タスク管理をエクセルでやる｜回る規模と、回らなくなる合図
タスク管理をエクセルでやるのは、ずっと続いている定番のやり方です。ところが実際に運用していると、途中から更新が止まったり、同じファイルの別の版が何個も出てきたりして、表そのものが信用できなくなることがあります。この記事では、まずエクセルでちゃんと回る表の作り方を列の単位で具体的に書きます。そのうえで、表が持ちこたえられなくなったときに必ず出てくる合図を並べます。合図の数を数えれば、いまの道具を続けるか、別の形に移すかを感覚ではなく理由で決められます。
表計算ソフトがいまも進行管理の主役である理由
進行管理の道具はここ10年でずいぶん増えました。それでもチームの工程表やタスク一覧を開くと、たいていは表計算のファイルが出てきます。これは怠慢ではなく、合理的な選択です。
理由は3つあります。1つ目は、全員がすでに使えることです。新しい道具を入れると、まず操作を覚えてもらうところから始まります。表計算にはその工程がありません。列を足すのも、並べ替えるのも、説明が要りません。導入の説明会を開かずに今日から始められる道具は、実はそれほど多くないのです。
2つ目は、形を自分たちで決められることです。専用のツールは「タスクにはこの項目がある」という前提を持っています。それが自分たちの仕事の形と合っていれば強力ですが、ずれていると窮屈になります。表計算には前提がありません。工程が5段階なら5列、承認が2回入るなら2列、と自分たちの現実に合わせて組めます。この自由さは、業務の形が固まりきっていないチームにとって大きな価値です。
3つ目は、追加の費用がかからないことです。すでに業務で使っているソフトの中で完結するので、新しい予算取りも稟議も要りません。進行管理のために別の月額費用を払う判断は、チームの人数が少ないほど通しにくくなります。
つまり、少人数のチームがタスク管理をエクセルで始めるのは、まっとうな判断です。「表計算でやっているのは遅れている」という言い方をときどき見かけますが、根拠がありません。判断すべきなのは道具の新しさではなく、いまの表が自分たちの規模に対して持ちこたえているかどうかです。
事業の道具立てを見直すときの考え方として、公的な資料でも段階を追った整理がされています。
デジタル化の取組は段階に分けて捉えられる。紙や口頭でのやり取りが中心の段階、紙の情報をデジタルに置き換える段階、デジタル技術によって個別の業務を効率化する段階、デジタル技術の活用によって組織や事業のあり方そのものが変わる段階である。 出典: chusho.meti.go.jp
この整理でいえば、タスク管理をエクセルでやることは、紙や口頭のやり取りをデジタルに置き換えた段階にあたります。ここを飛ばして最新の道具に行こうとするとたいてい失敗します。逆に、置き換えが済んでいるのに置き換えたままでずっと止まっていると、人数が増えたときに苦しくなります。自分たちがどの段階にいるのかを見ておくことが先です。
エクセルで回るタスク管理表の列の作り方
抽象論をやめて、具体的な列の話をします。ここで挙げる形は、5人前後のチームであれば数か月から年単位で持ちこたえます。
最初に置く7つの列
タスク管理表に置く列は、最初は7つで足ります。左から順に、ID、タスク名、担当、状態、期限、更新日、メモです。
IDは通し番号です。番号があると、チャットで「表の18番の件だけど」と言えるようになります。タスク名は行が入れ替わっても変わりませんが、行番号は並べ替えるたびに変わります。会話の中で行番号を指すと必ず食い違うので、動かない番号を1本持たせておきます。手で1、2、3と入れていくのでも構いませんが、行を挿入したときに振り直さないことだけ決めておきます。番号は連番でなくてよく、重複していないことのほうが大事です。
タスク名は動詞で終わる形に統一します。「請求書」ではなく「請求書を送る」、「バナー」ではなく「バナーを差し替える」と書きます。名詞だけで書かれたタスクは、何が終われば完了なのかが人によって変わります。動詞で終わらせるだけで、完了の判定がそろいます。
担当は1人だけ書きます。状態は決まった言葉から選びます。期限は日付を入れます。更新日はその行を最後に触った日です。メモは自由に書ける場所として1列だけ残します。この7つを守るだけで、表はかなり長く保ちます。
