工程表の作り方のコツ｜守られる表と、すぐ嘘になる表の分かれ目
「工程表 作り方 コツ」で検索する人は、たいてい一度は工程表を作った経験があります。作れたけれど守られなかった、あるいは途中で誰も見なくなった。その原因を探しに来ています。工程表が守られるかどうかを決めているのは、作図の技術ではありません。粒度の決め方、余裕をどこに置くか、担当の書き方、そして更新の合図という4つの決めごとです。この記事では、その4つを具体的にどう決めるかと、決めた形が崩れていく順番を扱います。
工程表が守られない現状と、そこにある構造
作った工程表が守られない、という悩みは業種を問いません。原因を掘っていくと、たいてい同じ構造に行き当たります。工程表を作る人と、その工程で実際に手を動かす人が別だという構造です。
作る人は、全体を見て日程を組みます。手を動かす人は、自分の目の前の作業だけを見ています。この2つの視点は、どちらも正しいのですが、噛み合いません。作る人が「ここは3日でできるはず」と置いた日数と、手を動かす人が「実際には5日かかる」と思っている日数の差が、そのまま守られない工程になります。
もうひとつ、工程表が守られない理由として大きいのが、作った時点の前提が変わることです。着手前に組んだ工程は、その時点で分かっていることだけで作られています。仕様が変わる、資材が遅れる、人が抜ける。こうした変化は必ず起きますが、工程表のほうは着手前の姿のまま置かれることが多いのです。守られない表というより、更新されていない表だと言ったほうが実態に近い場面はよくあります。
差が生まれるのは、情報が非対称だからです。作業の中身を最もよく知っているのは手を動かす人ですが、全体の締切を知っているのは作る人です。どちらか片方だけで工程を組むと、必ずどこかが現実から離れます。工程表のコツの半分は、この非対称をどう埋めるかに集約されます。
日数を先に決めてからカレンダーに置く作り方には、もうひとつの意味があります。締切に収めるために日数を削った跡が、表の上に残らなくなることです。跡が残らないというのは、削った分を誰の時間で埋めたのかが分からなくなるという意味でもあります。工期をどう置くかは、組む人の裁量だけで決まる話ではなくなってきています。国土交通省のページには、工期に関する考え方が次のように示されています。
適正な工期設定を通じて長時間労働を是正するとともに、週休２日を確保することは、建設業の将来の担い手を確保する観点からも極めて重要です。 出典: mlit.go.jp
同じページには、令和6年4月から建設業においても罰則付きの時間外労働規制が適用されることを踏まえ、令和6年3月27日に基準の見直しが審議され、実施が勧告されたことも記載されています。工程表に無理を書けば、その無理は誰かの労働時間に現れます。紙の上で成立させることと、現場で成立させることは別です。なお、労働時間や契約の扱いに関する具体的な判断は、所管の窓口や専門家に確認してください。
最初の1枚は、日付を入れずに作り始める
コツの中身に入る前に、作り始める順番を書いておきます。ここを間違えると、後のコツが全部効かなくなります。
多くの人は、工程表を作るときに最初から日付を入れます。開始日と終了日を決めながら作業を並べていく形です。この順番だと、締切から逆算した都合のよい日数が入ってしまいます。3日かかる作業を2日と書いてしまうのは、悪意ではなく、締切に収めたいという圧力が働くからです。
先にやるのは、日付を入れずに作業を並べることです。付箋でも、カードでも、箇条書きでも構いません。この案件を終えるまでに何をするかを、順番だけ意識して全部出します。この段階で日付を考えないことが要点です。
次に、それぞれに必要な日数を書きます。日付ではなく日数です。「9月5日まで」ではなく「4日かかる」と書きます。日数なら、締切の圧力から離れて答えられます。作業する人に聞くのもこの段階です。日付を先に見せると、その日付に合わせた答えが返ってきます。
