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工事台帳のテンプレートを検索すると、無料でダウンロードできるエクセルが何十種類も出てきます。いくつか落として開いてみたものの、自社の見積書と科目が合わない、項目が多すぎて埋まらない、あるいは逆に足りない。結局そのまま使わずに終わった、という話は珍しくありません。
先に結論を書きます。テンプレートを選ぶ作業は、探す作業ではなく決める作業です。自社の見積書の科目、工事番号の振り方、誰が入力するか。この3つを先に決めてからテンプレートを見ると、どれを使うかは10分で決まります。決めずに探すと、何日かけても決まりません。
この記事では、テンプレートを探す前に決める3つのことから始めて、工事台帳に必ず載る項目、原価の科目をどこまで分けるか、原価計算書との繋ぎ方、無料のテンプレートを選ぶときに見る点、自社用に直す手順、そしてテンプレートでは解けない問題とその外し方までを順に扱います。
配られているテンプレートは、配り手の業種に合わせて組まれています。リフォーム向け、土木向け、設備向けで、科目の粒度も項目の数も違います。だから「よいテンプレート」は存在せず、自社の形に近いものだけがあります。自社の形を3つの点で先に言葉にします。
ひとつめは、自社の見積書の科目です。台帳の科目と見積書の科目が揃っていないと、見積りと実績を比べられません。比べられない台帳は、埋めるだけの作業になります。見積書を1枚印刷して、大項目を書き出してください。材料費と労務費と外注費と経費の4つに収まるのか、それとも仮設費や運搬費を独立させているのか。ここで書き出した科目が、テンプレートを選ぶときの照合の基準になります。
ふたつめは、工事番号の振り方です。番号は後から振り直すと集計がすべて崩れるので、最初に決めます。年度の2桁と連番の3桁で「26-001」のように振る形が扱いやすいです。年度で区切ると、期をまたいだ工事を区別しやすくなります。すでに見積番号や請求番号の体系があるなら、それに寄せます。番号の体系が2つあると、必ず突き合わせの作業が生まれます。
みっつめは、誰が入力するかです。経理の担当者が請求書を見て入れるのか、工務の担当者が工事の情報を入れるのか、両方が同じシートを触るのか。ここが決まると、必要な項目が半分に減ります。入力する人が1人なら、集計用の列を減らして手入力を増やしたほうが速いことがあります。入力する人が複数なら、入力規則でリストを作り、表記のゆれを機械で止める作りが必要になります。
この3つを決めたうえでテンプレートを開くと、見るところは3箇所だけになります。科目が自社と合っているか、工事番号の列があるか、入力する場所が1箇所に決まっているか。合っていないものは開いた時点で外します。3点で足切りすると、候補は一気に絞れます。
どのテンプレートにも共通して入っている項目があります。これは社内の管理の都合ではなく、法令が求めている内容が含まれているからです。建設業法施行規則第26条には、営業所ごとに備える帳簿の記載事項が並んでいます。
二 注文者と締結した建設工事の請負契約に関する次に掲げる事項 イ 請け負つた建設工事の名称及び工事現場の所在地 ロ イの建設工事について注文者と請負契約を締結した年月日、当該注文者（その法定代理人を含む。）の商号、名称又は氏名及び住所並びに当該注文者が建設業者であるときは、その者の許可番号 ハ イの建設工事の完成を確認するための検査が完了した年月日及び当該建設工事の目的物の引渡しをした年月日 出典: laws.e-gov.go.jp
ここから、テンプレートに必ず要る列が決まります。工事名、工事現場の所在地、契約日、注文者の商号または名称、注文者の住所、注文者が建設業者であるときの許可番号、検査完了日、引渡日。この8つは、社内の管理に使わなくても残す必要があります。
下請に出しているなら、同じ規則の第4号に下請契約の記載事項が並んでいます。下請負人に請け負わせた工事の名称と現場の所在地、下請契約を締結した年月日、下請負人の商号または名称と住所、下請負人が建設業者であるときの許可番号、検査を完了した年月日と引渡しを受けた年月日。さらに一定の下請契約では、支払った下請代金の額、支払った年月日、支払手段、手形を交付したときはその金額と満期、一部を支払ったときの残額、遅延利息を支払ったときの額と年月日まで求められます。