状態の列は書き方を固定する
一番壊れやすいのが状態の列です。ここを自由入力にすると、「着手」「着手中」「進行中」「対応中」が同じ意味で混ざります。混ざった時点で、絞り込みも件数の集計もできなくなります。
状態は4つか5つに絞ります。「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の4つで、たいていの仕事は表せます。外部の返事を待っている時間が長い仕事なら「保留」を足して5つにします。それ以上増やすと、入れる人が迷って手が止まります。
そのうえで、データの入力規則からリスト入力に設定します。列を選んで入力規則を開き、元の値に「未着手,進行中,確認待ち,完了」とカンマ区切りで書けば、その列はドロップダウンからしか選べなくなります。表記ゆれは、注意を呼びかけて防ぐものではなく、入力できないようにして防ぐものです。呼びかけは2週間ほどで効かなくなりますが、入力規則はずっと効きます。
期限は文字ではなく日付で入れる
期限の列に「9月末」「来週」「月内」と書かれている表をよく見かけます。読む分には自然ですが、この書き方をすると並べ替えができません。期限順に並べたいのに文字列として並んでしまい、「10月3日」が「9月末」より前に来ます。
期限は必ず日付の形で入れます。書式は表の中で1つに決めます。曖昧な期限しか決まっていない仕事は、その月の末日など仮の日付を入れて、メモ欄に「仮」と書いておきます。仮でも日付が入っていれば、並べ替えの列としては機能します。日付が空のままだと、その行は期限順に並べたときに端に固まって、そのまま忘れられます。
期限が決まっていない仕事を表に入れるかどうかは、チームで決めておきます。入れるなら、期限を仮置きするというルールとセットにします。期限のない行が増えた表は、ほどなく「やることリスト」から「やりたいことリスト」に変わります。
担当は必ず1人にする
担当の列に複数名を書きたくなる場面は必ず来ます。3人で分担する仕事、部署をまたぐ仕事、レビューが入る仕事です。それでも、担当は1人に絞ります。
複数名を書いた行は、誰も動かしません。全員が「他の人が見ているだろう」と思うためです。現場でよく言われるのは、担当が2人以上書かれた行の更新が最初に止まる、ということです。分担が必要なら、行を分けます。「原稿を書く」「原稿を確認する」「入稿する」と3行に割って、それぞれに1人ずつ立てます。行が増えることを嫌って1行に押し込むより、行を増やして担当を単独にするほうが、結果として管理の手間は減ります。
担当名の書き方も統一します。姓だけにするのか、フルネームにするのか、どちらでもよいので決めます。「山田」と「山田さん」が混ざると、担当ごとの絞り込みで片方が落ちます。
条件付き書式は遅れだけを目立たせる
色を使いすぎた表は、色が意味を持たなくなります。条件付き書式で色を付ける対象は、期限を過ぎていて、かつ完了していない行だけにします。
具体的には、条件付き書式の新しいルールで数式を使う方式を選び、期限の列が今日より前で、状態の列が完了ではない、という条件を書きます。行全体に効かせたいときは、選択範囲を表全体にして、数式の中の列だけを固定します。ここまでやると、表を開いた瞬間に手を打つべき行だけが浮かびます。
やりがちなのは、担当ごとに色を変える、種類ごとに色を変える、優先度でも色を変える、と重ねていくことです。全部の行に色が付いた表は、白い行がない分だけ、色のない普通の表より読みにくくなります。色は1種類だけと決めておくのが安全です。
シートを分ける前に1枚で足りるか考える
案件ごと、月ごと、担当ごとにシートを分けたくなりますが、分けるほど全体が見えなくなります。3枚に分かれた瞬間から、「全部でいま何件動いているのか」を答えるのに手作業の足し算が必要になります。
まずは1枚に全部入れて、案件名の列を足して絞り込みで切り替える形を試します。オートフィルタをかけておけば、案件でも担当でも状態でも、必要なときに必要な切り口で見られます。シートを分けるのは、1枚では明らかに動作が重くなったときか、見せてよい相手が完全に分かれているときだけにします。
