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工数を分析して次の見積に返す｜実績を集めただけで止めない
工数を集め始めたチームの多くが、半年ほどで同じ状態になります。記録は毎週入っている。集計の画面も出せる。けれども、その数字を見て何かを変えたことが一度もない。工数分析という言葉で検索する人の大半は、この状態にいます。
先に結論を書きます。工数分析の目的は1つに絞ってください。次の見積の精度を上げることです。目的を2つ以上持つと、集める粒度が決まらず、記録が重くなって止まります。そして、分析の結果を返す先は見積書の金額と期間の2か所です。ここに返していない集計は、作業そのものが無駄になっています。
この記事では、集めているのに使われていない状態から始めて、目的の絞り方、4つの切り口、予実の並べ方、記録の粒度をどこで止めるか、実績から見積を作り直す手順、赤字になる案件の見つけ方、道具を選ぶときに見る点、そして記録の置き場所をどう決めるかまでを順に扱います。
工数を集めているのに使われていない状態
まず、なぜ使われないのかを分解します。3つの原因があります。
第1の原因は、集計の単位が判断の単位と合っていないことです。よく見かけるのが、部門ごとの月次の総工数だけを出している状態です。この数字を見て打てる手がありません。部門の工数が先月より10%増えたと分かっても、どの案件のどの作業が増えたのかが分からないので、次に何を変えるかが決まりません。判断は案件の単位で下すのに、集計が部門の単位になっている。ここがずれています。
第2の原因は、見る人が決まっていないことです。集計の画面は作ったが、誰がいつ見るのかが決まっていない。結果として、誰も見ません。見積を作る人が見積を作る直前に見る、という形にしないと、数字は数字のままで終わります。
第3の原因は、記録の精度が信用されていないことです。入力が月末にまとめて行われていると、実際の配分とは違う数字が入ります。入れた本人も覚えていないので、だいたいで埋めます。だいたいの数字を集計しても、だいたいの結論しか出ません。そして、だいたいの結論では判断を下せないので、結局は経験と勘で見積を作ります。
この3つを裏返すと、やるべきことが出ます。案件の単位で集計する、見積を作る直前に見る、記録を週の単位で入れる。この3つだけで、集めた数字は使われ始めます。
なお、工数分析の効果を語る資料の多くは、分析によって得られるものを明確に挙げています。
工数管理の分析を行うことで、プロジェクトごとの進捗を把握しやすくなり、赤字プロジェクトを早期発見できるというメリットがあります。 また、分析を行うことで、ナレッジを蓄積して次の契約時に予想工数と見積金額の作成に活かすことが可能です。 しかし、精度の高い管理を行おうとして、細かすぎる項目を設定をしてしまうと、工数をつけるのに工数がかかってしまうため注意しなければなりません。 本記事では、工数管理の分析を行うメリットから、工数分析と改善実施方法、注意点について詳しく説明していきます。 出典: manage.coel-inc.jp
「工数をつけるのに工数がかかってしまう」という指摘が、この分野で最も現実的な注意点です。粒度の話は後の節で扱います。
目的を1つに絞る
目的を絞ると、集める粒度と集計の形が自動で決まります。逆に、目的を複数持つと何も決まりません。
工数を集める目的としてよく挙げられるものは4つあります。次の見積の精度を上げること、赤字の案件を早く見つけること、人の負荷の偏りを直すこと、そして請求の根拠にすることです。
このうち、記録の粒度を最も細かく要求するのは3つ目の負荷の偏りです。誰がどの時間帯に何をしていたかまで要るので、日単位より細かい記録が必要になります。ここを目的に据えると、記録が重くなって続きません。
最も粒度が粗くて済むのは4つ目の請求の根拠です。案件ごとの合計時間が月単位で出れば足ります。ただし、これは記録の正確さを最も厳しく問われます。請求に使う数字は、相手が検算します。
そして、1つ目の次の見積の精度は、粒度と実用性の釣り合いが最も良い目的です。要るのは案件別と作業別の実績で、週の単位で入っていれば足ります。集計して並べれば、次に似た案件が来たときの見積の材料になります。
だから、始めるときは1つ目に絞ってください。1つ目のために集めた記録は、2つ目の赤字の早期発見にもそのまま使えます。3つ目と4つ目は、必要になった時点で追加すればよい話です。最初から4つ全部を狙うと、粒度が3つ目に引っ張られて、記録が止まります。
目的を絞ったら、それを入力する人に伝えてください。「次の見積を作るために集めます」と明言する。これを言わないと、入力する側は「勤務の管理に使われる」と受け取ります。受け取られた時点で、記録は自己防衛のために調整されます。
