OpenProjectの使い方｜最初のプロジェクトをどう組み立てるか
OpenProjectの使い方を調べているとき、必要なのは全機能の説明ではありません。最初の1案件をどの順番で組み立てれば、半年後に作り直さずに済むのか。ここが分かれば残りは後から足せます。ここでは2026年9月時点で公開されている公式資料をもとに、立ち上げの順番と、その各段階で決めておくべきことを並べます。
最初に決めるのは、案件の区切り方
画面を触る前に決めることが1つあります。何を1つの案件として立てるかです。ここを後から変えると、作業を移し替える手間と、集計のやり直しが両方発生します。
区切り方の候補は3つです。
・顧客や案件ごとに1つ立てる。受託の仕事で使われる形 ・製品や機能ごとに1つ立てる。自社のサービスを作っている場合の形 ・部署や業務ごとに1つ立てる。定常の業務が中心の場合の形
この道具では、案件を入れ子にできます。親の下に子を置けるので、たとえば顧客ごとに親を立て、その下に個別の案件を子として置く形が取れます。工程表は親から子をまたいで1枚にまとめられるので、親子で分けても全体像は見られます。
迷ったときの目安は、報告の単位です。上に対して1枚で報告する範囲が、そのまま1つの案件になっているとうまく回ります。報告のたびに複数の案件から数字を拾い集めているなら、区切り方が実態に合っていません。
もう1つの目安が、参加する人です。同じ顔ぶれが最初から最後まで関わるなら1つでよく、途中で顔ぶれが入れ替わるなら分けたほうが権限の管理が楽になります。
案件の識別子は、作った後に変えると影響が広がります。付ける規則を先に決めてください。予約されていて使えない文字列があるとも案内されているので、短い略号を機械的に付ける規則にしておくと安全です。
使う機能を絞ることから始める
案件を作ったら、次にやるのは足すことではなく減らすことです。設定画面から、その案件で使う機能を個別に入り切りできます。
工程表、カンバンの板、カレンダー、会議、Wiki、掲示板、時間と費用、予算、文書、ファイル置き場。最初から全部を有効にすると、左側のメニューが長くなり、作業する人は自分がどこを触ればいいのか分かりません。
最初の1案件では、次の2つだけを有効にすることをおすすめします。
・作業パッケージ。作業を作って状態を動かす場所 ・工程表。日付を見る場所
これで足りるかどうかを2週間試してから、足りないものを1つずつ足します。会議やWikiは、既存の道具で回っているなら足す必要がありません。この道具に全部を集めることが目的ではなく、進行が見えることが目的です。
減らす判断は後からでもできますが、減らすほうが心理的に難しくなります。一度有効にした機能を切ると「せっかく入れたのに」という話が出ます。だから最初に絞るのが得です。
作業の型を3つに決める
次に決めるのが、作業パッケージの型です。この道具では、段階も節目も通常の作業も同じ作業パッケージとして扱われ、型で区別します。
既定ではいくつかの型が用意されていますが、最初から全部を使う必要はありません。3つに絞ると運用が安定します。
・段階。数週間から数か月の期間を持つ大きな区切り ・節目。期間を持たない1点。納品日や承認日にあたるもの ・作業。数日から2週間で終わる実作業
この3つで組むと、工程表が読みやすくなります。段階を親にして、その下に作業を子としてぶら下げ、節目は独立して置く。この形が基本です。
型を追加したくなったら、その型でしか使えない入力欄が必要かどうかで判断してください。単に呼び名を変えたいだけなら、型を増やさずに分類の項目を1つ足すほうが後の集計が楽になります。
型ごとの入力欄の構成を変える機能は有料の追加機能です。無料の範囲で運用するなら、既定の入力欄で足りる粒度に設計しておく必要があります。
節目として扱う型の指定は、工程表の見え方に影響します。プロジェクト単位でたたんだときに表示されるのは、節目として認識される型だけです。ここの設定を飛ばすと、たたんだ工程表に何も出ずに驚くことになります。
親子と前後をどう使い分けるか
作業どうしのつなぎ方には2種類あり、混ぜると工程表が読めなくなります。
親子は、含む関係です。段階の中に作業が含まれる、という構造を表します。工程表では、親の下に子がぶら下がって表示されます。
前後は、順番の関係です。この作業が終わらないと次が始められない、という制約を表します。工程表では細い線でつながります。
やってしまいがちなのが、同じ階層の作業を全部前後でつなぐことです。1か所の遅れが最後まで波及し、毎週工程表を全面的に引き直すことになります。前後でつなぐのは、本当に順番が決まっている箇所だけにしてください。
