社内イベントの企画書の例から組む｜通す相手に合わせて削る

社内イベントの企画書の例を探しているとき、欲しいのは体裁の整った雛形ではなく、これを出せば通るという確信のほうです。項目を全部埋めた3枚の企画書を出して、決裁者から「結局いくらで、誰が困るの」と聞かれた経験があると、なおさらそうなります。

この記事では、1枚に収まる企画書の例をそのまま写せる形で載せ、必ず入れる8項目と、通す相手によってどこを削るかを整理します。承認を取ったあと、実行の進行をどう管理するかまで書きます。

企画書が通らないのは、内容ではなく分量の問題

社内イベントの企画書が差し戻される理由は、ほぼ2つに分かれます。目的が書かれていないか、読むのに時間がかかりすぎるかです。前者は書き足せば済みますが、後者は書き足すほど悪化します。

決裁者が企画書を読む時間は、多くの場合3分もありません。3分で判断できるのは、何をするか、いくらかかるか、誰の時間を何時間使うか、やらないと何が困るかの4点だけです。この4点が1枚目の上半分に無い企画書は、読む側が探しに行くことになり、その時点で印象が悪くなります。

書く側が分量を増やしてしまう理由も分かります。検討の過程を見せないと手抜きに見えるのではないか、聞かれそうなことを先に書いておきたい、という心配です。この心配への正しい対処は、本文を増やすことではなく、別紙に回すことです。1枚目は判断に必要なものだけ、2枚目以降は聞かれたときに開く材料、という分け方にします。

イベント企画書は、企画書を作成すること自体が目的ではなく、社内承認や関係者理解を得るために作成するものです。そのため、できるだけ専門用語は避けて、誰でも理解できるような一般的な用語を用いると良いでしょう。 出典: jtbbwt.com

承認を得るための道具だという位置づけを外すと、企画書は自分の検討の記録になります。記録として残す価値はありますが、それは別のファイルに置くべきものです。

企画書に必ず入れる8項目

項目の数は、増やすほど通りにくくなります。次の8つで足ります。

項目	書く内容	1枚に収める分量
目的	この催しで解決したい課題を1文	1行
対象と人数	誰を呼ぶか、何人を見込むか	1行
日時と場所	候補を2つ。第1候補を先に	1行
内容	当日の流れを3行から5行	3行から5行
予算	総額と、1人あたりの金額	2行
体制	誰が何を担当するか	2行から3行
効果の測り方	終わったあと何で判断するか	1行から2行
判断してほしいこと	承認が必要な事項を具体に	1行

最後の項目が抜けている企画書が非常に多いです。「ご承認ください」ではなく、「会場費8万円の支出と、10月14日の15時から17時までの業務時間の使用について承認をお願いします」と書きます。何を承認するのかが明確だと、決裁者は判断だけをすればよくなります。曖昧なままだと、何を承認したことになるのかを確かめる会話が1往復増えます。

目的の書き方には注意が必要です。「社員の交流を深める」は目的ではなく手段の説明です。目的は、いま起きている困りごとから書きます。「4月に入った5人が他部署の担当者の顔を知らず、依頼のたびに間に入る手間が発生している」まで書くと、催しをやる理由が伝わります。

効果の測り方は、参加率と、終わったあとに1つだけ数えるものを決めます。全員にアンケートを取る必要はありません。上の例なら「他部署へ直接連絡した件数」を1か月後に数える、という形です。数えるものが決まっていない企画は、来年も同じ企画書を書くことになります。

そのまま写せる企画書の例

社内の懇親会を例にします。実際の文面に近い形で書きます。金額と日付は自分の条件に置き換えてください。

件名: 新入社員と各部署の担当者をつなぐ懇親会の実施について

目的 4月入社の5名が他部署の担当者と接点を持てておらず、依頼のたびに上長が間に入る状況が続いています。顔と役割を知る機会を1度作り、直接やり取りできる状態にします。

対象と人数 新入社員5名、各部署の窓口担当者12名、進行役2名の計19名。

日時と場所 第1候補: 10月14日（水）17時30分から19時30分、本社3階会議室A 第2候補: 10月21日（水）同時刻、同会場

内容

1. 自己紹介（1人1分、役割と最近の担当案件を1つ）… 25分
2. 部署ごとの仕事の紹介（各3分）… 20分
3. 3人ずつの組で歓談、組を2回入れ替え… 45分
4. 連絡先の交換と閉会… 10分

