ツール選定の基準は機能の数ではない｜困っている場所から逆に選ぶ
ツール選定の基準を決めようとして比較表を開くと、たいてい丸と三角が並んだ表が出てきます。丸の数が多いほうが良さそうに見える。予算が許すなら上位の等級のほうが安心に見える。こうして機能の数を基準に選んだ結果、半年後に残っているのは、誰も開かない板と、使っていない機能まで含んだ請求書です。ツール選定の基準という言葉で情報を探している人の多くは、この失敗を一度は近くで見ています。
結論を先に書きます。道具は機能の数で選ぶものではなく、いま詰まっている場所から逆に選ぶものです。基準として先に立てるべきなのは「何ができるか」ではなく「いま何ができていなくて、それが誰の時間をどれだけ奪っているか」です。この記事では、詰まりを言葉にする方法、そこから候補を絞る5つの手順、比較表には出てこない5つの判断軸、そして試用と移行をどう設計するかまでを順に書きます。読み終えたときに、次に何を決めればよいかが1つに絞れている状態を目指します。
機能が多いほうが安心という選び方が外れる仕組み
機能の数を基準にすることは、直感的には合理的に見えます。将来必要になるかもしれない、あとから足すのは面倒だ、せっかく入れるなら一通り揃っているほうがいい。この考え方はどれも筋が通っているのに、実務では高い確率で外れます。理由は3つあります。
比較表は「持っている機能」しか映さない
比較表に載るのは、その道具が持っている機能の一覧です。載らないのは、その機能に到達するまでの手数と、使い続けたときに誰の負担がどう変わるかです。工程表を作る機能があると書いてあっても、1本の線を引き直すのに画面を3枚またぐのか、1枚で終わるのかは表に出ません。ファイルを添付できると書いてあっても、添付したファイルを後から探せるかどうかは書いてありません。
現場でしばしば起きるのは、機能があることを確認して導入し、実際に使い始めてから「あるにはあるが、この手数では毎日は無理だ」と分かる展開です。道具の評価で本当に効くのは、機能の有無ではなく、その機能を1日3回使っても苦にならないかどうかです。週に1回しか使わない機能なら手数が多くても耐えられますが、毎日触る場所の手数は、そのままチーム全体の負担に人数分だけ掛け算されます。
もう1つ、比較表が映さないものがあります。使わないと決めた機能が、画面のどこに居座り続けるかです。使わない項目や使わないタブは消えてくれません。新しく入った人はそれを見て「これは何ですか」と聞き、誰かが「それは使っていない」と説明する。この説明のコストは、人が入れ替わるたびに発生し続けます。
使わない機能に払っている状態は、こうして生まれる
料金の等級が機能で分かれている構造の道具は珍しくありません。この構造そのものは提供側として自然な設計です。問題は、選ぶ側がその構造に引っ張られて判断を誤りやすいことにあります。
よくある流れはこうです。必要な機能が1つだけ上位の等級にある。その1つのために全員分の等級を上げる。上位等級には他にも多くの機能が付いてくるが、実際に使うのはその1つだけ。結果として、支払っている金額のうち大部分が、開いてもいない画面に対する支払いになります。20人のチームで、1人あたり月500円の差がある等級を選べば、年間で12万円の差になります。その差に見合うだけの時間が実際に浮いているかを確かめている現場は多くありません。
さらにやっかいなのは、この構造が運用そのものを歪めることです。費用を抑えるために「その機能を使う人だけ上位等級にする」という判断をすると、チームの中に見えるものが違う人が生まれます。進行を預かる立場の人だけが全体を見られて、作業する人には見えない。この状態は、情報が正しく回らない原因になります。機能で等級を分けず、区切るのは人数とボードの数だけという考え方が意味を持つのは、まさにこの点です。誰に何を見せるかを、費用の都合ではなく仕事の都合で決められるようになります。
機能が多いほど、入力する人は減る
