Notionのボードビューが並び替えできない原因と直し方
Notionのボードビューで並び替えができない、という困りごとは、実際には別々の症状がひとまとめに呼ばれています。カードをドラッグしても位置が戻る、列そのものの順番を変えられない、自分の画面と他の人の画面で並びが違う、並べ替えたいプロパティが選択肢に出てこない。原因が違えば対処も違うので、まず自分がどれに当たっているかを見極めるところから始めます。この記事では4つの症状に分けて、公式ヘルプに書かれている仕組みをもとに、それぞれの直し方と、そもそも直せない場合の考え方を整理します。
「並び替えできない」を4つの症状に切り分ける
先に切り分けの表を出します。自分の状況がどこに当たるかを確かめてください。
| 症状 | 起きていること | 見る場所 |
|---|---|---|
| カードを動かしても戻る | 表示の順が別の規則で決まっている | ビューの設定の並べ替え |
| 列の順番を変えられない | グループの元になるプロパティの並び順 | プロパティの選択肢の並び／グループの設定 |
| 自分と他の人で並びが違う | 設定が自分だけに適用されている | 並べ替えを追加したときの保存先 |
| 並べ替えの対象に出てこない | プロパティの種類による制約 | プロパティの型 |
この4つは原因が独立しています。1つ直しても別の症状が残ることがあるので、上から順に確かめるのが早い。以下、それぞれを扱います。
なお、ボードビューがどういう仕組みで並んでいるのかを先に押さえておくと理解が速くなります。公式ヘルプには、ボードビューはデータベースのページを特定のプロパティでグループ化して表示するものだと説明されています。既定では、データベースにステータスプロパティがあればそれでグループ化され、無ければセレクト、担当者、マルチセレクト、リレーションのいずれかでグループ化される、という記載もあります。**列はプロパティの値であって、自由に作れる箱ではない。**ここが出発点です。
症状1: カードをドラッグしても元の位置に戻る
最も多いのがこれです。カードを列の中で上に動かしたのに、手を離すと元の場所に戻る。
公式ヘルプによれば、ボードでのドラッグ操作自体は用意されています。列の順番は見出しをクリックしたまま左右にドラッグして変え、カードは上下や列の間へクリックしたままドラッグして移動する、と説明されています。つまり操作そのものが存在しないわけではありません。
疑うべきは並べ替えの設定です。並べ替えについて、公式ヘルプは次のように説明しています。
データベースを並べ替えて、プロパティに基づいて昇順または降順でアイテムを表示できます。たとえば、優先度、最終編集日時、またはアルファベット順に基づいてデータベースページを並べ替えることができます。 出典: notion.com
並べ替えは、プロパティの値から表示の順を決める仕組みです。手で置いた位置は、この規則の外にあります。したがって、期日の昇順で並べ替えを設定しているビューでカードを手で動かしても、表示の順は期日で決まり続けます。
確認と対処の手順は次のとおりです。
・データベース上部の設定メニューを開く ・ビューの設定の中から並べ替えを選ぶ ・設定されている並べ替えの横にあるXを選んで削除する ・その状態でもう一度カードをドラッグして、位置が保たれるか確かめる
これで直るなら原因は並べ替えです。直らないなら次の症状を疑います。注意点として、並べ替えを消すと、そのビューを見ている全員の並びが変わる可能性があります。自分1人のビューでないなら、消す前に一声かけてください。
なお、並べ替えを外したくない場合の逃げ道もあります。並べ替えの基準になっているプロパティの値のほうを書き換えれば、意図した位置に動きます。期日の昇順で並んでいるなら期日を、優先度の順で並んでいるなら優先度を直す。手で動かすより手数は増えますが、その順になっている理由がデータに残るという利点があります。誰かが後から「なぜこの順なのか」と聞いたときに、カードを見れば答えが書いてあります。
もう1つ、フィルターが効いている場合も「動かない」ように見えることがあります。フィルターは条件に合うアイテムだけを表示する仕組みなので、動かした先の列がフィルターで隠れていると、カードが消えたように見えます。並べ替えを外しても改善しないときは、フィルターの条件も一度外して確かめてください。
症状2: 列の順番を変えられない
列そのものを左右に並べ替えたいのに変わらない、という症状です。これは並べ替えではなくグループの話なので、見る場所が変わります。
