Miroの使い方｜最初のプロジェクトをどう組み立てるか
Miroの使い方を調べる人の多くは、操作方法そのものでは詰まっていません。付箋を貼る、線を引く、枠で囲む。この3つは触れば分かります。詰まるのは、最初の1枚をどう組み立てれば、その後の会議でも使い続けられるかという設計のほうです。この記事では、最初のプロジェクトを立ち上げる順番を5つの判断に分けて説明します。公式ページで確認できる条件も添えるので、どの段階で有料プランが必要になるかも同時に見えるはずです。
広い板の使い方が人によってまったく違う理由
同じ製品を使っていても、あるチームは付箋を100枚貼り、別のチームは表を1つ置いて終わります。操作を覚える段階では、この差が見えません。マニュアルは機能ごとに書かれていて、どう組み立てるかは書かれていないためです。
理由は、この製品が形式を強制しない作りになっているからです。公式の料金ページを見ると、キャンバスの上で使えるフォーマットとして、ダイアグラム、テーブル、タイムライン、カンバン、文書、スライドが挙げられ、いずれも全プランで利用可となっています。つまり、同じ1枚の中で、図も表も工程も文書もスライドも扱えます。自由度が高いことは強みですが、裏を返せば、何を置くかを自分たちで決めない限り、板は毎回ばらばらの形になります。
テンプレートの数も、この自由度を前提にした作りです。公式ページには7,000以上の公式およびコミュニティー製テンプレートが用意されていると書かれています。テンプレートが多いということは、目的が決まっていれば近い型がすぐ見つかるということでもあり、目的が決まっていないと選ぶだけで時間が溶けるということでもあります。
したがって、使い方を学ぶ順番は「機能を覚える」ではなく「決めるべきことを決める」から始めるのが早道です。以下では、最初の1枚を立てるまでに必要な判断を、順番どおりに並べます。
判断1：1枚の板に何を載せるかを決める
最初に決めるのは粒度です。1つのプロジェクトに1枚なのか、1回の会議に1枚なのか、1つのテーマに1枚なのか。ここを決めないまま作り始めると、2か月後に板が10枚に増え、どこに何があるか誰も説明できなくなります。
粒度を決めるとき、無料プランを使っているなら現実的な制約が1つあります。編集できるボードは最新の3件までとされており、作成と共有自体は無制限でも、4枚目を作った時点で古い板は編集できない状態になります。会議ごとに1枚立てる粒度を選んだ場合、3回の会議で上限に当たる計算です。無料のまま運用したいなら、粒度は会議単位ではなくプロジェクト単位にするほうが噛み合います。
有料プランに上がる場合は、別の軸で決めることになります。Starter以上で非公開のボードが無制限になり、無制限のプロジェクトスペースが使えるようになると説明されています。スペースの中で板と構造化フォーマットを整理できるとされているため、枚数が増える前提の粒度でも運用できます。Business以上ではワークスペース自体が無制限になり、各チームやクライアントに合わせた非公開のワークスペースを作れるとされています。
実務での目安を1つ挙げるなら、「その板を今後3か月開き続けるかどうか」で分けるのが分かりやすい線です。3か月開き続けるものはプロジェクトの板、1回きりで終わるものは会議の板。後者を量産すると管理が破綻するので、1回きりの議論も可能な範囲でプロジェクトの板の中にフレームとして置くほうが、後から探しやすくなります。
判断2：フレームの並びと名前を先に決める
粒度が決まったら、板の中の地図を決めます。広いキャンバスには目次がないため、フレームの並びがそのまま目次になります。ここを決めずに使い始めると、参加者は毎回「いまどこを見ればいいのか」を聞くことになります。
並べ方は、時間の順番にするのが最も事故が少なくなります。左から右へ、第1回、第2回、第3回と進む形です。テーマごとに縦に並べる方法もありますが、テーマは後から増えるため、増えた分が右下の空きスペースに散らばりがちです。時間順であれば、増える方向が常に右で固定されます。
名前の付け方には、3つのルールを決めておくと後で効きます。1つ目は、先頭に日付か回数を入れること。2つ目は、目的を動詞で書くこと。3つ目は、略語を使わないことです。たとえば「0912 要件の抜けを洗い出す」のような形です。フレーム名は左のパネルに一覧で出るため、この3つが揃っていれば、参加していない人でも中身を推測できます。