この一覧を見ると、無料のテンプレートに支払手段の列がないことに気づきます。多くのテンプレートは原価管理の台帳として作られているので、法定の帳簿として必要な項目が欠けています。両方を1枚で済ませるつもりなら、足りない列を自分で足すことになります。
現実的な作りは、シートを分けることです。1枚目に工事の一覧と原価の集計、2枚目に原価の明細、3枚目に法定の帳簿。3枚目は更新の頻度が低く、契約と引き渡しの節目だけ触ります。同じシートに入れると、毎日動く列と年に数回しか動かない列が並び、どこを更新すべきか分からなくなります。分けるだけで更新の負担は軽くなります。
原価は材料費、労務費、外注費、経費の4つに分けるのが基本の形です。テンプレートによっては、ここから枝を伸ばして20項目以上に分けているものがあります。細かいほうが良さそうに見えますが、細かくすると入力が続きません。
判断の基準は1つです。その分け方で数字を見たあと、次に打つ手が変わるかどうか。変わらないなら分ける必要はありません。たとえば材料費を「木材」「金物」「建材」に分けたとして、木材が予算を超えていたときに打つ手があるなら、分ける価値があります。見るだけで終わるなら、材料費のまま1つにしておいて、内訳は明細シートの取引先と内容の列から後で数えれば足ります。
分けたほうがよいことがはっきりしているのは、外注費です。外注先ごとの金額は、次の見積りにそのまま効きます。ただし科目として分けるのではなく、明細シートに取引先の列を持たせて、必要なときに取引先ごとに集計する形にします。科目を増やすのではなく、切り口を増やすほうが後で効きます。
もうひとつ分ける価値があるのは、自社の職人の労務費と、応援で入ってもらった分です。同じ労務費でも、原価としての意味が違います。応援の分が増えているなら、自社の人員の計画に問題があります。ここは科目で分けるか、明細に区分の列を1本足すかのどちらかです。
逆に細かくしないほうがよいのが経費です。経費は金額が小さく件数が多いので、分けた分だけ入力の手が増えて、見返りが小さくなります。仮設費や運搬費のように金額が大きくなる項目だけを外に出して、残りは経費のまま1つにまとめます。
科目を決めたら、入力のときに選ぶ形にします。データの入力規則でリストを作り、そこから選ばせます。自由入力にすると「外注費」と「外注」と「外注工事費」が混ざり、集計が合わなくなります。集計が合わない原因の大半は、計算式ではなくこの表記のゆれです。テンプレートを選ぶときも、入力規則が設定されているかどうかを見ておくと、後の手間が違います。
工事台帳のテンプレートとあわせて、原価計算書のテンプレートが配られていることがあります。この2つの関係を決めておかないと、同じ数字を2回入力することになります。
役割は分かれています。工事台帳は工事ごとに1行で、全案件を横に並べて見るための表です。原価計算書は工事1件を1枚で、科目ごとの内訳を積み上げて見るための表です。見たいものが違うので、どちらも要ります。
繋ぐのは工事番号です。原価計算書の右上に工事番号のセルを置き、台帳の一覧はその番号で紐づけます。金額の入力は、原価計算書の側か、明細シートの側のどちらか一方に決めます。両方に入れると、必ず食い違います。
実務で扱いやすいのは、明細シートに1行ずつ積んで、原価計算書はその明細をSUMIFSで集計して表示するだけの作りです。原価計算書は印刷して渡すための帳票になり、入力の場所ではなくなります。こうすると、工事が40件あっても入力する場所は明細シートの1枚だけです。
工事が増えるとファイルが散らばる問題も、この形で軽くなります。工事ごとにファイルを作る運用にすると、どこに保存したか分からなくなる状態が必ず来ます。
「トラスト」では、土木関連で使えるエクセルテンプレートを多数提供をしています。各現場の工事台帳だけでなく、全体を管理するための管理用エクセルが用意されている点が特徴的です。管理用エクセルのおかげで、各現場用の工事台帳が増えても、どこに保存したか分からなくなるといったことがなくなります。 出典: aippearnet.com