日数がそろってから、初めてカレンダーに置きます。ここで、合計が締切に収まらないことが判明します。収まらないと分かった時点が、実は最も価値のある瞬間です。人を増やすのか、範囲を削るのか、締切を交渉するのかを、着手前に検討できます。日付から作った工程表では、この検討が起きません。紙の上では収まっているからです。
この順番で作ると、工程表は2時間ほどでできます。日付を先に入れて調整を繰り返す作り方より、結果として速く終わります。
コツ1 粒度を、期間で機械的に決める
工程表で最初に迷うのが、どこまで細かく書くかです。ここは感覚で決めず、期間で機械的に切ってください。
基準は、1行が3日から10日で終わる大きさです。これより長い行は分割し、短い行はまとめるか工程表から外します。この基準で並べ直すだけで、表の読みやすさと守られやすさの両方が上がります。
長すぎる行が問題なのは、進んでいるかどうかが分からないからです。2か月続く行は、1か月経った時点で半分進んでいるのか、まだ何も始まっていないのかが見えません。問題に気づくのが遅れ、気づいたときには手を打てる時期を過ぎています。
短すぎる行が問題なのは、更新の手間に見合わないからです。30分で終わる作業を工程表に載せると、その行を完了に変える操作のほうが作業より面倒になります。面倒な操作は省略され、省略された行が増えると表全体の信頼が落ちます。細かい作業は、工程表ではなく作業メモやチェックリストに置いてください。
長い行を分割するときは、途中に確認できる区切りがあるかどうかで切ります。「設計」を「要件を固める」「画面の構成を決める」「関係者の確認を取る」に分ける、といった具合です。それぞれの終わりに、誰かが見て終わったと判断できる状態があることが条件です。判断できない切り方をすると、行が増えただけで進み具合は分からないままになります。
粒度がそろっているかを確かめる方法もあります。バーの長さを見て、最も長いバーと最も短いバーの比が5倍を超えていたら、そろっていません。長いほうを割るか、短いほうを外してください。この比を見る確認は数秒で終わるので、行を追加した週の終わりに毎回やる習慣にすると崩れにくくなります。
分割の目安として、1つの工程表に載せる行数は30行程度までにしてください。これを超えるなら、案件や工区で表を分けたほうが読みやすくなります。1枚に詰め込みたくなるのは作る側の都合で、読む側は自分に関係のある範囲だけが見えていれば困りません。
コツ2 余裕は、1本にまとめて見える場所に置く
工程を組むと、必ず余裕をどこかに入れたくなります。ここで多くの人がやってしまうのが、各作業の日数に少しずつ余裕を足す方法です。これは最も効果の薄いやり方です。
理由は2つあります。ひとつは、足した余裕が見えなくなることです。3日の作業を4日と書いた時点で、その1日は余裕ではなく所要日数になります。手を動かす人は4日かけて構わないと理解し、実際に4日使います。余裕は使われて消えます。
もうひとつは、削るときに判断できないことです。締切が前倒しになったとき、どこを削れるかを探すことになります。全部の作業に少しずつ余裕が入っていると、どれも削れるように見えて、どれも削ると危ない状態になります。判断の材料がありません。
代わりに、工程のまとまりごとに調整用の行を1本置いてください。「基礎工事の調整」のような行を作り、そこに3日を置きます。この形なら、余裕がどこにいくつあるかが表の上で見えます。締切が前倒しになったときは、この行を削るところから検討できます。前の作業が遅れたときは、この行を食いつぶす形で吸収できます。
調整用の行には、担当を置かないでおきます。担当が付いていると、その人の作業だと誤解され、いつのまにか埋まります。担当が空欄の行が工程表に並んでいると落ち着かない、という感覚もありますが、ここは空欄のままにしておくほうが目的に合います。
置く量の目安は、そのまとまりの合計日数の1割から2割です。20日のまとまりなら2日から4日になります。これより多いと締切が遠くなりすぎ、少ないと1つの遅れで全体が動きます。
