ガントチャートツールの選び方｜線を引く人が誰かで決まる
ガントチャートツールを探している人の多くは、機能の一覧を並べて比べようとします。しかし、進行がうまく回るかどうかを決めているのは機能の数ではなく、工程表の線を誰が引くのかという運用の型のほうです。1人がまとめて引いて全員に配るチームと、担当者がそれぞれ自分の線を動かすチームでは、同じ道具を入れても結果が正反対になります。この記事では、自分のチームがどちらの型なのかを見分けたうえで、型ごとに何を確かめて選べばよいのかを順番に整理します。
工程表の道具は増えたのに、更新が止まる問題は残っている
工程表を引く道具そのものは、ここ数年で一気に増えました。表計算ソフトのテンプレート、進行管理に特化した専用ソフト、カードを並べる板に工程表の表示を足したもの、文書を書く道具に期間の表示を足したもの、開発の課題管理に工程表を付けたもの。選択肢は十分にあります。それでも、現場で聞く困りごとはほとんど変わっていません。「工程表は作ったが、誰も見ていない」「更新している人が1人しかいない」「表と実態がずれていて、会議のたびに口頭で補足している」。この3つです。
原因は道具の性能ではありません。工程表は、引いた瞬間がいちばん正確で、翌日から古くなっていく性質を持っています。設計が2日延びた、確認する人が休んで1日止まった、素材の支給が週明けにずれた。こうしたずれはどんな進行にも毎週いくつか起きます。ずれ自体は防げません。問題は、そのずれを表に反映する作業が、特定の1人の手作業になっていることのほうです。
進行をとりまとめる人が毎週何時間かけて表を直しているか、を数えてみると事情がはっきりします。作業が40件ある工程表で、そのうち後続を持つものが半分あれば、ずれ1件につき十数本の線を引き直すことになります。週に3件のずれが入れば、それだけで数十本です。この手間が積み上がると、更新は週1回のまとめ作業になり、次に「今週は忙しいので飛ばす」になり、最後に誰も信じない表になります。現場では、更新が止まった工程表はおおむね2週間で信用されなくなると言われます。
デジタル化の進め方について、公的機関の資料ではおおむね次の趣旨の指摘が繰り返されています。
道具の導入だけを先に進めても効果は出にくく、業務の進め方そのものを見直すことと合わせて取り組む必要がある。 出典: chusho.meti.go.jp
工程表の道具選びも、まったく同じ構図です。線を引く手順が変わらないまま道具だけ入れ替えると、引き直しの負担が別の画面に移動するだけで終わります。だからこそ、機能の比較の前に、線を引くのが誰なのかを決める必要があります。
選ぶ基準は機能表ではなく、線を引く人が誰かで決まる
工程表の運用は、細かく分ければいくらでも分類できますが、道具選びに効く分かれ目は1つだけです。線を引く人が1人に集約されているのか、複数に分かれているのか。ここが決まると、確かめるべき点の優先順位が自動的に決まります。
1人が引いて配る運用
進行をとりまとめる人が全員から状況を集め、自分の手で工程表を引き、できあがったものを共有する型です。会議の資料として工程表を出すチーム、クライアントに提出する体裁で工程表を持っているチーム、社外の協力者が多くて全員に道具を配れないチームは、たいていこの型になります。
この型の強みは、表の見た目と粒度が揃うことです。引く人が1人なので、作業名の付け方、期間の刻み方、色分けのルールが最後まで一貫します。読む側は迷いません。外に出す資料としての完成度も高くなります。
弱みは、更新が引く人の手の空き具合に完全に縛られることです。とりまとめる人が休んだ週は、表が止まります。さらに、線を引き直している最中は表が作業中の状態になるため、他のメンバーが同じ時間に見ても途中の姿しか映りません。工程表を1人が引き直している間、他の人はその表を見られない。この待ち時間が、思っているより大きな損失になります。
各自が動かす運用
担当者がそれぞれ自分の作業の日付や進み具合を直接動かす型です。社内のメンバーが中心で、全員に道具を配れるチーム、作業の粒度が細かく件数が多いチーム、進行の状況を毎日見たいチームはこちらに向きます。
強みは、表が実態に追いつく速さです。担当者が自分で直すので、とりまとめる人を経由しません。更新の負荷が人数で割られるため、1人あたりの手間は小さくなります。とりまとめる人の仕事は、線を引くことから、線が引かれていない場所を見つけることへ移ります。