4つの切り口で割る
集計の切り口は4つです。目的に応じて使う切り口が変わります。
工数分析を行う際には、プロジェクトごとや部署別、人員別に分けて分析することで、より細かく課題の改善が行えます。 プロジェクト別の分析の場合、案件ごとの工数を可視化して利益を改善できるため、赤字プロジェクトが起こりにくく黒字に着地させられます。 また、部署別の工数を分析することで、各部署にどれくらいの負担がかかっているのかが明確となり、ボトルネックの改善が可能です。 そして、作業人員ごとに工数を確認し、従業員の特性を把握できれば、より最適な人員配置が行えます。 出典: manage.coel-inc.jp
第1の切り口は、案件別です。次の見積に返すための主軸がこれです。1つの案件に何時間かかったかを、契約の金額と並べます。ここで出るのは1時間あたりの実質の単価で、これが案件の種類ごとに揃ってきます。
第2の切り口は、作業別です。設計、制作、確認、修正、打合せ、事務。どの作業に時間が寄っているかを見ます。ここで最も高い値が出るのは、たいてい修正と打合せです。見積の段階でこの2つを小さく見ていることが、超過の主な原因になります。
第3の切り口は、人別です。誰にどれだけ寄っているかを見ます。ただし、この切り口は扱いに注意が要ります。数字をそのまま「その人が遅い」と読むと、記録が信用を失います。同じ作業で差が出た場合、原因は本人の速さではなく、割り込みの量か、任せる作業の難しさにあることが多いためです。
第4の切り口は、工程別です。案件を段階に分けて、どの段階で予定を超えたかを見ます。同じ種類の案件で毎回同じ段階が超えているなら、その段階の見積の係数を直せば、次から当たります。
4つのうち、最初に見るべきは第1と第2です。この2つを組み合わせた表、つまり案件を縦に、作業を横に並べた表が、見積を直すときにいちばん役に立ちます。第3と第4は、第1と第2で原因が分からなかったときに使います。
予実を並べて見る
集計そのものより、並べ方が結果を決めます。
予実管理（予算と実績の管理）の実施も、工数分析において大切です。計画段階で設定した予算や工数と、実際にかかったコストや時間を比較することで、計画の精度や実行の効率を評価できます。 出典: crowdlog.jp
並べる表は、1つの案件について次の4つの列を持ちます。見積の工数、実績の工数、差、差の割合です。この4列を作業ごとに並べ、最下段に合計を出します。
この表を見るときに注意する点が2つあります。
1つ目は、合計だけを見ないことです。合計が見積どおりでも、中身が入れ替わっていることがよくあります。設計が半分で済んで、修正が倍になった。合計は合っているので問題が無いように見えますが、次の見積で設計を小さく修正を大きく見るべきだという情報が、合計からは読めません。作業ごとに見てください。
2つ目は、差の割合で並べ替えることです。差の絶対値で並べると、時間の大きい作業が上に来ます。割合で並べると、見積が根本的に外れている作業が上に来ます。2倍から3倍の差が出ている作業は、見積の方法そのものが間違っている可能性があります。
もう1つ、予実の比較をするときに忘れられやすい点があります。見積の側を後から書き換えないことです。作業が増えたときに見積の数字を上に直すと、差がゼロになって、次の見積の材料が消えます。増えた作業は別の行として追加して、元の見積は残してください。「見積の時点で想定できていなかった作業が3つ出た」という情報が、次に最も役に立ちます。
記録の粒度をどこで止めるか
この分野で最も判断が要るのが粒度です。細かくするほど分析はできますが、入力が止まれば分析はゼロになります。
実務で使える線は3つあります。
第1の線は、時間の刻みです。0.5時間刻みが実用的な範囲です。15分刻みにすると、1日に入れる行が倍になり、入力に掛かる時間が5分から10分に伸びます。この5分の差が、続くかどうかを分けます。0.5時間刻みだと、30分未満の細かい作業を丸めることになりますが、次の見積を作る目的には十分な精度です。
第2の線は、作業区分の数です。6区分から8区分に収めてください。細かく分けたくなりますが、20区分あると入力する人が迷います。迷った結果、全部が「その他」になります。区分は、見積書に書く項目と揃えるのが良い決め方です。見積書に無い区分を記録しても、見積に返せません。
第3の線は、入力の頻度です。週に1度、決まった曜日に入れる形が最も続きます。毎日入れる運用は、忙しい日に飛び、飛んだ日が2日続くと止まります。月に1度は、覚えていないので精度が落ちます。週の終わりに5分、という形が実務の落ち着きどころです。