対処は2通りあります。1つはグループの設定から並べ替える方法です。公式ヘルプには、グループ化した後に設定メニューでグループを選ぶと、グループの表示と非表示の切り替え、手動または条件によるグループの並べ替え、空のグループの非表示ができると書かれています。「手動で、または条件（アルファベット順、昇順など）を設定してグループを並べ替える」という記載があるので、ここで手動を選べば任意の順に置けます。
もう1つが、プロパティ側の選択肢の順を直す方法です。セレクトとマルチセレクトのプロパティについて、公式ヘルプは「選択肢の一覧で定義した順序に沿って並べ替えられます。プロパティをクリックし、選択肢を上下にドラッグすると並べ替え順序の設定が可能です」と説明しています。ステータスやセレクトで列を作っている場合、選択肢の一覧の並びが列の並びの土台になります。ここを直すと、そのプロパティを使っている他のビューにも効きます。
どちらを使うかの判断基準はこうです。**このビューだけで並びを変えたいならグループの設定、全部のビューで並びを揃えたいならプロパティの選択肢の順。**片方だけ直して「他のビューが直っていない」となる場面は、この使い分けを意識していないときに起きます。
グループの並べ替えで「昇順」を選んでも意図した順にならない場合は、そのプロパティの型を確認してください。ステータスやセレクトなら選択肢の定義順が使われますが、テキストのプロパティでグループ化していると、文字としての並びになります。「未着手」「対応中」「完了」を文字で並べても、業務の順番にはなりません。列の順番に意味を持たせたいなら、セレクトかステータスとして持たせるのが確実です。
列が多すぎて並べ替えが面倒な場合は、使っていない列を隠すという手もあります。公式ヘルプには、隠したい列の見出しの右にある記号から「グループを非表示」を選べること、空のグループを非表示にする設定があることが書かれています。完了済みのカードを隠した列に放り込む使い方も紹介されています。列が10本を超えると横スクロールが常時発生して見通しが悪くなるので、隠せる列は隠したほうが実用的です。
症状3: 自分の画面と他の人の画面で並びが違う
チームで使っているときに起きる症状です。自分が並べ替えたのに、他の人は違う順で見ている。あるいは、他の人が並べ替えたせいで自分の並びが変わった。
原因は保存先です。公式ヘルプには、並べ替えについて次のように書かれています。「並べ替えをデータベースビューの全員に適用したい場合は、全員に保存を選択できます。自分だけに並べ替えを適用したい場合は、このオプションを選択しないでください」。フィルターについても同じ仕組みで、全員に保存を選ぶかどうかで適用範囲が変わると記載されています。
つまり、並べ替えを設定したときに全員に保存を選ばなかった場合、その並びは自分の画面にしか存在しません。他の人には見えていないので、口頭で「上から順にやってください」と伝えても噛み合いません。逆に、全員に保存を選ぶと他の人の画面も変わります。共有しているビューで無自覚にこれを押すと、他の人の作業順が変わります。
チームで使うときの決めごとを2つ挙げます。
・共有するビューは1つに固定して、そこの並べ替えとフィルターは決まった人だけが触る ・個人の都合で絞りたいときは、自分専用のビューを別に作る。全員に保存を押さずに済む
ビューは複数作れるので、共有用と個人用を分けるのは追加費用のかからない対処です。現場では、全員が1つのビューで並べ替えを取り合った結果、誰も自分の見たい順で見られなくなる、という状態がよく聞かれます。ビューを分けた瞬間にこの取り合いは消えます。
症状4: 並べ替えの対象にプロパティが出てこない
並べ替えたいのに、そのプロパティが選択肢に出てこないという症状です。これはプロパティの種類による制約です。
はっきり書かれている例がロールアップです。公式ヘルプの補足に「ロールアップは、数値を出力する場合にのみ並べ替えることができます」という趣旨の記載があります。関連するページの件数を数えるロールアップは数値なので並べ替えられますが、関連ページをそのまま表示する種類のロールアップは並べ替えの対象になりません。「関連するタスクの数が多い順」で並べたいなら、件数を数える設定にする必要があります。
ここから導ける実務的な結論は、並べ替えたい軸は、最初から並べ替えられる形のプロパティとして持たせるということです。「重要度」を文章の中に書いていると並べ替えられません。セレクトのプロパティにして選択肢を定義すれば、選択肢の順に並びます。数字で並べたいなら数値のプロパティを作ります。
もう1つ、テキストプロパティで数字を管理している場合も並びが崩れます。公式ヘルプによれば、テキストプロパティはアルファベット順に並べ替えられ、数値プロパティは数値の大小の順に並べ替えられます。テキストとして「10」「2」「1」を入れると、数の大小ではない順で並びます。並べ替えの対象にはなるので気づきにくく、後から「なぜこの順なのか」と悩む原因になります。順番を数字で持つなら、必ず数値のプロパティを使ってください。
