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アサイン表を作ろうとして最初に迷うのは、どこまでを1枚に載せるかです。案件と人を並べるだけなら30分で形になりますが、そこに稼働率、契約の形、実績の時間、スキルの情報まで足していくと、埋まらない表になります。使われているアサイン表は、載せるものを絞っています。この記事では、アサイン表が他の表と何が違うのかを整理してから、入れる項目、表計算での作り方、稼働率の出し方、変更が起きたときに何が連鎖するかを順に並べます。ツールに移したほうがよい境目と、そのときの選び方も最後に示します。
アサイン表は、人と案件と期間と稼働の割合を1枚に並べた表です。名前の通り、誰にどの仕事を割り当てているかを見るためのもので、似た名前の表とは目的が違います。
アサイン表（アサイン管理表とも呼ばれます）は、「人」と「案件」と「期間」と「稼働率」を一覧化し、誰がどの案件にどれだけ入っているかを把握するための表です。プロジェクト管理表や勤怠表と混同されやすいので、まず違いを整理します。 出典: talevis.jp
混同されやすい3つを並べると違いがはっきりします。プロジェクト管理表は、1つの案件について何をいつまでに終えるかを並べた表です。縦に並ぶのは作業で、人は作業に紐づく属性として出てきます。アサイン表は逆で、縦に並ぶのは人です。案件が人に紐づきます。勤怠表は、実際に働いた時間を記録する表です。過ぎたことを扱います。
この3つを1枚にまとめようとすると失敗します。並べる軸が違うためです。作業を縦に並べた表に人の稼働率を足すと、同じ人が何行にも出てきて合計が見えません。実績の時間を足すと、入力の頻度が毎日になって続きません。アサイン表は人を縦に並べる表であり、扱うのは先の予定だけ、と割り切るのが実務的です。
もう1つ押さえておくのは、アサイン表が誰のための表かという点です。とりまとめる人が割り振りを決めるための表であり、同時に、メンバーが自分の来月を見るための表でもあります。後者を忘れると、とりまとめる人の手元だけにある表になり、メンバーは自分の予定を知らないまま過ごします。空いている時期に手を挙げる動きは、見えていないと起きません。
改まってアサイン表を作ることになるのは、次の4つの場面です。
新しい案件の相談が来て、受けられるか答えなければならないとき。特定のメンバーから手一杯だという声が上がったとき。誰かが辞める、あるいは契約が終わると分かったとき。そして、期の切り替えで来期の体制を決めるときです。
このうち最初の3つは、準備なしで突然始まります。そのときに表がなければ、関係者に確認して回ることになります。確認から回答までに3日かかる状態と、その日に答えられる状態では、取れる案件の数が変わります。
人数の目安としては、記憶で回せるのは5人くらいまでです。それを超えると、誰が何を持っているかを正確に思い出せなくなります。案件の期間が短いチームでは、この限界がもっと早く来ます。2週間の案件が10本流れる状態だと、3人でも記憶では追えません。
作る動機としてもう1つ多いのが、断る根拠を作ることです。受けられないと言うために、この期間は誰も空いていないことを示す必要があります。感覚で厳しいと伝えても通らないため、受けてしまい、受けたものが締切前に崩れます。アサイン表は増やすための資料に見えますが、実際には断るための資料として効く場面が多くあります。
列は多くても8つで足ります。増やすほど埋まらなくなります。
人の側に4つです。名前、稼働の上限、契約の形、契約や在籍の終わりの日付。稼働の上限は、その人が案件に使える量を1に対する比で置きます。全員を1として扱うと、表がまるごと甘くなります。管理の仕事が半分を占める人は0.5、週に2日だけ入る相手は0.4といった置き方です。契約の形を書いておくのは、割り当てを増やすときの扱いが変わるためです。月額の固定で契約している相手と、時間単位の相手では、追加の案件を入れたときの話が違います。終わりの日付は、社外のメンバーが入っているなら必須です。入っていないと、契約が切れる週に仕事が宙に浮きます。
案件の側に4つです。案件名、開始と終了の日付、必要な稼働の割合、確度。必要な割合は人数ではなく比で書きます。1人が丸ごと入るなら1、半分なら0.5です。確度は、決まっている・ほぼ決まっている・話がある、の3段階で足ります。5段階にすると真ん中に寄って意味がなくなります。