階層を1段下げる操作は、工程表の上で作業を右クリックして選べます。選んだ作業がすぐ上の作業の子になります。前工程と後工程の追加も同じメニューから行います。
前後の間隔を空けたい場合は、関係のタブで遅延の値を入れます。検収に3日かかるから次はその後、といった条件はここで表せます。
日付の入れ方は、既定が手動である
日付の扱いは、この道具でいちばん誤解されやすい部分です。既定は手動で、前後関係をつないでも日付は自動で動きません。
By default, all work packages in OpenProject are manually scheduled. In this mode you can select dates at your discretion. Project managers can set timelines based on specific needs, deadlines, or external factors. 出典: openproject.org
つまり、線を引いただけでは連動しません。連動させたい作業だけを、個別に自動へ切り替えます。切り替えは、日付をクリックしたときに出る選択画面で行います。
自動に切り替えられるのは、前の作業があるか、子を持っている場合だけです。どちらも無い作業は手動のままです。自動にすると、開始日を手で入れることはできなくなり、前の作業の終了日の翌稼働日から始まるように計算されます。所要日数は入力できるので、期間の長さは自分で決められます。
子を持つ作業を自動にすると、期間は子の範囲から決まります。いちばん早く始まる子と、いちばん遅く終わる子が親の期間になります。
実務では混ぜて使います。納品日や承認日のような外向けの日付は手動で固定し、その内側の作業を自動にする。こうすると、内側の遅れは自動で後ろへ送られ、外向けの日付は勝手に動きません。
どの作業をどちらにしたかは、日付の横に付く印で見分けられます。設計した本人以外にも分かるよう、社内の手順書に「何を手動にするか」の方針を1行で書いておいてください。
状態と業務の流れを、先に決める
作業の状態をどう並べるかは、板の使い勝手を決めます。多すぎると誰も正確に動かさず、少なすぎると詰まりが見えません。
最初は4つが扱いやすい数です。未着手、進行中、確認待ち、完了。確認待ちを独立させておくと、作業は終わっているのに承認が止まっている状況が見えます。ここが見えないと、遅れの原因が作業側にあるのか承認側にあるのかを切り分けられません。
状態を増やすかどうかは、その状態に1週間以上留まる作業が実際にあるかで判断します。半日で通り過ぎる状態は、列として持つ価値がありません。
業務の流れの定義では、どの役割がどの状態からどの状態へ動かせるかを決められます。作業する人が勝手に完了へ動かせないようにする、といった制御が可能です。ただし最初から厳しくすると、動かせない人が増えて板が止まります。最初は制限を緩くしておき、実際に困った場面が出てから絞るほうが定着します。
誰が何を入力するかを、紙に書く
ここが定着の分かれ目です。機能の設定ではなく、運用の決めごとです。
決めるのは3つです。
・日付を動かせるのは誰か。全員か、とりまとめる人だけか ・状態を動かすのは誰か。作業する本人が動かすのが基本 ・進捗の割合や所要時間を入れるのは誰か。入れるならいつ入れるか
3つ目が最も揉めます。進捗の割合を作業する人に毎日入れさせると、たいてい2週間で形骸化します。割合を入れさせず、状態を動かすだけにしておくほうが、数字の信頼度は高くなります。割合が本当に必要になるのは、外に対して数字で報告する義務がある場合だけです。
時間の記録についても同じです。工数の集計を最初から求めると、負担の大きさで全体が止まります。まず進行だけで数か月回して、状態が正しく動く習慣ができてから、時間の記録に手を付けてください。
人を招く前に、役割を割り当てる
設定が終わったら人を招きます。ここで何も考えずに全員を同じ役割で入れると、後から権限を絞るときに揉めます。先に3つに分けておいてください。
・とりまとめる人。設定を変えられ、日付を動かせる ・作業する人。自分の担当の状態を動かし、コメントを書ける ・見るだけの人。読めるが変更はできない
役割ごとにできることは細かく定義できるので、既定の役割をそのまま使わず、自分たちの3分類に合わせて調整します。役割の定義は環境全体で共有されるので、1度作れば次の案件でも使えます。
