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日報のテンプレートをエクセルで探している時点で、いまの日報が「書かせているのに使えていない」状態にあることが多いです。書式を配っても、読む側が何も判断できない日報は、そのうち誰も書かなくなります。
先に結論を書きます。エクセルの日報テンプレートの良し悪しは、見た目の整い方ではなく、1か月分を縦に積んだときに集計できる形になっているかどうかで決まります。1日1シートの美しい書式は、月末に手作業で転記する運命にあります。1日1行の地味な表は、そのまま関数で読めます。この記事では、集計まで見据えた列の作り方と、そこから外れたときに何が起きるかを順に扱います。
日々の業務の進捗管理や報告に欠かせない「日報」。エクセルでゼロから作るのは手間に思えるかもしれませんが、テンプレートを活用すれば、手軽に編集できて、さまざまな現場で活用できます。 出典: biz.moneyforward.com
日報の道具としてエクセルが選ばれ続けているのは、消極的な理由ではありません。すでに手元にあり、追加の費用がかからず、書式を自分たちの都合で変えられるという3点が揃っているからです。専用のサービスを入れると、項目を1つ増やすだけでも相手に問い合わせることになりますが、エクセルなら列を挿入して終わりです。この小回りは実務では大きい利点です。
一方で、多くのチームが同じところで止まります。止まる場所は「書く」ではなく「読む」です。日報は書く人が1人で、読む人が1人か2人という構造をしています。書く人が10人いれば、読む側には毎日10枚のファイルが届きます。1枚あたり30秒で目を通しても5分かかり、それが毎日続きます。読む側が音を上げた時点で、日報は提出だけが残って中身が読まれない儀式になります。
もう1つの止まり方が、月末です。日報を書かせている目的の多くは、その日の報告そのものではなく、あとから振り返るための記録です。ところが1日1ファイル、1日1シートで作られた日報は、月末に集計できません。30枚のシートから作業時間を合計する作業が発生し、その作業が重いので誰もやらなくなります。結果として、毎日書いているのに月次の数字が出ないという状態になります。
つまり、テンプレートを作る段階で決めるべきことは、書きやすさだけではありません。読む側の負担と、月末の集計という2つの出口を先に決めてから、列を設計します。この順番を逆にすると、きれいな書式ができて運用が止まります。
作り方そのものは単純です。難しいのは項目を決めることで、エクセルの操作ではありません。
第1のステップは、入力用の1行を決めることです。 新しいブックを開いて、1行目に列の見出しを並べます。ここで重要なのは、1日1行にすることです。日付、氏名、案件名、作業内容、開始時刻、終了時刻、作業時間、進捗、所感、翌日の予定、特記事項。この11列が横に並んでいれば、2行目から下へ日付が積まれていきます。1人1シートにして、シート名を氏名にしておくと、あとで統合しやすくなります。
見出し行を選んで「表示」の「ウィンドウ枠の固定」をかけておきます。行が増えたときに見出しが消えないだけで、入力のときの迷いが減ります。あわせて、見出し行で「データ」の「フィルター」をかけておきます。これで案件名や氏名での絞り込みがすぐできる状態になります。
第2のステップは、入力の選択肢を固定することです。 自由入力の欄が多いほど、集計はできなくなります。案件名が「A社サイト改修」「A社 サイト改修」「A社サイトリニューアル」と3通りで書かれた時点で、案件別の集計は不可能です。別のシートに案件の一覧を作り、入力欄に「データ」の「データの入力規則」でリストを指定します。進捗も同じで、「着手」「作業中」「確認待ち」「完了」の4つに絞ります。
この2ステップが終わったら、印刷の体裁を整えます。A4の縦か横かを決めて、「ページレイアウト」で印刷範囲を設定し、印刷タイトルに見出し行を指定します。紙で回覧する運用が残っている現場では、この設定をしておかないと毎月同じ手直しが発生します。
項目は多いほうが親切に見えますが、増やすと書く時間が伸びて、続かなくなります。入れる基準は1つで、読む側がその欄を見て何かを判断できるかどうかです。判断に使わない欄は外します。