グループ化に使えるプロパティと使えないプロパティ
列が思ったように作れないという相談も、並び替えの困りごととして持ち込まれます。これはグループ化に使えるプロパティが決まっているためです。
公式ヘルプによれば、ボードを追加したとき、データベースにステータスプロパティがあればそれでグループ化され、無ければセレクト、担当者、マルチセレクト、リレーションのいずれかでグループ化されます。どれも無い場合は、新しいステータスプロパティがデータベースに作られる、とも書かれています。つまりボードの列は、値が有限個に決まるプロパティから作られます。
ここから、いくつかの実務的な帰結が出ます。
・自由入力のテキストプロパティで列を作ることはできない。表記ゆれの数だけ列が増えてしまうため、そもそも向いていない ・日付そのもので列を作ることもできない。日付は値が無限にあるので、列にすると1日1列になる ・「案件ごとの列」を作りたいなら、案件をセレクトかリレーションのプロパティとして持たせる必要がある
このうち3つ目でつまずく例をよく聞きます。案件名をカードのタイトルに書き込んでいると、案件で列を分けられません。案件を独立したプロパティにして初めて、列としても、絞り込みとしても、並べ替えとしても使えるようになります。**表示で困ったときは、たいてい情報の持ち方に原因がある。**この見方をすると、設定をいじる前に直すべき場所が見つかります。
マルチセレクトでグループ化した場合の挙動にも注意が要ります。1枚のカードに複数の値が入っていると、そのカードは複数の列に現れます。同じカードが2か所にあるので、片方で動かした結果がもう片方でどう見えるのかがわかりにくい。数を数えたい用途では、値を1つに絞れるセレクトを使ったほうが混乱しません。
ビューを分けて解決するという考え方
並び替えの悩みの多くは、1つのビューにすべてを求めていることから来ます。同じデータベースに対して用途の違うビューを複数作れるので、目的ごとに分けたほうが早く片が付きます。
たとえば次のような分け方があります。
・今週やること用。期日が今週のものだけをフィルターし、期日の昇順で並べる。列は担当者 ・着手順の指示用。順番のプロパティで並べる。列はステータス。共有して全員が同じ順で見る ・個人用。担当者が自分に絞り込んで使う。並べ替えは全員に保存せず、自分の都合で変える ・振り返り用。完了したものだけを表示して、期間で区切る
ビューを分けると、並べ替えの取り合いが起きません。全員に保存を押すのは共有用のビューだけ、という運用にできます。公式ヘルプには、ビューは並べてドラッグで順番を変えられることや、ビューが多いときは省略表示から選べることも書かれています。4つや5つのビューが並んでいても操作の妨げにはなりません。
分けるときのコツは、ビューの名前を用途で付けることです。「ボード2」「テスト」といった名前が並ぶと、どれを見ればよいのか誰にもわかりません。「今週」「着手順」「自分用」のように、開く理由が名前から読める状態にしておきます。
分けすぎの弊害も一応書いておきます。ビューが10個を超えると、今度はどれが正なのかが曖昧になります。共有して全員が見るビューは1つに固定し、それ以外は個人用と割り切ると、増えても混乱しません。
手動の並び順をきちんと保たせたい場合の作り方
「毎回ドラッグして並べたい」という要望自体が、そもそもボードの設計と噛み合っていない場合があります。表示の順を人が決めたいなら、その順番を情報として持たせるのが確実です。
やり方は単純で、順番用の数値プロパティを1つ足します。10、20、30のように間隔を空けて番号を振り、その数値の昇順で並べ替えを設定します。間を空けておくのがコツで、後から間に差し込みたくなったときに15と入れれば済みます。1、2、3と詰めて振ると、1本挿すたびに以降の全部を振り直すことになります。
番号を振る作業を軽くする工夫もあります。ボードの全カードに番号を振る必要はありません。順番を決めたい列だけ、しかも上位の5枚だけに番号を入れて、残りは空欄にしておく。空欄のカードは番号を持つカードの後ろにまとまるので、実務上はこれで足ります。全部に番号を振ろうとすると、更新のたびに振り直しが発生して続きません。
この方法の利点は3つあります。順番が誰の画面でも同じになること、なぜその順なのかが数字として残ること、そして並べ替えの設定を消しても順番の情報が消えないことです。手でドラッグした位置は、ビューの設定に依存します。数値プロパティに書いた順番は、データそのものに残ります。
