monday.comからデータを移す｜持ち出せるものと、手で作り直す部分
monday.comから別の場所へデータを移すと決めたとき、最初に必要なのは移行先の選定ではありません。必要なのは、いま入っているもののうち何が書き出せて、何が手元に持ってこられないのかを確定させることです。ここが分かっていないと、移行の途中で「その項目は出ませんでした」と分かり、日程が崩れます。ここでは、公開されている手順と制限に沿って、持ち出せるものと作り直しになる部分を分け、そのうえで移す順番を組み立てます。
書き出す道は3つある
monday.comからデータを取り出す方法は、公開されている資料では大きく3つです。
ひとつは、ボードを1つずつExcelに書き出す方法。ふたつめは、アカウント管理者がアカウント全体をzipにまとめて落とす方法。みっつめは、プラットフォームのAPIを使って自分で取り出す方法です。
この3つは、取れるものと手間がまったく違います。ボード単位は手軽ですが1枚ずつになり、アカウント全体はまとめて取れますが対象外の項目があり、APIは細かく取れますが実装が要るうえ呼び出し回数の上限があります。どれを使うかは、移す量と、社内に手を動かせる人がいるかどうかで決まります。
10ボード程度なら、ボード単位で1枚ずつ書き出すのがいちばん速く済みます。100を超えるなら、アカウント全体の書き出しを起点にして、足りない部分だけ個別に取る形が現実的です。数千のアイテムを構造ごと移したいなら、APIを検討する段になります。
ボードをExcelに書き出す手順と上限
公式のサポート記事にある手順は単純です。ボードの右上にある3点のメニューを開き、その他のアクションを選び、ボードをExcelに書き出す項目をクリックして、出てきた画面で書き出しを実行します。表だけを出すか、更新の内容やサブアイテムまで含めるかを、その画面で選べます。書き出したファイルを自分のメールアドレスに送ることもできます。
ここで押さえておく上限が1つあります。同じ記事に、一度に書き出せるボードのアイテム数は10,000アイテムまでと書かれています。これを超えるボードは、フィルターで区切って複数回に分けることになります。高度なフィルターやクイックフィルターを当てた結果をそのまま書き出せる、という説明もあるので、期間や状態で区切って何度かに分ける形になります。
グループ単位や、選んだアイテムだけを書き出すこともできます。グループ名の左の3点メニューから書き出す方法と、複数のアイテムを選んでツールバーから書き出す方法が案内されています。終わった案件だけを先に書き出して保管し、動いている案件を別に扱う、といった分け方ができます。
エンタープライズを使っている場合、書き出しそのものに制限がかかっていることがあります。同じ記事に、エンタープライズの管理者はアカウントの権限設定で、管理者以外のユーザーによるExcelへの書き出しを制限できると書かれています。移行の作業を始める前に、自分の権限で書き出せるかどうかを1枚試して確かめておいてください。
書き出しても出てこないもの
ここがいちばん重要な部分です。Excelへの書き出しは、ボードの表をそのまま写すものであって、画面に見えているもの全部を写すものではありません。公式のサポート記事に明記されている範囲では、次のものが対象外です。
・ボードのビュー。ガント、カレンダー、かんばんといった表示は書き出されません。書き出せるのはボードのテーブルの表示、またはあらかじめ保存したフィルターの結果に限られます ・グループ化、並べ替え、条件付きの色付け。画面上での整理は書き出しの対象外です ・自動採番のカラム ・サブアイテムの更新の内容。アイテムの更新の内容は書き出せますが、サブアイテムの更新は出ません
加えて、書き出したファイルには「Powered by monday.com」の表示が入り、現時点では削除できないと書かれています。そのまま社外に提出する資料に使う場合は、この点を確かめてください。
書き出しの形式そのものを編集したり、独自に組み替えたりすることはできない、という趣旨の説明もあります。つまり、出てくる形に合わせて移行先の受け皿を作ることになります。移行先が細かい列構成を要求する仕組みなら、書き出したあとに表計算の上で整形する工程が1つ増えます。
アカウント全体をzipで落とす
まとめて取り出す道もあります。公式のサポート記事によると、アカウントの管理者は管理の画面から、共有ボードとプライベートボードを含むアカウントのすべてのボードと、ボードにアップロードされたファイルをzipで落とせます。
