Notionが向いてないと感じたら｜どこで詰まったのかを分ける
「notion 向いてない」と検索する人は、たいてい既に半年から1年ほど使っています。最初はうまくいっていたのに、人が増えたあたりから更新が止まった。あるいは、自分だけが直し続けている。この記事では、その「向いてない」という感覚がどこから来ているのかを5つに分解し、そのまま使い続けたほうがよい場合、運用を変えれば直る場合、道具を替えたほうが早い場合を分けます。結論を先に言えば、乗り換えたほうがよいケースはそれほど多くありません。
そのまま使い続けたほうがよい場合を先に置く
判断を急ぐ前に、Notionのままでいい条件を並べます。次のどれかに当てはまるなら、道具を替えても改善しない可能性が高いです。
第1に、文書とタスクを同じ場所に置くことに価値を感じている場合です。議事録を書いたページの中にそのままタスクを埋め込める、という体験はNotionの中心的な強みです。タスク管理に特化した道具に移ると、この一体感は失われます。議事録は別のツール、タスクは別のツール、という往復が発生します。
第2に、テンプレートを自分たちで組み上げてきた場合です。案件の型、報告の型、採用の型。積み上げた設計そのものが資産になっているなら、それを捨てて移る損失は大きいです。移行にかかる手間も、想像しているより大きくなります。
第3に、社内の資料置き場としても使っている場合です。タスク管理の不満だけで移ると、資料の置き場所を別に用意することになり、探し物が増えます。
第4に、困っているのが「特定の1人が更新しない」という一点である場合です。これは道具の問題ではありません。どこへ移っても同じ人が同じように更新しません。
第5に、まだ使い始めて3か月も経っていない場合です。新しい道具は、慣れるまで必ず不便に感じます。この時期の「向いてない」は、道具の性質ではなく慣れの問題であることがほとんどです。少なくとも1つの案件を最初から最後まで通してみるまでは、判断を保留したほうが正確です。
これらに当てはまらず、それでも詰まりが続いているなら、以下の5つのどれかに該当している可能性があります。
「向いてない」の中身を5つに分ける
現場でよく聞く不満は、突き詰めると次の5つに集約されます。自分がどれなのかを先に特定してください。
・自由すぎて、決めることが多すぎる。誰も設計しないまま増えて、どこに何があるか分からなくなった ・更新しても誰も気づかない。通知が個人任せなので、伝わったかどうかが確認できない ・工程の前後関係が伝わらない。線を引いても、見る場所が限られる ・人数が増えて上限に当たった。ゲストの数、履歴の日数、ファイルの大きさ ・重い、探せない。ページが増えるほど、開くまでの時間と探す時間が伸びた
このうち、1番目と5番目は運用の設計で相当に改善します。2番目と3番目は仕様なので、運用でしのぐか道具を替えるかの二択です。4番目は料金プランを上げれば解けますが、金額の話になります。
順に見ていきます。
自由度の高さは、決める仕事を増やす
Notionは、白紙から何でも作れます。それが強みであり、チームで使うときの最大の負担でもあります。データベースを作るとき、プロパティを何にするか、ビューを何種類持つか、どこに置くか、すべて自分たちで決めることになります。
決めないまま始めると、どうなるか。同じ内容のデータベースが複数できます。案件の一覧が3つあって、どれが最新か誰も分からない。プロパティの名前が「担当」と「担当者」と「アサイン」でばらばら。ステータスの選択肢が人によって違う。こうなると、探す時間のほうが作業時間より長くなります。
これは道具の欠陥ではなく、設計を委ねられているということです。逆に言えば、設計する人を1人決めれば直ります。実務では次の3つを決めるだけで、かなり整います。
・データベースは、案件・タスク・議事録の3つまでに絞る。新しく作るときは設計担当に相談する ・プロパティの名前と選択肢は、設計担当だけが変えられる運用にする ・個人用のページと、チームで見るページを、置き場所ではっきり分ける
ただし、この設計担当を置けないチームもあります。全員が同じくらい忙しく、誰も片手間で構造を守れない場合です。その状況で自由度の高い道具を使い続けると、崩れていく一方になります。最初から形が決まっている道具のほうが、結果的に楽になることがあります。
なお、ボードビューでの制約も知っておくと判断材料になります。公式FAQには「リレーションや数式プロパティでグループ化することはできますか？ 現時点ではできません」と書かれており、案件マスタと紐づけた列分けはできません。自由度が高いと言っても、どこでも自由なわけではありません。