予算 軽食と飲み物: 19名 × 1,500円 = 28,500円 備品（名札、飲み物の追加）: 3,000円 総額: 31,500円（1人あたり1,658円）

体制 全体進行: 総務 〇〇 会場と備品の手配: 総務 △△ 当日の記録と写真: 広報 □□

効果の測り方 参加率（欠席2名以内を目標）と、開催から1か月後に新入社員5名が他部署へ直接連絡した件数を確認します。

判断してほしいこと 軽食等の費用31,500円の支出と、10月14日17時30分以降の会議室Aの使用について承認をお願いします。

ここまでで1枚に収まります。会場の候補の比較、過去の同種の催しの参加率、想定される反対意見への回答などは、聞かれたときに出す別紙に回します。

催しの種類で、厚くする項目が変わる

上の例は懇親会でしたが、社内イベントには種類があり、種類によって決裁者が気にする点が違います。同じ8項目を使いながら、どこを厚くするかを変えます。

研修や勉強会の場合、厚くするのは効果の測り方です。業務時間を使う催しなので、何を身につけるのかと、それをどう確かめるのかが問われます。「終了後に各自が担当業務で1つ改善案を出す」のように、終わったあとの行動で書くと通りやすくなります。講師への謝礼が発生する場合は、支払いの方法を予算の欄に必ず書きます。

表彰式や周年の催しの場合、厚くするのは対象と人数です。誰を呼び、誰を呼ばないかが最も揉める点になります。基準を1行で書いておくと、あとから「なぜあの人が呼ばれていないのか」という話にならずに済みます。予算は1人あたりの金額が高くなりがちなので、総額より1人あたりを先に書く形が向きます。

運動会や体を動かす催しの場合、厚くするのは安全に関わる部分です。けがが起きた場合の対応、保険の扱い、参加を任意にするかどうかの3点は必ず書きます。強制参加にするかどうかは労務の扱いに関わるため、断定せずに人事や所管の窓口に確認してください。

オンラインの催しの場合、厚くするのは当日の流れと役割分担です。会場の手配が無い代わりに、進行役と接続の面倒を見る役を分ける必要があります。予算は小さくなりますが、必要な道具の費用を書き忘れると当日に困ります。

種類によらず薄くしてよいのは、催しの一般的な意義を説明する部分です。ここを厚く書いた企画書は、読む側に「中身が無いのを文章で埋めている」と映ります。

通す相手によって、削る項目を変える

同じ企画でも、誰に出すかで残す項目が変わります。全部を書いた1つの版を使い回すのは効率が悪く、読む側の時間も奪います。

直属の上長に出す場合は、目的と内容を薄くして構いません。困りごとは共有できているためです。厚くするのは体制と、自分の業務への影響です。「準備に自分の時間を週2時間、3週間使います」まで書いておくと、他の仕事との優先順位の相談がその場でできます。

経理や総務の決裁に回す場合は、逆です。目的の説明は最小で、予算の内訳と支払いの方法を厚く書きます。支払先、支払時期、立替が発生するかを先に書いておくと、差し戻しが減ります。ここで曖昧にすると、金額そのものより手続きの確認で時間が取られます。

役員や部門長の承認が要る場合は、判断してほしいことと、やらない場合に何が起きるかを厚くします。厚くするというのは分量を増やすことではなく、最初の3行に入れるという意味です。

複数の相手に回す場合は、1枚目を差し替えられる作りにしておきます。2枚目以降の材料は共通でよく、1枚目だけを相手に合わせて書き換えます。この形にすると、回付のたびに全部を書き直す手間が消えます。

手順を4つのステップで組む

企画書を書き始める前にやることがあります。順番を守ると、書く時間が半分になります。

ステップ1: 困りごとを1文にする。 催しの内容から考え始めると、目的があとから逆算された作文になります。まず、いま何が困っているのかを1文で書きます。ここが書けないなら、その催しはやる必要が無い可能性があります。

ステップ2: 現状を数える。 困りごとを支える数字を1つか2つ用意します。上の例なら「4月入社の5名」「依頼が上長経由になっている件数」です。数字は大掛かりに調べる必要はなく、その場で数えられるもので足ります。

ステップ3: 内容を決めて、時間を割る。 当日の流れを分単位で割ります。ここで無理があると分かることが多く、内容を削る判断ができます。時間を割らずに項目だけ並べると、当日に押します。

