OpenProjectの代わりを探すとき｜手放してよい機能を先に決める
OpenProjectの代わりを探し始めると、多くの人はまず候補の一覧を作ります。ところが、候補を並べた時点で比較の軸が決まっていないと、機能の多いほうが良く見えて、結局いまと同じ重さの道具を選び直すことになります。先にやるべきなのは、いま使っている機能のうち、どれを手放してよいのかを決めることです。この記事では、その棚卸しの手順と、比べるための土台になる数字を並べます。
金額や条件として挙げる数字は、2026年9月12日時点で公式のページに表示されているものです。表示はユーロと米ドルを切り替えられるようになっており、ここではユーロの表示を使います。税の扱いはページ上で確認できなかったため、請求の総額は見積もりで確かめてください。条件は変わるので、判断の直前にもう一度同じページを開いてください。
代わりを探す理由は、たいてい機能不足ではない
現場から出てくる不満を聞くと、機能が足りないという声はあまり出てきません。出てくるのは別の種類の話です。
よく挙がるのは4つです。入力する人が増えないこと、設定が複雑で触れる人が限られること、自社に置いている環境の面倒を見る人がいなくなったこと、そして契約や運用の費用が説明しにくくなったことです。どれも機能の数では解決しません。
この区別が重要なのは、原因によって正しい行き先が変わるからです。入力が続かないのなら、軽い道具に替えると効きます。環境の面倒を見る人がいないのなら、預ける形に移れば済み、道具そのものを替える必要はないかもしれません。まず、自分たちの不満がどれに当たるのかを書き出してください。
そのうえで、道具を替えると決めた場合に必要になるのが、次の節から始まる棚卸しです。
もう1つ、探し始める時期も見ておいてください。契約の更新が近いタイミングで検討を始めると、時間に追われて比較が雑になります。更新の3か月前には着手できるよう、更新日を手帳に書いておくと落ち着いて進められます。長期の契約をしている場合は、残りの期間も確認してください。残りが長いなら、その間に並行して試す余裕があります。
候補を集める前に、機能の棚卸し表を作る
作るのは1枚の表です。列は4つで足ります。機能の名前、使っている人、使う頻度、そして手放したときに代わりになるもの。
行は、いま実際に画面に出ている機能を上から順に書き出します。作業の項目、階層の付いた一覧、線で表す工程表、作業時間の記録、見積もりと実績の費用、掲示板、会議の記録、文書の保存、権限の設定、といった具合です。思い出せる範囲ではなく、画面を開きながら書いてください。記憶で作った表は、実際より少なくなります。
2列目の「使っている人」は、部署名ではなく人数で書きます。1人しか使っていない機能は、その1人と話せば手放せるかどうかが決まります。3列目の頻度は、毎日、毎週、毎月、年に数回、の4段階で足ります。
4列目がいちばん大事です。手放したときに何で代わりを取るのかを書きます。表計算で済むのか、別の道具が要るのか、そもそも不要なのか。ここが空欄のまま残る行は、まだ判断していない行です。
使っている人が誰かで、手放せるかが決まる
同じ機能でも、誰が使っているかで扱いが変わります。3つに分けて考えると判断が早くなります。
1つ目は、進行をとりまとめる人だけが使っている機能です。一覧の絞り込み、報告用の書き出し、横断の表示などが当たります。これらは代わりの手段を用意できることが多く、比較的手放しやすい部類に入ります。
2つ目は、作業する人全員が毎日触る機能です。項目の作成、状態の更新、コメント。ここを手放すと運用そのものが止まります。移る先を選ぶときの必須条件になります。
3つ目は、経理や管理の側が年に数回使う機能です。費用の集計、監査のための記録、権限の一覧。頻度は低いのですが、必要なときに無いと困ります。手放す場合は、その時期までに代わりの手順を用意しておく必要があります。
この3分類を表に足すと、議論が「この機能は要るか要らないか」から「誰にとって要るのか」に変わります。後者のほうが結論が出ます。
3か月の記録から、実際の利用を拾う
自己申告で聞くと、ほとんどの機能が「使っている」と答えられます。人は、いつか使うかもしれないものを手放したくないからです。だから、聞くのではなく記録を見てください。
見るのは3つです。直近3か月で作られた項目の数、更新された項目の数、そして書き出しが実行された回数です。作られていない種類の項目は、実務では使われていません。
もう1つ有効なのが、利用者の一覧を出して、直近30日に一度も開いていない人を数えることです。この人数が全体の3割を超えるなら、道具の重さが原因で入力が続いていない可能性が高くなります。その場合、移る先に求めるのは機能ではなく軽さです。