欠点も書いておきます。番号を振る手間が発生することと、番号の意味をチームで共有しないと機能しないことです。「小さいほうが先」なのか「大きいほうが優先」なのかを決めて、プロパティ名に書いておいてください。「優先順位（小さいほど先）」のように名前で説明してしまうのが最も事故が少ない。
なお、並べ替えたい軸が複数あるなら、並べ替えは重ねられます。公式ヘルプには、複数の並べ替えの適用順をドラッグで変更できると書かれています。「担当者で並べて、その中で期日順」のような並びは、2つの並べ替えを順に置くことで作れます。ただし重ねるほど、なぜこの順なのかが人に説明しにくくなります。重ねるのは2つまでにしておくと運用が保てます。
直したあとに確かめておくこと
設定を直したら、直った状態が保たれるかどうかを確かめてください。並び替えの設定は、他の人の操作や、ビューの追加で簡単に変わります。
確かめる手順は3つです。
・別の端末か別のブラウザで同じビューを開いて、同じ並びになっているか見る。自分だけに保存された設定は、ここで正体が出ます ・チームの誰か1人に開いてもらって、見えている順を口頭で確認する。「上から3枚は何ですか」と聞けば、同じかどうかは一瞬でわかります ・数日おいてもう一度開く。誰かが触っていれば並びが変わっています
3つ目が意外に効きます。並び替えの設定は、直した直後は正しく見えます。壊れるのは1週間後です。壊れたときに誰も気づかないと、いつの間にか全員が違う順で見ている状態に戻ります。
もう1つ、直した内容をどこかに書いておくことを勧めます。データベースの上の説明欄や、チームで使っている手順の置き場所に、「このビューは順番プロパティの昇順で並べています。触らないでください」と1行あるだけで、無自覚な変更がかなり減ります。設定は画面を開かないと見えませんが、書かれた文は目に入ります。
並び替えの運用がチームで壊れる理由
技術的な原因を全部つぶしても、運用の面で並びが安定しないことがあります。ここは仕組みではなく約束の問題です。
よく起きるのが、並べ替えの意図が共有されていない状態です。とりまとめる人が「上から順に着手してほしい」という意図で並べても、担当者はその並びを見ていません。担当者は自分に割り当てられたカードだけを見ているので、列全体の上下関係は視界に入っていないことが多い。順番に意味を持たせるなら、その意味を明示的に伝える必要があります。
次に起きるのが、並びを直す人が決まっていない状態です。全員が全員に保存を押せる状態だと、並びは最後に触った人のものになります。誰も悪意はないのに、毎朝並びが変わります。触る人を決めるだけで解決します。
3つ目が、ボードに載せるカードの数が多すぎる状態です。1つの列に50枚のカードが積み上がると、並び順に意味がなくなります。上から5枚しか見られないからです。この場合、直すべきは並び順ではなくカードの数のほうです。完了したものを別の列に移すか、フィルターで直近のものだけを表示するかで、列を短く保ちます。
4つ目が、並び順に複数の意味を載せようとしている状態です。「重要な順」であり「着手する順」であり「期日が近い順」でもある、という並びは作れません。3つの基準が食い違ったときに、どれを優先するかが決まっていないからです。この場合、並びに載せる意味を1つに決めて、残りはプロパティの表示で伝えます。期日はカードの上に表示できるので、並び順で表現しなくても読み取れます。公式ヘルプには、カードの表面に表示するプロパティを選べること、その表示順もドラッグで変えられることが書かれています。
サブグループを使う手もあります。公式ヘルプには、ボードでは2階層目のグループであるサブグループを追加でき、ステータス別のグループをさらに優先度別にサブグループ化できると説明されています。列の中がさらに区切られるので、並び順で表現しようとしていたものを構造で表せる場合があります。ただし階層が増えると画面が複雑になるので、まずはカードを減らすほうを先に試してください。
並び順の悩みが構造的なものかどうかを見極める
ここまでの対処で解決しないなら、原因は道具の使い方ではなく、道具とやりたいことの相性かもしれません。見極める質問を3つ挙げます。
1つ目。並べ替えたい理由は、着手の順番を伝えるためか。だとすれば、順番はカードの並びではなく、日付や優先度のプロパティで表現したほうが確実です。並びは画面を見た人にしか伝わりませんが、日付は通知や絞り込みに使えます。
カードの数を減らしても列が長いままなら、そのボードが扱っている範囲が広すぎる可能性もあります。案件をまたいだタスクを1枚の板に全部載せると、どうしても列が伸びます。案件ごとに板を分ける、あるいは今動いている案件だけを表示する。板の分け方を変えると、並び順の悩みごと消えることがあります。