入れないほうがよい項目もあります。実績の時間は入れません。先の予定と過ぎた実績を混ぜると、入力の頻度が毎日になって止まります。単価や金額も、メンバーが見る表には入れないほうが無難です。金額が入った表は、そこだけが話題になります。
行の並べ方も決めておきます。人は空きが小さい順に並べます。上から見れば、いま苦しい人が先に目に入ります。名前の五十音で並べると、毎回探すことになります。案件は開始の日付の順です。
表計算で作るのがいちばん速いです。手順は5つです。
1つめは、シートを2枚に分けることです。1枚目に人の一覧と上限、2枚目に割り当ての明細を置きます。明細は1行が1つの割り当てで、人の名前、案件名、開始日、終了日、割合の5列です。1枚に詰め込むと、あとから集計できなくなります。
2つめは、集計のシートを作ることです。行に人、列に週か月を並べて、明細から該当する期間の割合を合計します。
アサイン表（アサイン管理表）のExcelテンプレートを無料・登録不要で配布。シート構成・項目設計・SUMIFSによる稼働率集計と条件付き書式での見える化、アサイン変更が増えたときの連鎖とツール移行を検討すべき条件まで解説します。Googleスプレッドシートにも移植可能な構成です。 出典: talevis.jp
条件を付けて合計する関数を使えば、人と期間を指定して割合の合計を出せます。明細を追加するだけで集計が動く形にしておくと、更新の手間が大きく減ります。
3つめは、色を付けることです。合計が上限を超えた行に色が付くようにします。色は2色で足ります。超えているマスと、空きが大きいマス。3色以上にすると、半年後に誰も意味を覚えていません。
4つめは、週の列を作ることです。月だけで作ると、特定の週に締切が集中している状態が見えません。直近の2か月分だけ週の列を用意して、それより先は月の単位にしておくと、列が増えすぎません。
5つめは、更新の場を決めることです。週に1回、決まった時間に開きます。既にある会議の頭に10分付けるのが続きます。新しく会議を作ると、その会議が先に消えます。
作り始める前に3つ決めておくと、途中で作り直さずに済みます。
1つめは、見る単位です。月なのか週なのか日なのか。日の単位まで管理するかどうかで、表の形が大きく変わります。訪問やシフトが主な仕事なら日の単位が要りますが、案件が数週間から数か月続く仕事では、週で足ります。日まで作って週でしか運用しないという状態が、いちばん無駄になります。
2つめは、誰に見せるかです。とりまとめる人だけなのか、メンバーにも見せるのか、営業や経営にも見せるのか。見せる相手が増えるほど、載せられない情報が出てきます。単価、契約の条件、人に関する事情。あとから見せる相手を増やすと、その情報を抜いた別の表を作ることになります。最初から見せる前提で列を決めておいたほうが、表が1枚で済みます。
3つめは、確度をどう扱うかです。決まっていない案件を表に入れるかどうかです。入れるなら3段階で分けます。入れないなら、決まった瞬間に追加する運用を決めておきます。どちらでも構いませんが、決めずに始めると人によって入れ方が変わり、合計が信用できなくなります。
この3つに加えて、更新を誰の仕事にするかも先に決めます。皮肉ですが、アサイン表の更新そのものを誰かの担当として書いておかないと、更新は行われません。誰の仕事でもない作業は、忙しい週に真っ先に飛ばされます。
業務委託の人や他社のメンバーが同じ表に並ぶと、注意する点が4つ増えます。
1つめは、上限の置き方です。週に2日だけ入る相手を1として置くと、表がまるごと甘くなります。契約で決めた稼働の範囲をそのまま上限にします。契約に上限が書かれていないなら、直近の実績から置きます。
2つめは、契約の範囲を超える割り当てを書かないことです。委託契約で決めた仕事の範囲と表に書いた内容がずれていると、契約の外の仕事を頼んでいる形になります。表を作るときに契約書と照らして、範囲外の案件には社外の相手の名前を入れないほうが安全です。
3つめは、見せる範囲を分けることです。アサイン表には社内の事情が混ざります。全員に全部を見せる形にすると、社外のメンバーに見せたくない行のために表を2枚に分けることになり、そこから更新が止まります。行や列の単位で見える範囲を絞れるつくりなら、1枚のまま運用できます。
4つめは、終わりの日付を必ず入れることです。社外のメンバーには契約の期間があります。終わる日が表に入っていないと、契約が切れる週に案件が宙に浮きます。終わる日が見えていれば、その前に代われる人を決める時間が取れます。期間の延長を相談するにも、いつまでかが分かっていないと動けません。