調整用の行を置くもうひとつの効果は、遅れの説明が楽になることです。「3日遅れていますが、調整の行で吸収できます」と言えると、全体の締切を動かす話にならずに済みます。余裕を各作業に隠していると、この説明ができません。遅れているのに大丈夫だと言うことになり、根拠を示せません。
コツ3 担当は1人に絞り、名前で書く
工程表の1行に、担当を2人書きたくなる場面があります。「営業部」のような部署名で書きたくなる場面もあります。どちらも避けてください。
担当が2人いる行は、誰も自分の行だと思いません。相手がやると思っている状態が両側で成立し、期日が来て初めて気づきます。実際に2人で進める作業なら、行を2つに分けて、それぞれの受け持ちを書きます。分けられない作業は、まだ分解が足りない作業です。
部署名で書いた行も同じです。部署は行動しません。行動するのは人です。部署名で書かれた行は、誰かが割り当てるまで止まったままになります。工程表を配った時点で担当が決まっていないなら、まず「担当を決める」という行を作ってください。それも1つの作業です。
担当の書き方も揃えます。「山田」「山田さん」「山田太郎」が混ざった表では、担当者ごとの絞り込みが機能しません。表計算なら入力規則で一覧から選ぶ形にし、専用の道具ならメンバーを選ぶ形にします。人の名前は最も表記が揺れやすい項目です。
社外に委託している作業がある場合も、担当の書き方は同じです。会社名ではなく、窓口になっている人の名前を書きます。会社名だけを書いた行は、こちらから連絡するまで動きません。委託先の中で誰がやるかまでは書けなくても、こちらの連絡先が誰かは書けます。あわせて、その作業について社内で責任を持つ人も1人決めて、備考に書いておいてください。委託した作業が止まったとき、気づく人がいないと工程表の上では順調なまま進みます。
担当を決めるとき、負荷の偏りも見てください。30行の工程表で1人に15行が集まっていたら、その人が全体の律速になります。担当者で並べ替えると、この偏りが一目で見えます。同じデータを担当者別に切り替えて見られる道具であれば、この確認が数秒で終わります。どんな見せ方ができるのかはできることのページにまとめられています。
コツ4 更新の合図を、行動に紐づける
工程表が嘘になる最大の原因は、更新されないことです。そして更新されない原因の多くは、いつ更新するかが決まっていないことです。
「気づいたときに更新してください」という決め方は、更新されないことを決めているのと同じです。人は、決まっていない作業を後回しにします。合図は、日時ではなく行動に紐づけてください。
合図を決めるときは、更新する人が普段どこにいるかも考えてください。現場を回っている人に、事務所のパソコンで更新してもらう決め方は成立しません。手元の端末から触れる形になっていないなら、合図をどう決めても守られません。工程表を配る相手の端末を先に確かめることは、運用の設計そのものです。
最も単純で続くのは、「作業が終わったらその場で完了に変える」です。行動の直後なので忘れませんし、他の作業と競合しません。「1日の終わりにまとめて」は、疲れている時間帯に当たるので続きません。「週の初めにまとめて」は、先週の記憶を思い出す作業が必要になるので続きません。
合図は、書いて配るだけでは伝わりません。最初の2週間は、進行役が声をかける必要があります。押し忘れている人に「終わっていたら押しておいてください」と個別に伝える。この手間を惜しむと、決めごとは決めただけで終わります。逆に、2週間続けば習慣になります。
更新にかかる時間も決めます。10秒以内に終わることが目安です。表を開いて、自分の行を探して、状態を1つ変えて閉じる。これが10秒を超えると、現場では更新されません。更新してもらう項目を状態の1つだけに絞ることが、この時間を守る条件になります。進捗率をパーセントで入れてもらう形は、数字の妥当性を考える必要があるため、後回しにされます。