2つ目。並べ替えたい対象は、時間軸か。工程の前後関係を並び順で表そうとしているなら、そもそもボードではなく時間軸の表示が要ります。カードの上下で期間を表すのは無理があります。
3つ目。並べ替えの設定をチームの誰が管理するのか、決まっているか。決まっていないなら、道具を替えても同じ問題が起きます。設定の自由度が高い道具ほど、この決めごとの重みが増します。
この3つに答えると、たいてい結論は2つのどちらかに落ち着きます。並び順で伝えようとしていたものをプロパティに移せば解決する場合と、板の形そのものが用途に合っていない場合です。前者なら設定の話で終わります。後者なら、置き場所の見直しを検討する段階に来ています。
自由に組める道具は、組み方の自由がそのまま設定の多さになります。設定が多いほど、設定を管理する人が要ります。この負荷が誰か1人に集中していないかどうかは、道具を見直す判断の材料になります。柔軟さと引き換えに何を負担しているのかはNotionとの比較に整理しています。
置き場所を見直す場合に見るところ
道具を替えるかどうかを考えるなら、機能の多さではなく、担当者が自分で状態を更新できるかどうかで比べてください。並び順の問題の多くは、更新がとりまとめる人に集中していることの裏返しです。
カードを列で動かす形の道具との違いはTrelloとの比較にまとめてあります。無料で使える範囲がワークスペースあたりのボード数と人数で区切られている点も含めて扱っています。タスクの割り当てと期日の運用を中心にした作りとの差はAsanaとの比較を参照してください。
ボードの数と席数で無料の範囲が決まる形はmonday.comとの比較で説明しています。国産のサービスで課題管理を軸にした作りとの相性はBacklogとの比較にあります。料金プランの改定が告知されている点にも触れています。一般提供の終了が告知されているサービスからの移行を考えているならJootoとの比較が参考になります。どこから見るか決めていないなら比較の一覧から近い条件のものを開くのが早い。
移す前に確かめる点を4つ挙げます。1つ目が、いまのデータを持ち込めるかどうか。取り込みの範囲はTrelloからの移行に書かれている内容が目安になります。自動で取り込める相手は限られていて、それ以外は手作業になります。2つ目が、費用の区切り方です。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという形なら、必要な表示が上位プラン限定になる事態を避けられます。条件は料金で確認できます。何ができるのかを機能単位で見たいならできることにまとめてあります。3つ目が、社外の人をどう入れるか。4つ目が、権限とデータの扱いで、考え方は安全性の考え方に整理しています。導入前によく出る疑問はよくある質問にまとめてあります。
最後に。並び順の問題は、直せるものと直せないものがはっきり分かれます。並べ替えの設定、プロパティの型、保存先。この3つを確かめて解決しないなら、それは設定の問題ではなく、表現したいものと道具の形が合っていないということです。設定をいじり続けるより、何を並び順で伝えようとしていたのかに戻ったほうが早く片付きます。
Q1. カードをドラッグしても元の位置に戻るのはなぜですか？
そのビューに並べ替えが設定されている可能性が高いです。公式ヘルプによれば、並べ替えはプロパティの値に基づいて昇順または降順で表示する仕組みなので、手で置いた位置は保持の対象になりません。設定メニューのビューの設定から並べ替えを開き、設定されているものを削除してから、もう一度ドラッグして確かめてください。
Q2. 列の並び順はどこで変えられますか？
2か所あります。そのビューだけで変えたいなら、設定メニューのグループから手動で並べ替えます。公式ヘルプには、手動または条件を設定してグループを並べ替えられると記載があります。全部のビューで揃えたいなら、セレクトやステータスのプロパティを開いて選択肢の順序をドラッグで直します。
Q3. 自分が並べ替えても他の人の画面が変わらないのはなぜですか？
並べ替えを追加したときに「全員に保存」を選んでいないためです。公式ヘルプには、全員に適用したい場合は全員に保存を選び、自分だけに適用したい場合は選択しないでくださいと書かれています。共有するビューと個人用のビューを分けておくと、この行き違いは起きなくなります。
Q4. 手動で決めた並び順を確実に残す方法はありますか？
順番用の数値プロパティを1つ足して、10、20、30のように間隔を空けて番号を振り、その昇順で並べ替えるのが確実です。間を空けておくと後から差し込むときに振り直さずに済みます。数値としてデータに残るので、ビューの設定を変えても順番の情報自体は消えません。