更新に気づかせる手段が、個人の設定に依存する
2つ目の詰まりは通知です。Notionが通知を出す条件は限られています。公式ヘルプによれば、@メンションされたとき、コメントに返信があったとき、ページの通知を「すべてのコメント」に設定しているとき、データベースのユーザープロパティに追加されたとき、自分でリマインダーを設定したときです。
つまり、ステータスを変えただけ、期限を動かしただけでは、既定では誰にも通知が行きません。データベースページごとに「重要な更新」を選べば、ステータス・担当者・期限の変更が通知されるようになりますが、これは各自が自分で設定するものです。管理者が全員分をまとめて設定する手段は公開資料では確認できませんでした。
さらに、開いている間は通知が届かないという仕様もあります。
モバイルデバイスやコンピューターでNotionを開いている場合は、リマインダーのプッシュ通知やメール通知は届きません。受信トレイの隣にバッジが表示されるだけです。 出典: notion.com
音や振動での通知についても、現時点では用意されていないと公式FAQに書かれています。
進行のとりまとめをしている立場からすると、これは「伝えたかどうかを自分で確認できない」ということです。10人のチームで全員が同じ通知設定になっている状態を保つのは、現実にはかなり難しい話です。運用でしのぐなら、受信トレイを1日2回見る時間を決める、急ぎはチャットで伝える、という補助が必要になります。
工程の前後関係が、限られた画面でしか見えない
3つ目は依存関係です。Notionでもタスク同士を線で結べます。データベースの設定から依存関係を有効にすると、タイムライン上で矢印をドラッグして結べるようになり、前のタスクがずれたら後ろの日付を自動で動かす設定も選べます。
ただし、公式ガイドには次のように書かれています。
矢印をクリック＆ドラッグしてタスクとタスクを結びつけると、タイムラインビューでのみ表示可能な依存関係が作成されます。 出典: notion.com
線が見えるのはタイムラインだけです。日常の作業をボードで行っているチームでは、順序があることが担当者に伝わりません。加えて、依存関係は同じデータベース内のアイテムを結ぶ自己リレーションなので、案件をまたいだ前後関係は表現できません。
工程の前後が仕事の中心にあるチーム、たとえば工期のある制作や施工の管理では、この制約は運用でしのげません。ここが主な不満なら、道具を替える理由として妥当です。
人数が増えたときに当たる上限
4つ目は料金と上限です。2026年9月時点の公式の料金ページでは、月払いの場合フリーが0円、プラスが1メンバーあたり1,650円、ビジネスが1メンバーあたり3,150円、エンタープライズはカスタム料金です（税抜表示、日本の消費税は別途）。年払いにすると最大20%安くなると案内されています。
無料で使い続けている場合、先に当たるのは上限のほうです。公式の比較表では次のようになっています。
・ページとブロックは、個人の利用は無制限。メンバーが2名以上の場合は制限あり ・ファイルのアップロードはフリーが1ファイル最大5MB。有料は最大5GBまで無制限 ・ページの履歴はフリーが7日、プラスが30日、ビジネスが90日、エンタープライズが無制限 ・外部ゲストはフリーが10まで、有料は無制限
協力会社や業務委託の相手を招く運用だと、ゲスト10人はすぐに埋まります。3社から4人ずつ参加すれば、それだけで上限です。また、誰かが誤って消したことに翌週気づいた場合、無料プランの履歴7日では戻せない可能性があります。
なお、上限に当たったときに「全員を有料にする」以外の逃げ道もあります。社外の相手をゲストではなく、共有リンクの閲覧だけで済ませる形にすれば、ゲストの枠を消費しません。ただし、閲覧だけではコメントや更新ができないので、相手にも入力してほしい運用では成り立ちません。どちらを取るかは、社外の相手にどこまでやってもらいたいかで決まります。
ここで検討すべきは、「上限を外すために全員分を有料にする」という判断が妥当かどうかです。20人のチームでプラスにすると月額は33,000円になります。この金額に対して、実際に使っている機能がタスク管理と議事録だけなら、割に合っているかを一度考える価値はあります。
「向いてない」と感じるまでの典型的な流れ
不満の中身を分けたところで、そこに至る道のりも整理しておきます。似た経過をたどるチームが多いためです。
最初の1か月は、たいていうまくいきます。導入した人が熱心に設計し、テンプレートを整え、使い方を説明します。この時期は情報がきれいに揃っていて、探せば見つかります。