道具の定着を左右するのは、進行を預かる人ではなく、実際に手を動かして状態を更新する人です。この人たちにとって、機能の多さは利点になりません。むしろ、覚えることが増え、迷う場面が増え、間違える余地が増えます。
現場でよく聞くのは、入力欄が多い板ほど更新が止まるという話です。担当と期限だけを埋めればよい板は続き、優先度、見積時間、実績時間、分類、関連先まで埋めることになっている板は、2週間ほどで空欄だらけになります。空欄が増えると、板を見ても判断できなくなり、結局は口頭で確認することになります。そして口頭で確認する運用が定着すると、板を更新する理由がさらに薄れます。
道具を選ぶときの基準としては、ここが決定的です。多機能であることは、進行を預かる人にとっては選択肢の広さですが、更新する人にとっては負担の総量です。選定の場に更新する側の人が1人もいない状態で決めた道具は、この負担の見積もりを外します。
選定の前に、いま詰まっている場所を言葉にする
候補を並べる前にやるべきことがあります。いま何に困っているのかを、機能の名前を使わずに書き出すことです。「ガントチャートが欲しい」は機能の名前であって、困りごとではありません。困りごとは「来週どこが空くのかを聞かれても即答できない」です。この言い換えができると、候補の絞り方が変わります。
困りごとは、機能名ではなく場面で書き出す
書き出すときの形式は決めておいたほうが揃います。おすすめは「いつ、誰が、何をしようとして、何で止まったか」の4点を1行で書く形です。
たとえば、次のような形になります。月曜の朝、進行を預かる人が全体の状況を把握しようとして、3か所に散った情報を突き合わせる必要があり40分かかった。水曜の午後、作業する人が次に何をすべきか確認しようとして、チャットの履歴を遡ることになった。金曜の夕方、外部の協力者に進捗を共有しようとして、見せてよい情報だけを抜き出す作業が発生した。
この形で2週間分を書き出すと、たいてい15行から30行になります。書き出す作業自体は30分ほどで終わりますが、これをやらずに比較表から入ると、選定の基準が「他社も使っているから」「機能が多いから」という外部の理由に置き換わります。
書き出したものを5つの型に分ける
書き出した行は、おおむね次の5つの型に分かれます。型に分けると、道具を替えて直るものと、替えても直らないものが見えてきます。
1つ目は探す時間の型です。情報がどこにあるか分からない、あるはずのものが見つからない、という困りごとがここに入ります。置き場が複数あることが原因なので、置き場を1つに寄せられる道具かどうかが基準になります。
2つ目は写す時間の型です。同じ内容を人が二度打っている状態です。チャットに書いた内容を板に書き直す、板の内容を週次の資料に転記する、といった作業がここに入ります。転記を減らせる形になっているかが基準になります。
3つ目は分からない型です。誰が何をいつまでにやるのかが決まっていない、あるいは決まっているが伝わっていない。これは道具の問題であることもありますが、決めごとの問題であることのほうが多い型です。
4つ目は見えない型です。全体の日程や負荷が把握できない、来週どこが空いているか分からない。俯瞰の画面が要るかどうかがここで決まります。
5つ目は見せられない型です。外部の協力者や別部署に、見せてよい範囲だけを見せる手段がない。権限の細かさが基準になります。
道具で直るものと、決めごとで直るものを分ける
5つの型のうち、道具を替えて確実に効くのは1つ目、2つ目、4つ目、5つ目です。3つ目の「分からない」は、道具を替えても直らないことが多い型です。誰が担当かが決まっていない状態は、担当欄がある道具に移しても空欄になるだけです。
この切り分けを飛ばすと、決めごとの問題を道具で解こうとして、結果的に「新しい道具にしたのに何も変わらない」という結論に至ります。逆に、道具で直る型が3つ以上あるなら、選定を進める価値は十分にあります。書き出した行のうち、道具で直る型が何行を占めるかを数えてください。7割以上が道具で直る型なら、いまの道具が実態に合っていないと判断してよい水準です。