完了した行の扱いも決めておきます。完了のまま表に残すと表が伸び続け、消すと履歴が失われます。折衷案として、月に1回、完了から一定期間たった行だけを別シートに移す運用がよく使われます。移す作業を誰がいつやるのかまで決めておかないと、この運用は1回で終わります。
表が壊れないようにする運用の決めごと
列を整えても、運用が決まっていない表は壊れます。ここは道具の話ではなくルールの話です。
更新する時刻を決める
「気づいたときに更新する」は、実質的に「更新しない」と同じです。更新の時刻を決めます。朝の始業直後か、夕方の終業前か、どちらかに寄せます。
決めるべきは、何時に、誰が、どの列を触るかです。担当者が自分の行の状態と更新日を触る、というのが基本形です。とりまとめる人が全員分を代わりに入力する形にすると、その人の作業量が人数に比例して増え、人数が増えたところで破綻します。入力する人が増えないまま行だけが増えると、進捗の表はすぐ嘘になります。
更新にかかる時間も見ておきます。自分の担当分が5行程度なら、更新は1分で終わります。1分で終わる作業は習慣になりますが、10分かかる作業は習慣になりません。1人あたりの行数が増えてきたら、更新が止まる前触れだと考えます。
ファイルの置き場所と名前を1つに決める
タスク管理をエクセルでやるときに最も多い事故が、ファイルの分裂です。誰かが手元にコピーを作り、そこで編集し、元のファイルには反映されない。これが1回起きると、以降は誰もどれが正しいのか分からなくなります。
置き場所は共有のフォルダ1か所に固定します。デスクトップに置いたファイルをメールやチャットで送り合う運用は、その時点で分裂が始まっています。ファイル名に日付や版数を入れるのもやめます。「タスク管理表_最新_v3_修正版.xlsx」という名前のファイルが存在する時点で、最新がどれか分からなくなっている証拠です。名前は「タスク管理表.xlsx」1つでよく、履歴が要るならファイルの版管理の機能に任せます。
バックアップは別の話として確保します。共有フォルダの側で世代管理ができるなら、それで足ります。手でコピーを取る運用は、そのコピーがいつか本体と間違われます。
入力規則とシート保護で事故を減らす
数式が入っているセルを誰かが上書きしてしまう事故は、必ず起きます。悪意ではなく、貼り付けたときに範囲がずれるだけで起きます。
対策は2つです。1つは、入力してよいセルだけロックを外して、シート全体を保護することです。もう1つは、計算式を入れる列を右端に寄せて、入力する列と物理的に離しておくことです。パスワードまでかける必要はありません。うっかりの上書きを止められれば十分です。
そのうえで、貼り付けのルールも共有します。他のファイルからそのまま貼ると、書式も入力規則も一緒に上書きされます。値だけを貼る操作を全員が知っているだけで、表の寿命は目に見えて延びます。
エクセルで回る規模の見取り図
どのくらいの規模まで持ちこたえるのか。ここは数字で断定できる話ではありませんが、判断の目安になる軸が3つあります。
1つ目は、同じ表を同時に触る人の数です。1人が入力を引き受けて他の人が見るだけなら、人数が多くても表は保ちます。逆に、全員が自分で入力する形にすると、3人を超えたあたりから「誰かが開いていて編集できない」が日常になります。人数ではなく、同時に書き込む人の数で考えます。
2つ目は、1日に状態が変わる回数です。1日に数回しか動かない仕事なら、決まった時刻の更新で追いつきます。1日に何度も状態が変わる仕事、たとえば問い合わせ対応や制作の細かい差し戻しは、決まった時刻の更新では現実に追いつきません。
3つ目は、表を見る人の広がりです。作業する人だけが見る表と、依頼した側や他部署も見る表では、求められる正確さが違います。外の人が見る表は、遅れが一目で分かる状態を常に保つ必要があり、その負荷は内輪の表よりずっと高くなります。
この3つがどれも小さいうちは、表計算のままで問題ありません。むしろ、この段階で専用の道具を入れると、覚える負担だけが増えて、更新の習慣が壊れることがあります。
回らなくなる合図
ここからが本題です。表が限界に近づくと、必ず同じ合図が出ます。合図は5つあります。1つ出ただけなら運用で直せます。3つ以上そろったら、道具の形が仕事に合っていないと考えたほうが早いです。
