Todoistとは何か｜何を管理する道具で、どこまでできるか

Todoistとは何かを調べている人の多くは、すでに名前だけは知っています。個人で使っている人が周りにいて、その人から「チームでも使えるらしい」と聞いた。あるいは工程表の道具を探していて候補に挙がった。そのどちらかです。この記事では、公式の料金ページとヘルプセンターに書かれている内容だけを使って、この道具が何を管理するために作られていて、どこまでを引き受け、どこから先は別の道具の仕事になるのかを整理します。チームの進行を預かっている立場から見て、判断に必要な数字を先に押さえられるようにします。

個人の持ち物から始まった道具が、チームの板に広がるまで

タスク管理の道具には、生まれ方が2通りあります。1つは会社の工程管理から出発したもので、最初から複数人が同じ表を見ることを前提に設計されています。もう1つは個人の頭の中を整理する道具から出発したもので、まず1人分の持ち物入れがあり、そこに後から共有の仕組みが足されています。この製品は後者にあたります。公式の会社案内ページには、忙しい学生が自分のためにこの道具を作ったところから始まった、という趣旨の説明が置かれています。

この生まれ方は、画面の作りにそのまま出ます。開いたときに最初に見えるのは、自分に割り当てられた今日の予定です。チーム全体の進み具合を1枚で見る画面ではありません。とりまとめる立場の人が最初に違和感を持つのは、たいていここです。自分の持ち物を並べる道具としては極めて速いのに、他人の持ち物を横から見る動きだけが一手多い。この差は機能の有無ではなく、どちらの利用者を主役に置いて設計したかの差です。

一方で、ここ数年は共有の仕組みが明確に足されています。料金ページの比較表には、共有のチームワークスペース、チームプロジェクトのフォルダ、チームの役割と許可設定、請求と支払いの一元化といった項目が並んでいます。個人の持ち物入れの外側に、会社としての入れ物が後から用意された形です。とりまとめ役が検討すべきなのは、この外側の入れ物が自分たちの進行の形に合うかどうかで、個人向けの機能が優れているかどうかではありません。

何を管理する道具か。3つの入れ物で押さえる

この製品の構造は、大きく3つの入れ物で説明できます。いちばん小さいのがタスクです。名前、期日、優先度、ラベル、担当者、コメントが付き、下に子タスクをぶら下げられます。その上がプロジェクトで、タスクをまとめる箱です。プロジェクトには個人プロジェクトとチームプロジェクトの2種類があり、料金の上限はこの2つで別々に数えられます。いちばん外側がチームワークスペースで、これは上位のプランでのみ開く共有の場所です。

とりまとめる立場の人が最初に確かめるべきなのは、個人プロジェクトとチームプロジェクトの数え方が別だという点です。公式の比較表によれば、無料の初心者プランでは個人プロジェクトが5件まで、チームプロジェクトも5件までです。上位のプロは個人プロジェクトが300件まで開きますが、チームプロジェクトの上限は5件のまま変わりません。チームプロジェクトを大きく開くにはビジネスプランが必要で、そこで500件まで伸びます。

この数え方は、料金の判断に直接効きます。案件ごとにプロジェクトを立てる進め方をしているなら、1人だけプロを買っても、チームで共有する箱は5つのまま増えません。逆に、担当者が各自の持ち物を整理する目的が中心で、共有する箱は数個で足りるなら、個人がプロを使うだけで困らない場面もあります。どちらの使い方をしているのかを先に決めないと、プランの比較表を眺めても答えが出ません。

3つのプランで、開くものと閉じるもの

プランは3つです。無料の初心者プラン、個人向けのプロ、チーム向けのビジネス。公式のヘルプセンターにある比較表から、進行の管理に効く違いだけを抜き出すと次のようになります。

項目	初心者	プロ	ビジネス
個人プロジェクト	5	300	メンバーごとに300
チームプロジェクト	5	5	500
カスタムフィルター画面	3	150	メンバーごとに150
アクティビティ履歴	7日	全期間	全期間
自動バックアップ	なし	あり	あり
カレンダーレイアウト	なし	あり	あり
チームメンバーとゲスト	チームのプランに従う	チームのプランに従う	1,000

とりまとめ役の目線でいちばん痛いのは、履歴の長さです。無料のままだと、活動の記録は7日分しか残りません。先月の変更が誰の手で入ったのかを月末に確かめたい、という場面では足りません。進行の記録を証拠として使う予定があるなら、この行だけで有料を選ぶ理由になります。

