Jootoが使いにくいと感じるとき｜合っていないのは道具か、組み方か
Jootoが使いにくい、と感じている人の相談を聞いていくと、原因はまったく別のところにあることが少なくありません。道具の作りが合っていない場合もあれば、プランの上限に当たっているだけの場合もあり、そもそも自分たちの仕事にかんばん方式が向いていない場合もあります。この記事では、その3つを切り分ける方法と、切り分けた結果ごとにやるべきことを整理します。使いにくさの正体が分かれば、道具を替えるかどうかの判断は一気に楽になります。
「使いにくい」という言葉が指しているものを分ける
進行をとりまとめる立場の人から「使いにくい」という言葉が出るとき、その中身は3つのどれかに落ちます。
1つ目は、やりたいことがプランの範囲外にある場合です。人数を増やしたいのに上限がある、ファイルを添付したいのに容量が足りない、外部から取り込みたいのにその機能が上位プランにある。この種類の詰まりは、画面の操作をいくら覚えても解決しません。
2つ目は、機能はあるのに自分たちの組み方が噛み合っていない場合です。列の設計、カードの粒度、誰が動かすかの取り決め。ここが崩れていると、どんな道具でも同じように使いにくくなります。実はこの種類がもっとも多く、道具を替えても再発します。
3つ目は、仕事の性質と方式が合っていない場合です。かんばん方式は、区切りのある仕事を状態ごとに並べる形なので、繰り返しの多い仕事や、件数が数千を超える仕事には向きません。この場合は、組み方をどう直しても限界があります。
多くの人は、この3つを分けずに「使いにくい」とまとめてしまいます。分けないまま道具を替えると、1つ目だけが解決して、2つ目と3つ目はそのまま新しい道具に引き継がれます。半年後に同じ会話をすることになります。
見分け方は簡単で、次の質問に答えるだけです。「その操作は、お金を払えばできるようになるか」。なるなら1つ目です。「その困りごとは、ルールを1つ決めれば消えるか」。消えるなら2つ目です。どちらでもないなら3つ目です。
プランの上限に当たっているかどうかを、数字で確かめる
まず、いちばん切り分けやすい1つ目から見ます。料金ページに公開されている数字を、2026年9月10日時点の掲載内容として並べます。表示価格はすべて税抜です。
・ユーザー数: 無料プランは1人、スタータープランは10人まで、ビジネスプランは1人から、タスクDXプランは人数無制限 ・データ上限: 無料プランは1組織あたり100MB、スタータープランは1ライセンスごとに5GB、ビジネスプランは1ライセンスごとに10GB、タスクDXプランは2TB ・1ファイルの上限: 順に10MB、300MB、1GB、1GB ・行動履歴: 無料プランは過去30日分、スタータープランは過去1年分、ビジネスプランとタスクDXプランは無制限
このうち、実際に詰まりとして表面化しやすいのは3つです。
1つは、無料プランのユーザー数が1人であることです。この数字を知らずに「チームで無料で使おう」として登録すると、最初の日に行き止まります。チームで使う前提なら、無料プランは操作を確かめるための場所と考えるほうが実態に合います。
2つは、スタータープランの10人という上限です。事業が伸びて11人目が入るときに、プランを変えるか、誰かを外すかの選択になります。しかもプランを変えると1人あたりの単価が変わるので、11人目を入れた瞬間に全体の費用が上がります。年間契約で1ユーザーあたり月417円だったものが、ビジネスプランでは月980円になり、10人分でも差額が出ます。人数が増える見込みがあるなら、この段差を先に計算しておく価値があります。
3つは、1ファイルの上限です。無料プランの10MBは、写真を数枚まとめたPDFや、少し長い動画を入れると超えます。制作や建設のように、大きなファイルをやりとりする業種では、ここに毎日ぶつかります。ファイルは別の場所に置いてリンクを貼る運用に切り替えれば回避できますが、それ自体が手間になります。
料金表には、機能ごとの行に横線が引かれている箇所もあります。ゲスト機能、予実管理機能、インポート、API機能、IP制限、シングルサインオン、サービス品質保証の各行は、無料プランとスタータープランの列に横線があります。社外の相手を入れたい、予定と実績を比べたい、他の道具から取り込みたい、というのが使いにくさの正体なら、それはプランの線に当たっている状態です。
料金の見え方が変わった経緯を押さえておく
「前より使いにくくなった」という感覚には、料金体系の変更が影響していることがあります。この点については、提供側が経緯を公開しています。