弱みは、粒度と書き方が揃わないことです。細かく分ける人と、大きくまとめる人が混ざります。作業の終わりの定義も人によって変わります。放っておくと、表は埋まっているのに読み取れない状態になります。この型を選ぶなら、道具の機能より先に、書き方のルールを短く決めておく必要があります。
自分のチームがどちらかを見分ける3つの質問
迷ったら、次の3つに答えてみると判別できます。
1つ目は、工程表を最後に更新した人が何人いるか。過去1か月をさかのぼって、更新した人が1人なら、それは1人が引いて配る運用です。実際に複数人が触っているなら、各自が動かす運用がすでに始まっています。
2つ目は、工程表を見せる相手が社内だけか。社外の発注元や協力会社に提出する用途があるなら、体裁の一貫性が要るので、1人が引いて配る側に寄ります。社内だけで完結するなら、各自が動かす側に寄せられます。
3つ目は、作業の件数が50件を超えるか。件数がこの規模を超えると、1人で引き直すのは現実的に難しくなります。件数が増えるほど、各自が動かす型に移らざるを得なくなります。
なお、この2つの型は排他ではありません。社内は各自が動かす板で運用し、社外に出すときだけ節目を抜き出して整えた資料を作る、という併用がいちばん現実的です。その場合、道具に求めるのは各自が動かせることのほうで、体裁は書き出した後で整えます。
1人が引いて配る運用で確かめるべきこと
この型を続けると決めたなら、道具に求めるのは引き直しの手間を減らす仕組みです。見どころは3つに絞られます。
作業のつながりと自動のずらしがあるか
もっとも効くのは、作業のつながりを表が知っていることです。前の作業が終わってから後ろの作業を始める、という関係を登録しておけば、前を3日動かしたときに後ろも3日動きます。人が直すのは事実が変わった1か所だけになります。
ここで確かめるのは、つながりを引けるかどうかだけではありません。引いたあとに一括で動かせるか、まとめて選んでずらせるか、逆に「この作業だけは動かさない」と固定できるか。実際の進行では、後ろを全部動かしたくない場面が必ず出ます。固定ができない道具は、つながりを持たせた結果かえって手間が増えることがあります。
もう1つ、休日と稼働日の扱いを見ておきます。土日や祝日を作業日から外す設定がないと、5営業日の作業がカレンダー上の5日として計算され、実態とずれます。日単位で管理するチームでは、ここが合っているかどうかで表の信頼度が変わります。
版を残せるか
1人が引いて配る運用では、「前回配った版」と「今回の版」の差が説明の中心になります。どこが動いたのかを毎回口頭で説明しているなら、版を残す仕組みが要ります。
版の残し方は道具によって幅があります。基準となる線を保存して現在の線と重ねて表示するもの、更新の履歴を時系列で残すもの、書き出したファイルを人が手で保管する運用に任せるもの。厳密な差分表示までは要らないチームも多く、書き出した画像やファイルを日付付きで保管するだけで足りる場合もあります。自分たちの説明の場面で、どこまでの粒度が必要かを先に決めてから見るほうが、道具の評価が早く済みます。
見る側の手数を最小にできるか
配られる側は、工程表を開くために手数をかけたくありません。会員登録が要る、ログインが要る、道具の使い方を覚える必要がある。この3つのどれかがあるだけで、見る人は減ります。
確かめるのは、閲覧だけの人にどこまで開けるか、という点です。読み取り専用の共有リンクが出せるか、そのリンクにログインが要るか、画像やファイルとして書き出せるか。社外に出すなら、リンクの公開範囲を絞れるかどうかも見ておきます。安全側に寄せた運用が要る場合、権限や公開範囲の考え方については安全性の考え方にまとめてあるような、扱いの前提を先に確認しておくと選定が早くなります。
各自が動かす運用で確かめるべきこと
この型を選ぶなら、道具に求めるものはがらりと変わります。線の精度より、入力する人が増えるかどうかが全部です。入力する人が増えないと、進捗の表はすぐに嘘になります。
入力の手数が少ないか
担当者が自分の進み具合を直すのに何回操作が要るかを、実際に数えてみます。画面を開く、対象を探す、開く、日付を直す、保存する。この一連が5手以内で終わるなら続きます。10手を超える道具は、忙しい週に飛ばされます。
特に見ておくのは、工程表の画面の上で直接動かせるかどうかです。バーを引っぱって伸ばす、掴んで動かす、という操作ができれば、日付を数字で打ち直す必要がありません。一覧の画面に戻って項目を開いて日付欄を直す、という往復が必要な道具は、手数が倍になります。