移動の設計も同時に決めます。公式ページの機能比較表では、ボードの遷移がFreeは利用不可、Starter以上で利用可となっています。フレームからフレームへ案内する動線を仕込みたい場合は、この行が効いてきます。無料のまま進めるのであれば、参加者に「左のパネルからフレームを選んでください」と口頭で案内する運用で回すことになります。
もう1つ、慣れないうちに起きやすいのが、フレームの外に付箋を置いてしまう事故です。フレームの外にある要素は、書き出しの対象からも案内の動線からも外れます。最初の1枚を作る時点で、作業する領域を大きめのフレームで囲っておき、「フレームの外には置かない」というルールを1行だけ共有しておくと、この事故はほぼ消えます。
最初の1枚を、30分で立てる手順
判断1と判断2が決まったら、実際に手を動かす部分は短く済みます。順番どおりに進めれば、初めてでも30分で使える板になります。
最初の5分で、板の名前を決めます。後で探すときの手がかりになるので、案件名を先頭に置きます。テンプレートから始めるかどうかは、この時点で決めてください。目的が一言で言えるならテンプレートを探す価値がありますが、言えない段階なら空の板から始めたほうが早く進みます。7,000を超える選択肢の中から選ぶ作業は、目的がはっきりしていないと時間だけを消費します。
次の10分で、フレームを4枚置きます。左から順に、この板が何のためにあるかを書く枠、今日話すことを書く枠、作業をする広い枠、そして決まったことを書く枠です。最後の1枚は、判断5で扱う出口にあたります。最初に置いておかないと、後から足すことになり、たいてい忘れられます。
続く10分で、左端の枠を埋めます。何を決めるために集まるのか、いつまでに決めるのか、決めた後に誰が動くのか。この3行だけです。書いてみて手が止まるなら、会議の目的そのものが定まっていないということなので、板を作る前にそこを決めてください。
最後の5分で、色の使い方を1行決めます。付箋の色に意味を持たせるかどうかです。持たせるなら、意味は3色までにします。案は黄色、決まったことは緑、引っかかっている点は赤。それ以上に増やすと、参加者は色を選ぶこと自体に迷い、内容を書く手が止まります。決めた対応は、作業する枠の端に小さく書いておきます。
この30分で作ったものが完璧である必要はありません。1回使えば、足りない枠と要らない枠がはっきりします。
初めて触る人が固まる場所は3つある
板そのものが整っていても、参加者が操作でつまずくと会議は進みません。初めての人が止まる場所は、ほぼ決まった3つに集約されます。
1つ目は、拡大と縮小です。広いキャンバスに慣れていない人は、自分がどこを見ているのか分からなくなります。指の操作を少し誤ると、画面が一気に引いて何も見えなくなる。この状態になった人は、黙って固まります。対策は、会議の冒頭に全体を表示する操作を1つだけ教えることです。迷ったらこれを押せば戻れる、という逃げ道が1つあるだけで、参加者は安心して触れます。
2つ目は、いまどこを見るべきかが分からない状態です。司会が話している場所と、参加者が見ている場所がずれます。これは操作の問題ではなく案内の問題なので、フレームの名前を読み上げる習慣で解決します。「左から3枚目の、案を出す枠を開いてください」と言えば、全員が同じ場所に来ます。
3つ目は、書いたものが消えたように見える現象です。付箋を作ったつもりが、フレームの外の余白に置かれていて、画面を動かした瞬間に視界から消える。これが起きると、参加者は自分の操作を疑って手が止まります。作業する枠を大きく取り、枠の内側だけを使うと最初に伝えておけば、ほとんど起きません。
会議に呼ぶ前に渡しておくものは3つで足ります。板のURL、開いたら最初に見る枠の名前、そして書き込んでよい場所。この3行を招待の連絡に添えるだけで、冒頭の説明にかける時間が10分は短くなります。操作の手引きを送りつける必要はありません。読まれないうえ、読ませようとすると参加そのものが重く感じられます。
判断3：誰が、どの権限で入ってくるか
板の形が決まったら、人の入り方を決めます。ここは機能というより契約の話で、後から変えると金額が動きます。
公式ページの説明では、役割は3つに分かれています。メンバーは有料ライセンスを消費し、プランの機能にフルアクセスできて自分でコンテンツを作れます。ゲストは無料のアカウントを利用して有料ライセンスを消費せず、特定のボードへの招待のみが対象で機能は限定されます。ビジターは共有された公開リンクからアクセスでき、アカウントは不要です。
機能比較表を見ると、ビジターはFreeが閲覧のみでStarter以上が利用可、ゲストはFreeとStarterが利用不可でBusiness以上が利用可となっています。この2行から、入り方の選択肢はプランで決まることが分かります。