デジタルの道具を入れる話は、業務の流れそのものと切り離しては考えにくいという整理は、公的な資料でも繰り返し示されています。
中小企業のデジタル化は、紙や口頭で行っていた業務をデジタルの道具に置き換える段階、置き換えたうえで業務全体の効率化が進む段階、さらにデジタル技術を前提に事業のあり方を見直す段階という順に整理できる。（中小企業白書における段階整理の要旨） 出典: 中小企業庁 chusho.meti.go.jp
置き換えるだけで終わるか、業務の流れが変わるところまで進むかの差は、道具の機能の多さではなく、何を解こうとして入れたかで決まります。困りごとを先に言葉にしておく意味はここにあります。
困っていることから逆に選ぶ5つの手順
書き出しが終わったら、候補を絞る作業に入ります。ここからは順番が重要です。候補を並べてから条件を考えると、目の前の候補に合わせて条件が動きます。条件を先に固定してください。
手順1 直近4週間で「探すのに使った時間」を数える
最初に数えるのは金額ではなく時間です。4週間という期間を区切って、探す時間と写す時間の合計を概算します。正確である必要はありません。1日あたり20分なのか60分なのかが分かれば十分です。
この数字が要る理由は2つあります。1つは、道具にいくらまで払ってよいかの上限を決めるためです。10人のチームで1人あたり1日20分が浪費されているなら、月あたり70時間前後が失われている計算になります。この規模なら、月に数万円の支出は回収の見込みが立ちます。逆に1日5分程度なら、いまの道具を工夫するほうが早い可能性が高い。
もう1つは、導入後に効果を確かめる基準になるからです。導入前の数字がないと、良くなったかどうかは印象でしか語れません。印象で語ると、慣れた頃には必ず「前のほうが良かった」という声が出て、判断が揺れます。
手順2 更新が止まる場所を特定する
次に見るのは、いまの道具のどこで更新が止まっているかです。全部止まっているのか、特定の欄だけ止まっているのか、特定の人だけ止まっているのかで、選ぶべき道具が変わります。
特定の欄だけ止まっているなら、その欄が本当に要るのかを先に検討してください。要らない欄をやめるだけで解決するなら、道具は替えなくてよい。特定の人だけ止まっているなら、その人の使う端末や権限に原因があることが多く、これも道具の入れ替えとは別の話です。全員が全体的に止まっているなら、入力の手数か、見る理由の欠如が原因です。この場合は道具の形そのものを見直す価値があります。
手順3 必須条件を3つまでに絞る
ここが選定の核心です。必須条件は3つまでに絞ってください。10個の条件を並べると、すべてを満たす道具は存在しないか、存在しても高額な上位等級になります。そして10個の条件のうち実際に毎日使うのは2つか3つです。
絞り方は単純です。書き出した困りごとの行を、頻度の高い順に並べ替えて、上位3つに対応する条件だけを必須にします。残りは「あれば嬉しい」に格下げします。格下げした条件は、候補が同点になったときの判定にだけ使ってください。
条件を書くときは、機能名ではなく達成したい状態で書きます。「ガントチャートがあること」ではなく「全体の日程を1画面で見られること」と書けば、実現の形は工程表でもカレンダーでも構わないことになり、候補が広がります。実現の形を先に決めてしまうと、その形を持つ道具の中でしか選べなくなります。
用意されている画面と操作の範囲を条件と突き合わせて確認する際は、できることにまとまっている内容と、自分が立てた3つの条件を一行ずつ照らし合わせる進め方が確実です。
手順4 同じ仕事を2つの候補で並走させる
条件で絞ると、たいてい候補は2つか3つに減ります。ここから先は資料では決まりません。実際に同じ仕事を両方に入れて動かします。