もう1つは、スマートフォンから触れるかどうかです。現場に出ている担当者や、移動の多いメンバーがいるチームでは、パソコンの前に座らないと更新できない道具は使われません。工程表の細かい線を引くのは無理でも、進み具合の更新とコメントだけでも触れるなら、実態との差は小さくなります。
同じ表を同時に触れるか
複数人が動かす前提なら、同時に開いて同時に直せることが条件になります。ファイルを開いている人がいると他の人が編集できない、という仕組みでは、この型は成立しません。
確かめるのは、誰かが編集している最中に他の人の画面がどうなるか、です。すぐ反映されるのか、画面を開き直す必要があるのか。反映が遅れる道具でも運用はできますが、その場合は同じ場所を2人が同時に直したときの扱いを見ておきます。後から保存したほうが勝つのか、警告が出るのか。ここが分からないまま運用を始めると、直したはずの日付が戻る事故が起きます。
通知が届きすぎないか
各自が動かす型では、更新のたびに通知が飛びます。人数と作業件数が増えると、通知の量は掛け算で増えます。1日に50件を超える通知が届くようになると、人は全部を無視し始めます。無視が習慣になると、本当に見てほしい通知も届かなくなります。
道具を選ぶ段階で、通知の絞り込みがどこまでできるかを見ておきます。自分が担当している分だけ、自分が関わっている板だけ、期限が近いものだけ。この3つのどれかで絞れれば、通知は使いものになります。すべての更新が一律に飛ぶ設計だと、人数が増えたときに破綻します。
表計算ソフトを続けてよい場合と、やめる境目
工程表の道具として、表計算ソフトはいまも広く使われています。すでにある、追加の費用がかからない、全員が使い方を知っている。この3つは強い理由です。無理に替える必要はありません。
続けてよいのは、次の条件がそろっている場合です。作業の件数が30件程度までで収まっている。線を引くのが1人に固定されていて、その人が更新に週1時間もかけていない。作業の順番が単純で、前後のつながりが数本しかない。進行の期間が3か月以内で、途中の変更が少ない。この条件なら、表計算のほうが早くて安上がりです。
やめる境目は、次のどれかに当てはまったときです。
1つ目は、更新の待ち行列ができたとき。誰かがファイルを開いていて他の人が編集できない、という状況が週に何度も起きるなら、道具の限界です。共有の仕組みがあるものでも、複数人が同じシートの同じ範囲を直すと事故が起きます。
2つ目は、ファイルが枝分かれしたとき。最新版がどれか分からない、名前の末尾に日付や修正の印が付いたファイルが複数ある。この状態になったら、表そのものが信用を失っています。
3つ目は、引き直しに週2時間を超えるようになったとき。この時間はとりまとめる人の時間であり、本来は判断や調整に使うべき時間です。年間で計算すると、100時間近くが線の引き直しに消えます。
4つ目は、進捗の報告が二重になったとき。工程表の更新とは別に、チャットや会議で口頭の報告が走っている状態です。二重になっている時点で、表は判断材料として使われていません。
なお、表計算をやめるといっても、全部を捨てる必要はありません。社外に出す資料は表計算で作り、日々の進行は別の道具で回す、という分け方は現実的です。書き出したデータを表計算に貼って整える運用にすれば、体裁の自由度は保てます。
道具の型ごとの向き不向きを整理する
工程表が引ける道具は、成り立ちによって大きく4つの型に分かれます。それぞれ得意な運用が違うので、型で当たりを付けてから個別の製品を見るほうが早く決まります。
工程表そのものを主役にした道具
工程表の作図と計算に特化した型です。作業のつながりの種類が豊富で、余裕の計算や資源の割り当てまで扱えるものもあります。1人が引いて配る運用で、線の精度が要求される場面には強く出ます。建設や製造の分野で長く使われてきた系統です。
一方で、担当者が自分で日々更新する用途には向きません。画面が専門的で、覚えることが多く、全員に配ると使われないまま終わります。導入の手間も相応にかかります。
カードを並べる板に工程表を足した道具
日々の作業をカードで管理し、その期間を工程表として表示する型です。各自が動かす運用と相性がよく、入力の手数が少ないのが特徴です。担当者はいつもの板でカードを動かし、とりまとめる人は工程表の画面で全体を見る、という使い分けができます。
板の形と工程表の組み合わせは道具ごとに考え方が違うので、カードの運用から入るならTrelloとの比較で板の基本的な考え方を、担当者ごとの作業一覧と期間の両方を見たい場合はAsanaとの比較で整理の方向性を確かめておくと、自分たちに要るものが絞れます。