部署単位で人が入れ替わる組織では、人をまとめたグループを作り、グループごと案件に入れる形が楽です。異動のたびに個別の案件を回って足し引きする手間が消えます。
案件そのものを公開するかどうかも、招く前に決めます。公開していない案件は、参加している人にしか見えません。社外の人を入れる可能性があるなら、公開しない設定が前提になります。
なお、社外の人に対して作業を1件単位で共有する機能は有料の追加機能です。無料の範囲では、社外の人も案件の参加者として招くことになります。見せたくない情報が同じ案件の中にある場合は、案件を分けて対処してください。
実在しない仮の担当者を置く機能も有料の側にあります。まだ誰が担当するか決まっていない作業に人の枠だけ置きたい場合、無料の範囲では担当を空欄にして、分類の項目で「担当未定」と記録する形で代用します。
報告に出す形を、最初に決めておく
立ち上げの段階で決めておくと後が楽なのが、外に出す形です。運用が始まってから形を決めると、それに合わせて一覧を作り直すことになります。
出口は大きく3つあります。
・表計算の形式や区切り文字の形式で、作業の一覧を書き出す ・PDFで書き出す。表の形と報告書の形が用意されている ・画面をそのまま見せる。全員が見られる一覧を共有する
このうち、工程表の形でPDFに書き出す機能は有料の追加機能です。無料の範囲で工程表を紙やPDFにするなら、表示ラベルを整えてからブラウザの印刷機能を使う手順が案内されています。
いちばん手間が少ないのは3つ目です。報告を受ける相手も同じ環境に入れるなら、全員が見られる一覧を1つ作って、その画面を見てもらう形にすると、書き出しの作業そのものが消えます。相手が社外で、環境に入れられない場合に限って書き出しを使う、という切り分けにしてください。
書き出す場合は、どの項目を出すかを先に決めます。列の構成は一覧ごとに保存できるので、報告用の一覧を別に作って、そこに報告で使う列だけを並べておくと、毎回の整形が不要になります。
立ち上げてから3か月で、いちど見直す
組み立ては1回で終わりません。運用してみて初めて分かることがあるので、3か月後に見直す予定を先に入れておいてください。見るのは4点です。
1つ目が、使われていない機能です。有効にしたのに誰も開いていないモジュールがあれば、切ります。左のメニューが短いほど迷いが減ります。
2つ目が、状態の滞留です。特定の状態に1か月以上留まっている作業がまとまってあるなら、その状態は運用と合っていません。列を統合するか、詰まりの原因を潰すかのどちらかです。
3つ目が、保存した一覧の数です。増えすぎていたら、実際に開かれているものだけ残します。誰も開かない一覧は、新しく入った人を迷わせるだけです。
4つ目が、作業の粒度です。最初に決めた粒度から外れたものが増えていないかを見ます。1日で終わる作業が大量に並んでいるなら、それは作業の中の項目として扱うべきものです。
この見直しを予定に入れておくと、道具が合っていないのか、組み方が合っていないのかを切り分ける機会になります。切り分けずに「使いにくい」とだけ言われ続けると、判断ができません。
通知の設計を放置しない
初期設定のまま使い始めると、通知が多すぎて誰も見なくなります。逆に絞りすぎると、自分に振られた作業に気づきません。
この道具では、通知の条件を個人ごとに設定できます。自分に割り当てられたもの、自分が関係者として登録されているもの、自分が言及されたもの、といった単位で選べます。
設計の考え方としては、全員に共通の推奨設定を1つ作って配るのが現実的です。自分に割り当てられた変更と、自分が言及された場合だけを通知する。この2つに絞ると、通知の画面がそのまま作業の入口になります。
メールでのまとめ送信も用意されています。毎日届く形にすると、通知の画面を開かない人にも届きます。ただし、メールで届いた内容をメールの中で処理しようとする人が出るので、返信ではなく道具の上で動かす決めごとを添えてください。
期限が近い作業や期限を過ぎた作業を自動で知らせる仕組みは、有料の追加機能です。無料の範囲で運用するなら、期限で絞り込んだ一覧を保存しておき、とりまとめる人が週に一度見に行く形で代用します。
保存する一覧を、最初に3つ作る
毎回同じ絞り込みを手でやり直しているなら、それは保存できます。最初に3つ作っておくと、会議の準備が要らなくなります。
・今週動くもの。期間で絞り、担当ごとに並べる ・止まっているもの。状態が確認待ちで、更新が3日以上ないもの ・期限を過ぎたもの。終了日が今日より前で、完了していないもの