・社内のメンバーだけで使う：Freeでも成立する。ただし招いた相手は全員メンバー扱いになる ・社外の人にログイン不要で書き込んでもらう：Starterの「ビジター編集」が該当する ・社外の人をログイン済みの状態で安全に招く：Business以上のゲストが該当する
無料プランに関しては、公式ページに重要な注記があります。
なお、Free プランで作成したボードは既定でチームメンバー全員がアクセスでき、ビジターやゲストのロールはありません。どのボードに誰をアクセスさせるかを選択したり、チーム外のメンバーを招待したりする機能は、Starter プラン以降でご利用いただけます。 出典: miro.com
無料で試している段階では、この「既定で全員がアクセスできる」という性質が便利に働きます。ところが、取引先の情報を扱う板を1枚でも作った瞬間に、同じ性質が問題になります。社内であっても見せる範囲を絞りたい情報が混ざるなら、その時点でStarterが必要だと考えておくほうが、あとで慌てずに済みます。
判断4：当日の進め方に使う仕掛けを決める
ここまでが準備で、ここからは会議当日の話です。広い板を使う会議は、司会の負担が対面より重くなります。全員がどこを見ているか分からないためです。
この負担を減らす仕掛けは、Starter以上にまとまっています。公式ページでは、タイマー、投票、非公開モードといったファシリテーションの道具を使ってインタラクティブな会議やワークショップを進行できるとされ、機能比較表でもファシリテーションコントロールと非公開モード、投票、タイマーはFreeが利用不可、Starter以上が利用可となっています。ビデオ通話も同じ区切りです。
非公開モードは、意見が引きずられるのを防ぐ用途で効きます。全員が同時に書き、書き終わるまで他人の付箋が見えない状態を作れるため、声の大きい人の案に全員が寄る現象を抑えられます。投票は、出そろった案を絞る段で使います。タイマーは、発散の時間を区切るためのものです。この3つが揃うと、司会は「いまは書く時間」「いまは選ぶ時間」と宣言するだけで進行できます。
Business以上ではEngageアクティビティーが加わり、投票、2×2のマトリクス、段階評価といったモバイル対応のアクティビティーで意見を集め、AIが回答を構造化された結果に要約できるとされています。参加人数は最大50名までと明記されています。大人数の会を回す予定があるなら、この上限が自分たちの規模に足りるかを先に確認してください。
説明を非同期で配りたい場合はTalktrackが使えます。機能比較表ではFreeが5、Starter以上が無制限となっています。会議に出られなかった人へ板の見方を伝える用途に向いていますが、無料のままだと本数の上限に当たります。
判断5：終わったあとに何を、どこへ残すか
最後の判断がいちばん重要で、いちばん飛ばされます。会議が終わった時点で、板の上には議論の痕跡が残ります。そこから「誰がいつまでに何をするか」を抜き出して別の場所に置かない限り、翌日以降にその板が開かれることはありません。
残し方は3つに分かれます。1つ目は、板の上に決定事項のフレームを1枚作り、そこに箇条書きで残す方法です。手間は最小ですが、担当者への通知は飛びません。2つ目は、進行を追う道具へ転記する方法です。手間はかかりますが、以後はその道具の通知に乗ります。3つ目は、連携を組んで自動で送る方法です。
3つ目を選ぶ場合、公式ページの記載を確認しておく必要があります。双方向のインテグレーションはBusiness以上とされ、Jira、Asana、Linear、ClickUp、Azureなどと双方向に同期してキャンバス上でスプリントやロードマップを計画できると説明されています。機能比較表では、インテグレーションとアプリの行がFreeで250以上のアプリ、StarterでJiraとAsanaが加わり、BusinessでJiraとAzure DevOpsなど、Enterpriseでさらに対象が広がる構成です。自動で送りたい相手が自分たちの使っている製品かどうかを、契約前に表で確かめてください。
転記を手作業で回す場合は、担当をその場で決めるのが唯一の対策です。会議の終了5分前にタイマーを鳴らし、決定事項のフレームを読み上げながら担当と期日を埋める。この5分を確保するだけで、翌週に「あの件どうなりましたか」と聞いて回る時間がなくなります。
2回目以降に板が開かれなくなる理由
最初の会議は、たいていうまくいきます。新しい道具は珍しく、参加者はよく書き込みます。問題が出るのは2回目から3回目です。開く人が減り、そのうち誰も触らなくなる。原因は3つあり、どれも設計で防げます。