フィルター画面の数も見落としがちです。無料は3件までです。「今週の自分」「期限切れ全部」「外注さんの分」という3つを作った時点で埋まります。とりまとめる人ほど、条件を保存した画面をいくつも持ちたくなるので、ここは実務で先に当たる壁です。

日本円での金額と、税の扱い

金額は通貨を切り替えると日本円で表示されます。2026年9月10日時点の公式料金ページによると、プロは月払いで1ユーザーあたり月894円、年払いだと年8,064円で、月あたりに直すと672円です。ビジネスは月払いで1ユーザーあたり月1,280円、年払いだと年11,520円で、月あたり960円になります。ビジネスの金額の下には「+ 地方税」と添えられているので、表示額のほかに税がかかる前提で見積もってください。

試用期間も公式ヘルプに明記されています。プロは7日、ビジネスは14日の無料試用です。ビジネスのほうが長いのは、チームで試すには人を集める時間が要るという事情に合っています。とりまとめ役が試すときは、この14日のうち最初の2日を招待と権限の設定に使うつもりで予定を組むと現実的です。

返金の条件も押さえておきます。ヘルプセンターには、年払いは購入または更新から30日以内なら返金の対象になり、月払いは返金の対象外だと書かれています。年払いのほうが1人あたり安くなりますが、合わなかったときに引き返せる期間は30日です。10人分を年払いでまとめて買う判断をするなら、この30日の間に全員に触ってもらう段取りまで含めて決めることになります。

どこで動く道具で、稟議で何を聞かれるか

導入の可否は、機能の良し悪しより先に情報システムの担当者との会話で決まることがあります。ここで聞かれる項目は、だいたい決まっています。どの端末で動くか、社内の規程に合う認証があるか、外部の監査を受けているか。この3つです。

動く場所については、公式サイトのダウンロードの案内に、パソコン向けと携帯端末向けのアプリ、それにブラウザの拡張が並んでいます。特定の端末を持っていない人だけブラウザで使う、という混ぜ方ができる構成です。現場に出る人が携帯端末しか持っていない、という前提のチームでも運用は組めます。

外部の監査については、料金ページに「SOC2 Type II 認証を取得した企業レベルの高度なセキュリティ」という記載があり、コンプライアンス要件に関する案内へのリンクが置かれています。稟議で第三者の監査の有無を聞かれたときに、公開されている根拠として示せる材料です。

とりまとめ役が実務で困るのは、この手の資料を探す時間です。申し込みの前に、どの画面のどこにその記載があるかを控えておくと、社内の説明が1往復で終わります。逆に、探せないまま「大丈夫だと思います」と答えると、そこから調査の宿題が増えます。

続いているか、止まっていないかを4つの点で見る

料金だけを見て道具を選ぶと、後から前提が崩れます。終了していないか、新規の受付を止めていないか、運営している会社が変わっていないか、料金を改定していないか。この4つを公開資料で確かめます。

終了については、公式サイトが通常どおり新規の申し込みを受け付けており、ヘルプセンターの記事も2026年8月28日に更新されています。提供が続いていることを示す記載はありますが、終了の告知は見当たりませんでした。

新規の受付停止については、プラン単位で1つ該当します。プロレガシープランという古い料金のプランがあり、これは対象になる長期利用者だけが継続できるもので、これから新しく入ることはできません。

プロ レガシー プランでは、対象となる長期契約ユーザーは、2022 年 6 月以前の Todoist プロの料金を引き続きご利用できます。このプランは、2022 年 6 月 6 日に実施された料金改定に伴って導入され、2025 年 12 月 10 日の料金改定後も継続中です。 出典: todoist.com

この一文が、料金改定の確認にもそのまま使えます。2022年6月6日と2025年12月10日の2回、料金が改定されています。つまり今の金額は据え置かれてきたものではありません。年払いで複数人分をまとめる前に、次の改定が来ても許容できる幅かどうかを考えておく価値があります。

運営会社については、表記が変わっています。会社情報のドメインを開くと公式サイトの会社案内ページへ転送され、サイトのフッターには「© Todoist Inc.」と記載されています。以前から製品名で呼ばれていた組織ですが、対外的な名乗りは製品名に寄せられた形です。契約書の相手方名義を気にする立場なら、見積もりや請求書に出てくる名義を申し込みの前に確認しておくと安全です。

5件という上限が、とりまとめ役に効いてくる場所

上限の数字は、比較表の上では小さく見えます。実務でどう効くかを、進行を預かる人の1週間に置き換えてみます。

案件を3つ抱えていて、それぞれに設計、制作、確認の3段階があるとします。段階ごとに箱を分ける進め方だと、それだけで9つの箱が要ります。無料のチームプロジェクト5件では足りません。段階を分けずに案件ごとに1箱にすれば3つで収まりますが、今度は1つの箱の中に数十のタスクが並び、誰がどこで詰まっているかが見えにくくなります。上限は、道具の使い方そのものを決めてしまいます。