全体を束ねる表を別に持つ考え方は、ファイルを分ける運用を選んだ場合には必要になります。ただし束ねる表を人が手で更新するなら、更新漏れが起きます。明細を1枚に集める形にしておけば、束ねる表は式で作れるので、更新漏れが構造的に起きません。ファイルを分けるか1枚に集めるかは、この一点で決まります。
無料のテンプレートには入っていないことが多いのに、運用を始めると必ず欲しくなる列があります。請求と入金の予定です。
工事台帳は原価を集計する表なので、売上の側は請負金額の1つの数字で済んでいます。ところが実際の工事は、着工金と中間金と完成金に分けて請求することが多く、入金の時期がばらけます。原価の支払は月ごとに出ていくので、工事の途中で手元の資金が薄くなる局面が生まれます。この局面がいつ来るかは、台帳に入金の予定が入っていないと見えません。
持たせ方は2通りあります。ひとつは、一覧シートに「請求済み額」と「入金済み額」と「未入金額」の3列を足す形です。工事1件の状態が1行で見えるので、月末に未入金の合計を出すのが簡単になります。ただし請求が3回に分かれると、どの回の分が未入金なのかは分かりません。
もうひとつは、請求の明細を別のシートに積む形です。原価の明細シートと同じ考え方で、1行に請求1件を置きます。列は、工事番号、請求年月日、請求区分、請求額、入金予定日、入金日、入金額。一覧シートの請求済み額と入金済み額は、このシートからSUMIFで拾います。原価の明細と並べて持つと、工事ごとに出ていく金額と入ってくる金額を同じ月で比べられます。
どちらを選ぶかは、請求の回数で決まります。1件の工事で請求が1回なら3列で足ります。2回以上に分かれるなら、明細を別シートに持つ形にしないと、後から回ごとの状況を説明できません。
入金の管理まで台帳に持たせるかどうかは、経理が使っている会計ソフトとの兼ね合いもあります。会計ソフトの側で売掛金の残高が見えているなら、台帳に持つのは請求の予定日だけで足ります。二重に入力する運用は、必ず片方が古くなります。どちらを正とするかを先に決めて、もう一方は参照だけにしてください。
無料で配られているテンプレートを使うこと自体は合理的です。ゼロから組むより速く、項目の抜けも減ります。ただし使い始める前に確かめる点があります。
第一に、消費税率が計算式に直接書かれていないかです。古いテンプレートには8%が固定で入っているものがあります。税率はシートの1箇所にセルとして置き、すべての式がそのセルを参照する形に直します。税率が変わったときに1箇所で済みます。軽減税率が関わる取引があるなら、行ごとに税率を選べる列を足します。
第二に、行を足しても集計が動くかです。使い始める前に10行ほど挿入して、合計が正しく変わるかを試します。動かないなら、集計の範囲を列全体に広げるか、テーブルとして書式設定して範囲が自動で伸びるようにします。運用を始めてから気づくと、それまでの数字を全部検算することになります。
第三に、科目が自社の見積書と揃っているかです。最初の節で書き出した見積書の大項目と照らします。揃っていないテンプレートを選ぶと、毎回頭の中で読み替えることになり、いずれ読み替えを間違えます。
第四に、法定の帳簿として必要な列があるかです。注文者の許可番号、検査完了日、引渡日、下請への支払手段。原価管理だけを想定したテンプレートには入っていないことが多いので、足りない分は自分で足すか、別のシートを作ります。
第五に、ダウンロードの条件と配布元の更新時期です。登録が不要なものと、会社の情報を入力させるものがあります。入力した先から連絡が来る前提で使うかを決めておきます。更新が3年以上止まっているテンプレートは、いま求められる項目が欠けている可能性があるので、施行規則第26条の一覧と突き合わせてから使います。
この5点で足りているものが2つか3つ残ります。そこから先は好みで選んで構いません。完璧なものを探すより、足りない列を足すほうが速いです。
選んだあとにやることは決まっています。順番を守ると30分で終わります。
最初に、余計な列を消します。埋まらない列があると、そこが空欄のまま残り、他の空欄との区別が付かなくなります。使わないと決めた列は非表示にせず削除します。非表示にすると、後から誰かが表示して埋め始めます。
次に、税率のセルを作ります。シートの端に税率のセルを置き、税額の式をそのセルの参照に書き換えます。書き換えた後、既存の数字が変わっていないかを1行だけ検算します。