この3つの線を引いたうえで、入力する人に掛かる時間を測ってください。1人あたり週に5分を超えるなら、粒度が細かすぎます。5分を超えた記録は、忙しい週から順に飛んでいきます。
そして、粒度を決めたら変えないことも大事です。途中で細かくすると、前後の期間で比べられなくなります。分析の価値は積み上がった記録の比較にあるので、比較できない切れ目を自分で作らないでください。細かくしたいと思ったら、新しい区分を追加するのではなく、次の年度の始まりに切り替えてください。
打合せと修正の時間を見落とさない
分析を始めたチームが最初に驚く数字が2つあります。打合せと修正です。
打合せの時間は、見積に入っていないことがほとんどです。制作に20時間と見積もった案件で、打合せに8時間使っていた。この8時間は請求の対象に含まれていないので、そのぶん実質の単価が下がっています。記録を取るまで、この8時間は誰の目にも入りません。
修正の時間も同じです。1回目の提出までを見積に入れて、修正の回数を見ていない。実際には修正が3回入り、1回あたり4時間かかっていた。12時間が見積の外にあります。
この2つを見つけたあとに打てる手は3つあります。
1つ目は、見積書に項目として立てることです。「打合せ 2時間×4回」「修正 2回まで」と書く。書いてあれば、超えたときに相談できます。書いていないと、際限なく続きます。
2つ目は、回数の上限を契約に入れることです。修正は2回まで、3回目以降は別途。この一文があるかどうかで、実質の単価が変わります。
3つ目は、打合せの時間を短くする作りにすることです。進み具合を聞くための打合せは、記録が板の上にあれば要りません。板を見れば分かることを口頭で聞くために30分使っている、という状態は記録から見つけられます。
工数分析の成果として最も手応えがあるのは、この3つのどれかを実行できたときです。集計の精度を上げることより、見つけた数字を契約の文面に反映することのほうが、金額に直接効きます。
始めるときの3か月の進め方
導入の失敗は、最初の1か月で決まります。進め方を段階にしてください。
最初の1か月は、記録を取るだけにします。集計も分析もしません。目的は、入力が定着するかを確かめることです。週の終わりに5分で入るか、忘れる人が何人出るか、区分で迷う場面がどこにあるか。この3つを見ます。区分で迷う場面が出たら、区分の定義を1行で書いて配ってください。定義が無い区分は、人によって解釈が変わります。
2か月目は、集計を出して入力した人に見せます。分析はまだしません。見せる理由は、自分が入れた数字がどう使われるかを知ってもらうためです。ここを飛ばすと、入力は「上に出す作業」のままになり、精度が上がりません。見せるときは、人別の数字は出さず、案件別と作業別だけにしてください。
3か月目から、分析を始めます。ただし、この時点で案件が10件たまっていないなら、まだ基準値は作れません。件数が足りないうちに基準値を作ると、たまたまの数字が基準になります。件数がたまるまでは、赤字の早期発見の判定だけを回してください。こちらは1件でも意味を持ちます。
この3か月を通して守ることが1つあります。途中で区分と刻みを変えないことです。定着していない段階で変えると、入力する側は「まだ決まっていない」と受け取り、真面目に入れなくなります。変えたいと思った点は書き留めておいて、4か月目以降にまとめて切り替えてください。
3か月続いたら、その後は止まりにくくなります。逆に、3か月のうちに一度全員が飛んだ週があると、そこから戻すのは難しいです。最初の3か月だけは、まとめ役が毎週声を掛ける価値があります。
実績から見積を作り直す手順
分析を見積に返す具体的な手順です。5つのステップに分かれます。
第1のステップは、案件を種類で分けることです。全案件を1つの平均で見ると、何も見えません。似た案件が3件以上あるグループを作ります。3件未満のグループは、まだ判断の材料になりません。
第2のステップは、グループごとに作業別の実績の中央値を出すことです。平均ではなく中央値を使ってください。1件だけ極端に長引いた案件があると、平均が引っ張られます。中央値なら、その1件に引っ張られません。
第3のステップは、中央値を見積の基準値にすることです。「この種類の案件の設計は中央値で12時間」という基準を持ちます。次の見積はここから始めます。
第4のステップは、上振れの幅を決めることです。中央値だけで見積を作ると、半分の案件で超過します。実績の上から4分の1のところの値を見て、中央値との差を上振れの幅として持ちます。見積書に載せる数字は中央値、社内で持っておく数字は上振れを含んだ値、という二段構えにします。