押されるかどうかは、行の書き方の側でも決まります。「調整する」「対応する」のように終わりの状態が書かれていない行は、担当者が完了に変えてよいのか自分で判断できません。判断に迷った行は、そのまま置かれます。押されない行が続くときは、合図の決め方を疑う前に、その行の文言を読み返してください。終わった状態が読めば分かる形に直すだけで、押される割合は変わります。粒度の話と更新の話は別々の決めごとに見えますが、行の書き方でつながっています。
そして、更新した結果が誰かに届く仕組みがあるかを確かめてください。誰かが完了に変えたのに、表を開いていない人には伝わらない状態では、押した側は意味が無かったと感じます。届かない更新は続きません。
コツ5 つながりは、書きすぎない
工程表を作り込むと、作業どうしのつながりを線で結びたくなります。この作業が終わらないと次が始まらない、という関係を全部描き込む形です。専用の道具には、この関係を設定する機能がたいてい備わっています。
ただし、実務では書きすぎないほうがうまくいきます。理由は、つながりを設定した箇所は、片方が動いたときに連鎖して動くからです。30行の工程表で全部の行をつなぐと、1つの遅れが表全体を書き換えます。書き換わった結果が現実に合っているとは限らず、直す手間だけが増えます。
書くべきなのは、守らないと本当に困るつながりだけです。検査に合格しないと次の工事に入れない、原稿が届かないと組版が始められない、といった物理的または契約上の制約がある箇所です。この種類のつながりは、工程表全体で5本もあれば足ります。
「なんとなく順番がある」程度のつながりは、書かないほうが実務に合います。順番があるだけなら、多少前後しても構わないからです。書かなければ、遅れが自動で波及することもありません。
つながりを書かない代わりに、工程のまとまりの終わりに区切りの行を置いてください。「基礎工事が終わる」「原稿がそろう」のような、判断できる状態を1行で書きます。この行が守られているかどうかを見れば、細かいつながりを追わなくても全体の健全さが分かります。区切りの数は5個から8個が扱いやすい範囲です。
コツ6 会議の形に合わせて工程表を作る
工程表は、それ単体では機能しません。会議とセットで初めて機能します。逆に言えば、会議の形が決まっていない工程表は、何を書いても守られません。
まず、進捗を確認する会議の周期を決めてください。工程表の目盛りは、この周期に合わせます。会議が週に1回なら週単位、月に1回なら月単位です。日単位の工程表を作って週次の会議で読み替えている現場は多いのですが、読み替えの手間がそのまま毎週の負担になります。
次に、会議で扱う範囲を決めます。全部の行を上から読み上げる形は、時間がかかるうえに更新の動機を生みません。扱うのは、終了日を過ぎて完了になっていない行だけにしてください。この決め方には副次的な効果があります。担当者は、自分の行を完了に変える理由ができます。変えなければ会議で名前が挙がるからです。
3つ目に、会議で決めたことを工程表に反映する担当を決めます。会議中に画面を映しながら直すのが最も確実です。会議のあとで直すと決めると、たいてい忘れられます。会議の場で日付を動かし、その場で全員が新しい形を見る。この流れができると、工程表は会議の記録も兼ねるようになります。
会議の時間も工程表の作り方に影響します。30分の会議で扱える行数は、実際には10行程度です。工程表が50行あって、そのうち遅れが20行なら、会議では扱いきれません。扱いきれない状態が続くなら、それは工程表の粒度が細かすぎるか、そもそも計画に無理があるかのどちらかです。会議に入りきらない量は、工程表からの警告だと考えてください。
崩れていく順番を知っておく
決めごとを4つ守っても、工程表は時間とともに崩れます。崩れ方には順番があるので、先に知っておくと手を打てます。
最初に崩れるのは粒度です。あとから足される行は、たいてい細かい作業です。急に決まった確認、差し込みの依頼が、そのまま1行として追加されます。1か月で10行ほど足されると、揃えていた粒度が完全に混ざります。防ぐには、行を追加してよい大きさをルールとして表の中に書いておくことです。