稼働率は割り当ての合計を上限で割った数字です。出すのは簡単ですが、読み方を間違えると状況が悪くなります。
まず、100パーセントは目標ではありません。埋め切った状態は、1件の割り込みで崩れる状態です。急な対応、体調不良、前の工程の遅れ。これらは必ず起きます。目安として2割を空けておくと、1つの崩れが他の案件の締切に波及しません。
次に、平均で見ないことです。チーム全体の平均が70パーセントでも、1人が120パーセントで残りが50パーセントという分布はあり得ます。平均は判断に使えません。並べて、上から3人を見ます。
3つめは、人によって読み方を変えることです。同じ80パーセントでも、問い合わせ対応や電話番のような割り込み型の仕事で埋まっている80パーセントと、自分の段取りで進められる仕事の80パーセントでは、実際の余裕が違います。割り込み型の仕事を持っている人には、表に印を1つ付けておくと読み分けられます。
4つめは、評価に使わないことです。稼働率が評価に結びついた瞬間、メンバーは空きを申告しなくなります。少ない仕事に多くの割合を書き、余裕を隠します。そうなると表は動かなくなり、アサイン表そのものが機能を失います。導入のときに、この数字は割り振りを決めるために使い、評価には使わないと言葉にしておきます。
5つめは、低い数字を問題として扱わないことです。低い人がいたら、仕事を足す前に理由を見ます。できる仕事が限られているなら育成の話で、立ち上がり中なら時間の話です。数字だけを見て仕事を足すと、合わない仕事が入って結果的に遅れます。
アサイン表を作り始めると、実績の時間も同じ表で持ちたくなります。ここは分けたほうがうまくいきます。
アサイン表が扱うのは「予定（計画）」です。実績は勤怠・工数表で取り、予定と実績の差分は予実管理として別レイヤーで集計するのが一般的です。本記事では、計画側のアサイン表に範囲を絞ります。 出典: talevis.jp
分ける理由は入力の頻度です。予定の更新は週に1回で足りますが、実績の記録は毎日か毎週です。頻度の違うものを同じ表に入れると、頻度の高いほうに引きずられて負担が増えます。そして負担が増えた表は、予定の側から先に古くなります。
分けたうえで、突き合わせる場面は作ります。案件が終わったときに、予定した割合と実際にかかった時間を比べます。ここで大きくずれていた案件が、次の見積もりの材料になります。毎週突き合わせる必要はありません。案件の終わりに1回で足ります。
実績の記録が必要になるのは、請求の根拠にする場合と、案件の採算を出す場合です。業務委託の相手に稼働を記録してもらうなら、時間単位なのか案件単位なのか月額の固定なのかを先に決めます。案件単位で契約している相手に時間を入力させると、契約の形と合いません。稼働時間の扱いについては法の解釈が絡む部分があるため、判断に迷う場面では所管の窓口や専門家に確認してください。
アサイン表が重くなるのは、作るときではなく変更が続いたときです。1つの変更が何か所に波及するかを知っておくと、構造を先に決められます。
案件の期間が1週間ずれると、その案件の割り当て行の日付が変わります。集計の表では、動いた週の合計が減って、次の週の合計が増えます。その人が他の案件も持っていれば、そちらの週の合計も上限を超えるかもしれません。超えた場合は、他の案件の期間も動かすか、別の人に移すかを決めます。ここでさらに連鎖します。
つまり、1件の変更が最悪の場合4か所を動かします。割り当ての明細、集計の週、他の案件の割り当て、そして相手への連絡です。表計算で作っていると、このうち集計だけが自動で、残りは手作業になります。
変更が月に数件なら手で回ります。週に数件になると、回らなくなります。回らなくなったときに起きるのは、表が古くなることではなく、表を見なくなることです。誰も信じていない表が残り、判断は元の記憶に戻ります。
対策は2つです。1つは、確度の低い案件を表に入れないことです。話があるだけの案件を入れると、動く回数が増えます。確度の高いものだけの表と、全部が来る前提の表を分けて持つほうが動きません。もう1つは、案件そのものと割り当てが同じ場所にある形にすることです。案件の期間を直したら割り当ても一緒に動く形なら、手作業は連絡だけになります。
アサイン表がうまく機能しない形を5つ挙げます。
1つめは、全員の上限を1として置くことです。時短、兼務、管理の仕事、立ち上がり中。これらを引かない表は、必ず実態より多く使えるように見えます。作った直後から判断を誤ります。