文書を書く道具に期間の表示を足したもの
議事録や仕様書と作業の一覧を同じ場所に置ける型です。情報が1か所にまとまるのは大きな利点で、進行の背景と作業が離れません。ただし、工程表としての操作性は専用の道具に及ばないことが多く、線を細かく引く用途では手間が増えます。文書と作業を同じ場所に置く考え方の整理はNotionとの比較で扱っています。
課題管理から発展した道具
不具合や依頼を課題として登録し、その進行を工程表で見る型です。開発の現場で使われてきた系統で、課題ごとのやり取りの履歴が残るのが強みです。作業が課題の形で発生するチームには自然にはまります。逆に、作業が課題という形を取らないチーム、たとえば制作や営業の進行では、登録の形式がしっくりこないことがあります。開発の課題管理と工程表の接続についてはBacklogとの比較、日本語の環境で板と工程表を組み合わせる方向性についてはJootoとの比較で整理しています。組織全体の進行を1つの画面に集約する方向性であればmonday.comとの比較が近い考え方になります。
どの型が合うかは、いま何に困っているかで変わります。全体を見比べたい場合は比較の一覧からたどるのが早く、機能の範囲を先に確かめたい場合はできることを見ておくと、無い機能を期待して選ぶ失敗を避けられます。
値段の比べ方を間違えない
工程表の道具を比べるとき、月額の表示金額だけを並べても判断はできません。見るべき点が3つあります。
1つ目は、誰を数に含めるかです。作業を更新する人だけを数える仕組みと、見るだけの人も数える仕組みでは、同じ表示金額でも総額が何倍も変わります。工程表は見る人のほうが多いのが普通なので、この違いは効きます。閲覧だけの人を無料で追加できるか、あるいは共有リンクで足りるかを確かめておきます。
2つ目は、工程表の機能がどの段階から使えるかです。道具によっては、工程表の表示や作業のつながりが上位の段階でのみ使える設計になっていることがあります。この場合、工程表を使いたいという理由だけで全員分を上位に上げることになり、実際の負担は表示金額から大きく離れます。ここは各社の公式の料金ページで、いつ時点の情報かと税の扱いを確かめてください。プランの区切りは変わります。
3つ目は、やめるときの費用です。データを書き出せるか、書き出した形式が他で読めるか。ここが塞がっていると、合わなかったときの乗り換えに人手がかかります。入れる前に出口を見ておくのは、規模の小さいチームほど重要です。
料金の考え方そのものを比べたい場合は料金で、区切りをどこに置いているかを確かめられます。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという考え方を取っているのは、工程表の見え方は人数が増えたときにこそ効くもので、機能の出し惜しみで分けるべきものではないからです。ただしこれは1つの立場であって、機能で段階を分ける設計にも、小さく始めやすいという合理性があります。
入れ替える前に決めておくこと
道具を替えても解決しないことがあります。先に決めておくと、移行の成否がはっきり変わる項目が4つあります。
1つ目は、作業の終わりの定義です。「実装が終わった」が、コードを書き終えた時点なのか、確認まで通った時点なのかで、進捗の数字は変わります。ここが揃っていないチームでは、どの道具に移っても表が読めません。作業の状態を3段階に絞り、それぞれの意味を1行で書いておくだけで、かなり違います。
2つ目は、報告の経路です。工程表の更新とチャットの報告と会議の口頭報告が並行しているなら、どれを正とするかを決めます。決めないまま道具を入れると、経路が1つ増えるだけです。
3つ目は、更新する人の範囲です。全員が更新するのか、担当者だけか、とりまとめる人だけか。これは先に述べた型の話そのものですが、道具を入れる前に宣言しておかないと、なんとなく1人に戻ります。
4つ目は、既存のデータをどうするかです。いま動いている進行を全部移すのか、次の案件から新しい道具にするのか。動いているものを移すのはいちばん重い作業で、ここで止まる移行は少なくありません。すでに板でカードを運用しているチームなら、カードと一覧を持ち込む手順はTrelloからの移行にまとめてあります。ただし、自動で取り込めるのは限られた形式だけで、他の道具から移す場合は手作業になる部分が残ります。この前提を先に把握しておくほうが、移行の計画が現実的になります。
移行の期間は、案件の区切りに合わせるのが失敗しにくいやり方です。進行の途中で切り替えると、旧と新の両方を更新する期間ができ、その負担でどちらも止まります。