その次に、科目のリストを作ります。別のシートに科目を縦に並べ、明細の科目の列にデータの入力規則でリストを設定します。同時に、取引先のリストも作っておくと表記のゆれが止まります。
その次に、手入力のセルと式のセルを塗りの色で分けます。手入力は白、式は薄い灰色のように決めます。これをしておくと、誰かが式のセルに数字を直接打ち込んだときに気づけます。原価が合わない原因の多くは、この上書きです。
その次に、工事番号の列を一覧と明細の両方に置き、明細の工事番号も入力規則でリストから選ばせます。一覧に存在しない番号が明細に入ると、その行は永久に集計から漏れます。リストから選ぶ形にしておけば、構造的に漏れません。
最後に、テスト用の工事を1件入れて、請求書を3枚ぶん積んでみます。一覧の原価が正しく動くか、粗利の列が想定どおりに出るかを確かめます。ここで動かないものは、運用を始めても動きません。テストの行は、確認が終わったら削除します。
直したファイルは、営業所から開ける共有の場所に1つだけ置きます。ファイル名に日付や担当者名を入れないことも、このときに決めます。日付を入れた時点で、古い版を残す運用が始まります。
配られているテンプレートを自社用に直したあと、そのファイルをどう扱うかを決めていない現場が多くあります。ここを決めないと、半年後に人ごとに違う様式が並びます。
まず、原本を1つ決めて、原本を触れる人を1人にします。列を足したい、科目を増やしたい、という要望は必ず出ます。出たときに各自が自分の手元のファイルを直すと、翌月には集計できなくなります。要望は原本を持つ1人に集めて、原本を直し、直したことを全員に伝える。この流れを決めておきます。
次に、原本と運用中のファイルを分けます。原本は数字が入っていない空の状態で置き、新しい年度や新しい案件で使うときにコピーします。運用中のファイルに列を足すと、その年度だけ形が違うファイルができて、年度をまたいだ集計ができなくなります。
その次に、版を書き残す場所を作ります。ファイル名に版の番号を入れるのではなく、シートの1枚目か端に「様式の更新履歴」の欄を置いて、いつ何を変えたかを1行ずつ足します。ファイル名に日付を入れる運用は、古い版を残す運用と同じことなので避けます。
保存場所は、営業所から開ける共有の場所に1つだけです。建設業法施行規則は、帳簿の記載事項が電子のファイルに記録され、必要に応じてその営業所で紙面や画面に明確に表示できるときは、その記録をもって帳簿への記載に代えられるとしています。個人のパソコンの中だけにあるファイルは、この条件から外れます。担当者が休んだ日に開けない状態は、様式の管理としても問題になります。
最後に、年度が替わったときの手順を書いておきます。原本をコピーして年度を書き換える、前年度から繰り越す工事の行を転記する、工事番号の年度の2桁を変える。この3つを1枚のメモに残しておけば、担当者が替わっても同じ形で続きます。テンプレートを整える作業の価値は、整えた瞬間ではなく、3年後に同じ形で残っていることで出ます。
テンプレートを作るときに抜けやすいのが、作ったあとどれだけ残すかです。保存期間が違うものを同じファイルに入れると、捨てる判断ができなくなります。
建設業法施行規則第28条は、帳簿と添付書類の保存期間を、請け負った工事ごとに、目的物を引き渡したときから5年間としています。発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るものは10年間です。完成図や工事内容に関する発注者との打合せ記録といった図書は、引き渡しから10年間です。一方で、原価の明細のもとになる帳簿書類は、法人税の関係で7年間の保存が求められる範囲に入ります。
つまり1つの工事について、5年で足りるもの、7年残すもの、10年残すものが同時に発生します。ファイルを工事ごとに1枚にしていると、いちばん長い10年に合わせて全部を残すことになります。それでも困らない量ならそれで構いませんが、フォルダの中が10年ぶん溜まると、必要な1枚を探す時間が伸びます。
様式の設計で織り込むなら、保存期間ごとにシートかフォルダを分けます。法定の帳簿のシート、添付書類のフォルダ、図書のフォルダ、原価の明細。この4つに分けておけば、年度末に捨てる判断が機械的にできます。分けていないと、判断できないので全部残す、という選択しかなくなります。