1つ目は、前回の痕跡が残りすぎていることです。1回目の作業で貼った付箋がそのまま残っている板を開くと、どこから読めばよいのか分かりません。会議が終わった時点で、作業に使った枠の中身を1つの枠に畳んでおく。この片付けを誰がやるかを決めておくと、2回目の入りが軽くなります。畳むのが惜しいと感じるなら、右側に新しい枠を作って、古い枠はそのまま置いて進む形でもかまいません。大事なのは、次に開く人が見るべき場所が1か所に定まっていることです。
2つ目は、板を開く理由が会議の時間にしか無いことです。会議のあいだだけ使う板は、会議が終われば閉じられます。週の途中で開く理由を1つ作ってください。たとえば、引っかかっている点を書く枠を用意して、詰まったらそこに書くと決める。書かれたものが翌週の議題になると分かれば、会議の外でも開かれるようになります。
3つ目は、板の上に情報が増えすぎることです。何もかもを1枚に載せると、探すより聞いたほうが早い状態になります。3回の会議を終えたところで一度立ち止まり、一度も参照されなかった枠を消してください。消すことに抵抗があるなら、板の右端にまとめて寄せておくだけでも効果があります。使われている部分と使われていない部分が視覚的に分かれるので、次に開いた人が迷いません。
この3つの手入れは、合わせても週に10分かかりません。担当を決めずに放置すると、2か月ほどで誰も開かない板になります。とりまとめる立場の人が自分でやるか、持ち回りにするかを最初に決めてください。
書き出しと持ち出しの条件を先に確かめておく
社内の報告資料に板の内容を貼る予定があるなら、書き出しの条件を先に見ておくと手戻りが減ります。機能比較表では、ボードのエクスポートがFreeで低解像度のみ、Starter以上で制限なしとなっています。Starterの説明には、フレームを高解像度でJPGまたはPDFとしてダウンロードできると書かれています。
提案書に図を載せる用途では、低解像度の書き出しは実用に足りないことがあります。印刷して配る場面があるなら、この一点だけでStarterが必要になります。逆に、画面共有だけで完結するのであれば、無料のままでも困りません。
バックアップの扱いも確認しておく価値があります。機能比較表では、ボードの手動バックアップがFreeで利用不可、Starter以上で利用可となっています。契約を解除したあとにデータをどう持ち出すかは、導入時ではなく解約時に初めて問題になります。手元に控えを残す手段があるかどうかは、稟議の段階で押さえておくと後が楽です。
もう1つ、ブランドの統一が必要な会社では、カスタムフォントとスタイルがStarter以上、ブランドセンターがStarter以上とされている点も関係します。顧客に見せる資料を板から直接出す運用にするなら、書体と色を揃えられる段にいるかを確認してください。
板に置かないほうがよいもの
自由に何でも置ける作りなので、置く対象の線引きは使う側が決めることになります。線を引かないまま使い続けると、後で困る置き方が混ざります。
置かないほうがよいものの1つ目は、取り決めの正本です。契約の条件、見積もりの金額、確定した仕様。これらの最終版が板の上にしか無い状態は避けてください。板は書き換えが自由で、誰がいつ書き換えたかを日常的に追う場所ではありません。板に置くのは検討の過程で、確定したものは書き換えの記録が残る場所に移す。この分担にしておくと、後から「どれが最終版か」を探す時間が消えます。
2つ目は、個人に関する情報です。人の名前と評価、健康に関する事情、給与に関わる数字。既定で広く見える設定のまま使っている段階では、意図しない範囲に届きます。社内の規程と照らして判断が難しい場合は、所管の窓口や社内の法務の担当に確認してください。事業者としての扱いの考え方は個人情報保護委員会が案内を出しています。
3つ目は、長い文章です。仕様の説明を段落で書き込むと、拡大しないと読めず、縮小すると壁のように見えます。板が得意なのは、短い言葉を並べて関係を見せることです。長い説明は別の場所に置いて、板からはその場所を指すだけにしたほうが、どちらも読まれます。
集まる人の場所が混ざる会議での使い方
全員が別々の場所から参加する会議より、一部が会議室に集まり、残りが離れた場所から入る形のほうが、板の扱いは難しくなります。会議室側は1つの画面を見ているため、個々人が自分の手元で板を開かなくなるからです。