2つめは、月の単位だけで作ることです。月では足りているのに、特定の週に締切が3本重なっているという状態を見落とします。直近の2か月だけでも週に割ってあれば見えます。
3つめは、とりまとめる人だけが入力することです。人数が増えると破れます。入力が1人に集中していると、その人が休んだ週に表が止まります。
4つめは、確度の低い案件を混ぜることです。来るかどうか分からない案件を同じ重さで積むと、表が動き続けて信用されなくなります。
5つめは、見せる相手を分けていないことです。メンバー、営業、経営の3者に同じ表を見せると、見せたくない情報が混ざります。見える範囲を分けられないと、表を3枚に分けることになり、そこから更新が止まります。
外さないためのポイントは3つに絞れます。上限を人ごとに置くこと、確度を3段階で分けること、更新の場を週に1回決めること。この3つを守っていれば、表の形が多少雑でも運用は回ります。逆に、形が整っていてもこの3つを飛ばしていると、1か月で使われなくなります。
表ができたら、次は実際に振る作業です。振る順番を決めておくと、いちばん断らない人に集まる状態を避けられます。
まず、空きの大きい人から見ます。空きが小さい順に並べた表なら、下から見ることになります。ここで注意するのは、空いているからといって無条件に振らないことです。その案件をできるかどうかを次に見ます。
できる人が複数いるなら、代われる人が少ない案件を持っている人を避けます。1人しかできない案件を抱えている人に新しい仕事を足すと、その人が崩れたときに2つの案件が同時に止まります。分散させたほうが、全体としては安全です。
できる人が1人しかいないなら、その人に振るしかありません。ただしその時点で、代われる人を作る必要があることが分かります。少し余裕のある時期に2人目を入れる予定を、同じ表に書いておきます。書かないと、次も同じ判断になります。
誰も空いていない場合の選択肢は5つです。他の案件を後ろにずらす、外に出す、その案件を断る、期間を相談する、やめられる仕事を探す。この5つを順番に検討します。順番を決めていないと、その場でいちばん声の大きい案件が優先されます。
最後に、決めた理由を一言残します。なぜこの人に寄せたのかが書いていないと、あとから「なぜ自分だけ」という話になります。育成のためなのか、他の案件との関連なのか、一時的なのか。備考に1行で足ります。
アサイン表を作ると、次に出てくるのが「誰がこの仕事をできるか」という問題です。空いている人がいても、その案件をできるとは限りません。
ここでスキルの一覧を作り始めると、たいてい途中で止まります。項目を細かくすると数十行になり、評価の基準も曖昧になるためです。実務で使える持ち方は3つに絞ることです。
1つめは、案件ごとに代われる人の数だけを持つことです。スキルの一覧ではなく、案件の行に「代われる人:2」と書きます。1人しかいない案件が並んだら、それがそのチームの弱いところです。全部に2人目を用意する必要はありません。期間が長い案件と、外から締切が来る案件から手を付けます。
2つめは、できる仕事の種類を大きく3つか4つに分けることです。細かい技術の名前ではなく、案件に振れる単位で分けます。振り分けの判断に使える粒度で止めるのが正解です。
3つめは、いま学んでいることを1行持つことです。育成の計画と割り当ては本来つながっています。少し余裕のある時期に、代われる人がいない案件に2人目として入ってもらう。この動きは、アサイン表と学んでいることが同じ場所にないと起きません。
スキルの情報を増やすほど精度は上がりますが、更新されなくなると精度はゼロになります。3つに絞って、案件を振るときに実際に見る情報だけを残します。
持ち方としてもう1つ実用的なのが、案件の側に必要な条件を書くことです。人の側にできることを並べるより、案件の側に「この案件には社外に出せない情報が含まれる」「この案件は先方との折衝がある」といった条件を1行書くほうが、振るときの判断に直結します。人の一覧は更新が要りますが、案件の条件は案件が始まるときに1回書けば済みます。更新の手間が小さいほうを選ぶのが、続ける条件です。
アサイン表は表計算で始めるのが正解です。人数が10人までで、見るのがとりまとめる人だけで、見る単位が月なら、これで足ります。
移る境目は4つです。案件の情報が別の場所にあるとき。複数人が同時に開くようになったとき。月を週に割り直したくなったとき。見せる相手が3者以上に増えたとき。1つでも当てはまるなら、表計算のままで頑張っても解決しません。