入れる項目は次の通りです。日付と氏名は識別のために必要です。案件名は集計の軸になるので、選択式にします。作業内容は何をしたかで、箇条書きで2行から4行に収めます。作業時間は数字で入れます。進捗は選択式の4段階にします。所感は気づきと次の一手を書く欄です。翌日の予定は引き継ぎのために要ります。特記事項は例外の連絡に使います。
外してよい項目もあります。天候の欄は、屋外作業がない仕事では判断に使いません。訪問件数や電話件数は、営業以外では意味を持ちません。「意気込み」や「今日の目標」の欄は、書く側が毎日埋めるのに苦労するだけで、読む側は読み飛ばします。上司のコメント欄をエクセルの中に作るのも避けたほうがよいです。ファイルを往復させることになり、最新版がどれか分からなくなります。
所感の欄については、書き方の指定を1行添えておくと質が変わります。「何があったか」だけを書くと日記になります。「なぜそうなったか」と「次はどうするか」の2点を含めるよう指定すると、読む側が使える情報になります。この指定をテンプレートのセルのコメントや、見出しの下の注記として入れておくのが実務的です。
| 欄 | 入れる理由 | 形式 |
|---|---|---|
| 日付 | 並べ替えと期間の絞り込みの軸 | 日付形式 |
| 案件名 | 案件別の集計の軸 | 選択式 |
| 作業内容 | 何をしたかの記録 | 自由入力 |
| 作業時間 | 合計と平均が出せる | 数値 |
| 進捗 | 止まっている作業の発見 | 選択式 |
| 所感 | 原因と次の一手 | 自由入力 |
| 翌日の予定 | 引き継ぎと調整 | 自由入力 |
ここが日報テンプレートの分かれ目です。同じ情報でも、置き方が違うと集計できるかできないかが変わります。
原則は3つあります。1つ目は、1件につき1行にすることです。1日に3つの案件を触ったなら、3行に分けます。1行の中に「A社2時間、B社3時間」と書いてしまうと、案件別の時間は出せません。行が増えるのを嫌って1行にまとめた時点で、集計を捨てています。
2つ目は、数字と単位を分けることです。作業時間の欄に「2時間30分」と文字で入れると計算できません。時間は時刻形式か、小数の時間（2.5）で入れます。どちらにするかを決めて統一します。時刻形式にする場合は、合計欄の表示形式を「[h]:mm」にしておかないと、24時間を超えた時点で表示が壊れます。
3つ目は、結合セルを作らないことです。見た目を整えるための結合は、並べ替えとフィルターと関数のすべてを壊します。どうしても見出しをまとめて見せたいなら、結合ではなく「選択範囲内で中央」を使います。
この3つを守ると、1枚のシートが縦に伸びていく形になります。見た目は帳票らしくありません。そのかわり、月末に30行のデータから案件別の合計を出すのが数秒で済みます。帳票として見せる必要があるときは、入力用のシートとは別に印刷用のシートを作り、そちらから参照します。入力と表示を同じシートで兼ねようとすると、必ずどちらかが崩れます。
もう1つ、人の名前の扱いを決めておきます。1人1シートにするか、全員を1枚に積んで氏名列で分けるかです。人数が5人までなら1人1シート、それを超えるなら1枚に積むほうが管理しやすくなります。1人1シートを10枚以上に増やすと、集計のときにシートをまたぐ参照が必要になり、式が一気に複雑になります。
関数は多く覚える必要はありません。実務で効くのは次の5つです。
作業時間の自動計算には引き算を使います。終了時刻から開始時刻を引くだけです。休憩時間の列を別に作って引くと、実働が出ます。日付をまたぐ作業がある現場では、終了時刻が開始時刻より小さくなるので、そのままでは負の値になります。その場合は終了時刻に1を加えて引く形にします。
案件別の合計には SUMIFS を使います。案件名の列と一致する行の、作業時間を合計します。氏名と期間も条件に加えれば、誰がどの案件にどれだけ使ったかが1つの式で出ます。日報を集計に使う目的の大半は、この式1つで済みます。
件数の集計には COUNTIFS を使います。進捗が「確認待ち」の行が何件あるか、といった数え方です。止まっている作業の件数を見るのに向いています。