第5のステップは、外れた案件の理由を1行で残すことです。基準値の2倍を超えた案件について、なぜそうなったかを書きます。「仕様の変更が3回あった」「確認の相手が途中で変わった」。この1行が数件たまると、見積の段階で確認すべき質問が作れます。次の案件で「確認の担当者は決まっていますか」と聞けるようになる。これが工数分析の最も実利のある成果です。
この5つを、案件が10件たまるごとに回してください。毎月回す必要はありません。件数が少ないうちに回すと、たまたまの数字に振られます。
赤字になる案件の見つけ方
見積に返すのが本命ですが、走っている案件の赤字を早く見つけるのも同じ記録でできます。
見る数字は1つです。契約の期間に対して、使った工数の割合です。期間が半分過ぎた時点で工数が7割を使っていたら、その案件は超過します。ここで手を打てば間に合いますが、期間が9割過ぎてから気づくと、打てる手がありません。
この判定を毎週するために要るのは、案件ごとの累計工数と、見積工数の2つだけです。細かい分析は要りません。割合が期間の進み具合を上回っている案件を並べる、というだけの表で足ります。
手を打つ選択肢は3つです。作業の範囲を相手と調整する、人を増やす、期間を延ばす。このどれも、早ければできて、遅いとできません。だから、この判定は毎週行う価値があります。月に1度では遅いです。
そして、赤字の案件を見つけたときに、原因を「担当者が遅かった」で終わらせないでください。同じ種類の案件で毎回超過しているなら、見積の基準値が間違っています。個別の案件の問題として処理すると、来月も同じことが起きます。3件以上で同じ超過が出たら、基準値を直す作業に入ってください。
道具を選ぶときに見る5点
記録を集める道具を選ぶときに見る点を挙げます。
1つ目は、入力の刻みです。0.5時間刻みで入れられるか。15分刻みしか選べない道具だと、入力の負担が倍になります。
2つ目は、案件と作業区分の持ち方です。案件の一覧が、進行を管理している場所と同じかどうか。別の場所だと、案件名を2か所に登録することになり、必ずずれます。ずれた状態で集計すると、案件をまたいだ数字が混ざります。
3つ目は、集計の切り口です。担当者別、案件別、作業別の3つが出るか。1つしか出ない道具では、原因の切り分けができません。
4つ目は、代わりに入れられるかです。入力に慣れないメンバーの分を、まとめ役が代わりに入れられる仕組みがあると、記録の欠けが減ります。ただし、誰が入れたかの記録が残る形でないと、責任の所在が曖昧になります。
5つ目は、人数の数え方です。稼働を入力する人だけを数えるのか、見るだけの管理者も数えるのか。ここで料金が大きく変わります。10人のチームで入力するのが5人なら、数え方によって金額が2倍違います。
この5点のうち、見落とされやすいのは2つ目と5つ目です。2つ目は導入の半年後に問題として出ます。5つ目は契約の時点で確かめられるので、先に聞いてください。
表計算で始めるか、専用の仕組みにするか
道具の話をする前に、表計算で始める選択肢も検討する価値があります。追加の費用がかからないためです。
表計算で足りる条件は3つあります。入力する人が5人以下、案件が同時に5件以下、そして集計を月に1度しか見ない。この3つに当てはまるなら、週ごとのシートを作って手で集計する形でも回ります。
足りなくなる境目もはっきりしています。1つ目は、1つのファイルを同時に直せないことです。入力する人が増えると、順番待ちが発生します。順番待ちが起きると、入力は週末に後回しになり、精度が落ちます。2つ目は、集計の手間です。案件が10件を超えると、月次の集計に1時間以上かかるようになります。3つ目は、相手に渡す書類を別に作ることです。稼働報告書を手で作ると、1件30分かかります。業務委託が5人いれば月に2時間半です。
この3つのうち2つに当てはまったら、専用の仕組みを検討する段階です。逆に言えば、当てはまっていないうちは表計算で始めて構いません。始めてみないと、自分たちに必要な区分も刻みも分かりません。表計算で3か月回して、区分と刻みを固めてから移すという順番は、実務的に正しい進め方です。
移すときに1つ気を付ける点があります。過去の記録を全部移そうとしないことです。移すのは、基準値を作るために使う直近の案件だけで足ります。過去2年分を移す作業に週末を2回使うより、これからの記録を正しく取るほうが価値があります。
記録を集める場所を1つにする
工数の記録が続かない原因の多くは、記録する場所が進行を管理する場所と別になっていることです。ここを1つにすると、入力の手間が減ります。