保存した一覧は、自分だけのものと全員が見られるものを分けられます。会議で使うものは全員が見られる設定にして、会議の最初に開く画面を固定してください。よく使うものは、お気に入りの印を付けておくと一覧の上に集まります。
一覧には並べ方と集計の設定も含められます。担当ごとにまとめて件数を出す、型ごとにまとめて所要日数を合計する、といった形です。報告に使う数字が毎回同じなら、その集計まで含めて保存しておくと、電卓を叩く時間が消えます。
列の構成も一覧ごとに保存されます。画面で見る用の一覧には列を少なく、書き出す用の一覧には列を多く、と使い分けると読みやすさと情報量を両立できます。
工程表の側でも同じように表示を保存できます。全体の形を見るもの、今四半期だけを見るもの、といった単位で作っておくと、拡大率や絞り込みを毎回やり直さずに済みます。
一覧の名前の付け方も決めておいてください。人によって命名が違うと、保存された一覧が増えたときに探せなくなります。用途を先頭に置く規則にすると並び順で揃います。
休日と稼働日の設定を、作業を入れる前にやる
見落とされがちですが、順番を間違えると痛い設定が1つあります。稼働日の設定です。
日単位まで拡大すると、非稼働日の背景が濃く表示されます。既定では、作業の開始日や終了日を非稼働日に置けません。土日や祝日を挟む作業は、所要日数はそのままで、画面上の幅だけが伸びます。3日間の作業を木曜に始めると月曜に終わり、5日分の幅になります。
この設定を作業を入れた後に変えると、すでに引いた線が一斉に動きます。年度の祝日を含めて、最初に入れてしまってください。
特定の作業だけ休日も進めたい場合は、その作業ごとに稼働日のみの指定を外せます。外部に依頼している作業や、機械が動いている待ち時間などがこれにあたります。
チームに説明するときは、棒の長さと所要日数が一致しないことを先に伝えてください。伝えずに運用すると、報告の数字と絵が合わないという指摘が毎回出ます。報告に使うのは日付か所要日数にして、棒の長さは順番を見るためだけに使う。この整理を最初に共有しておくと後が楽です。
2つ目の案件で楽をするために、雛形にする
1案件目を組み終えたら、そのまま次の案件の元にできます。案件を雛形として登録しておく機能があり、そこから新しい案件を作れます。
雛形に含めておくとよいのは、有効にする機能の組み合わせ、型の構成、状態の並び、保存した一覧、そして骨格になる段階と節目です。個別の作業までは入れないほうが扱いやすくなります。
作業パッケージそのものの雛形も用意されています。毎回同じ手順で進む作業があるなら、入力欄を埋めた状態で雛形にしておくと作成が速くなります。
ここまで整えておくと、3案件目以降は立ち上げが数十分で終わります。最初の1案件に時間をかける価値は、この繰り返しの部分にあります。
複数の案件を1枚で見る準備をしておく
1案件目を組んでいる段階では要りませんが、案件が3つを超えたあたりから必要になる設定があります。先に手を打っておくと、後で全部の案件を触り直さずに済みます。
案件をまたいだ工程表は、全体を横断する入口から開けます。あるいは絞り込みで対象の案件を指定します。親の案件から、含めたい子の案件を選ぶこともできます。
この画面を役立つものにするには、案件どうしで型と状態の名前がそろっている必要があります。案件Aで「確認待ち」、案件Bで「レビュー中」と別々に作ってしまうと、横断した一覧で状態ごとに絞れません。型と状態は環境全体で共有される設定なので、案件ごとに勝手に増やさない決めごとを作ってください。
プロジェクト単位でたたむと、各案件が1本の帯として表示されます。このとき中の作業を見せたい場合は、その型が節目として認識されるよう型の設定で指定しておく必要があります。指定していないと、たたんだときに何も出ません。
案件をまたいだ画面で作業が全部出てこないときは、権限の前に表示件数を疑ってください。1ページの件数に上限があり、案件あたりの作業が多いと途中で切れます。右下で件数を増やすか、環境の既定値を変えます。
最初の2週間の進め方
順番を決めておくと、迷いが減ります。
・1日目。案件を1つ作り、機能を2つに絞る。型を3つに決める ・2日目。骨格になる段階と節目だけを入れる。作業はまだ入れない ・3日目。実際の作業を20件から30件入れて、段階の下にぶら下げる ・4日目。前後関係を、本当に順番が決まっている箇所だけつなぐ ・5日目。保存する一覧を3つ作り、全員が見られる設定にする ・2週目。作業する人を招き、状態を動かしてもらう。日付は触らせない ・2週目の終わり。自分から状態を動かした人が何人いたかを数える