案件の一覧から情報を引くには XLOOKUP を使います。案件名から担当部署や単価を引いてくる、といった使い方です。旧いバージョンのエクセルでは使えないので、その場合は INDEX と MATCH の組み合わせにします。
日付から曜日を出すには TEXT を使います。曜日が見えるだけで、土日の入力漏れが目で分かるようになります。
条件付き書式も1つだけ入れておくと効果が大きいです。進捗が「確認待ち」の行に色を付ける設定です。読む側が色の付いた行だけを見れば、止まっている作業が拾えます。日報を読む時間が短くなるのは、関数よりこの設定の効果です。
同じ日報という名前でも、職種によって読む側が見たい欄は違います。共通の書式を1つ配ってしまうと、どの職種にとっても余計な欄が並ぶ書式になります。
営業の日報では、訪問先、商談の段階、次の約束の日付が要ります。作業時間よりも、案件がどこまで進んだかが判断材料になります。次の約束が入っていない案件を拾えるようにしておくと、読む側の使い方が変わります。
作業や製造の日報では、作業内容と数量、不具合の有無が中心になります。作業時間と生産数が並んでいれば、1時間あたりの数が出ます。不具合の欄は件数と内容を分けて、件数は数値で入れます。
建設や屋外の現場の日報では、天候、作業人数、使用した機材、安全に関する連絡が加わります。人数は数値で入れておくと、あとで人工の集計に使えます。
事務や管理の日報では、成果が数字で出にくいので、処理した件数と、詰まった箇所を書く欄が要ります。「請求書作成20件」「見積のチェックで様式の不備が2件」のように、件数と例外を分けて書く形にすると、読む側が改善点を拾えます。
開発や制作の日報では、作業内容よりも、どこで止まっているかのほうが価値があります。進捗の段階と、他の人に頼んでいて待っている事柄の欄を作ります。待ちの欄があると、日報を読むだけで詰まりが見つかります。
職種ごとに書式を分けるのが面倒なら、共通の列を左に置き、職種別の列を右に追加する形にします。左側が同じなら、集計は共通の式で通ります。
ゼロから作らずに、無料で配られているテンプレートから始める選択もあります。ただし、そのまま使えるものは少ないので、見るところを決めて選びます。
配布元としては、表計算ソフトの提供元が公開している業務報告書の書式、会計や経費のサービスを提供している会社が配っている書式、日報のサービスを提供している会社が配っている書式の3系統があります。どれも登録なしで取れるものが多いです。
選ぶときに見る点は3つです。1つ目は、1日1行になっているかどうかです。1日1シートの帳票型は、印刷には向きますが集計には向きません。2つ目は、結合セルが使われていないかどうかです。見た目が整っているテンプレートほど、結合が多く入っています。3つ目は、入力規則が設定されているかどうかです。設定されていなければ自分で追加します。
取ってきたあとに必ず変えるのは、案件名の列です。配布されている書式の案件名は自由入力になっているので、そこを選択式に変えます。この1か所だけで、月末の集計が成立するかどうかが決まります。
4種類ほど落として並べてみて、列の構成が自分たちの仕事に近いものを1つ選び、残りは捨てるのが早いです。複数のテンプレートの良いところを継ぎ合わせようとすると、結局ゼロから作るのと同じ手間になります。
利点を正しく数えておかないと、移るべきでない場面で移ることになります。
費用がかからないのが最大の利点です。表計算ソフトのライセンスはすでに持っている会社が多く、日報のために新しく買うものはありません。
Excelで作業日報を管理する最大の魅力は、追加投資0円で今日から始められる点にあります。ほとんどの企業ではすでにMicrosoft Officeのライセンスを保有しているため、新たなソフトウェアの購入費用や月額利用料は一切発生しません。 出典: pro-one-cloud.com
書式を自分たちで変えられるのも利点です。項目を1つ追加したいとき、その日のうちに追加できます。専用のサービスでは、項目の追加が管理者の権限や上位のプランに紐づいていることがあります。
誰でも触れることも大きいです。新しく入った人に使い方を教える必要がありません。日報のために操作を覚えてもらう必要がない、というのは導入の障壁がないことと同じ意味です。
