形になるため、最新がどれか分からない状態は消えます。同時に別の行へ入力することもできます。現場からスマートフォンで開いて数字を入れることも、行数が少なければ現実的になります。ここまでは確実に楽になります。

残るのは3つです。 1つめは、行が増えたときの重さです。明細を縦に積む形では、1年で数千行になります。クラウドの表計算は行数が増えると計算に待ちが出て、現場から開くと表示されるまで時間がかかります。2つめは、誰が何を変えたのかを追う手間です。変更の履歴は残りますが、どのセルをいつ誰が触ったのかを1件ずつ確かめる作業になり、日々の運用では使えません。3つめは、金額の根拠となる写真や指示書が別の場所に残ることです。表には数字しか入らないという性質は、置き場所を変えても変わりません。

つまり、クラウドの表計算に移すのは、入力する人が3人以上いて、明細の行数が年間2,000行程度に収まる会社には効きます。それを超える規模や、根拠の書類を数字と同じ場所に残したい場合は、表計算の外に出す検討が必要になります。置き場所を変えることと、道具を変えることは別の話です。 どちらを先にやるかで迷ったら、置き場所を変えるほうが安く、失敗しても戻せます。

原価の表と、工程の板を1か所にまとめる考え方

原価の数字が合わなくなる原因をたどると、行き着くのは工程の情報と原価の情報が別の場所にあることです。追加の依頼を受けたという事実は工程の側で発生し、その金額は原価の側に入ります。2つが別の場所にあると、片方だけが更新された状態が生まれます。

見るべき数は3つです。1つめは、原価を入れる人の数。 1人なら、エクセルで足ります。3人以上が同時に入れたい状態なら、待ちと上書きが日常的に起きています。2つめは、年間の工事の件数。 50件を超えたあたりから、1工事1シートの形が重くなります。3つめは、根拠の書類がどこにあるか。 写真や指示書がチャットとメールに散っているなら、数字だけを整えても根拠は示せません。

工程の板と原価の表を1か所にまとめる形を考えるなら、まずボードの種類とカードに載せられるものを確かめてください。できることには、カードに独自の項目を足して、見積工数や金額のような自分たちの型で管理する形が並んでいます。写真や書類をカードに添付しておけば、金額の根拠が数字と同じ場所に残ります。

いま別の道具を使っているなら、移す手間も判断に入ります。付箋の形で現場を並べてきたチームはTrelloとの比較とTrelloからの移行を見ると、ボードやカードや添付がどこまでそのまま運べるかが分かります。課題の一覧として運用してきたならBacklogとの比較、無料の範囲の広さで選んできたならJootoとの比較が比べやすい相手です。表計算の延長で管理してきた場合はNotionとの比較も見ておくと、どこまで自由に作れてどこから重くなるかの線が分かります。7社をまとめて見たいときは比較の一覧から入ってください。

費用の判断では、何で区切られるかを先に見てください。人数で区切る道具、機能で区切る道具、ボードの数で区切る道具があり、協力会社の人にも見せたい場面では、閲覧だけの相手を人数に数えるかどうかで金額が大きく変わります。区切り方は料金のページで確かめられます。上限の数え方で分からない点はよくある質問に答えがあります。

最後に、今日できることを1つ挙げます。いま動いている工事のうち1件だけを選び、実行予算と、今日までに出た原価を4区分で並べてください。並べられない区分があれば、それが最初に手を入れるべき場所です。表の書式を探すより、1件を最後まで通してみるほうが、何が足りないのかが早く分かります。

Q1. 無料のエクセルテンプレートで、どこまで原価管理ができますか？

工事が年間50件程度まで、入力する人が1人か2人なら、無料のテンプレートで足ります。予実の対比と工事ごとの採算は問題なく出せます。行き詰まるのは、同時に入力したいとき、工事の件数が増えてファイルが重くなったとき、金額の根拠となる写真や書類を数字と同じ場所に残したいときです。

Q2. 見積の金額をそのまま実行予算にしてよいですか？

分けてください。見積は発注者に出した金額で、実行予算は社内で組んだ原価の目標です。見積の金額を予算にすると、粗利の分が最初から予算に含まれてしまい、原価が超えても表の上では収まって見えます。受注が決まった時点で、実行予算を別に組み直してください。

Q3. 協力会社の請求が月遅れで届くため、月末の数字が合いません。

見込みの列を1つ足してください。発注した時点の金額を見込みに入れておき、請求が届いたら実績の列に移します。見込みの列が無いままだと、外注費が毎月抜けた状態で比べることになり、実績が常に予算内に見えます。月次で管理するなら、この欄が必須になります。

Q4. 工事番号は必要ですか？工事名で管理してはいけませんか？

番号を振ってください。工事名で集計すると、表記の揺れで数字が合わなくなります。「○○邸新築工事」と「○○様邸新築」が別の工事として数えられ、原因を探すのに時間がかかります。年度の2桁と連番の3桁で足ります。受注した時点で振り、以後は変えないでください。