この形で使うときの原則は1つです。会議室にいる人も、全員が自分の端末から板に入ります。画面を投影するのは、いま全体のどこを見ているかを揃えるためだけに使い、書き込みは各自の端末から行う。こうしないと、会議室の中で発言した内容だけが板に残らず、後から見たときに議論の半分が欠けます。
司会の進め方も変わります。会議室側は発言が重なりやすく、離れた場所から入っている人は割り込みにくい。書く時間を先に取り、それから話す順番に進めると、この差が小さくなります。時間を区切る仕掛けが使えるプランなら、区切りを機械に任せたほうが公平に見えます。使えない場合は、司会が口頭で「ここから5分は書く時間」と宣言し、その間は発言しないと決めるだけでも効果があります。
使い方を決めるのは機能ではなく、板を開く頻度
ここまでの5つの判断を振り返ると、どれも機能の有無ではなく、チームがその板を月に何回開くかで答えが変わります。月に1回なら、無料のまま、プロジェクト単位の板を1枚置き、終わったら決定事項を別の場所へ転記する。この形がいちばん軽くて続きます。
週に何度も開くなら、話は変わります。板の枚数は増え、社外の人が入り、書き出しが必要になり、連携を組みたくなります。この4つが同時に来ると、必要なプランは段を2つ上がります。そして、上がったあとも「進行を毎日追う場所」は別に要るという構造そのものは変わりません。
そこで検討の対象に入るのが、発散の板と進行の板を分けずに1か所で扱う構成です。カンバンと工程表とやり取りが同じ場所にあると、転記の手順そのものが不要になります。どこまでを1つの画面に載せる考え方なのかはできることに機能の単位で整理しています。人数とボードの数だけで区切る料金の考え方は料金にあります。
すでに他の道具を使っているなら、比較の軸を先に決めておくと判断が早くなります。付箋の板から進行の板へ移る場合の考え方はTrelloとの比較、課題の管理と工程を同じ場所で扱いたい場合はAsanaとの比較、文書とデータベースを兼ねる道具との違いはNotionとの比較にまとめました。国内の開発現場で広く使われている道具との対比はBacklogとの比較、無料枠の考え方が近い道具との対比はJootoとの比較、大きな組織向けの構成との対比はmonday.comとの比較にあります。全体を並べて見たい場合は比較の一覧から入れます。
手元のカードを移す作業が心配なら、自動で取り込める範囲を先に確認してください。自動で取り込めるのはTrelloのみという制約も含めてTrelloからの移行に書いています。情報システム部門の確認が必要なら安全性の考え方を、契約前によく出る質問はよくある質問を見てください。
最後に1つだけ。使い方を完璧に決めてから始める必要はありません。粒度とフレームの名前だけ決めて1枚作り、1回使ってみて、開かれなかったフレームを消す。この繰り返しのほうが、机上で設計した板より確実に定着します。決めておくべきは5つのうち、判断1と判断5の2つだけです。残りの3つは、使いながら埋めても間に合います。
Q1. 最初に作る板は、プロジェクト単位と会議単位のどちらがよいですか？
無料プランで始めるならプロジェクト単位をおすすめします。編集できるボードは最新の3件までとされているため、会議ごとに1枚立てる粒度では3回で上限に当たります。プロジェクト単位で1枚を持ち、会議ごとの議論はその中のフレームとして左から右へ並べれば、枚数を増やさずに履歴も追えます。
Q2. 社外の人に付箋を書いてもらうには何が必要ですか？
ログイン不要のまま公開リンクから編集してもらう形は、Starter以上のビジター編集で可能です。ログイン済みのゲストとして招く形はBusiness以上で、ゲストは有料ライセンスを消費しないと説明されています。無料プランにはゲストとビジターの役割がなく、招いた相手はメンバー扱いになる点に注意してください。
Q3. 会議を仕切る機能はどのプランから使えますか？
機能比較表では、ファシリテーションコントロール、非公開モード、投票、タイマー、ビデオ通話はいずれもFreeが利用不可、Starter以上が利用可となっています。Business以上ではEngageアクティビティーが加わり、参加人数は最大50名までと明記されています。無料のまま進める場合は、司会が口頭で時間を区切る運用になります。
Q4. 会議で出た結果は、そのまま板に置いておいてよいですか？
板に置いたままでは担当者へ通知が飛ばないため、翌日以降に開かれなくなりがちです。決定事項のフレームを1枚作って担当と期日を埋めるところまでを会議の中に組み込み、進行を追う場所へ移す担当をその場で決めてください。自動で送りたい場合、双方向のインテグレーションはBusiness以上とされています。