社外に出せる形で残るのも利点です。委託先への報告や、監査での提示を求められたとき、ファイルをそのまま渡せます。サービスの画面の中にしかないデータは、渡すときに書き出す作業が発生します。
関数と表計算の自由度も無視できません。日報から独自の指標を作りたいとき、表計算なら式を書くだけで済みます。決まった集計しか出せないサービスより、この点では自由です。
欠点は3つに集約されます。どれも人数が増えるにつれて重くなります。
同時に書けないことが1つ目です。ファイルを共有フォルダに置いた場合、誰かが開いている間は他の人が編集できません。クラウド上の共有で同時編集ができる設定もありますが、同じセルを触ったときの挙動は人に説明しにくく、書き込みが消えたという話が出ます。10人が同じ時間帯に日報を書く運用では、ここが毎日の摩擦になります。
版がずれることが2つ目です。ファイルをメールで回すと、手元にある版が最新かどうかが分からなくなります。「日報_9月_最新_修正版」という名前のファイルが並ぶのは、この問題が起きているしるしです。
スマートフォンで書けないことが3つ目です。表計算ソフトのスマートフォン版でも開けますが、横に11列ある表を小さい画面で埋めるのは現実的ではありません。外で働いている人に、事務所に戻ってから入力してもらう運用になり、その分だけ報告が遅れます。現場の日報をエクセルで運用しているチームで最も多い不満がここです。
副次的な問題として、日報が他の情報と繋がらないことがあります。日報に書かれた「確認待ち」が、タスクの一覧や工程表と別の場所にあるので、進捗の管理と日報が二重の入力になります。同じことを2か所に書く運用は、どちらかが必ず古くなります。
書式を整えても、運用の設計がなければ2週間で止まります。現場では、提出されなくなる原因の多くが書式ではなく運用側にあると言われています。
入力にかかる時間の上限を先に決めます。3分で終わる分量に収めます。3分を超える書式は、忙しい日に飛ばされます。飛ばされた日が2日続くと、そのまま止まります。項目を追加したくなったら、代わりにどれを外すかを一緒に決めます。
提出の締切を「翌朝」にします。その日の終業時刻にすると、残業して書くことになり、日報が嫌われる原因になります。翌朝の始業から30分の間に前日分を書く形にすると、負担の感じ方が変わります。
読んだ証拠を返します。日報が止まる最大の理由は、読まれていないと感じることです。コメントを返すのが重ければ、週に1回でよいので、日報に書かれたことを引用して話題にします。引用されたことが分かれば、書く側の姿勢が変わります。
書く欄を減らし、選ぶ欄を増やします。自由入力は考える時間がかかります。選択式は迷いません。集計のためにも選択式が有利なので、ここは利害が一致します。
例外の扱いを決めておきます。休んだ日、移動だけの日、会議だけの日をどう書くかを最初に示します。示していないと、そういう日に書かれなくなり、記録が欠けます。
最後に、日報の目的を書面で1行だけ示します。「誰が読んで、何に使うか」です。目的が示されていない日報は、書く側から見れば監視です。用途が分かっている日報は、報告です。この1行の有無で、続くかどうかが変わります。
移る判断は、感覚ではなく境目で決められます。次の3つのどれかに当たったら、道具を見直す段階です。
1つ目は、書く人が6人を超えたときです。5人までなら同時に書く場面がほとんど起きませんが、6人を超えると重なり始めます。ファイルを開けない人が待つ時間が発生した時点で、エクセルは道具として不利になります。
2つ目は、外で書く人がいるときです。移動中や現場から日報を出す運用が必要になった時点で、表計算の11列は使えません。ここは書式の工夫では埋まりません。
3つ目は、日報とタスクの一覧が二重になっているときです。日報に「A社の修正、確認待ち」と書き、別の場所にあるタスクの一覧でも同じ状態を更新している状態です。二重入力は必ずどちらかが古くなるので、同じ場所に置くほうが正確になります。
境目に当たっていないなら、移る必要はありません。3人のチームが月に10日だけ日報を書く運用なら、エクセルのままが最も安く、最も早いです。移る理由を「古いから」に置くと、移ったあとに使われない道具が増えるだけになります。