2か月目から3か月目にかけて、参加する人が増えます。ここで最初のずれが起きます。説明を受けていない人が自己流でページを作り、既存の構造の外に情報が置かれ始めます。導入した人はそれを直しますが、直す量が増えていきます。
半年を過ぎると、導入した人が疲れてきます。直すのをやめると、構造は急速に崩れます。同じ内容の一覧が複数でき、どれが最新か分からなくなります。この頃から「探すより聞いたほうが早い」という判断をする人が出てきて、チャットでの確認が増えます。
1年経つ頃には、Notionは資料置き場としては使われているが、進捗の把握には使われていない、という状態になります。ここで「向いてない」という言葉が出ます。
この流れを見ると分かるのは、崩れたのは道具ではなく、構造を守る仕組みが無かったという点です。ですから、替える前にまず「守る仕組みを作れば戻るのか」を検討する価値があります。守る仕組みとは、具体的には次の3つです。
・新しいデータベースやページを作る前に、誰かに一言確認する決まりを置く ・月に1回、30分だけ、不要なページを片付ける時間を取る ・構造を変えたら、その理由を1行残しておく場所を作る
この3つを回せるなら、Notionは十分に持ちます。回せる人がいないなら、最初から形が決まっている道具のほうが安全です。
判断を分ける、3つの質問
自分たちがどちらなのかを決めるために、次の3つに答えてみてください。
1つ目。進捗を知りたいとき、画面を見て分かりますか。それとも人に聞いていますか。聞いているなら、道具に情報が入っていないということです。この場合、道具を替えても人に聞く状態は続きます。まず、入力される仕組みを作ることが先です。
2つ目。更新しているのは何人ですか。10人のチームで実際にカードやページを直しているのが2人なら、それは道具の使いやすさより、更新する動機の問題です。自分が直さないと自分が困る、という状態になっていないと、人は入力しません。
3つ目。いま使っている機能はいくつありますか。データベース、ページ、テンプレート、AI、連携。このうち日常的に使っているものだけを数えてください。2つか3つしか使っていないなら、その用途に特化した道具のほうが軽く動きます。逆に多くの機能を使いこなしているなら、移行の損失が大きくなります。
3つの答えが「画面で分かる」「大半が更新している」「多くの機能を使っている」に寄るなら、Notionのままが正解です。逆に「人に聞いている」「一部しか更新していない」「機能をほとんど使っていない」に寄るなら、選び直しを検討する意味があります。
重さと探しにくさは、構造の問題であることが多い
5つ目の「重い、探せない」は、原因が複数あります。ページが数千に増えれば、読み込みにも検索にも時間がかかります。オフラインの扱いも、ダウンロードするページを選ぶ方式なので、通信の不安定な場所では待たされます。
ただし、探せない原因の大半は構造にあります。階層を深くしすぎている、同じ内容のページが複数ある、命名の規則が無い。この3つを直すだけで、体感はかなり変わります。実務でよく効くのは、階層を3段までに制限することと、よく使うページをサイドバーのお気に入りに固定することです。
検索そのものの使い方も見直す価値があります。ページ名だけで探そうとすると、似た名前が並んでいる環境では絞り込めません。案件番号や顧客名のような、重複しない文字列を各ページに1つ入れておくと、検索の精度が上がります。命名規則を決めるときは、この「重複しない文字列を必ず含める」という条件だけでも先に共有しておいてください。
一方で、これらを直しても遅いと感じるなら、扱っている情報量に対して器が合っていない可能性があります。その場合は、タスク管理だけを別の道具に切り出し、Notionは文書の置き場所として残すという分け方も選択肢になります。全部を移す必要はありません。
替えると決めたときに、先に決めておくこと
選び直しを進めると決めた場合、道具を比べる前に決めておく項目があります。ここが曖昧なまま比較表を眺めても、決め手が見つかりません。
第1に、移す範囲です。全部を移すのか、タスク管理だけを切り出すのか。議事録や資料をNotionに残すなら、タスク側からその資料へどうたどり着くのかを決めておく必要があります。リンクを貼るだけで足りるのか、それとも同じ画面で見たいのか。ここで要件がかなり変わります。
第2に、移す量です。案件数、タスク数、添付ファイルの容量、参加する人数と社外の人数。数えると、想定していたより多いことがほとんどです。カードが500枚を超えるなら、手作業での移行は現実的ではありません。