同時に触る人が増える
最初の合図は、編集の順番待ちが起きることです。誰かがファイルを開いていて、他の人は読み取り専用でしか開けない。あとで開き直そうと思って、そのまま忘れる。
この状態になると、更新は「開けたときにする」ものに変わります。更新の時刻を決めていても、その時刻に開けなければ意味がありません。順番待ちが週に何度も起きるようになったら、1つ目の合図です。
対処として、クラウド上での共同編集に切り替える手はあります。同時に開けるようになるので、順番待ちそのものは解消します。ただし、同じセルを同時に触ったときの扱いや、大きな表での動作の重さは残ります。共同編集にしてもなお待たされるなら、表の形のほうを疑います。
列が増えていく
2つ目の合図は、列が右へ伸び続けることです。最初は7列だったのに、承認者の列、関連する案件の列、参考リンクの列、前回の連絡日の列、と足されていきます。
列が増えること自体は悪くありません。問題は、増えた列のうち実際に埋まっているのが一部だけになることです。空欄の多い列は、埋めなくてもいい列だと全員が学習します。学習が済むと、埋めるべき列まで空欄が許されるようになります。
もう1つの問題は、横スクロールです。画面に収まらない表は、右端の列が存在しないのと同じ扱いになります。1画面に収まらなくなったら、その表はすでに1枚の紙としての役割を失っています。ウィンドウ枠の固定でしのげるのは最初のうちだけです。
判断の目安は、「この列を消したら誰が困るか」を1列ずつ聞けるかどうかです。答えられない列が3列以上あったら、2つ目の合図です。
どれが最新か分からなくなる
3つ目の合図が、いちばん深刻です。同じ表の別の版が複数存在し、どれを見ればいいのか誰も断言できない状態です。
きっかけは小さなことです。会議のために誰かがコピーを取って印刷用に整えた。外部に送るために社名を伏せた版を作った。手元で試しに並べ替えたものを保存した。どれも悪意はありませんが、コピーは1つできた瞬間から独自に育ちます。
この合図が出ているかどうかは、簡単に確かめられます。チームの何人かに「いまのタスク管理表を開いて」と頼み、全員が同じファイルを開くかを見ます。違うファイルが出てきたら、すでに分裂しています。
分裂した表は、統合すれば直るように見えて、たいていは直りません。統合の作業自体が重く、統合している間に元の表がまた動くからです。ここまで来たら、置き場所を1つにするだけでは戻せず、そもそも1つの場所しか存在しない形の道具に移すほうが早くなります。
更新が特定の人に偏る
4つ目の合図は、更新日の列を見ると分かります。更新日を入れた人の名前を並べたときに、ほとんどの行を1人が触っていたら、その表はもう共有の道具ではありません。とりまとめる人が全員に聞いて回って代わりに入力している状態です。
この形は、人数が少ないうちは成立します。5人分を聞いて回るのに15分なら、毎日でもできます。ところが人数が倍になれば時間も倍になり、しかも聞かれる側は聞かれるまで報告しなくなります。とりまとめる人の作業が増えるだけでなく、報告する習慣がチームから消えていきます。
工程表を1人が引き直している間、他の人はその表を見られません。この構図が続くと、進捗を知る手段がその1人の頭の中だけになります。表があるのに、表が情報源になっていない状態です。
話し合いが表の外に散らばる
5つ目の合図は、タスクについての会話が全部チャットにあることです。表には「進行中」としか書かれていないのに、なぜ止まっているのか、何を待っているのかはチャットの流れの中にあります。
こうなると、表は状態を表す記号の一覧でしかなくなります。事情を知るには結局チャットを遡ることになり、遡る手間を惜しんだ人は状況を誤解します。新しく入った人は、表を見ても何も分かりません。
メモの列を大きくして対処しようとすると、今度はセルの中に長文が入って表が読めなくなります。表計算のセルは、長い文章を積み重ねる場所として作られていません。1つの仕事に対する経緯が長くなってきたら、これも合図です。
合図が出たときに取れる3つの道
合図がそろったとき、選べる道は3つあります。どれが正しいというものではなく、どの合図が出ているかで変わります。