並走させるときの設計が重要です。新しく始まる仕事ではなく、いま進んでいる仕事の中から、規模が中くらいで期間が2週間程度のものを1つ選んでください。新しく始まる仕事を使うと、道具の問題と立ち上げの問題が混ざって評価できません。すでに動いている仕事なら、いまの道具との比較が直接できます。
参加する人は、進行を預かる人1人と、実際に手を動かす人2人か3人が適当です。人数を増やすと感想が分散して結論が出ません。そして必ず、手を動かす人に評価させてください。進行を預かる人だけで評価すると、俯瞰の画面の見やすさばかりが基準になり、入力の手数が軽視されます。
手順5 やめる基準を先に決める
試用を始める前に、どうなったらやめるかを決めておきます。これを決めずに始めると、導入した手前もう戻れないという心理が働き、合っていない道具を使い続けることになります。
決めておく基準は3つで足ります。2週間後に更新している人が参加者の半数を下回っていたらやめる。探す時間が導入前より減っていなければやめる。手を動かす人から「前のほうが早い」という声が2人以上から出たらやめる。この3つを事前に紙に書いて共有しておくと、判断が感情から切り離せます。
比較表に出てこない5つの判断軸
機能の一覧では比べられないが、使い続けると必ず効いてくる軸を挙げます。選定の後半では、この5つで差がつくことがほとんどです。
軸1 入力の手数
状態を1つ変えるのに何回の操作が必要かを数えてください。カードを横に動かすだけで状態が変わる形なら操作は1回です。画面を開き、項目を選び、保存を押す形なら3回です。1日に10回状態が変わるチームなら、この差は1日20回の操作の差になり、1か月では400回を超えます。
手数の差は、慣れれば埋まるという性質のものではありません。慣れても操作の回数は減らないからです。減るのは迷う時間だけです。そして手数が多い道具は、忙しい日ほど後回しにされ、後回しにされた更新はまとめてやることになり、まとめてやる更新は精度が落ちます。
軸2 見える範囲と権限の細かさ
誰に何を見せるかを、どこまで細かく決められるかを確認します。特に、外部の協力者や別部署の人が関わる仕事では、ここが運用の可否を決めます。
見せたいものだけを見せられない道具だと、外部の人に共有するために別の資料を作ることになります。そしてその資料は必ず古くなります。逆に、権限の設定が細かすぎて誰も設定を理解できない道具も同じ問題を起こします。設定が複雑だと、安全側に倒して全部見せないか、面倒だから全部見せるかの両極端になりがちです。情報の扱いをどう考えるかについては安全性の考え方に、どこまでを見せる設計にしているかが整理されています。
軸3 費用の増え方
いまの人数での金額ではなく、人数が増えたときにどう増えるかを見ます。1人増えるたびに一定額が増える形か、一定の人数を超えると等級が変わる形か、機能を1つ足すたびに全員分が上がる形かで、1年後の金額は大きく変わります。
確認するときは、公式の料金ページに書かれている内容だけを根拠にしてください。第三者のまとめ記事は更新が追いついていないことがあり、税抜と税込が混ざっていることもあります。金額を控えるときは、いつ時点のものかと、税抜か税込かを必ず書き添えておきます。プランは変わるので、控えがないと後で比較できません。区切り方の考え方は料金で確認できます。
軸4 出口があるか
入るときより、出るときのことを先に確認します。データを書き出せるか、書き出した形式が他で読めるか、書き出しに費用がかかるかの3点です。
出口が確保されていない道具は、合わなかったと分かった時点で人質を取られた状態になります。逆に、出口がはっきりしている道具は、試すこと自体の危険が下がるため、判断が早くなります。取り込みについても同じで、いまの道具から自動で移せるのか、手作業になるのかで、移行にかける工数の見積もりが変わります。移行の実際についてはTrelloからの移行に、自動で取り込める範囲と手作業になる範囲が書かれています。自動で取り込めるのは1つの道具からだけで、それ以外は書き出しからの手作業になります。ここは正直に把握しておいたほうが、後の計画が狂いません。