記録を出す作業自体は1時間ほどで終わります。この1時間を惜しんで印象で議論すると、選定に何週間もかかります。
手放しても困らないことが多い5つ
実際の棚卸しでよく「手放してよい」に入る項目を挙げておきます。ただし、これは自社で確かめる出発点であって、そのまま当てはめるものではありません。
・作業の種類を細かく分ける設定（実際には2種類か3種類しか使われていないことが多い） ・工程表の細かい依存関係の指定（現場では前後の順番だけで足りている場合がある） ・見積もりと実績の費用の集計（会計の仕組みで別に管理していることが多い） ・掲示板の機能（チャットの道具に移っていて使われていない場合がある） ・細かい権限の段階設定（実際には読む人と書く人の2種類しか運用されていない）
どれも、公式には用意されている機能です。問題は、用意されていることと使われていることが別だという点です。表の「使っている人」の列を埋めれば、この判断は感覚ではなく数字でできます。
手放すと決めた行には、代わりの手順を1行書いてください。「費用の集計は会計の仕組みで行う」のように書いておくと、移行の当日に慌てません。
「いつか使うかもしれない」を、どう扱うか
棚卸しでいちばん揉めるのが、いまは使っていないが将来使うかもしれない機能です。この議論は放っておくと終わりません。扱い方を決めておいてください。
有効なのは、期限を付けることです。「この機能は、今年度中に使い始める計画があるか」と聞いて、計画がないなら手放す側に入れます。計画があるなら、誰がいつ始めるのかを表に書きます。書けないなら、それは計画ではなく願望です。
もう1つの見方は、後から足せるかどうかです。多くの道具は、後から使い始められる機能を持っています。最初から全部が揃っている必要はありません。いま要らないものを理由に候補を落とすと、いま必要な軽さのほうを失います。
逆に、後から足せないものもあります。データの持ち出しの形式、社外の人を招ける条件、利用者の数の上限。これらは契約や設計に関わるので、後から変えるには乗り換えが必要になります。「いつか」で判断してよいのは前者だけで、後者は今の時点で確かめてください。
手放すと確実に困る3つ
逆に、これを失うと運用が止まる、という項目もあります。移る先を選ぶときの必須条件になるのは、多くの場合この3つです。
1つ目は、項目ごとに担当と期限を持たせられることです。どちらか片方だけでは、進行を追う役には立ちません。担当だけなら名簿と変わらず、期限だけなら予定表と変わりません。
2つ目は、全体の状態が1画面で分かることです。項目を1つずつ開かないと状況が分からない形だと、とりまとめる人の作業が毎週発生します。
3つ目は、作業する人が自分で状態を変えられることです。とりまとめる人が聞いて回って書き換える形になっている限り、情報は常に遅れます。
この3つを満たさない候補は、機能がいくら多くても外して構いません。逆に、この3つを満たしていれば、他の機能が少なくても運用は回ります。
いまいくら払っているのかを、比較できる形にする
移る先と比べるには、いまの費用を同じ単位で出す必要があります。公式の料金ページには段が並んでおり、無料の段については次のように書かれています。
Community Free No minimum users Community features Community support 出典: openproject.org
有料の段は、1人あたりの月額として表示されています。Basicが5.95ユーロ、Professionalが10.95ユーロ、Premiumが15.95ユーロです。最上位のCorporateは金額が公開されておらず、問い合わせる形になっています。
比較のときに必ず入れる必要があるのが、最低契約人数です。BasicとProfessionalは25人から、Premiumは100人から、Corporateは250人からと書かれています。つまり、実際の利用者が10人でも、有料の段を選ぶなら25人分を支払うことになります。1人あたりの金額だけを他の道具と並べると、この条件が抜け落ちて比較が狂います。
契約の期間の選び方でも金額が変わる
料金ページには、契約の期間を選ぶしくみがあります。1年を基準として、1か月単位にすると1人あたり1.00ユーロが加算されると書かれています。長期の契約にすると無料になる月数が示されており、2年で5か月、3年で8か月、4年で11か月、5年で15か月分が無料という書き方です。
ここで注意が要ります。いま代わりを探している立場なら、長期の契約は不利に働きます。移る判断をした後に、契約の残りが2年ある、という状態は避けたいはずです。逆に、いまの道具を続けると決めたなら、長期の契約が費用を下げます。