表の中で直す
出ている合図が「列が増えた」だけなら、道具を変える必要はありません。列を減らし、状態の選択肢を絞り、完了した行を別シートに退避させる。この3つで、表は元の軽さに戻ります。
見直しの周期を決めておくのも有効です。四半期に1回、列を1つずつ見て、埋まっていない列を消す。この作業を30分取るだけで、表が肥大する速度はかなり落ちます。
道具を替えても、列を整理する習慣がなければ同じことが起きます。表計算で整理できないチームが、別の道具に移って整理できるようになることはありません。まずここを試す価値はあります。
共同編集ができる表計算に移す
出ている合図が「同時に触れない」だけなら、同じ表計算の形のまま、クラウドで共同編集できる環境に移すのが最短です。列の設計も、決めた運用も、そのまま持っていけます。学習の負担がほとんどないのが利点です。
ただし、これで解決するのは順番待ちだけです。列が増える問題も、経緯がチャットに散る問題も、そのまま残ります。同時編集ができるようになったことで更新の頻度が上がり、かえって表が荒れることもあります。
移す前に、いまの合図がどれなのかを数えておきます。合図が1つなら共同編集で足りますし、3つ出ているならこの移行はいったんの延命にしかなりません。
板の形の道具に移す
合図が3つ以上そろっているとき、つまり、同時に触る人が増えていて、列が増えていて、どれが最新か分からない、という状態のときは、表の形そのものが仕事に合っていません。
このとき候補になるのが、ボード型のタスク管理ツールです。仕事を1枚のカードにして、状態ごとの列にカードを置く形です。表計算との違いは3つあります。第一に、実体が1つしかないので、コピーが増えて分裂することが構造的に起きません。第二に、状態を変える操作がカードを動かすだけなので、更新の手間が入力より小さくなります。第三に、1つの仕事についてのやり取りをカードの中に残せるので、経緯がチャットに流れていきません。
一方で、表計算にできて板にできないこともあります。数式を使った自由な集計、独自の様式での印刷、細かい条件付き書式。この3つを日常的に使っているなら、板に移しても表計算は残ります。両方使い続けることになる前提で判断したほうが、あとで揉めません。
移すと決めたあとの進め方
移行そのもので失敗するチームは多いので、順番を書いておきます。
最初にやるのは、全部を移さないと決めることです。いま動いている仕事のうち、現在進行中のものだけを移します。完了したものは表計算に置いたままにします。過去の履歴まで移そうとすると作業量が一気に増え、移行の途中で力尽きます。
次に、列の対応を決めます。表計算の状態の列が、板ではそのまま列になります。担当は板の上の割り当てに、期限は期限に、メモはカードの説明に移ります。ここで対応が付かない列が出てきたら、その列は本当に必要だったのかをもう一度考えます。移行は、列を減らす数少ない機会です。
そのうえで、2週間ほど両方を並行させます。並行の期間は短いほどよく、長引かせると両方が中途半端になります。並行の終わりの日を先に決めて、その日を過ぎたら表計算の更新をやめる、と宣言しておきます。宣言がないまま並行に入ると、いつまでも表計算が生き残り、結局どちらが正しいか分からない状態が再発します。
最後に、更新の時刻を移行後も同じにします。道具が変わっても、習慣は道具に紐づいていません。朝に更新していたなら、板でも朝に更新します。新しい道具を入れるときにいちばん失われやすいのは、機能ではなく習慣のほうです。
板の道具を比べるときに見ておく観点
移行先を選ぶとき、機能の一覧を横に並べて比べても決まりません。表計算から移ってくるチームが実際に効いてくるのは、次の4つです。
1つ目は、人数が増えたときに何が止まるかです。多くの道具は、無料の範囲を人数や板の数、あるいは使える機能で区切っています。ここで、機能で区切る形と、人数と板の数だけで区切る形では、使い勝手が大きく変わります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという形なら、少人数のうちから全部の機能を試したうえで、増えたときに費用の判断をすればよくなります。逆に機能で区切られていると、試している段階では判断材料がそろいません。料金の考え方は料金にまとまっているので、どの軸で区切られているのかを先に確かめておくと、比較の軸が定まります。