2025年12月9日のお知らせによれば、2026年6月30日をもって従来のスタンダードプランを廃止し、2026年7月1日から新たにスタータープランの提供を開始するとされています。同じ告知には、今後はビジネスプランを主軸とした事業方針へ転換する旨が書かれ、プランの見直しについて次のように説明されています。
また、今回の変更に際して実際の利用状況に即したプラン設計を目指し、人数上限や機能制限を新たに設定するなど、プランの見直しを行いました。これに伴い、一部のお客様には実質的な値上げとなるケースもございますが、引き続き新機能の追加・改善を積極的に進めてまいります。 出典: www.jooto.com
自分たちが実質的な値上げに当たったかどうかは、契約書と請求書を並べれば分かります。人数上限が新たに設定されたことで、以前は制限なく増やせていた席が10人までになった組織もあります。この場合、感じているのは操作の使いにくさではなく、契約条件の変化です。原因が違えば打ち手も違います。
料金ページの脚注には、2024年8月に料金体系が変更になる旨の案内も残っています。つまり、この製品は数年おきに料金の構成を見直してきたことになります。道具を選ぶときに、料金体系が変わる頻度を見ておくのは、あまり一般的ではありませんが、実務では効く観点です。人数が増える予定のある組織ほど、1人あたりの単価が変わる段差の位置と、その段差が過去に動いたかどうかを確かめておくと、予算の見通しが立ちます。候補ごとの料金を、いまの人数と2年後の人数の両方で計算してみると、選択が変わることがあります。
組み方が原因かどうかを見分ける
次に2つ目、組み方の問題です。ここは自分たちで直せる範囲なので、道具を替える前に必ず確かめる価値があります。
判定に使える症状が4つあります。
症状1は、板を開いても今日やることが分からない状態です。原因は、カードの数が多すぎるか、期限が入っていないかのどちらかです。期限のないカードが半分以上あるなら、それは板ではなく置き場になっています。この場合は、期限のないカードを別の列にまとめて視界から外すだけで、板が読めるようになります。
症状2は、同じ話が複数のカードに散っている状態です。1つの案件について、依頼のカードと、作業のカードと、確認のカードが別々にあると、経緯を追うのに3枚開く必要があります。1つの案件を1枚にして、中の状態で進める形にすると解消します。カードを分けるのは、担当者が別々のときだけにする、という基準が分かりやすいです。
症状3は、誰かに聞かないと状態が分からない状態です。カードは動いているのに、その内容が「対応中」としか書かれていない。この場合、足りないのは機能ではなく、書く内容の取り決めです。止まったときに一言書く、というルールを1つ足すだけで、聞く回数が減ります。
症状4は、板が2週間更新されていない状態です。これは組み方というより、見る場面がないことが原因です。週の会議で板を映す、朝の共有で板を開く、といった場面を1つ作れば、更新の理由が生まれます。
この4つのうち3つ以上に当てはまるなら、原因は道具ではありません。替えても同じ症状が出ます。当てはまるのが1つ以下で、それでも使いにくいと感じるなら、次の切り分けに進みます。
かんばん方式そのものが合っていない場合
3つ目です。この判定は、仕事の性質を見ることで行います。かんばん方式が扱いにくい仕事には、いくつか典型があります。
繰り返しの多い仕事がその1つです。毎日発生する定型の処理を1枚ずつカードにすると、板が毎日埋まり、完了列が膨れます。この種類の仕事は、チェックリストや定期の一覧として扱うほうが自然で、板に載せると管理そのものが仕事になります。
行き来の多い仕事も苦手です。差し戻しが3回、4回と発生する業務では、カードが右に行っては左に戻ります。かんばんの画面は前に進むことを前提にしているので、戻った回数が記録されないと、実態が見えません。何回差し戻したかが管理の要になる業務では、回数を数えられる仕組みのほうが向いています。
件数の多い仕事も向きません。カードが数百を超えると、板を目で追うことに意味がなくなります。この規模では、一覧と絞り込みと検索が主役になり、視覚的に並べる利点が消えます。
長期の工程を扱う仕事も、この方式だけでは足りません。半年先までの流れを設計したい場合、状態で並べる画面からは全体の形が読めません。この点については、提供側自身が説明を出しています。ガントチャートの新サービスに関する発表では、既存のガントチャート機能は日々のタスク管理を補完する位置づけであり、中長期でプロジェクト全体を設計・運用していく用途には特化していない、と書かれています。工程表を求めて使い始めた人が使いにくいと感じるのは、この位置づけの違いによるものです。