建築や建設の分野向けの追加についても、1人あたり1.00ユーロの加算として表示されています。使っているかどうかを棚卸しの表で確認してください。使っていないなら、その分は比較の数字から外せます。
置き場所についても、自社に置く形と預ける形を選べるようになっています。どちらを選んでいるかで、次の節の費用が変わります。
自社に置いている場合、費用の半分は金額表の外にある
自社のサーバーに置いている場合、比較の数字を作るには金額表の外にある費用を足す必要があります。公式の説明には、必要な機材の条件が書かれています。
Minimum hardware requirements CPU: Quad Core CPU (>= 2ghz) Memory: 4096 MB Free disk space: 20 GB 出典: openproject.org
これは合計200人までを1台で動かす場合の最低条件として書かれています。規模が大きくなると必要量は増え、同じ資料には利用者500人でCPU8コア、メモリ8GB、ディスク40GB、1,500人で16コア、16GB、80GBという目安が示されています。
データベースについても条件があります。同じ資料には、バージョン16.0.0以降でPostgreSQLの16以上を正式に対応としていること、13から15は正式な対応ではないが動作する可能性はあること、いくつかの拡張が必要になることが書かれています。
比較の数字に足すのは、機材の費用だけではありません。更新の作業、障害への対応、バックアップの確認、これらを担当する人の時間です。この時間を金額に換算して初めて、預ける形の道具と同じ土俵に並びます。
サポートの時間帯という、見落とされやすい条件
もう1つ、日本から使う場合に効いてくるのが問い合わせの受付時間です。料金ページには、段ごとの対応時間が中央ヨーロッパの時間として書かれています。
Basicは平日の9時30分から16時まででメールでの対応、Professionalは17時までで電話の対応が加わり、Premiumは17時30分までで導入や更新の支援が加わる、と書かれています。最上位は9時から18時までです。
中央ヨーロッパの標準時と日本との差は8時間です。つまり、受付が始まるのは日本の夕方以降になります。日本の営業時間中に障害が起きた場合、その日のうちに返答を得るのは難しい時間割です。夏の時間帯にはさらに1時間ずれます。
これは欠点というより条件です。社内に対応できる人がいるなら問題になりませんし、英語でのやり取りに抵抗がないチームなら夜間の返答でも回ります。棚卸しの表に「問い合わせが必要になった回数」という行を足して、実際にどれくらい使っているかを確かめてください。1年間で1度も使っていないなら、この条件は比較の軸から外せます。
移らずに済む場合もある
棚卸しを終えた時点で、移る必要がないという結論になることがあります。そのほうが安上がりなので、可能性としては先に検討してください。
移らずに済むのは、次のような場合です。1つ目は、不満の原因が設定の複雑さにあり、使う機能を絞れば解消する場合です。表示する項目を減らし、使っていない種類を隠すだけで、入力の手数は目に見えて減ります。
2つ目は、自社に置いている環境の維持が負担になっているだけで、道具そのものには不満がない場合です。この場合は預ける形に移せば足り、覚え直しも移行の作業も発生しません。
3つ目は、特定の1人に運用が集中していて、その人が抜けたことで回らなくなった場合です。これは道具の問題ではなく、担当が1人しかいなかったという構造の問題です。新しい道具に替えても、担当が1人なら同じことが起きます。
移るかどうかを決める前に、この3つに当てはまらないかを確認してください。当てはまるなら、道具の比較に何週間もかける必要はありません。
候補を比べる5つの軸
棚卸しが終わったら、はじめて候補を並べます。比べる軸は5つで足ります。
- 手放せないと決めた3つを満たしているか
- 実際の利用人数で、いくらになるか（最低契約人数を含めて計算する）
- 入力する人にとっての操作の少なさ
- 社外の人を招けるか、その条件は何か
- データを持ち出せる形式は何か
このうち3番目が、代わりを探している理由が「入力が続かない」である場合の本命です。項目を1つ作るのに何回の操作が必要か、状態を1つ変えるのに何回かを、実際に数えてください。数えると、道具ごとの差がはっきり出ます。
2番目は、最低契約人数の影響を必ず入れてください。実際の利用者が少ないチームほど、この条件で順位が入れ替わります。
試用の期間に確かめる順番