選ぶときに見るのは、機能の数ではありません。2点です。1点めは、案件そのものと割り当てが同じ場所にあるかです。別の場所にあると、写す作業が残ります。2点めは、人を縦、日付を横に並べた画面があるかです。案件の一覧しか出せない道具だと、負荷の表を別に作ることになります。できることには、人やグループを縦に、日付を横に並べて割り当てを見るボードが含まれています。同じカードを工程表としても月のカレンダーとしても見られるため、アサイン表と進行の表を別に持つ必要がなくなります。
試すときは、5つの操作を実際に触ります。1件の割り当てを入れる、案件の期間を1週間ずらす、人の軸の画面に切り替える、見える範囲を絞る、権限を絞ったアカウントで開く。最後の1つがいちばん大事です。とりまとめる人にとって分かりやすい画面が、メンバーにとって分かりやすいとは限りません。教わらずに自分の行を直せるかどうかが、定着するかをそのまま決めます。
費用も先に見ます。2026年9月時点の料金は、5人までなら期限なしで無料、6人目または11個目のボードから1人あたり月500円（税抜）です。年払いなら1人あたり月400円になります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけなので、割り当てを見る画面が上位プラン専用になることはありません。閲覧だけのゲストは人数に数えないため、経営や営業に見せるだけなら追加の費用はかかりません。
おすすめを順位で並べた記事は、条件が自分たちと違えばそのまま使えません。アサイン表に関して言えば、判断を分けているのは3点だけです。
1点めは、人の軸で見られるかどうかです。Trelloとの比較を見ると、カードを並べる使い方は共通でも、同じカードを人の軸や日付の軸で見られるかが分かれ目になっています。アサイン表は人が縦に並ぶ表なので、案件の一覧しか出せない道具だと別の表を手で作ることになります。
2点めは、人数と権限の数え方です。Asanaとの比較とBacklogとの比較を並べると、無料で使える範囲の区切り方と、見るだけの人を人数に数えるかどうかが違うことが分かります。アサイン表は見る人が多いため、ここで実際の費用が変わります。
3点めは、いまの情報を運べるかどうかです。Trelloからの移行では、ボードとリストの構成、カードの説明、ラベル、チェックリスト、添付ファイル、コメントまで運べることが示されています。ただし、自動で取り込めるのはTrelloだけです。他の道具からは手で入れ直すことになります。移行の手間を軽く見ると、移す作業の途中で古い表と二重になります。
認めておくべき弱いところもあります。リポジトリの機能はなく、自動化や外部サービスとの連携の幅で他の道具と競うつくりにはなっていません。画面は日本語だけです。案件と人の空きを1枚にまとめたいという目的には足りますが、実績の工数を細かく集めて原価を出すところまで1つの道具に寄せたい場合は、別の選び方になります。
判断の材料をもう少し集めたいときは、比較の一覧とよくある質問に、人数の数え方とボードの上限の扱いが書かれています。アサイン表そのものは、表計算でも専用の道具でも作れます。決まるのは、案件が動いたときに割り当ての表も一緒に動くかどうかです。そこだけを基準に選べば、候補は自然に絞られます。
並べる軸が違います。プロジェクト管理表は1つの案件について作業を縦に並べ、いつまでに何を終えるかを見る表です。アサイン表は人を縦に並べ、誰がどの案件にどれだけ入っているかを見る表です。勤怠表は過ぎた実績を記録する表で、アサイン表が扱うのは先の予定だけです。
分けたほうが続きます。予定の更新は週に1回で足りますが、実績の記録は毎日か毎週です。頻度の違うものを同じ表に入れると入力の負担が増え、予定の側から先に古くなります。突き合わせは案件が終わったときに1回行い、大きくずれた案件を次の見積もりの材料にします。
100パーセントを目標にしないことが前提です。埋め切った状態は1件の割り込みで崩れます。2割を空けておくと、急な対応があっても他の案件の締切が動きません。また、平均では判断できないため並べて上から3人を見ます。割り込み型の仕事を持つ人は、同じ数字でも余裕が少ないものとして読みます。
人数が10人まで、見るのがとりまとめる人だけ、見る単位が月の3つが揃っていれば表計算で足ります。移る境目は、案件の情報が別の場所にあるとき、複数人が同時に開くとき、月を週に割り直したくなったとき、見せる相手が3者以上に増えたときの4つです。選ぶ基準は機能の数ではなく、案件と割り当てが同じ場所にあるかどうかです。