自分たちの仕事がこれらに当てはまるなら、道具を替えるのが正しい判断です。ただし、替える先を選ぶときは、機能の多さではなく、方式が合っているかで選ぶ必要があります。かんばん方式の別の製品に替えても、同じ壁に当たります。方式の違いを確かめたいときは、比較の一覧のように複数の製品を同じ項目で並べた表を見ると、どの製品がどの方式に軸足を置いているかが見えてきます。
問い合わせの経路が変わったことによる詰まり
使いにくさの中には、道具そのものではなく、困ったときの聞き方に関するものもあります。
公式のお知らせを見ると、2025年2月28日を境に、有人によるチャットサポートが終了し、AIチャットサービスへ切り替わったことが分かります。それまで人が応対していたチャットが、AIによる応対に変わった形です。現在の問い合わせ手段としては、ヘルプセンター、問い合わせフォーム、メール、電話が案内されています。
この変化の影響は、組織によって差があります。設定の手順を調べる程度の質問なら、AIの応対でも十分に答えが出ます。一方で、自社の運用に合わせた組み方の相談や、契約に関する込み入った確認は、人とのやりとりが必要になります。後者が多い組織では、聞ける相手がいないことが使いにくさとして感じられます。
料金ページの機能一覧では、導入支援、専任のサポート担当、活用支援の各項目が、タスクDXプランの列に置かれています。手厚い支援を受けるにはそのプランを選ぶ設計です。また、2025年10月8日のお知らせでは認定パートナー制度を新設したことが案内されており、提供元以外からも支援を受けられる経路が用意されています。
この種類の詰まりへの対応は、社内に詳しい人を作ることです。1人が手順書を作って共有するだけで、問い合わせの半分は減ります。手順書に書くのは、板の作り方、カードの粒度、期限の入れ方、通知の設定の4つで足ります。A4で2枚あれば書けます。
通知が多すぎる、あるいは届かないという詰まり
使いにくさの相談で意外に多いのが、通知に関するものです。この詰まりは、道具の設定で直る場合と、運用の設計で直る場合に分かれます。
通知が多すぎる場合、原因はたいてい2つです。1つは、関係のないカードを見る設定になっていること。もう1つは、コメントのやりとりを板の上で長く続けていることです。前者は設定で減らせます。後者は運用の話で、3往復を超える議論は板から別の場所に移し、結論だけをカードに残す、という取り決めをすると通知が減ります。
通知が届かない場合は、原因の切り分けが要ります。担当者に割り当てられていないカードは、そもそも通知の対象になりません。担当者が空欄のまま進んでいるカードが多い板では、通知の仕組みそのものが働いていない状態です。この場合、直すべきは通知の設定ではなく、担当者を必ず入れるという運用です。
もう1つ、通知が届く場所の問題があります。メールで受け取る設定にしていると、他のメールに埋もれます。スマートフォンのアプリで受け取る設定にすると、手元に届きますが、業務時間外にも鳴ります。公式サイトには、スマートフォンの通知でメンバーのタスク更新をリアルタイムに確認できる旨が説明されています。便利である一方、受け取る側の生活時間に入り込むので、どの通知をどこで受けるかは、チームで一度そろえておくほうが摩擦が少なくなります。
通知の設計で押さえておくべき原則が1つあります。通知は、読まれなくなった時点で存在しないのと同じになります。届く数が多いほど親切なのではなく、読まれる数が多いほど親切です。減らす方向に振っておいて、足りなければ足すという順番のほうが、うまくいきます。
スマートフォンから使うときに感じる違い
パソコンでは問題なく使えているのに、スマートフォンだと使いにくい、という声もあります。これは製品ごとの作りの差が出やすい部分です。
公式サイトには、iOS向けとAndroid向けのアプリが用意されていることが案内されています。移動中やパソコンを操作できない場面でもタスク管理ができること、通知でメンバーの更新を確認できることが説明されています。
スマートフォンで使いにくいと感じるとき、確かめるべきなのは、その画面で何をしようとしているかです。カードの状態を1つ変える、コメントを1つ書く、期限を確かめる。この程度の操作なら、たいていの製品でスマートフォンから問題なくできます。使いにくいと感じるのは、板全体を見渡そうとしたときです。列が横に並ぶ形式は、画面の幅が狭い端末とは相性がよくありません。