ステップ4: 書く。 上の8項目に埋めます。ステップ3まで終わっていれば、書く作業は30分で済みます。

現状の把握から始める順番は、外部の支援を入れる場合の進め方としても示されています。

まずは、イベントの企画を練ります。その際には、現状分析からスタートします。自社の課題によって、開催すべきイベントの種類や設定すべき目標などは変わってきますので、社内外の要因なども含めて、どのような背景があるのか、何のためにイベントを開催したいのかなどを明確にします。 出典: jtbbwt.com

規模の大きい催しでも小さい催しでも、順番は変わりません。変わるのは各ステップにかける時間だけです。

社内に出すときと、社外に出すときの違い

企画書という名前は同じでも、社内の決裁に出すものと、会場や運営会社に渡すものは別物です。1つの文書で兼ねようとすると、どちらの役も果たせなくなります。

社内に出すものは、判断を求める文書です。だから「判断してほしいこと」が要り、予算の内訳と自社の体制が中心になります。逆に、当日の細かい進行や必要な備品の型番は不要です。

社外に渡すものは、見積もりを取るための文書です。ここで必要なのは、人数、日時、場所、当日にやること、用意してほしいものです。自社の目的や社内の困りごとは、書いても構いませんが、書かなくても見積もりは出ます。予算については、総額の上限を伝えるかどうかを先に決めてください。伝えると上限に寄った提案が来ますし、伝えないと比較できない提案が並びます。2社以上から取るなら、上限を伝えたうえで同じ条件で出してもらうほうが比べやすくなります。

社外へ渡す文書では、社内の人名と金額の内訳を消します。社内向けの版をそのまま送ってしまう事故が起きやすい場所です。送る前に、担当者名と単価が残っていないかを1度確かめてください。

外部に運営を頼む場合、こちらが決めなければならないことは減りません。目的と対象と予算の枠は自社で決める必要があり、そこが決まっていないと提案を評価できません。

予算の書き方と、無料のテンプレートを使うときの注意

予算は総額だけでなく、1人あたりの金額を必ず添えます。総額31,500円は大きく見えますが、1人あたり1,658円だと判断が変わります。判断する側は、たいてい過去の類似の催しとの比較で見ているためです。

内訳は3行から4行に収めます。品目を10行並べると、1行ずつ確かめたくなる心理が働き、決裁が止まります。細目は別紙に置き、1枚目には飲食、会場、備品のような大きい括りだけを書きます。

想定より増える可能性がある項目は、先に書いておきます。「欠席が出た場合の軽食の費用は当日のキャンセルができないため、総額は変わりません」といった1行です。あとから増額の相談をするより、最初に幅を示しておくほうが通りやすくなります。

無料のテンプレートを使う場合の注意が2つあります。1つ目は、テンプレートの項目を全部埋めようとしないことです。配布されている雛形は大規模な催しを想定したものが多く、20項目近くあるものもあります。自社の規模に不要な項目は消してください。空欄のまま出すより、消したほうが読みやすくなります。

2つ目は、提出する形式を先に確かめることです。表計算ソフトの雛形をそのまま出すと、印刷時に列が切れます。文書の形で出すのか、画面で共有するのか、印刷して回すのかを確かめてから、どの雛形を使うかを決めてください。画面で共有する前提なら、1画面に収まるかどうかが基準になります。

出てくる反対意見は、だいたい4つ

社内イベントの企画には、ほぼ決まった反対意見が出ます。先に答えを用意しておけば、その場で止まらずに済みます。答えは1枚目には書かず、聞かれたときに出す別紙に置きます。

1つ目は「業務時間を使うのか」です。答えの形は3つあります。業務時間内に行う、業務時間外で参加を任意にする、一部を業務時間にして残りを任意にする。どれを選ぶかによって、強制参加になるかどうかの扱いが変わります。参加を任意とする場合に不参加者へ不利益が生じない形にする必要があるため、労務の扱いは人事や所管の窓口に確認してください。

2つ目は「参加しない人が出たらどうするのか」です。参加率を目標として書いておくと、この質問に先回りできます。全員参加を前提にした企画は、1人欠けた時点で失敗と言われます。欠席が2名以内なら成立する設計にしておくと、当日の運営も楽になります。