もう1つ、1つのプロジェクトに入れる人数の上限があります。公式の比較表では、個人プロジェクト1つあたりの人数はどのプランでも5人です。ビジネスのチームプロジェクトでは250人まで入れます。10人のチームで1つの案件を回すなら、個人プロジェクトの共有では足りず、チーム側の箱を使う設計になります。ここを取り違えたまま試用を始めると、6人目を招待した時点で止まります。

外の会社の人を入れる場合は、ゲストの枠で数えます。ビジネスではチームメンバーとゲストを合わせて1,000までと記載されています。人数そのものは十分ですが、外の人を入れるとその人にも有料の席が要るのかどうかは、契約の形によって変わります。見積もりの前に問い合わせておくべき点です。

工程表と前後関係をどう扱うか

進行をとりまとめる人が最後に確かめるのは、線を引けるかどうかです。公式の料金ページにあるレイアウトの欄には、リスト、ボード、カレンダーの3つが挙げられています。カレンダーは上位のプランで開きます。工程の前後関係を線でつなぐ表示については、公開資料に記載が見当たりませんでした。あるともないとも断定できないので、必要なら試用の期間中に自分の目で確かめてください。

代わりに、日程まわりで用意されている道具ははっきりしています。タスクの所要時間、期限、繰り返しの予定日、時間帯を押さえる使い方。これらは上位のプランで開きます。つまり「いつやるか」を1人ずつの時間割として管理する方向には手厚く、「どの作業が終わらないと次が始められないか」を図で示す方向は薄い、という設計に読めます。

言い換えると、この道具が答えるのは「今日、誰が何を持っているか」という問いです。「この作業が3日遅れたら、最終的な引き渡しは何日ずれるか」という問いに、図で即答する作りにはなっていません。発注元への説明でその図を求められる仕事なら、別に工程表を持つ前提で組むことになります。板と工程表を二重に持つと更新が止まりやすいので、どちらを正とするかを最初に決めてください。

この違いは、チームの性格で向き不向きが分かれます。作業の順番が固定されていて、前が遅れたら後ろが全部ずれる仕事なら、線で結べる道具のほうが説明が早い。それぞれが独立した依頼を並行で抱えていて、期日を守れるかどうかが焦点なら、時間割型のほうが合います。自分たちがどちらなのかを先に言葉にしてから、機能の一覧を見ると判断が速くなります。

通知と催促の作りが、道具の性格を決める

道具を入れたあとにとりまとめ役が使う時間の大半は、機能の設定ではなく催促です。ここの作りを見ておきます。

この製品では、日付と時刻の付いたタスクには自動でリマインダーが飛びます。時刻ではなく場所をきっかけにするリマインダーや、繰り返しのリマインダー、自分で条件を決めるリマインダーは上位のプランで開きます。つまり無料のままだと、催促の仕組みは「期日の時刻に本人へ通知する」1本です。

これが実務でどう出るかというと、とりまとめる人が手で突く回数が減りません。本人が通知を見て動くかどうかに依存するので、動かなかったときに気づく仕組みが要ります。ここで役に立つのが保存した条件の画面で、期限を過ぎたタスクだけを並べた画面を作っておけば、朝に1回開くだけで遅れが分かります。ただし前述のとおり、無料だとこの画面は3件までです。

外部の道具とつなぐ選択肢もあります。公式サイトには90以上の連携が用意されていると記載があり、開発者向けのAPIも公開されています。チャットに通知を流す、カレンダーと同期する、といった組み立てはここで作ることになります。ただし、連携を増やすほど設定を保守する人が要ります。とりまとめ役が1人で抱える前提なら、増やしすぎない判断も必要です。

下げたときに、データがどうなるか

道具の検討で抜けやすいのが、やめたときの話です。ここは公式ヘルプに明記されています。プランを下げてもデータは失われず、新しいプランの上限を超えたプロジェクトは閲覧のみの状態になります。上げ直すか、使わない箱を書庫に入れるか削除すれば、また編集できるようになります。

この「閲覧のみになる」という挙動は、実は判断材料として大きいです。データが消える設計だと、試すこと自体に覚悟が要ります。閲覧のみで残るなら、期間を決めて有料で試し、合わなければ下げて様子を見る、という進め方ができます。とりまとめ役がチームに説明するときも、「合わなかったら戻せる。中身は消えない」と言えるかどうかで、協力の得やすさが変わります。