第3に、移す時期です。案件が動いている最中に切り替えると、2つの場所を並行して更新する期間が発生します。この期間が2週間を超えると、片方が確実に古くなります。区切りのよい時期を選ぶか、思い切って過去の案件は移さないと決めるかのどちらかです。
第4に、残すデータの扱いです。過去の案件をすべて移す必要は、たいていありません。直近3か月の案件だけを移し、それ以前はNotionに残して参照専用にする、という割り切りが現実的です。全部移そうとして疲れ、移行そのものが止まるのが最も避けたい結末です。
第5に、切り替えの伝え方です。「明日から新しい場所です」だけでは動きません。なぜ替えるのか、何が良くなるのか、いつまでに何をしてほしいのか。この3つを文章にして共有してください。特に、いま不便を感じていないメンバーにとっては、切り替えは純粋な手間の増加です。その人たちが納得しないと、新しい場所も更新されません。
乗り換えを検討するときの比較軸
ここまでの5つのうち、通知と依存関係の2つが主な不満なら、道具の選び直しは合理的です。判断材料を並べます。
カード操作の軽さを重視するならTrelloが素直です。無料プランはワークスペースあたり10ボード・10コラボレーターまでで、カレンダー・タイムライン・テーブルといったビューはPremium以上に含まれます。板の数と見方の両方で境目があるので、Trelloとの比較で確認してください。
工程の前後関係を細かく扱うならAsanaが得意で、タイムラインとガントビューはStarter以上です。2026年9月時点の公式ページでは、Personalが0円でユーザー2人まで、Starterが1人あたり月1,200円（年額請求）、Advancedが1人あたり月2,700円（年額請求）です。人数課金の効き方はAsanaとの比較で見てください。
Notionを残しつつ、どこを切り出すかを考えたい場合はNotionとの比較が近道です。ダッシュボードでの見せ方を重視するならmonday.comとの比較、課題管理と開発の流れを一体で扱いたいならBacklogとの比較が該当します。Backlogは2026年12月31日で現行プランの新規契約が終わり、2027年1月1日からエコノミー・ビジネス・プロフェッショナルの3プランへ移ることが公式に告知されています。フリープランのユーザー上限も10名から5名に変わるため、無料で試している段階なら影響を確認しておいてください。提供終了が決まっている道具から移る前提であればJootoとの比較が参考になります。候補をまとめて見るなら比較の一覧からどうぞ。
料金の区切り方も比較の対象です。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという組み方であれば、「この機能を使いたいから全員分を上位プランにする」という判断が要らなくなります。実際の金額は料金、板の上で何ができるのかはできることで確認できます。
選ぶ側として、認めておくこと
比較記事として、こちら側の弱いところも並べておきます。読者はいま使っている道具から移るかどうかを判断する立場なので、都合のいい面だけ見せられても困るはずです。
第1に、ソースコードのリポジトリ機能はありません。開発の課題管理とリポジトリを1か所にまとめたいなら、その用途に作られた道具のほうが合います。
第2に、自動化と外部連携では勝負していません。多数の外部サービスと結んで処理を流したい、という使い方が中心なら、連携の数を強みにしている道具を選んだほうが素直です。
第3に、画面は日本語のみです。海外のメンバーが日常的に使うチームには向きません。
第4に、自動で取り込めるのはTrelloだけです。他の道具からの移行は、書き出しと手作業が絡みます。カードが500枚あるような規模だと、移行にかかる日数を先に見積もる必要があります。移行で何が自動で運べるのかはTrelloからの移行に整理してあります。
第5に、Notionのように文書を書き込む機能を厚く持っているわけではありません。議事録や仕様書を作り込むことがチームの中心にあるなら、その用途はNotionのほうが快適です。
第6に、実績数値や導入企業名を出していません。案内サイトでも出していない方針なので、記事でも同じ扱いにしています。他社の事例で判断したい人にとっては、それ自体が判断材料の不足になります。この点は隠さずに書いておきます。判断は、実際に触って自分たちの案件を1つ載せてみてから決めるのが確実です。比較表の項目数ではなく、毎週必ず行う操作が何回のクリックで終わるかを見てください。板を開いてカードを1枚動かすまでに4回以上クリックが必要な作りだと、忙しい週から先に更新が止まります。