案件の進行を管理する板と、稼働を記録する仕組みが同じ場所にあるかどうかは、確認する価値があります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという方針を採っている料金のページでは、稼働の記録が追加のオプションとして1人あたり月額980円（税抜、年払いで月額780円）と示されていて、数えるのは稼働を入力する人だけで、見るだけ承認するだけの管理者は数えないという条件も書かれています。前の節で挙げた5つ目の点が、ここで確かめられます。
記録の作りそのものはできることのページに整理されています。週単位のタイムシートが0.5時間刻みであること、行が案件と作業区分で分かれていること、時間単位・案件単位・月額固定の3つの契約に対応していること、担当者別と案件別と作業別の集計が出ること、入力に慣れないメンバーの分をまとめ役が代わりに入れられて記録には入力者の名前が残ること。前の節の5点がそれぞれどう扱われているかを読み取れます。カードに登録していない打合せや問い合わせ対応も入力できる点は、作業別の集計で打合せの時間を拾う話と噛み合います。
相手に渡す書類も同じ場所から出せるかどうかは、請求の根拠に使う場合に効きます。同じページには、時間単位の契約には稼働報告書、案件単位の契約には業務完了報告書という形で、渡す1枚を印刷できると書かれています。週ごとの提出と承認の仕組みも説明されていて、承認すると本人は編集できなくなり、直すときは差し戻す流れになっています。集計した数字が後から書き換わらない作りかどうかは、請求に使うなら確かめておく点です。
進行の管理の側で何が見られるかは比較の一覧のページに、主要なプロジェクト管理ツールの無料枠と、機能がどのプランから使えるかが表で整理されています。工数の管理が有料の上位プランからになっている道具もあるので、記録を始めたい場合はここを確認してください。とくにmonday.comとの比較のページには、工数管理と高度な自動化が含まれるプランの条件が並べて書かれています。人数が30人を超えるチームはBacklogとの比較のページで、組織単位の定額制と1人あたり課金の分かれ目を確かめられます。
いま Trello でカードを運用していて、そこへ時間の記録を組み合わせたい場合はTrelloとの比較のページが参考になります。移す場合に何が移って何が移らないのかはTrelloからの移行のページに項目ごとに示されています。記録の扱いに関する決まりと、無料の範囲でどこまで試せるかはよくある質問のページに書かれています。
最後に順番だけ繰り返します。目的を次の見積の精度に絞る、0.5時間刻みと6区分から8区分で週に1度入れる、案件を縦に作業を横に並べた表を作る、案件が10件たまったら中央値で基準値を直す。集めるだけで止まっているなら、追加すべきものは記録ではなく、この最後の1つです。
なお、業務委託の稼働時間の扱いや契約の形については、法の解釈が関わる部分があります。記録の方法を相手との契約に組み込む場合は、所管の窓口や専門家に確認してから進めてください。関連する公開資料は厚生労働省などで確かめられます。
Q1. 工数の記録は何時間刻みで取ればよいですか？
0.5時間刻みが実用的な範囲です。15分刻みにすると入れる行が倍になり、入力に掛かる時間が5分から10分に伸びます。この差が、続くかどうかを分けます。あわせて、作業区分は6区分から8区分に収め、入力は週に1度、決まった曜日にしてください。1人あたり週に5分を超える負担になっているなら、粒度が細かすぎます。
Q2. 集計はできているのに、見積が良くなりません。何が足りませんか？
集計を見積に返す作業が抜けています。案件を種類で分けて3件以上のグループを作り、作業別の実績の中央値を出して、それを次の見積の基準値にしてください。平均ではなく中央値を使うのは、1件の長引いた案件に引っ張られないためです。基準値の2倍を超えた案件については、理由を1行で残すと、見積の段階で聞くべき質問が作れます。
Q3. 走っている案件の赤字を早く見つけるには、何を見ればよいですか？
契約の期間の進み具合と、使った工数の割合を並べてください。期間が半分過ぎた時点で工数が7割を使っていたら超過します。この判定に要るのは案件ごとの累計工数と見積工数の2つだけで、毎週見る価値があります。期間が9割過ぎてから気づくと、範囲の調整も人の追加も期間の延長も間に合いません。
Q4. 記録を集めると、勤務の管理に使われると受け取られませんか？
目的を先に明言してください。「次の見積を作るために集めます」と伝え、評価には使わないと明確にしておかないと、記録は自己防衛のために調整されます。また、人別の集計を「その人が遅い」と読まないことも大事です。同じ作業で差が出る原因は、本人の速さではなく割り込みの量や任せた作業の難しさにあることが多いためです。