支払い方法にも注意点があります。公式ヘルプには、PayPalは支払いに利用できなくなったと記載されています。過去にPayPalで支払っていた場合は自動更新が行われない、という説明も添えられています。長く使っている会社ほど、支払い経路が古いまま放置されている可能性があるので、更新の前に確かめる価値があります。

自動で下書きを作る仕組みが、どのプランから開くか

ここ1年ほどで足された機能のうち、進行の管理に関わるものが3つあります。声で話した内容からタスクを起こす仕組み、定型の作業を肩代わりする仕組み、受け取ったメールを転送してタスクにする仕組みです。公式の料金ページでは、それぞれ音声入力、Task Assist、Email Assistとして並んでいます。

開き方はプランで分かれます。音声入力は無料の初心者プランでも使えますが、公式ヘルプには月10回までのセッションと記載されています。上位のプランでは回数の上限が外れます。Task AssistとEmail Assistは上位のプランでのみ開きます。前述のプロレガシープランには、2025年12月10日以降に出た有料の新機能は含まれないとされていて、この2つが名指しで挙げられています。

とりまとめる立場から見て、この3つのうち効くのは転送でタスクを作る仕組みです。依頼がメールで来る仕事だと、受信箱から板へ写す作業が毎日10分単位で発生します。そこを削れるかどうかは、道具を使い続けてもらえるかに直結します。ただし、自動で作られたタスクは名前が長く、そのままだと一覧が読みにくくなります。転送で作る運用にするなら、件名の付け方を先にチームで決めておくほうが後が楽です。

声で起こす仕組みのほうは、現場の人が移動中に思い出したことを落とさない用途に向きます。ただし無料のままだと月10回で、1人が週に2回使えば足りません。全員に使わせる前提なら、有料の席が全員分必要になると考えておいてください。

添付ファイルと、資料の置き場をどう分けるか

進行の板には、必ず資料がぶら下がります。公式の比較表には、アップロードできるファイルの大きさが並んでいます。無料の初心者プランは5MBまで、ビジネスは100MBまでと記載されています。なお、料金ページの表とヘルプセンターの表とで、プロの数字の記載が一致していませんでした。プロの上限を前提に設計するなら、申し込みの前に問い合わせて確かめてください。

5MBという数字が実務で何を意味するかというと、写真を数枚まとめたPDFで超えます。現場の写真、印刷用の入稿データ、動画の確認用ファイル。この種のやり取りが多い仕事では、無料のままで資料を板に置く運用は成立しません。

現実的な組み方は2つです。1つは、資料は別の保管場所に置いて、板にはその場所へのリンクだけを貼る方法。この場合、板の役目は「どこに何があるか」を示すことになります。もう1つは、板に直接置いてしまう方法で、その代わりに有料の席が要ります。どちらが良いかは、外の会社の人がどこまで入るかで決まります。外の人が保管場所にアクセスできないなら、リンクだけ貼っても届きません。

板を選ぶときに、この資料の置き場の話を後回しにすると、導入の2週目に必ず戻ってきます。最初に決めておくべき項目として、人数や料金と同じ列に並べてください。

選び方を、道具の比較から逆算する

ここまでを踏まえると、この製品を選ぶかどうかの分かれ目は3つに絞れます。1つ目は、共有する箱の数が5つを超えるかどうか。2つ目は、進行の記録を7日より長く残す必要があるかどうか。3つ目は、工程の前後関係を線で示す必要があるかどうか。この3つに全部「はい」がつくなら、ビジネスプランの費用と、線を引く別の道具の併用を同時に検討することになります。

比較の材料としては、同じ土俵に並ぶ道具の区切り方を見ておくと判断が速くなります。板に貼って動かす形の使い勝手を確かめたいなら、Trelloとの比較で、無料の範囲と有料に移る境目がどこに置かれているかを見比べられます。仕事の依頼と承認の流れを重く作りたいなら、Asanaとの比較に、人数の増え方と料金の上がり方の関係を整理してあります。

文書と台帳を一緒に持ちたいならNotionとの比較が近く、案件の数が増えたときに表の作りがどう効いてくるかを扱っています。人数の階段で値段が決まる道具と比べたいときはmonday.comとの比較、開発と運用の記録を同じ場所に置きたいときはBacklogとの比較、国産の板型の道具を並べたいときはJootoとの比較を見てください。候補を一望したいなら比較の一覧から入るのが早いです。