対策としては、スマートフォンでやることを最初から絞ってしまうのが確実です。現場に出ている人には、自分に割り当てられたカードだけを見て、状態を変えることだけをお願いする。板全体を見るのは、パソコンの前に座ったときにする。この分担にしておけば、端末の制約が問題になりません。
もう1つ、現場での入力を求めるなら、入力の項目を極限まで減らす必要があります。手袋をしていたり、外が明るかったり、片手がふさがっていたりする状況で、4つの項目を埋めるのは無理です。状態を変えるだけで済む形にしておかないと、入力は行われず、後から誰かがまとめて入れることになります。
「使いにくい」と言っている人が誰かで、打ち手が変わる
同じ言葉でも、言っている人の立場によって中身が違います。ここを取り違えると、直したのに不満が消えない、という結果になります。
進行をとりまとめる人が使いにくいと言うとき、たいてい指しているのは、全体が見えないことです。どこで止まっているか、誰が詰まっているか、今週何が終わるか。この3つが1画面で分からないと、確認の作業が増えます。打ち手は、列の設計と、見る場所の固定です。
作業する人が使いにくいと言うとき、指しているのは、入力の手間です。自分の仕事は分かっているのに、それを記録するために操作が要る。この人にとって、記録は仕事の付属物です。打ち手は、入力項目を減らすことと、記録が自分の役に立つ形にすることです。自分が過去にやった作業を後から探せる、という利点があると、入力の意味が生まれます。
経営や上位の管理者が使いにくいと言うとき、指しているのは、報告の形が合わないことです。細かいカードではなく、案件の単位で状況を知りたい。打ち手は、板をそのまま見せるのをやめて、案件単位の見方を用意することです。
社外の関係者が使いにくいと言うとき、指しているのは、そもそも入れないか、入っても分からないことです。打ち手は、ゲストとして招くか、書き出したものを渡すかの選択になります。料金ページの機能一覧では、ゲスト機能の行について無料プランとスタータープランの列に横線が引かれているため、ここはプランの選択に関わります。
不満を集めるときは、誰が言ったかを必ず記録しておくと、打ち手が混ざりません。4つの立場から同じ言葉が出ていても、必要な対応は全部違います。
30分でできる切り分けの手順
ここまでの内容を、実際に手を動かす形にまとめます。所要時間は30分ほどです。
最初の10分で、詰まっている場面を5つ書き出します。「11人目を入れられない」「工程表が読めない」「毎回ファイルが上限に引っかかる」「板が更新されない」のように、具体的な場面で書きます。感想ではなく場面で書くのが大事です。
次の10分で、5つそれぞれに印を付けます。お金で解決するものにA、ルールで解決するものにB、方式が合っていないものにCを付けます。判断に迷ったら、Bを疑うのが確率としては正しいです。
最後の10分で、印の数を見ます。
・Aが多い場合: プランを上げるか、道具を替えるかの費用比較になります。人数と使う機能を書き出して、候補ごとの年額を出せば結論が出ます ・Bが多い場合: 道具を替える理由がありません。ルールを2つか3つ決めて、1か月後にもう一度この診断をやります ・Cが多い場合: 方式を変える検討に入ります。この場合、比較すべきは製品名ではなく方式です
3つが混ざっている場合は、Bから手を付けます。Bを直さずにAやCの検討に入ると、判断の材料が汚れます。組み方が崩れた状態で「この道具は合わない」と結論を出すと、次の道具でも同じ結論が出ます。
この診断は、1人でやるより、実際に使っている人を2人か3人集めてやるほうが精度が出ます。とりまとめる人が感じている詰まりと、作業する人が感じている詰まりは、たいてい違います。両方を並べると、直すべき場所がはっきりします。
やってみると、Bの印が予想より多く付くことに驚く人が多いです。書き出した5つのうち3つか4つがBというのは、珍しいことではありません。これは自分たちのやり方が悪いという話ではなく、道具を入れたときに取り決めをしなかった結果が、時間とともに表面化しているだけです。導入の時点で列の意味やカードの粒度を全員で合わせた組織は少なく、たいていは誰かが作った板をそのまま使い続けています。作った人の頭の中にあった前提が、後から入った人には伝わっていないので、使い方がばらけます。
もう1つ、書き出す作業そのものに効果があります。ふだん「なんとなく使いにくい」と思っている状態は、対処ができません。場面として言葉になった瞬間に、対処の候補が出せるようになります。5つ書き出せば、そのうち1つか2つは、その場で解決策が思い浮かびます。診断の価値の半分は、この言語化にあります。