次に崩れるのは余裕です。調整用の行は、遅れを吸収するために使われます。使われること自体は正常ですが、使い切ったあとに補充されません。気づくと、どのまとまりにも余裕が残っていない状態になります。月に1回、調整用の行の残りを確認する習慣を入れてください。
3つ目に崩れるのは担当です。異動、増員、外注の追加で、最初に決めた担当が変わります。変わったことが工程表に反映されないと、いない人の名前が並んだ表になります。この状態になると、誰も自分の行を探さなくなります。
最後に崩れるのが更新です。ここまでの3つが崩れた表は、読んでも役に立たないので、更新する動機が消えます。現場では、更新できる人が1人だけの表は2週間ほどで実態からずれ始めると言われています。ずれた表は見られなくなり、見られない表はさらに更新されなくなります。
崩れを戻す作業は、月に1回30分を取れば足ります。細かすぎる行をまとめる、調整用の行を補充する、担当を現在の体制に直す、完了した行を片づける。この4つを順番にやるだけで、工程表は組んだ直後の状態に近づきます。放置して半年後に作り直すより、月に30分のほうが確実に安くつきます。
この順番を知っていれば、対処の優先順位も決まります。更新されないことに悩んでいるとき、原因は更新の仕組みではなく、その手前の3つにあることが多いのです。
道具の選び方が、コツの半分を肩代わりする
ここまでの4つは、道具に関係なく効きます。表計算でも、紙でも、専用の道具でも同じです。ただし、道具によっては、この決めごとの一部を仕組みとして肩代わりしてくれます。
担当の表記の揺れは、メンバーを選ぶ形の道具なら起きません。粒度の乱れは、カードの大きさが視覚的に揃う形式なら気づきやすくなります。更新の合図は、通知の仕組みがあれば作りやすくなります。更新が届かない問題は、通知がある道具では起きません。
見た目の面でも、道具に任せられる部分があります。今日の位置を自動で示す、遅れている行を自動で目立たせる、完了した行を一覧から外す。これらを表計算で作ると条件付き書式の設定が要りますが、専用の道具なら最初から入っています。設定を作らなくてよいということは、設定が壊れる心配も無いということです。共同で触る工程表では、この差が効いてきます。
逆に、道具が肩代わりできないこともあります。余裕をどこに置くかは、道具ではなく組む人が決めることです。担当を1人に絞るかどうかも同じです。工程を分解する粒度も、人が決めます。道具を変えれば工程表がうまくいく、という期待は外れます。
道具に期待してよいのは、決めたことを守り続けやすくなるかどうかです。この観点で選ぶと、機能の数は判断材料になりません。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという決め方であれば、どの機能がどのプランに入っているかを調べる時間が要らず、人数だけで見積もりが出ます。プランの区切り方は料金のページで確認できます。
肩代わりできる範囲には境目もあります。画面に出る言葉は日本語だけで、他の業務システムと繋いで工程を自動で動かす方向には作られていません。粒度も余裕も担当も、決めるのは人だという前提は変わらないということです。基幹システムの予定を工程表へ自動で流し込みたいという要件が先に立つ場合は、その点を確かめてから選んでください。
比べるときに見る場所
比較のページを横に並べて読むと、道具ごとの違いは機能の数ではなく、更新する人を増やせるかどうかに集まっていることが分かります。そのうえで見る場所を1つ足すなら、ここまでの決めごとのうち、どれを道具の側が肩代わりしてくれるかです。担当の表記が揃うところまで面倒を見る道具もあれば、粒度は人任せで通知の作り込みだけが厚い道具もあります。自分のチームで先に崩れるのがどれかを決めておくと、比較表のどの行を読めばよいかが決まります。
カンバン形式でカードを動かす道具との違いはTrelloとの比較に、作業の割り当てを軸にした道具との違いはAsanaとの比較に、多機能なワークスペース型との違いはNotionとの比較に、案件を横断して進捗を見る形の道具との違いはmonday.comとの比較に整理されています。観点ごとに並べた比較の一覧から、いま使っている道具の名前で探すのが早いです。