制限は次のとおりです。規模の大きなアカウントでは、書き出しの完了までに最大24時間かかる場合があります。この操作は24時間ごとに1回だけ実行でき、実行するたびにアカウントのすべての管理者に通知が届きます。完了するとダウンロードのリンクがメールで届き、そのリンクの有効期限は受信から24時間です。24時間を過ぎたら、最初から手順をやり直すことになります。
対象外になるものもあります。同じ記事には、ボードのアーカイブとworkdocsは書き出しの対象にならないと書かれており、事前にworkdocsをPDFとして書き出しておくことが勧められています。また、ダッシュボードは対象外で、メールとアクティビティのタイムラインも現時点では対象外とされています。ダッシュボードについては、元になるボードのデータは出るのでそこから作り直せる、という説明が添えられています。
添付のファイルを除く選択肢も用意されています。書き出しのボタンの上にあるチェックを入れると、ボードに追加されたファイルを外して落とせます。ファイルが多いアカウントでは、これを外すだけで完了までの時間がかなり短くなります。ただし、添付が業務の証跡になっている場合は外せません。1回目はファイルなしで構造を確認し、2回目にファイルありで本番を取る、という2段構えが安全です。
APIで取り出す場合の上限
自分で細かく取り出したい場合は、プラットフォームのAPIを使う道があります。これはGraphQLの形式で、公式の開発者向け資料に呼び出しの制限が公開されています。
1日あたりの呼び出し回数の上限は、無料とベーシックとスタンダードが1,000回、プロが10,000回、エンタープライズが25,000回で、世界標準時の深夜に戻ると書かれています。1分あたりの上限もあり、エンタープライズが5,000、プロが2,500、それ以外が1,000とされています。
移行のためにデータを一気に取ろうとすると、この上限に当たります。特にスタンダード以下では1日1,000回なので、ボードやアイテムを1件ずつ取る書き方をすると、数日がかりになります。まとめて取る書き方に寄せるか、書き出しの機能と組み合わせるかを、実装の前に決めてください。
APIには版の管理もあります。開発者向けの資料には、少なくとも3つの版を並行して保ち、四半期ごとに新しい版を出す、と書かれています。各版は少なくとも6か月は安定する形です。2026年9月12日時点では、2026年4月の版が保守、2026年7月の版が現行、2026年10月の版が候補として並んでいます。加えて、利用者を表す項目について、古い書き方の項目が2026年10月の版で取り除かれる予定が公開されています。移行のために一度だけ動かす仕組みなら気にする必要はありませんが、移行後も両方をつないで動かす予定があるなら、この更新の周期を前提に組む必要があります。
一括で取り込む仕組みも公開されている
移行の向きは出す側だけではありません。別の場所からmonday.comへ入れ直す場面や、書き出したものを整えて戻す場面もあります。公式のサポート記事には、Excelのファイルを取り込む手順が案内されています。
取り込みでは、Excelの列をボードのカラムに対応づける画面が出ます。対応づけなかった列は取り込まれません。取り込みに使えるカラムの種類として、数値、テキスト、日付、メール、ドロップダウン、タイムライン、電話が挙げられており、それ以外の種類は取り込みでは更新されないものの、後からカラムの種類を変えられると説明されています。
ここで実務上の注意が1つあります。同じ記事に、Excelの列のデータがボードで必要なカラムの種類と一致していることを確かめるように、という趣旨の案内があり、たとえば期日を取り込むなら、手順を始める前にボードに日付のカラムを追加しておく必要があると書かれています。つまり、受け皿を先に作ってから取り込む順番です。空のボードにファイルを投げて自動で列ができる、という動きにはなりません。
開発者向けの資料には、APIでまとめて取り込むための仕組みも公開されています。大量のアイテムを作ったり更新したりする用途のもので、処理の状態を問い合わせる手段も用意されています。1件ずつ作る書き方だと1日の呼び出し上限にすぐ当たるので、量が多い場合はこちらを検討する形になります。
添付とやり取りの履歴をどう運ぶか
移行で軽く見られがちで、あとから困るのがこの2つです。
添付のファイルは、アカウント全体の書き出しに含められます。ただしzipの中でどう並ぶかと、移行先のどこに置くかは別の問題です。ファイル名が重複していると、まとめて取り込んだときに上書きの事故が起きます。移行先に入れる前に、ボード名や案件名を接頭辞にして名前を付け直す工程を挟んでおくと安全です。