3つ目は「去年と同じことをやる意味はあるのか」です。前回との違いを1行書きます。違いが無いなら、無いと書いてよいです。毎年続けること自体に意味がある催しはあります。ただしその場合は、効果の測り方を前年と同じにして、数字を並べられる形にしておいてください。

4つ目は「他の部署から不公平だと言われないか」です。対象を絞る催しでは必ず出ます。絞る基準を1行で書き、次はどの範囲を対象にする予定かまで添えると収まります。

この4つへの答えを持っていると、決裁の場が説明の場ではなく判断の場になります。用意していない状態で聞かれると、持ち帰って1週間が過ぎます。

当日の進行表は、企画書と分けて作る

企画書に当日の流れを3行から5行で書きましたが、これは判断のための概要です。当日に使う進行表は別に作ります。混ぜると、企画書が長くなり、進行表としても使いにくいものができます。

進行表に入れるのは4つです。時刻、やること、担当、合図です。合図というのは、次に進む判断を誰が出すかという意味で、これが抜けていると当日に誰も動かせません。「歓談の組を入れ替える合図は進行役の〇〇が出す」と書いておきます。

時刻は5分単位で書き、押したときにどこを削るかを先に決めておきます。決めておかないと、当日は最後の項目が削られます。削ってよい項目と削れない項目を、進行表の上で分けておいてください。

進行表は当日に紙で配るか、画面で共有します。紙で配る場合は1枚に収め、画面で共有する場合は当日その画面を開く人が誰かを決めます。どちらでも構いませんが、決めておかないと全員が自分の記憶で動くことになります。

準備の段階で進行表を作ると、企画の無理が見つかります。19名で自己紹介を1人1分やると25分かかる、といった時間の計算がここで出ます。企画書を出す前に一度作っておくと、内容の欄に書く分数が現実的な数字になります。

承認されやすくするコツ

通る企画書には共通点があります。おすすめの形として5つ挙げます。

1つ目は、候補日を2つ出すことです。1つだけ出すと、その日が都合悪いという理由で差し戻され、もう1往復かかります。2つ出しておけば、その場で決まります。

2つ目は、やらない場合に何が起きるかを1行書くことです。「このまま放置すると、上長が間に入る依頼が月に20件続きます」という形です。催しの効果を語るより、やらない場合の損失を書くほうが判断されやすくなります。

3つ目は、自分の業務への影響を先に書くことです。隠すと、あとで「その時間はどこから出すのか」を聞かれます。先に書いておけば、必要なら他の業務の調整を一緒に相談できます。

4つ目は、過去の類似の催しの数字を1つ添えることです。去年の参加率が72%だった、といった数字です。無ければ書かなくてよく、無いことを理由に調べ回る必要はありません。

5つ目は、専門用語を使わないことです。社内でしか通じない略語や、自分の部署だけの言い方は、決裁者が読み飛ばす原因になります。3分で読める文章にするには、読む側が知らない語を1つも入れないことが最も効きます。

この5つに加えて、出すタイミングも結果を変えます。月末や期末に出すと、金額の判断が保留されやすくなります。予算の区切りの直後、つまり期の初めの2週間は通りやすい時期です。急ぎでなければ、出す週を1つずらすだけで通ることがあります。

差し戻された場合は、書き直す前に理由を1つに絞って確かめてください。分量が理由なのか、金額が理由なのか、時期が理由なのかで、直す場所が違います。全部を直した版を出すと、前の版のどこが問題だったのかが分からなくなり、次回に活かせません。

案内の出し方と、出欠の集計

承認が取れたあと、最初につまずくのは案内と出欠です。ここで手間が膨らむと、準備の他の部分に手が回らなくなります。

案内は1回で済ませず、3回に分けます。1回目は日程だけを早めに伝える連絡です。内容が固まる前でも、日付と時間帯だけは先に出します。2回目は詳細と出欠の回答の依頼で、期限を必ず入れます。3回目は前日か2日前の確認です。この3回に分けると、出欠の回答率が上がり、当日の欠席の連絡が減ります。

出欠の期限は、開催の10日前に置きます。理由は、軽食や会場の確定に必要な締切が7日前あたりにあるためです。期限を5日前に置くと、集計と発注が同じ日になって慌てます。