候補が2つか3つに絞れたら、試用します。公式の案内では、預ける形の環境を14日間試せること、自社に置く形についても14日間の試用の鍵が用意されていることが書かれています。他の道具にも同様の期間が設けられていることが多いので、同じ日数で並べて試すと比較しやすくなります。
試す順番は決まっています。最初に、いま動いている案件の1つを丸ごと移してください。作った例ではなく、実際の案件です。次に、その案件の担当者3人に、1週間だけ本番と同じように入力してもらいます。最後に、その1週間の入力の量を、いまの道具の同じ1週間と比べます。
この方法なら、機能の一覧を突き合わせるより確かな判断ができます。機能が多いか少ないかではなく、入力が実際に続いたかどうかで決まるからです。
試用の終わりには、担当者に1つだけ質問してください。「この道具のままなら、来週も入力を続けられそうか」。この答えが、機能の比較表よりも正確です。
試用の間に、とりまとめる側も1つだけ試してください。週次の報告に必要な情報を、その道具の画面からそのまま取れるかどうかです。取れないなら、移った後も毎週の作り直しが続きます。ここは機能の説明を読むより、実際に1回作ってみるのが確実です。
社内に説明するときに使える材料
替えると決めたら、社内の合意が要ります。ここで機能の比較表を出すと、議論が機能の話に戻ってしまいます。出すべきなのは別の3つです。
1つ目は、いまの利用状況です。直近30日に開いていない人の数、使われていない機能の数、更新が止まっている案件の数。これらは反論の余地がない数字です。
2つ目は、いまかかっている費用の総額です。契約の金額に、自社に置いている場合は機材と人の時間を足したものを出します。年額で示すと、判断する側にとって分かりやすくなります。
3つ目は、替えなかった場合に来年も続く作業です。報告のために数え直す時間、入力を催促する時間、環境の更新にかかる時間。これらを1年分に伸ばして示すと、替える判断の根拠になります。
この3つは、どれも棚卸しの過程で手元に集まっているはずです。新しい調査は要りません。資料は1枚に収めてください。枚数が増えるほど、決裁は先送りになります。
データの持ち出しについて、先に決めておく
移ると決めたら、持ち出すものを決めます。全部を運ぼうとすると、作業だけで数か月かかります。
現実的には、終わった案件は持ち出さない判断が有効です。記録として必要なら、書き出したファイルを保管しておけば足ります。新しい道具に入れるのは、いま動いている案件だけにしてください。
持ち出す対象を決めたら、それぞれについて「自動で運べるか」「手で作り直すか」を書き分けます。自動で運べる範囲は道具によって違い、どの組み合わせでも手作業は残ります。残る作業の量を見積もらずに日程を決めると、切り替えの当日に間に合いません。
添付ファイルと、誰が書いたかの情報は、時間がかかりやすい部分です。この2つは早めに方針を決めてください。すべての添付を運ぶのか、直近のものだけにするのか。書いた人の対応付けをするのか、一括で移行時の担当者にするのか。決めておけば作業は進みます。
替えると決める前に確かめる4点
候補が決まっても、契約の前に確かめることがあります。金額と機能だけを見て決めると、後から前提が変わります。
・値上げや値下げの予定が公表されていないか ・申し込みを受け付けなくなった提供形態が混ざっていないか ・いつまで使えるかの期限が示されている版ではないか ・買収や事業の譲渡といった、提供元の体制が変わる話が出ていないか
2026年9月12日時点で公式の料金ページを確認した範囲では、無料の段を含む5つの段が表示されており、このページ上に終了や新規受付停止の告知は見当たりませんでした。ただし、こうした告知は料金のページではなく別の案内に載ることがあります。契約の直前には、製品の案内と利用規約のページも合わせて確認してください。
移る先についても、同じ4点を確かめてください。いま安定して見える道具が、1年後も同じ条件で提供されているとは限りません。とくに、提供が終わる予定が出ている製品に移ると、数年後に同じ作業をやり直すことになります。
替えた後に、また同じ状態にしないために
新しい道具に移っても、半年後に同じ不満が出ることがあります。原因は道具ではなく、運用の癖が持ち込まれるからです。持ち込まれやすいのは3つあります。
1つ目は、設定を細かくしすぎることです。移った先で、前の道具と同じだけの項目と権限を作り直すと、軽さを求めて移った意味がなくなります。最初は既定の設定のまま使い、足りないと言われてから足してください。
2つ目は、担当を1人に集めることです。設定も、説明も、催促も同じ人がやっていると、その人が抜けた時点でまた止まります。少なくとも2人は触れる状態にしてください。