やり取りの履歴は、アイテムの更新の欄に溜まっています。Excelへの書き出しでは、表と更新を別のタブに分けて出す形になると説明されています。移行先がやり取りの履歴を持てる作りなら、そこへ写します。持てない作りなら、案件ごとに1つのテキストにまとめて添付する、という落とし方になります。
ここで判断が要るのは、どこまで遡って運ぶかです。全部運ぼうとすると作業量が跳ね上がります。実務では、動いている案件の履歴だけを運び、終わった案件は書き出したファイルのまま保管する、という切り分けで足りることが多くあります。監査や検収で提出を求められる可能性があるものだけ、形を整えて残してください。
自動化と連携、ダッシュボードは作り直しになる
移せないものもはっきりさせておきます。自動化の設定、外部サービスとの連携の設定、ダッシュボードの構成は、データではなく仕組みなので、書き出しの対象になりません。移行先で同じことをしたければ、作り直しです。
この作り直しは、実は棚卸しの機会になります。動いている自動化のうち、止めても誰も困らないものがどれくらいあるかを数えてみてください。作った本人も忘れているものが必ず出てきます。移行先で全部を再現しようとせず、止めたときに業務が止まるものだけを移すと、作業量が半分以下になることも珍しくありません。
ダッシュボードも同じです。元のボードのデータは移るので、必要になったときに作り直せます。先に全部を再現すると、移行の期間が延びるうえ、結局見られない画面が並びます。移行後1か月、報告の場で本当に必要になった画面だけを作る、という順番のほうが無駄がありません。
外部サービスとの連携については、相手側の設定も見直す必要があります。通知の送り先、フォームの受け口、カレンダーの同期。これらは移行先が変わるとつなぎ直しになるので、一覧にして、誰がいつつなぎ直すかを決めておいてください。
契約が切れる前に書き出すのは、こちら側の責任
移行の日程を組むうえで、いちばん外せない前提がここです。利用規約には、契約の解除や満了に関して次のように書かれています。
本規約の解除または満了をもって、顧客のサブスクリプションおよび本規約に基づきお客様に付与された権利はすべて終了するものとし、当社は、当該アカウントのウェブアドレスを変更できるものとします。当該解除または満了の前に顧客データのエクスポートを行うことについては、顧客が単独で責任を負います。 出典: monday.com
同じ条項には、顧客がデータを削除しなかった場合に、書き出しのために限定的に使える読み取り専用の状態を続けることがある旨と、その期間を保持する義務は負わず、通知の有無にかかわらずいつでも終了できる旨が書かれています。つまり、契約が切れたあとに落ち着いて取り出せる保証はない、という前提で動く必要があります。
実務に落とすと、次の順です。契約の満了日を確認する。その1か月前を書き出しの締切として置く。締切までにアカウント全体の書き出しを1回実行し、中身を開いて確認する。足りないものを個別に取る。この順番なら、取りこぼしに気づいてからでも対処の時間が残ります。
なお、年間の契約は自動更新で、キャンセルの通知は有効期限の30日前までに行う必要があると同じ規約に書かれています。書き出しの締切と、キャンセルの通知期限が同じ時期に重なるので、カレンダーには両方を別々の予定として入れておいてください。
移す順番を3つに割る
作業は3つの区切りに分けます。順番を守ると、やり直しがほとんど出ません。
1つ目の区切りは、対象を確定させることです。ボードの一覧を出し、それぞれについて「移す」「書き出して保管する」「捨てる」の3つに振り分けます。振り分けの基準は、直近90日で誰かが開いたかどうかと、今後の業務で参照する可能性があるかどうかの2つです。ここで対象を減らすほど、後が軽くなります。
2つ目の区切りは、1つのボードで通しの試験をすることです。動いている案件のボードを1つ選び、書き出して、移行先に入れて、そこで実際に1週間運用してみます。ここで出てくるのは、たいてい「カラムの種類が対応しない」という問題です。選択肢を持つ項目、担当を指す項目、日付の幅を持つ項目が、移行先でどう受け止められるかを見ます。対応しないものは、この時点で代わりの持ち方を決めます。
3つ目の区切りは、残りを流すことです。1つ目で決めた「移す」の分だけを、通しの試験で確立した手順で流します。ここは作業なので、人数を増やせば短くなります。逆に、手順が固まっていない状態で人を増やすと、それぞれ違う入れ方をして後で揃わなくなります。
流すときは、1日に何ボードまで進めるかを決めておいてください。まとめて一気に進めると、途中で出た例外の判断がその場しのぎになり、後半と前半で入れ方が違ってきます。1日3ボードのように上限を決めて、終わるたびに例外の記録を残す形にすると、最後まで同じ形で揃います。