直すか、替えるかを決めるときの判断材料
診断の結果が出たら、次は決める段階です。判断に入れておくべき材料が、いまはもう1つあります。
公式サイトのトップページには、2027年7月31日をもって一般提供を終了する旨が掲示されています。提供終了日までは品質とセキュリティを維持しサポートも継続すると案内されている一方で、2027年8月1日以降は登録データを順次すべて削除する予定であること、契約更新とライセンス追加は段階的に受付を停止することが公式のFAQに記載されています。
この事実は、判断の重みを変えます。診断の結果がBだった場合、通常なら「組み方を直して使い続ける」が正解ですが、今回はそこに期限が付きます。組み方を直して快適になっても、その環境は2027年7月31日までのものです。とはいえ、組み方を直す作業は無駄になりません。列の設計、カードの粒度、書く内容の取り決めは、どの道具に移っても持っていけます。むしろ、崩れた組み方のまま移行すると、新しい環境でも同じ状態から始まります。
診断の結果がAやCだった場合は、移行の検討を前倒しする理由が増えます。どのみち移ることになるなら、詰まりを我慢する期間を短くするほうが合理的です。
移行先を選ぶときの軸としては、今回の診断で出た印がそのまま使えます。Aの印が付いた項目は、候補の製品でそれが標準で使えるかを確かめる。Cの印が付いた項目は、方式が違う製品を候補に入れる。Bの印が付いた項目は、道具の選定とは切り離して、自分たちで決める。この整理をしておくと、比較表を読む時間が半分になります。
具体的な候補を見るときは、目的別に読む表を選ぶと早く進みます。かんばんの操作感を保ったまま移りたいならTrelloとの比較、国産で日本語の窓口を重視するならBacklogとの比較、1つのデータを表と板と工程表で切り替えたいならNotionとの比較やmonday.comとの比較、部署をまたいだ運用を見据えるならAsanaとの比較といった形です。いま使っている環境との差分をそのまま知りたい場合はJootoとの比較のような1対1の表が向いています。機能の範囲を先に押さえたいならできることの一覧が、板ごと持ち出せるかどうかはTrelloからの移行のような取り込み手順の説明が、データの扱いの方針は安全性の考え方のようなページが、それぞれ判断の材料になります。残った疑問はよくある質問のような形でまとめて確かめておくと、社内での説明が短く済みます。
最後に1つ。使いにくいと感じたときに、まず自分たちの組み方を疑うのは、気持ちのよい作業ではありません。道具のせいにするほうが簡単です。それでも順番を守ったほうがよいのは、組み方の問題は道具を替えても付いてくるからです。逆に、組み方を整えてから移れば、新しい環境は最初から読める状態で始まります。移行の成否は、移す作業ではなく、移す前の整理で決まります。
Q1. 無料プランを複数人で使えないのはなぜですか？
料金ページの機能一覧では、無料プランのユーザー数は1人と記載されています。チームで使う前提であれば、スタータープラン以上を選ぶ形になります。無料プランは、操作感を確かめたり、個人で試したりする場所と考えるほうが実態に合います。2026年9月10日時点の掲載内容です。
Q2. スタータープランの10人上限を超えたらどうなりますか？
ビジネスプランへの変更が必要になります。料金ページによれば、年間契約の場合、1ユーザーあたり月417円から月980円に変わります。11人目を入れた時点で全員分の単価が変わるため、人数が増える見込みがあるなら、この段差を事前に計算しておくと予算の見通しが立ちます。価格は税抜です。
Q3. 前より使いにくくなったと感じるのですが、何か変わりましたか？
2025年12月9日のお知らせによれば、2026年6月30日でスタンダードプランを廃止し、2026年7月1日からスタータープランの提供を開始したと案内されています。人数上限や機能制限を新たに設定したこと、一部の顧客には実質的な値上げとなるケースもあることが、公式の告知に明記されています。契約書と請求書を並べると自社への影響が分かります。
Q4. 使いにくさの原因が道具にあるかどうか、どう見分けますか？
詰まっている場面を5つ書き出し、お金で解決するもの、ルールで解決するもの、方式が合っていないものの3つに分けます。ルールで解決するものが3つ以上あるなら、原因は道具ではなく組み方です。この場合、道具を替えても同じ症状が再発します。まず組み方を整えてから、残った詰まりで判断するのが確実です。