最後の1行が判定です。招いた人数のうち、自分から動かした人が半分に届かないなら、道具の問題ではなく決めごとの問題です。入力の理由が伝わっていないか、入力したことが誰にも使われていないかのどちらかです。
つまずきやすい5つ
立ち上げの支援でよく出る詰まり方を挙げます。
1つ目が、作業の粒度がばらばらになることです。1日で終わるものと3か月かかるものが同じ一覧に並ぶと、どちらの視点でも読めません。作業は数日から2週間、それより大きいものは段階に、小さいものは作業の中の項目にしてください。
2つ目が、前後関係のつなぎすぎです。線が作業と同じ数だけあるなら多すぎます。
3つ目が、案件をまたいだ内部のつながりです。まだ公開していない案件どうしを紐づけると、片方しか見えない人には切れて見えます。
4つ目が、休日の設定を後から入れることです。先に入れておかないと、引いた線が一斉に動きます。
5つ目が、表示件数の上限です。作業が多い案件を複数まとめて開くと、1ページに収まらず途中で切れます。出てこない作業があるとき、権限の前にここを疑ってください。
寄せられる相談から見えていること
立ち上げの相談で多いのは、設定方法ではありません。「作ったのに使われない」という段階の相談です。
原因を聞いていくと、ほぼ2つに収束します。1つは、入力する人にとっての利点がないこと。入力しても自分の仕事が楽にならないなら、忙しい週には飛ばされます。もう1つは、入力する場所が複数あること。チャットでも日程が動き、表でも日程が動くなら、どちらが正しいか分からないので誰も表を信用しません。
前者への対処は、入力した結果を本人に返すことです。自分用の画面に、自分の担当だけを並べておく。それを見れば今日やることが分かる状態にすると、入力の理由ができます。
後者への対処は、口頭とチャットでの日程変更を受け付けないと決めることです。とりまとめる人が「それは表に入れてください」と言い続ける期間が必要になります。だいたい1か月続けると習慣になります。
道具の側でできることは限られますが、覚えることが少ないほど定着は早くなります。段階ごとに機能を分けず機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという作りなら、「この操作は今のプランでできるのか」という調べ物が不要になります。そのかわり、費用の集計や資源の配分まで1つの器で扱いたい要望には応えられません。案件の性質で向き不向きが分かれます。
他の道具と横に並べて考えたい場合は、Trelloとの比較、Notionとの比較、monday.comとの比較がそれぞれ別の軸を持っています。まとめて見るなら比較の一覧から入れます。機能の範囲はできることに、人数で費用がどう変わるかは料金にあります。取り込みの手順はTrelloからの移行に、預ける形の判断材料は安全性の考え方に、立ち上げ前に出やすい疑問はよくある質問にまとめてあります。
組み立てを始める前に、3つだけ紙に書いてください。1つの案件として立てる範囲はどこまでか。日付を動かせるのは誰か。そして、作業する人は入力の見返りに何を得るか。この3つが埋まっていれば、設定画面での作業は半日で終わります。
Q1. 最初に何から設定すればよいですか？
案件を1つ作り、使う機能を絞ることから始めてください。設定画面で工程表や会議やWikiなどを個別に入り切りできます。最初は作業パッケージと工程表の2つだけを有効にして、型を段階と節目と作業の3つに決めるところまでで十分です。足りないものは2週間試してから足します。
Q2. 前の作業が遅れたら、後ろの日付は自動で動きますか？
既定では動きません。公式ドキュメントに、すべての作業パッケージは初期状態で手動の日程管理になると書かれています。連動させたい作業だけを個別に自動へ切り替えます。自動にできるのは、前の作業があるか子を持っている作業だけで、その場合は前の作業の終了日の翌稼働日から始まる計算になります。
Q3. 状態はいくつ作るのがよいですか？
最初は未着手、進行中、確認待ち、完了の4つが扱いやすい数です。確認待ちを独立させると、作業は終わっているのに承認で止まっている状況が見えます。状態を増やすかどうかは、その状態に1週間以上留まる作業が実際にあるかで判断してください。半日で通り過ぎる状態は列として持つ価値がありません。
Q4. 進捗の割合は入力させたほうがよいですか？
外部に数字で報告する義務がないなら、最初は不要です。割合の入力を毎日求めると、多くの現場で2週間ほどで形骸化します。状態を動かすだけにしておくほうが、集計した数字の信頼度は高くなります。工数の記録も同様で、進行だけで数か月回してから手を付けるほうが定着します。