もうひとつ、流している間も元の場所では業務が動いています。書き出した時点の内容と、移し終えた時点の内容にはずれが出ます。このずれをどう扱うかを先に決めてください。動いている案件は最後にまとめてもう一度差分を取る、という段取りが一般的です。差分を取る日を決めておかないと、移行の当日に慌てて手作業で追いかけることになります。
人とアクセス権をどう写すか
データの話に気を取られて、後回しになりがちなのが人の設定です。移行先で誰が何を見られるかは、データと同じくらい実務に効きます。
まず、いまのアカウントに何人いるかを、種類別に数えます。編集する人、読むだけの人、外部の人の3つに分けます。公式のサポート記事によると、閲覧者はベーシック以上で人数の上限なく招待でき、請求の対象には数えられません。ゲストはスタンダードでアカウント全体に3名まで無料で、4人目からは有料のメンバーとして扱われます。この内訳をそのまま移行先の数え方に当てはめると、費用の見積もりがずれにくくなります。
次に、非公開のボードの扱いを決めます。プライベートボードは、作った人と招待された人しか見られません。アカウント全体の書き出しには含まれますが、移行先で同じ非公開の状態を作れるかどうかは、移行先の作りによります。公式のサポート記事では、プライベートボードはプロ以上の機能として案内されています。移行先が同じ考え方を持っていない場合、非公開だったものをどこに置くかを決めなければなりません。
最後に、退職した人や関わらなくなった人が残っていないかを確かめます。移行はアカウントを作り直す機会なので、ここで整理しておくと、以降の管理が楽になります。逆に、そのまま全員を写すと、使われていない席の費用を新しい場所でも払い続けることになります。
カラムの対応表を1枚作っておく
移行の作業でいちばん効くのが、この1枚です。移す前に、いま使っているカラムの種類を全部書き出し、移行先で何になるのかを並べます。
たとえば、状態を表す選択肢のカラムは移行先でも選択肢として持てるのか、それとも文字列になるのか。担当を指すカラムは、移行先の利用者に紐づくのか、名前の文字列で入るのか。日付の幅を持つカラムは、開始と終了の2列に分かれるのか、1つのまま扱えるのか。数式のカラムは、そもそも移せないので結果の値だけを持っていくのか。
この対応表があると、書き出したファイルを整形する作業が機械的になります。無いまま進めると、ボードごとに違う判断をしてしまい、移行後に同じ意味の項目がバラバラの形で入っている状態になります。この状態は後から直すのがとても大変なので、最初の1枚に時間をかける価値があります。
対応表を作る過程で、そもそも要らない項目も見つかります。誰も入力していない列、1回だけ使って放置された列、意味が分からなくなった列。これらは移さないと決めて、対応表に「移さない」と書いておきます。決めたことを書いておくと、後から「あの列はどうしたのか」と聞かれたときに答えられます。
移したあとの1か月で確かめること
移行が終わった直後は、うまくいったように見えます。問題が出るのは2週間目から1か月目です。次の3つを確かめてください。
ひとつは、古い場所を開いている人が残っていないか。並行の期間を置いた場合、癖で古いほうを開き続ける人が出ます。古いほうを読み取りだけにする日を決めて、その日以降は書き込めない状態にしてください。両方に書ける期間が長引くと、どちらが正なのか分からなくなります。
ふたつめは、移さなかった項目を誰かが探していないか。「あの列はどこですか」という質問が出たら、対応表を見て、本当に要らなかったのかを再確認します。要るものだったなら、その時点で足せば済みます。質問が出ないまま数か月が過ぎたなら、その判断は正しかったということです。
みっつめは、書き出して保管したファイルを、実際に開けるかどうか。保管したまま一度も開かないと、形式が合わない、開く手段が無い、といったことに後で気づきます。移行の締めとして、保管した中から数枚を実際に開いて中身を確認しておいてください。
保管の置き場所も決めておきます。担当者の手元だけに置くと、その人が異動したときに行方が分からなくなります。社内の共有の場所に、案件名と年で並ぶ形で置いてください。いつまで保管するかも同時に決めます。契約や検収に関わるものは社内規程に従い、それ以外は期限を決めて捨てる、という運用にしておくと、数年後に誰も中身を説明できないファイルの山が残りません。
移行の途中で起きやすい失敗
実際にやってみると、同じような場所でつまずきます。先に知っておくと避けられるものを並べます。