日報を別の道具へ移すとき、比べる軸は「日報の機能が豊富か」ではありません。日報に書く内容が、すでに他の場所にある情報と重なっていないかです。重なりを消せる道具に移ると入力が減り、重なりが残る道具に移すと入力が増えます。
ボード型のタスク管理では、作業そのものがカードとして並んでいます。カードに進捗と担当者と期限が乗っているので、日報の「案件名」「進捗」「担当」の3欄はすでに埋まっている状態です。日報として新しく書くのは、その日に動かした事実と、気づいたことだけになります。11列のうち3列が自動で埋まるのと同じ意味です。
工程表と同じ場所にあることも効きます。日報に書かれた遅れが、工程表のどの線に効くのかがその場で見えるなら、日報を読む側の判断が早くなります。日報が表計算にあり、工程表が別のファイルにある状態では、この突き合わせが人の頭の中でしか起きません。どのボードが標準で揃っているかはできることのページで確かめられます。カンバンと工程表とカレンダーが同じ料金の中に入っているかどうかは、日報の運用にかかる費用に直接効きます。
料金の見方も変わります。日報の道具を人数分買うと、書く人の数だけ費用が増えます。人数とボードの数だけで区切られていて、機能で絞られていない形なら、日報のために上位のプランへ上げる必要がありません。料金のページでは、無料で使える範囲が人数とボードの数でどう決まっているかが示されています。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという形は、日報のような「全員が書くもの」と相性がよい区切り方です。
いま使っている道具から動かす場合、手元のデータをどう運ぶかが最初の関門になります。Trelloからの移行のページには、自動で取り込める範囲が書かれています。自動で取り込めるのはTrelloだけで、表計算のファイルをそのまま読み込む仕組みは用意されていません。エクセルの日報から移る場合は、過去の分はファイルのまま残し、新しい分から新しい場所に書く切り替え方が現実的です。
他の道具と比べる場合は、日報という機能名で比べないほうがよいです。日報の欄が用意されているかよりも、タスクと会話と工程が同じ場所にあるかを見ます。Trelloとの比較では、カードの仕組みは似ていても標準で付いてくるボードの種類が違う点が整理されています。Backlogとの比較では、開発の記録を残す仕組みの有無という形で違いが出ます。リポジトリの機能は用意されていないので、ソースコードの履歴と日報を同じ場所に置きたい場合は、そちらのほうが向いています。
社外の委託先にも日報を書いてもらう場合は、見える範囲の設計を先に確かめます。安全性の考え方のページに、権限の区切り方が書かれています。日報は他の案件の情報と隣り合わせになりやすいので、招く前に見える範囲を決めておくと、あとで直す手間が出ません。
移すかどうかを決める前に、いまのエクセルの日報を1週間だけ「1日1行」に直して運用してみるのが、いちばん確実な判定になります。1日1行で足りているなら道具は足りています。1行に収まらない情報が毎日出てくるなら、それは日報ではなくタスクの管理を求めているというしるしです。
集計する予定があるならエクセルです。ワードは文章としての読みやすさに向いていますが、1か月分を合計することができません。作業時間や件数を数字で残して振り返る使い方なら、1日1行のエクセルにしておくと、月末の集計が関数1つで済みます。
使ってはいけないわけではありません。紙で回覧する運用や、1枚ずつ押印する運用が残っている場合は帳票型が向いています。ただし集計はできないので、入力用に1日1行のシートを別に用意して、印刷用のシートがそこを参照する形にすると両方を満たせます。
3分で終わる分量が目安です。3分を超える書式は忙しい日に飛ばされ、2日続けて飛ばされるとそのまま止まります。項目を追加したいときは、代わりに外す項目を一緒に決めると、時間が伸びません。自由入力の欄を減らして選択式に変えるのが、最も効く短縮策です。
書く人が6人を超えたあたりから、同じファイルを同時に開く場面が出てきます。加えて、外で働く人が日報を書く必要がある場合は、人数に関わらず表計算が向きません。この2つのどちらかに当たったら、道具を見直す段階と考えてよいです。