こうした点を踏まえたうえで、社外のメンバーを入れる運用や、データの扱いについて社内で説明が必要になる場合は安全性の考え方を先に読んでおくと、稟議で止まりにくくなります。検討中に出やすい疑問はよくある質問にまとめてあります。
替えずに済ませる場合の、現実的な打ち手
選び直しをしないと決めたなら、いまの環境でできることを整理しておきます。効果の大きい順に4つです。
1つ目は、見る場所を1枚に絞ることです。案件ごとにページが散っているなら、全案件を1つのデータベースにまとめ、ビューを切り替えて見る形に変えます。データが1か所にあれば、探す時間が短くなり、集計も取れるようになります。作業は数時間かかりますが、これがいちばん効きます。
2つ目は、通知設定の共有です。データベースページごとに「重要な更新」を選ぶ手順を全員に配り、導入の場で一緒に設定してもらいます。5分で終わる作業ですが、やっていない人が半分いる状態と、全員がやっている状態では、伝わり方がまったく違います。
3つ目は、更新する時間を会議に組み込むことです。定例の最初の10分を、各自が自分の担当分を画面上で更新する時間にします。会議で使う画面がそこになれば、更新しないと自分が困る状態になります。動機の設計としてはこれが最も確実です。
4つ目は、要らないものを消すことです。使っていないデータベース、空のページ、試しに作ったテンプレート。これらが残っていると、検索の邪魔になり、新しく入った人を迷わせます。月に1回、消す時間を取ってください。
この4つを回してみて、それでも進捗が画面から読めないなら、そのときは道具の側に原因があります。順番として、運用を試してから道具を疑うほうが、判断を間違えにくくなります。
判断を1行にすると
向いていないと感じたとき、最初にすべきなのは道具を探すことではなく、詰まりを言葉にすることです。設計する人がいないのか、伝わらないのか、順序が扱えないのか、上限に当たったのか、重いのか。この5つのどれかに落とせれば、次の一手は自然に決まります。
設計の問題なら、担当を1人決めれば直ります。伝わらない問題なら、見に行く時間を決めれば相当しのげます。順序と上限の問題は、運用では解けないので選び直しの検討に値します。重さの問題は、まず構造を直してから判断してください。
それでも迷うなら、期限を決めてしまうのが早いです。たとえば「これから1か月、上に挙げた運用の打ち手を全部やる。それでも進捗が画面から読めなければ替える」と決めます。期限が無いと、不満を抱えたまま何か月も同じ状態が続きます。判定の基準も先に決めておいてください。定例の前日に個別で進捗を聞いて回る回数が、月の終わりに何回になっているか。この数が減っていないなら、運用では解けなかったという判断でよいはずです。
道具を替える決断は、チーム全員の作業手順を変える決断でもあります。移行の作業そのものより、慣れ直しのコストのほうが大きいことが多いです。だからこそ、替えると決めるまでに、いま何が壊れているのかをはっきりさせておく価値があります。
Q1. Notionが向いていないのはどんなチームですか？
工程の前後関係が仕事の中心にあるチームと、通知で確実に気づかせたいチームです。依存関係の矢印はタイムラインビューでしか表示されず、通知は各自が設定する仕組みで、管理者が全員分をまとめて設定する手段は公開資料では確認できませんでした。この2点は運用ではしのぎにくいため、選び直しの理由になります。
Q2. 更新しても誰も気づきません。設定で直りますか？
部分的に直ります。データベースページの「•••」から通知設定を開き、「重要な更新」を選ぶと、新規コメントに加えてステータス・担当者・期限の変更が通知されます。ただし各自が自分で設定する必要があり、全員に一括で効かせることはできません。受信トレイを1日2回見る時間を決めるなど、運用側の補助を併せてください。
Q3. 無料プランのまま使い続けると、どこで詰まりますか？
上限で詰まります。2026年9月時点の公式の料金ページでは、フリープランは外部ゲストが10人まで、ページの履歴が7日、ファイルは1つあたり最大5MBで、メンバーが2名以上の場合はブロック数にも制限があります。協力会社を招く運用や、誤削除から戻したい場面で先に当たります。
Q4. Notionをやめずに、タスク管理だけ別の道具にするのは有効ですか？
有効な場合があります。議事録やテンプレートの資産がNotionにあり、不満が進捗の可視化と通知に限られているなら、タスク管理だけを切り出してNotionは文書置き場として残す分け方が現実的です。全部を移すより移行の負担が小さく、慣れ直しのコストも抑えられます。