決める前に、手元で測っておく3つの数字

道具の一覧を眺めても決まらないのは、自分たちの側の数字を測っていないからです。比較の前に測っておくと判断が速くなる数字が3つあります。

1つ目は、同時に動いている案件の数です。今週中に誰かが手を動かしている案件を、指を折って数えます。この数がそのまま必要な箱の数の下限になります。前述のとおり、共有する箱の上限が5件で足りるかどうかが、この製品では最初の分かれ目になります。

2つ目は、板を開く人の数です。社内の人と外の会社の人を分けて数えます。有料の席が要るのが誰までなのかは道具ごとに違い、ここを取り違えると見積もりが倍近くずれます。外の会社の人が5人いるなら、その5人に席を買うのか、閲覧だけの扱いにできるのかを先に確かめます。

3つ目は、とりまとめ役が催促に使っている時間です。1日のうち、状況を聞いて回るのに何分使っているかを1週間だけ記録します。ここが週に2時間を超えているなら、道具の費用は人件費で簡単に回収できます。逆に週に30分で済んでいるなら、無理に有料へ上げる理由は薄くなります。

この3つを紙に書いてから機能の一覧を見ると、見るべき行が5つくらいに絞れます。全部の機能を比べようとすると、比較表の行が100を超えて手が止まります。

区切り方の違いが、そのまま運用の違いになる

道具ごとの料金表を並べると、区切り方が3通りに分かれることが分かります。1つ目は機能で区切る型で、安いプランでは特定の画面や仕組みが使えません。2つ目は上限の数で区切る型で、画面は同じでも作れる箱の数や保存できる期間が違います。3つ目は人数だけで区切る型で、使える機能は全員同じです。この記事で見てきた製品は、1つ目と2つ目を組み合わせた型です。

とりまとめる立場から見ると、この区切り方の違いは運用の手間に直結します。機能で区切られていると、誰がどのプランなのかによって画面の見え方が変わり、「その画面が出ない」という問い合わせが定期的に発生します。上限の数で区切られていると、ある日突然作れなくなって作業が止まります。人数だけで区切られていれば、説明することは「何人で使うか」だけになります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという作り方を選んでいる道具があるのは、この説明コストを下げるためです。

実際にどの画面がどのプランで開くのかを並べて確かめたいなら、できることに機能の一覧を、料金に人数ごとの金額の考え方を整理してあります。すでに別の板型の道具でカードを貯めていて、そこから中身を運びたいならTrelloからの移行に取り込みの手順と、自動で運べるものと手で作り直すものの切り分けを書いてあります。

社内の情報を外のサービスに置く判断には、別の確認も要ります。どこに置かれるのか、誰が見られるのか、記録がどう残るのかは、稟議の場で必ず聞かれます。安全性の考え方にその整理を置いています。人数の数え方や外部の人の扱いなど、契約の前に決めたい細かい点はよくある質問にまとめてあります。最後に1つだけ実務の助言を書くと、試用を始める前に「今使っている表を3つだけ持ち込む」と決めておくことです。全部を移そうとすると設定で力尽き、2週目に誰も開かなくなります。

Q1. 無料のプランのまま、チームで使い続けられますか？

使えますが、上限が早く来ます。公式の比較表では、無料の初心者プランは個人プロジェクトが5件、チームプロジェクトも5件まで、保存できる条件付きの画面は3件まで、活動の記録は7日分です。案件ごとに箱を分ける進め方だとすぐ埋まります。記録を月単位で振り返る必要があるなら、有料の検討が要ります。

Q2. 日本円だといくらですか？

2026年9月10日時点の公式料金ページでは、プロが1ユーザーあたり月894円、年払いなら年8,064円（月あたり672円）です。ビジネスは1ユーザーあたり月1,280円、年払いなら年11,520円（月あたり960円）で、ビジネスの欄には「+ 地方税」と添えられています。料金は改定されることがあるので申し込み前に再確認してください。

Q3. 料金が改定されたことはありますか？

あります。公式ヘルプによれば、2022年6月6日と2025年12月10日に料金改定が行われています。2022年6月より前から継続している一部の利用者には「プロ レガシー プラン」という旧料金のプランが用意されていますが、これから新しく加入することはできません。

Q4. 有料から無料に戻すと、データは消えますか？

消えません。公式ヘルプには、プランを下げてもデータは失われず、新しいプランの上限を超えたプロジェクトは閲覧のみの状態になると書かれています。上げ直すか、使わない箱を書庫に入れるか削除すれば編集できるようになります。年払いは購入または更新から30日以内なら返金の対象で、月払いは対象外です。