比較の入口から見える、実際に迷われている点
工程表の道具を比べる場面で、実際にどこが判断の分かれ目になっているのかを、比較の入口の構成から整理しておきます。
比較のページが製品ごとに分かれているのは、乗り換えの検討が「よりよいものを探す」形ではなく、「いま使っているものの、この1点だけが不満」という形で始まるからです。板の運用は気に入っているが工程表の見え方が足りない、課題の管理はできているが全体の期間が見えない、文書と作業は同じ場所にあるが線が引きにくい。入口が製品名になっているのは、この不満の形に対応しています。
ここから読み取れることが2つあります。1つは、乗り換えの理由が機能の総量ではなく、特定の1点に集中していること。もう1つは、いま使っている道具を否定して選び直す人はほとんどいないということです。だから比較を読むときは、相手の欠点を探すより、自分の不満の1点が本当に解消されるのかだけを見たほうが早く決まります。
判断を早めたい場合、確かめる順番は次のようになります。まずできることで、自分の不満の1点が扱われているかを見ます。扱われていなければ、そこで終わりです。扱われていれば、次に料金で、その機能を使うために誰の分まで費用がかかるのかを確かめます。ここで折り合えば、最後にTrelloからの移行で、いまのデータをどこまで持ち込めるのかを見ます。この3つで通れば、試す価値があります。細かい疑問はよくある質問に集約されているので、そこで残りを潰すのが効率的です。社内で承認を取る必要がある場合は、データの扱いについての考え方を安全性の考え方で先に確かめておくと、説明が一度で済みます。
弱点も書いておきます。板に工程表を足す形の道具は、工程表そのものを主役にした専用ソフトほどの計算はできません。資源の平準化や複雑な条件の組み合わせが要る現場では、専用の道具のほうが確実です。また、自動化や外部の道具との連携の豊富さで勝負する設計にはなっておらず、そこを重視するチームには物足りません。文書やコードを保管する機能もありません。画面が日本語だけで、海外のメンバーが多いチームには合いません。自動で取り込めるのも限られた形式だけです。これらが要件に入っているなら、別の型を選ぶほうが結果としてうまくいきます。
最後に、選び方の結論をもう一度置いておきます。工程表の道具は、機能の多さでも値段の安さでも決まりません。決めているのは、線を引く人が誰かという運用の型です。1人が引いて配るなら、引き直しの手間を減らす仕組みと、配られる側の手数の少なさを見ます。各自が動かすなら、入力の手数と同時に触れることと通知の絞り込みを見ます。この順番を間違えると、機能が多い道具を選んだのに誰も更新しない、という結果になります。線は、決まったことを写すための道具です。誰が写すのかを決めてから、写しやすい道具を選んでください。
Q1. ガントチャートツールは無料のものでも実用になりますか？
人数と作業件数が小さいうちは実用になります。目安として、更新する人が5人以内、作業が30件程度までなら無料の範囲で足りることが多いです。境目になるのは、閲覧だけの人を数に含める仕組みかどうかと、作業のつながりが上位の段階でしか使えない設計かどうかの2点です。ここは各社の公式の料金ページで、いつ時点の情報かを添えて確かめてください。
Q2. 表計算ソフトからツールに移る判断はどこですか？
更新の待ち行列ができたとき、最新版がどれか分からなくなったとき、引き直しに週2時間を超えたとき、進捗の報告が工程表と口頭で二重になったとき。このどれかに当てはまったら移る時期です。逆に、作業が30件程度で引く人が1人、途中の変更も少ないなら、表計算のままのほうが早くて安上がりです。
Q3. チームが工程表を更新してくれません。ツールを替えれば直りますか？
道具だけでは直りません。更新が止まる原因の多くは、作業の終わりの定義が揃っていないこと、報告の経路が複数あること、更新する人が1人に固定されていることの3つです。まずこの3つのうち1つを決めてください。そのうえで、担当者の更新が5手以内で終わる道具に替えると、続く確率が上がります。
Q4. 社外の協力者にも工程表を見せたい場合、何を確かめればいいですか？
確かめるのは3点です。閲覧だけの人に費用がかかるか、ログインなしで開ける共有リンクが出せるか、その公開範囲を絞れるか。社外に出す場合は、リンクを知っている人が全員見られる設定になっていないかを必ず確認してください。体裁を整えて提出する用途なら、書き出したファイルを配る運用のほうが安全で確実な場合もあります。