軸5 言葉づかいと学習コスト
画面に出てくる言葉が、チームの日常語と近いかどうかを見ます。専門用語が多い道具は、それを扱う職種にとっては効率的ですが、他の職種の人には壁になります。営業や事務の人が混ざるチームで、開発の用語が並ぶ画面を使うと、その人たちは開かなくなります。
日本語で使えるかどうかも同じ軸に入ります。画面が英語のみ、あるいは日本語の表示が一部だけという状態は、日々触る人にとっては小さくない負担です。逆に、日本語のみで海外の拠点と共有する必要がある場合は、それが制約になります。どちらが良いという話ではなく、自分のチームの構成に合っているかどうかで決めます。
料金を比べるときに、実際に見る場所
料金は選定の最後に見るべき項目ですが、最も間違いが起きやすい項目でもあります。見る順番を決めておきます。
一覧の金額ではなく、1年分の合計で並べる
月額の表示は、年払いの割引後の金額であることがあります。人数の下限が設定されていることもあります。無料で使える範囲があっても、その範囲では必須条件を満たせないこともあります。比べるときは、自分のチームの人数を入れて1年分の合計を出してから並べてください。
このとき、見込みの人数も入れておきます。いま8人でも、半年後に15人になる予定があるなら、15人での金額も出しておきます。人数の区切りをまたぐと単価が変わる仕組みの道具では、この一手で順位が入れ替わることがあります。
機能で等級が分かれる構造が、運用に与える影響
料金の構造は、金額だけの問題ではありません。前述のとおり、機能で等級が分かれていると、費用を抑えるために使う人を絞るという判断が生まれます。そして使う人が絞られた道具は、全体の状況を映す板にはなりません。半分の人しか入っていない板を見て全体を判断することはできないからです。
そのため、料金を見るときは金額に加えて「全員を同じ条件で入れられるか」を確認してください。全員を同じ条件で入れたときの金額が予算内に収まるなら、その道具は運用に耐えます。全員を同じ条件で入れると予算を超えるなら、その道具は選定の対象から外したほうが、後の運用が楽になります。
外部の協力者やスポットで関わる人をどう数えるかも確認が要ります。関わる人が多いチームでは、ここの扱いで金額が倍近く変わることがあります。判断に迷う点はよくある質問にまとまっている項目を先に読んでおくと、問い合わせの往復が減ります。
選定でよく起きる外し方
最後に、選定の場でよく起きる外し方を挙げておきます。どれも善意から起きるもので、悪意のある判断ではありません。だからこそ繰り返されます。
1つ目は、決める人と使う人がずれている外し方です。進行を預かる人だけで決めると、俯瞰の見やすさが基準になり、入力の手数が軽視されます。逆に手を動かす人だけで決めると、全体を見る機能が足りない道具が選ばれます。両方から参加者を出してください。
2つ目は、将来の機能で決める外し方です。いまは使わないが将来使うかもしれない機能を理由に上位の等級を選ぶと、その将来はたいてい来ません。将来必要になったら等級を上げればよい、と割り切ったほうが結果的に安く済みます。
3つ目は、他社が使っているからという外し方です。他社の状況は、その会社の仕事の形と人数と職種の構成の上に成り立っています。同じ道具を入れても、自分のチームの詰まりが同じ場所にあるとは限りません。参考にするなら、道具の名前ではなく「どの困りごとを解いたのか」を聞いてください。
4つ目は、移行のコストを見ないで決める外し方です。良い道具でも、いまのデータを移すのに40時間かかるなら、その40時間は選定の判断材料に含める必要があります。全部を移す必要はなく、動いている仕事だけを移して、終わった仕事は元の場所に残すという判断もできます。
5つ目は、やめる判断を先送りする外し方です。合っていないと分かった時点で戻すほうが、傷は浅く済みます。手順5で決めた基準を、実際に運用してください。