3つ目は、入力の負担を減らさないまま人だけ増やすことです。項目を1つ作るのに必要な操作が多いと、忙しい人から順に入力をやめます。移った直後に、入力の手数を実際に数えて、多ければ減らす調整をしてください。
移行の成否は、データが運べたかどうかではなく、3か月後も入力が続いているかで決まります。運び終えた時点を終わりにせず、3か月後に一度確認する予定を入れておいてください。
全部を一度に替えない
最後に、進め方の話です。道具の入れ替えでいちばん失敗しやすいのは、ある日を境に全部を切り替えるやり方です。
推奨されるのは、案件を1つだけ新しい道具で始めることです。いま動いている案件はそのまま続け、次に始まるものから新しい場所に置きます。こうすると、移行の作業が発生しません。古い案件は終わったところから自然に減っていきます。
この形なら、途中で合わないと分かったときに戻れます。全部を切り替えた後に合わないと分かると、戻る作業がもう一度発生します。
期間としては、3か月ほど並行して走らせるのが目安です。それ以上長くすると、どちらを見ればよいか分からない状態が続きます。並行させる期間の終わりの日だけは、最初に決めておいてください。
進行を追う場所に求める条件
移る先を選ぶ基準は、棚卸しの結果から自然に決まります。手放せない3つを満たしていて、入力の操作が少なく、実際の人数で無理のない費用になること。この3つが揃えば、他の条件は優先順位が下がります。
費用の読み方も、比較の段階で決めておいてください。最低契約人数が設定されている道具では、小さなチームほど1人あたりの実質負担が跳ね上がります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという区切り方をしている道具なら、人数の見込みだけで数年先まで計算できます。どう区切っているかは料金に出ており、その段で触れる範囲はできることに並んでいます。
候補の並べ方に迷ったら、いま使っている道具に近いものから読むと差分が分かりやすくなります。工程表を中心に運用してきたならAsanaとの比較、課題を1件ずつ追ってきたならBacklogとの比較が近い位置にあります。文書の側から進行を持とうとした経験があるならNotionとの比較、表計算の延長として案件を並べたいならmonday.comとの比較が参考になります。付箋を並べる感覚に近づけたい場合はTrelloとの比較とJootoとの比較を見比べてください。全体は比較の一覧にまとまっています。
持ち出しの実務については、取り込む側の説明を先に読むのが確実です。どの項目が自動で入り、どこから手作業になるかはTrelloからの移行に書いてあります。預けた先でのデータの扱いについての考え方は安全性の考え方に、判断の前に出やすい疑問はよくある質問に整理してあります。
自社に置く形から預ける形に移すかどうかを決めるときは、外部の指針も判断の後押しになります。管理の体制や運用の考え方については情報処理推進機構、取引先や社員の情報を扱う場面の注意については個人情報保護委員会が公開している資料が使えます。契約書の条項や法令の適用が関わる部分は、専門家に確認したうえで判断してください。
Q1. OpenProjectの有料プランは何人から契約できますか？
公式の料金ページには、BasicとProfessionalが25人から、Premiumが100人から、Corporateが250人からと書かれています。実際の利用者が10人でも、有料の段を選ぶなら最低人数分を支払うことになります。他の道具と比べるときは、1人あたりの金額ではなく最低人数を含めた総額で並べてください。
Q2. 代わりを探すとき、最初にやることは何ですか？
候補を集めることではなく、いま使っている機能の棚卸しです。機能の名前、使っている人数、頻度、手放したときの代わり、の4列で表を作ります。自己申告ではなく直近3か月の記録から拾ってください。使っていない機能が多いと分かれば、比較の軸そのものが変わります。
Q3. 自社のサーバーに置いている場合、費用はどう比べればよいですか？
公式の資料には、200人までを1台で動かす場合の最低条件として4コア以上のCPU、4096MBのメモリ、20GBの空き容量が示されています。機材の費用に加えて、更新や障害対応にかかる人の時間を金額に換算して足してください。この換算をしないと、預ける形の道具と同じ土俵で比べられません。
Q4. サポートの受付時間は日本から使う場合どうなりますか？
料金ページには段ごとの対応時間が中央ヨーロッパの時間で書かれており、いちばん広い段でも9時から18時までです。日本との標準時の差は8時間なので、受付が始まるのは日本の夕方以降になります。日中の障害にその日のうちに返答を得るのは難しいため、社内で一次対応できる体制があるかを先に確かめてください。