国内で広く使われている課題管理型との違いはBacklogとの比較にまとめられています。課題管理型を工程表として使うときに気をつけたいのは、1件ごとに書ける項目が多いことです。細かい依頼まで全部を1件として起こし、それをそのまま工程表に並べると、3日から10日という粒度の基準はすぐに崩れます。起こした件のうち何を工程表に載せ、何を手元の一覧に留めるかを決めておかないと、行数だけが増えていきます。
道具は入れ替わる前提で組んでおくと、乗り換えのたびに作り直さずに済みます。ここまでの決めごとは、どれも道具の機能ではなく表の作りの話です。作業名、日数、担当、状態の4つを列として持っていれば、どの道具に移しても同じ形で並べ直せます。逆に、その道具でしか描けない図の上に工程を組み立てると、道具を替えるときに工程の設計そのものをやり直すことになります。乗り換えを検討している人向けのJootoとの比較も用意されています。
実際に移すのであれば、運ぶ前に一度、行の棚卸しをしてください。細かすぎる行と、終わった行を落としてから運べば、移した先で粒度を揃え直す作業が消えます。取り込みが自動で済む相手はTrelloに限られるため、手で運ぶ行が多いほどこの棚卸しが効いてきます。件数が多いときは、この作業量も判断に入ります。手順はTrelloからの移行のページに書かれています。社外の場所に工程の情報を置く以上、社内で安全性の説明を求められることもあります。何をどう守っているかは安全性の考え方に、導入前によく出る質問はよくある質問にまとまっているので、説明の材料として先に目を通しておくと話が早く進みます。
工程表の出来を測る、2つの数字
最後に、作った工程表がうまくいっているかを測る方法を挙げておきます。見た目の完成度ではなく、次の2つの数字で見てください。
1つ目は、最後に更新された日から今日までの日数です。7日を超えているなら、その表は会議の材料として機能していません。どれだけ丁寧に組んでも、中身が古ければ判断には使えません。
2つ目は、担当者本人が更新した行の割合です。すべての行を進行役が代理で書き換えているなら、その表は進行役の頭の中の写しでしかありません。本人が触った行が3割を超えてくると、表が実態を映し始めます。
この2つの数字は、道具を変えた直後に動きやすい指標でもあります。変えて1か月経っても両方が動かないなら、原因は道具ではなく決め方の側にあります。粒度、余裕、担当、更新の合図。この4つのどれかが決まっていないはずです。工程表のコツは、結局そこに戻ります。
Q1. 工程表の1行は、どのくらいの大きさにすべきですか？
3日から10日で終わる大きさに揃えてください。これより長い行は途中の進み具合が見えず、短い行は更新の手間が作業より重くなります。長い行は、途中で誰かが終わったと判断できる区切りで分割します。判断できない切り方では、行が増えるだけで進捗は見えません。
Q2. 工程表に余裕を持たせるとき、どこに入れればよいですか？
各作業の日数に少しずつ足すのではなく、工程のまとまりごとに調整用の行を1本置いてください。目安はそのまとまりの合計日数の1割から2割です。この形なら余裕の場所が見え、締切が前倒しになったときにどこを削るかを判断できます。
Q3. 担当者を部署名で書いてもよいですか？
避けてください。部署は行動せず、誰かが割り当てるまで行は止まったままになります。担当が決まっていない段階なら、まず「担当を決める」という行を工程表に作ってください。それも1つの作業です。担当は必ず1人にし、名前の表記も揃えます。
Q4. 工程表がうまくいっているかを、どう確かめればよいですか？
最後に更新された日から今日までの日数と、担当者本人が更新した行の割合の2つで測ってください。更新から7日以上空いていれば会議の材料になりません。本人が触った行が3割を超えると、表が実態を映し始めます。