板の形から選定の基準を考える
道具の側で、これまで挙げた軸にどう向き合えるかを整理しておきます。
入力の手数について言えば、状態の変更が横に動かす操作だけで完結する形は、手数を最も小さくできます。文章を書かなくても進捗が伝わるため、忙しい日でも更新が止まりにくい。担当と期限と状態が1枚のカードの上に揃っていれば、そのカードを見るだけで判断でき、確認のやりとりが減ります。
費用の増え方については、機能で等級を分けず、区切りを人数とボードの数だけにするという設計があります。この形なら、機能を理由に使う人を絞る必要がなくなり、全員が同じものを見られる状態を保てます。前述のとおり、これは金額の話であると同時に運用の話です。
一方で、この形が向かない場面もはっきりしています。ソースコードの管理と一体で作業を追いたい場合、外部の仕組みと細かく連携させて自動で動かしたい場合、日本語以外の画面が必要な場合は、別の道具のほうが合います。自動で取り込めるのも1つの道具からだけで、それ以外は書き出しからの手作業になります。この4点は選定の初期に確認しておいたほうがよい制約です。
いま使っている道具ごとに、どういう使い方なら移る理由がないのかを先に整理した資料もあります。付箋を並べる形の板を使っていて、それで足りているなら移る必要はないという前提から書いてあるのがTrelloとの比較です。仕事の割り当てと期限の管理を中心に使っている場合の見極めはAsanaとの比較に、文書とデータベースを組み合わせて使っている場合の判断はNotionとの比較にまとめてあります。
表計算のような自由度で工程を組んでいる場合の考え方はmonday.comとの比較に、課題の管理と開発の流れを一体で扱っている場合の判断はBacklogとの比較にあります。付箋型の板を日本語の環境で使っている場合の比較はJootoとの比較にまとめました。どれも、移る理由がない場合を先に置いてから、移る理由が立つ場合を書く構成にしてあります。複数を横に並べて見たいときは比較の一覧から入るのが早いはずです。
選定の基準を1行にまとめるなら、こうなります。いま毎日発生している手数と探す時間を、いくつ減らせるか。減らせる数が多いものを選び、それ以外の機能は判断に入れない。この基準で選んだ道具は、機能の数では負けていても、半年後に全員が開いている板になっている可能性が高くなります。
Q1. ツール選定の基準は、まず何から決めればよいですか？
機能の一覧ではなく、いま詰まっている場面から決めます。2週間分の困りごとを「いつ、誰が、何をしようとして、何で止まったか」の形で書き出し、頻度の高い順に並べて上位3つだけを必須条件にしてください。条件を3つまでに絞ると候補が現実的な数に減り、判断が早くなります。
Q2. 必須条件を3つに絞ると、あとで足りなくなりませんか？
条件を4つ目以降まで並べると、実際には毎日使わない機能のために上位の等級を選ぶことになり、金額だけが増えます。使う可能性がある機能は「あれば嬉しい」に格下げし、候補が同点になったときの判定にだけ使ってください。将来必要になった時点で等級を上げるほうが、結果的に安く済みます。
Q3. 試用はどのくらいの期間、何人でやれば判断できますか？
すでに進んでいる仕事のうち期間2週間程度のものを1つ選び、進行を預かる人1人と手を動かす人2人か3人で並走させるのが目安です。新しく始まる仕事で試すと、道具の問題と立ち上げの問題が混ざって評価できません。必ず手を動かす人に入力の手数を評価してもらってください。
Q4. 料金を比べるときは、どこを見ればよいですか？
月額の表示ではなく、自分のチームの人数を入れた1年分の合計で並べます。半年後の見込み人数でも出しておくと、人数の区切りをまたぐ仕組みの道具で順位が変わることが分かります。あわせて、全員を同じ条件で入れられるかを確認してください。使う人を絞らないと予算に収まらない道具は、板が全体を映さなくなります。