ひとつは、書き出しの実行を担当者1人に任せてしまうことです。アカウント全体の書き出しは管理者の権限が要り、実行のたびに全管理者へ通知が届きます。担当が休んだ日に締切が来ると止まるので、実行できる人を2人以上にしておいてください。
ふたつめは、フィルターをかけたまま書き出して、一部しか出ていないことに気づかないことです。書き出したファイルの行数と、ボードのアイテム数を突き合わせる確認を、1ボードごとに入れてください。この確認を飛ばすと、移行後に「あの案件が無い」という形で表面化します。
みっつめは、文字の扱いです。書き出したファイルを表計算で開いたときに、先頭のゼロが消える、日付が別の形式になる、長い数字が丸められる、といったことが起きます。電話番号や管理番号を持っている場合は、開き方を決めておくか、開かずにそのまま移行先へ渡す手順にしてください。
よっつめは、移行先での重複です。試験のときに入れたデータを消さないまま本番を流すと、同じ案件が2つ並びます。試験用の場所と本番用の場所を分けるか、試験が終わった時点で必ず消す手順を決めておいてください。
次の場所を選ぶときに、出る道も一緒に見る
移行の作業を1回やると分かりますが、いちばん時間を取るのは書き出しそのものではなく、出ないものを手で作り直す部分です。だから次の場所を選ぶときは、入る道と同じくらい出る道を見てください。
見る観点は、何の形式で出せるか、何が出ないか、契約が切れたあとに何日読めるか、の3つです。この3つが案内に書かれているかどうかは、その提供者の姿勢そのものを表します。書かれていなければ、契約の前に問い合わせて回答を残しておくのが安全です。
同時に、費用の伸び方と機能の段差も確かめておきます。機能ごとに段を作る設計だと、必要な機能が増えるたびに全席の単価が上がります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという設計だと、工程表も会話も最初から同じ段にある代わりに、人数とボードの数で費用が決まります。どちらが合うかは、いま書き出そうとしている中身を見れば判断できます。使っている機能が広く浅いなら後者、深く特定の機能に寄っているなら前者です。
取り込みの具体的な流れはTrelloからの移行にまとめてあり、預けるデータの扱いについての考え方は安全性の考え方にあります。段の作り方は料金、標準で入っているものはできることで確かめられます。他の道具と並べて見たい場合は比較の一覧が入口で、いまの画面と直接比べるならmonday.comとの比較、カードで並べる形から見るならTrelloとの比較、日付と担当の管理から見るならAsanaとの比較、文書と表を同じ場所に置く発想ならNotionとの比較、課題の管理を軸にするならBacklogとの比較が近い読み物です。移行の途中で出る細かい疑問はよくある質問に整理されています。
データを移す作業は、やってみると想像より地味で、想像より時間がかかります。ただし、何が出て何が出ないかを最初に確定させておけば、途中で日程が崩れることはありません。確定させる作業そのものが、移行のいちばん大事な工程です。
Q1. monday.comのボードは何アイテムまで一度に書き出せますか？
公式のサポート記事には、一度に書き出せるボードのアイテム数は10,000アイテムまでと書かれています。これを超えるボードは、期間や状態でフィルターを当てて複数回に分けることになります。高度なフィルターやクイックフィルターを適用した結果をそのまま書き出せるという説明もあるので、区切りを決めて分割してください。
Q2. アカウント全体のデータはまとめて落とせますか？
アカウントの管理者であれば、共有ボードとプライベートボードを含む全ボードとファイルをzipで落とせます。完了まで最大24時間かかる場合があり、実行は24時間ごとに1回、ダウンロードのリンクは受信から24時間で切れます。ボードのアーカイブ、workdocs、ダッシュボード、メールとアクティビティのタイムラインは対象外です。
Q3. ガントやかんばんの表示は書き出せますか？
書き出せません。公式のサポート記事には、書き出せるのはボードのテーブルの表示か保存済みのフィルターの結果に限られ、ボードのビューは書き出されないと明記されています。グループ化、並べ替え、条件付きの色付けも対象外です。表示の設定は移行先で作り直すものだと考えてください。
Q4. 契約が切れたあとでもデータを取り出せますか？
利用規約には、解除や満了の前にデータを書き出すことは顧客が単独で責任を負うと書かれています。書き出し目的で読み取り専用の状態が続く場合があるとも書かれていますが、その期間を保持する義務は負わず、通知の有無にかかわらず終了できるとされています。満了日の1か月前を書き出しの締切として置いてください。