2つ目は、いま使っている道具からどう移すかです。すでに何かのツールを使っている場合、手作業でカードを作り直す量が現実的かどうかが分かれ目になります。自動で取り込めるのはTrelloだけ、というように取り込みの対応範囲は道具ごとに違うので、対応表を先に見ておきます。取り込みの手順はTrelloからの移行で説明されています。
3つ目は、何ができて何ができないかを先に把握することです。使い始めてから「これができない」と分かるのが、いちばん高くつきます。できることの一覧はできることにまとまっています。同時に、できないこともはっきり書かれているかを見ます。ソースコードを置く機能は無い、自動化と外部連携では勝負しない、画面は日本語のみ、といった線引きを自分から書いている道具のほうが、あとで想定と食い違う可能性は低くなります。
4つ目は、置いたデータがどう扱われるかです。進行の情報には取引先の名前や金額が混ざります。表計算のファイルを共有フォルダに置いていたときと比べて、扱いがどう変わるのかは移す前に確認しておく話です。考え方は安全性の考え方に書かれています。
比較そのものについては、他のサービスとの違いを個別にまとめた記事があります。カードを動かす形の代表格との違いはTrelloとの比較、仕事の割り当てと期限の管理を軸にした道具との違いはAsanaとの比較、文書とデータベースを1つにまとめる道具との違いはNotionとの比較にまとまっています。表計算に近い柔軟さを持つ道具との違いはmonday.comとの比較、開発の課題管理から広がった道具との違いはBacklogとの比較、日本語で使えるボード型の道具との違いはJootoとの比較で確認できます。どれから見ればよいか決まっていないなら、比較の一覧にすべて並んでいます。
移行や運用でよく出てくる疑問はよくある質問にまとまっているので、比較の前に一通り目を通しておくと、聞くべきことが絞れます。
判断の順番としては、まず自分たちに出ている合図を数えることです。合図が1つなら、表計算のままで直せます。2つなら、共同編集への移行で持ちこたえられる可能性があります。3つ以上そろっていて、しかもとりまとめる人が更新の大半を引き受けている状態なら、それは運用の問題ではなく形の問題です。タスク管理をエクセルでやってきた時間は無駄になりません。列の設計も、状態の言葉も、更新の時刻も、そのまま次の道具に引き継げます。引き継げないのは、コピーが増えて分裂した表だけです。
Q1. 何人までならエクセルでタスク管理を続けられますか？
人数そのものより、同時に書き込む人の数で判断します。1人が入力を引き受けて他の人は見るだけなら、人数が多くても持ちこたえます。全員が自分で入力する形だと、3人を超えたあたりから編集の順番待ちが日常になります。順番待ちが週に何度も起きるかどうかを目安にしてください。
Q2. タスク管理表に最低限必要な列は何ですか？
ID、タスク名、担当、状態、期限、更新日、メモの7つで足ります。IDは行を並べ替えても変わらない番号として持たせます。状態は「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の4つ程度に絞り、入力規則のリスト入力で選択式にすると表記ゆれが起きません。担当は必ず1人だけ書きます。
Q3. 更新が止まってしまうのはなぜですか？
更新の時刻が決まっていないか、1回の更新にかかる手間が大きいかのどちらかです。担当分が5行程度で1分で終わるなら習慣になりますが、10分かかると続きません。とりまとめる人が全員分を代わりに入力する形も危険で、人数が増えた時点で作業量が比例して増え、報告する習慣がチームから消えます。
Q4. 別の道具に移すとき、過去のデータも全部移すべきですか？
移す必要はありません。現在進行中の仕事だけを移し、完了したものは表計算に残します。過去の履歴まで移そうとすると作業量が増えて移行の途中で止まります。並行して使う期間は2週間程度に区切り、終わりの日を先に決めて宣言しておくと、どちらが正しいか分からない状態の再発を防げます。