出欠の集計で避けたいのは、チャットの返信で集めることです。返信が流れていくので、誰が回答していないかを数えるために全部を読み直すことになります。回答を1か所に集められる形にしてください。表計算ソフトの共有でも、回答を集めるフォームでも構いません。大事なのは、未回答の人が誰かが一目で分かることです。

未回答の人への催促は、全員に向けた連絡ではなく個別に出します。全員宛に「まだ回答していない方は」と書いても、回答済みの人が読み飛ばすだけで、未回答の人には届きません。未回答の一覧が出せる形にしておけば、催促は3分で終わります。

案内の文面は、目的を1行だけ添えます。「新入社員と各部署の窓口の方が直接やり取りできるようにする場です」という1行があるだけで、参加する側の当日の振る舞いが変わります。目的を書かない案内は、出席するだけの催しになります。

承認が取れたあと、準備の進行をどこで管理するか

企画書が通った瞬間から、仕事の性質が変わります。書く仕事から、人に動いてもらう仕事に変わります。ここで多いのが、企画書のファイルに準備の状況を書き足していく形です。この形は必ず崩れます。企画書は判断のための文書で、日々動くものを載せる作りになっていないためです。

準備でやることは、ひとまとまりの催しでも20件から40件になります。会場の仮押さえ、確定の連絡、案内の配信、出欠の集計、軽食の発注、備品の手配、当日の進行表、写真の共有。それぞれに担当と期限があり、前後の順番があります。

これをチャットで回すと、誰が何をどこまで進めたかが流れて消えます。表計算ソフトの一覧に書くと、1人が開いて直す前提の道具なので、直している間は他の人が古い情報を見ることになります。どちらも催しの規模が小さいうちは回りますが、関係者が5人を超えると追いつかなくなります。

向いているのは、やることを1件1枚のカードにして、担当と期限を持たせる形です。準備の期間は締切が集中するため、カードの並びを工程表や月のカレンダーの形で見られると、どの週に山が来るかが分かります。同じカードを違う見え方で表示できる道具なら、更新する場所は1つで済みます。板の種類を切り替える形がどういうものかはできることのページに整理されています。

付箋を貼り替える感覚の板をすでに使っていて、締切の並びを別の表で管理しているなら、違いをTrelloとの比較で確かめられます。乗り換える必要がない使い方も先に書かれているので、いまのままでよいかの判断にも使えます。社外の会場やケータリングの担当者を関係者に入れる場合は、見せる範囲を絞れるかと、閲覧だけの相手を人数に数えるかを料金の条件で先に確かめておくと、費用の見込みを誤りません。候補を並べて比べる段階では、各製品の得意な範囲を比較の一覧で読んでおくと絞り込みが早く済みます。

成功したかどうかは、当日の盛り上がりではなく、企画書に書いた測り方で判断します。書いた測り方が1か月後に数えられる形になっているなら、次回の企画書はその数字から書き始められます。これが積み上がると、企画書は毎回1から書くものではなくなります。

Q1. 社内イベントの企画書は1枚に収めるべきですか？

判断に必要な部分は1枚に収めてください。目的、内容、予算、体制、判断してほしいことの5つが1枚目にあれば足ります。会場の比較や過去の実績、想定される反対意見への回答は別紙に回し、聞かれたときに開く形にします。1枚目に全部を詰めると読む時間が伸び、それ自体が差し戻しの原因になります。

Q2. 企画書の目的には何を書けばよいですか？

「交流を深める」のような手段の説明ではなく、いま起きている困りごとを1文で書きます。「4月入社の5名が他部署の担当者を知らず、依頼のたびに上長が間に入っている」のように、具体の状況まで書くと催しをやる理由が伝わります。目的が書けない場合は、その催しをやる必要があるかを先に考え直してください。

Q3. 無料のテンプレートはそのまま使ってよいですか？

項目を消して使ってください。配布されている雛形は大規模な催しを想定したものが多く、20項目近くあるものもあります。自社の規模に不要な項目を空欄で出すと、埋め忘れに見えます。提出する形式も先に確かめてください。表計算ソフトの雛形は印刷時に列が切れることがあります。

Q4. 予算はどこまで細かく書く必要がありますか？

1枚目は3行から4行で足ります。飲食、会場、備品のような大きい括りと、総額、1人あたりの金額です。品目を10行並べると1行ずつ確かめたくなる心理が働き、決裁が止まります。細目は別紙に置いてください。増える可能性がある項目だけは、先に1行で断っておくと通りやすくなります。