自社の工事がどの区分に当たるか、税務の側で何年残すべきかは、許可行政庁や顧問の税理士に確認してください。ここで押さえておきたいのは、期間が複数あるという事実を様式の側に反映させておくと、後から整理する作業が発生しないという一点です。テンプレートを選ぶ段階でフォルダの構成まで決めておくと、3年後に慌てずに済みます。
項目を整えても残る問題があります。テンプレートの出来とは別の話なので、先に知っておくほうが余計な探し方をせずに済みます。
ひとつめは、同時に触れないことです。エクセルのファイルは、原則として1人が開いている間は他の人が編集できません。経理が締めている間、工務は工事を追加できません。人数が3人を超えると、この待ちが毎日起きます。テンプレートをどう直しても、この制約は消えません。
ふたつめは、工程との突き合わせです。遅れている工事がどれかを工程表で見て、その工事の原価を台帳で探す。この行き来は、案件の数だけ発生します。工程表と台帳で工事の呼び名が違うと、探す時間がさらに乗ります。台帳の側をいくら整えても、工程表が別の場所にある限り、この往復は残ります。
みっつめは、更新の履歴です。施行規則第27条は、記載事項に変更があったときは変更があった年月日を付記して変更後の事項を記載しなければならないと定めています。エクセルで金額を上書きすると、いつ何を変えたかが残りません。行を上書きせず変更の行を足していく作りにすれば要件は満たせますが、行が増えるほど一覧が読みにくくなります。
このうち、ひとつめとふたつめは、台帳の外に出すことでしか解けません。みっつめは作りで対応できます。だから道具を増やすかどうかの判断は、同時に触りたい人が何人いるか、工程との往復に月何時間使っているか、この2つで決まります。台帳のテンプレートが悪いわけではありません。
外に出すなら、原価ではなく工事の一覧と進み方から出します。原価の集計はエクセルが得意な仕事で、法令が求める帳簿もエクセルのままで要件を満たせます。移す理由があるのは、複数の人が同時に見たい情報だけです。
具体的には、工事番号、工事名、担当者、期日、いまどの段階かの5つです。この5つを1つの板に載せて、全員がそこを見る場所にします。原価はエクセルに残したまま、板のカードに工事番号を書いておけば、台帳の該当行に辿れます。呼び名が揃うので、探す時間が消えます。
道具を選ぶときは、機能の一覧より先に人数の数え方を見ます。台帳を見るのは経理と現場の両方なので、閲覧だけの人を1人として数える作りだと、月額が想定の倍になります。何が有料の線引きになっているかは料金のような料金ページに必ず書かれています。人数で区切るのと機能で区切るのは意味が違うので、無料の範囲で工程表が使えるのかどうかも同じページで確かめます。
1つの入力が複数の見え方になるかも論点です。カンバンと工程表とカレンダーが同じデータを別の形で出すのか、それぞれ別に入力が要るのかで、続くかどうかが分かれます。この作りはできることのような機能のページで確かめられます。他のサービスと並べて考えるなら比較の一覧から入ると、同じ軸で並んだ状態で読めます。個別に見たいときはTrelloとの比較のように1対1のページで、無料の範囲の区切り方と有料に移る境目を見ます。
既にカードの形でタスクを管理しているなら、そこから移せるかも確かめます。自動で運べる範囲と手作業になる範囲を正直に書いているかはTrelloからの移行のような移行のページで分かります。すべて自動で移せると書いてあるページは、後から手作業が出てきます。判断に迷う点はよくある質問のようなFAQのページに書かれていることが多いので、料金ページと合わせて読んでおくと論点が絞れます。
最後に、テンプレートを探していた時間の使い道を1つ。見積書を1枚印刷して科目を書き出す作業は15分で終わります。工事番号の振り方を決める作業も15分です。この30分を先に使うと、テンプレートは10分で選べます。順番を逆にすると、何日も探して結局どれも使わないという結果になります。
自社の見積書の大項目を書き出してから選んでください。科目が揃っていないテンプレートは、毎回頭の中で読み替えることになり、いずれ間違えます。そのうえで、消費税率が計算式に固定で書かれていないか、行を足しても集計が動くか、工事番号の列があるかを見ます。この3点で足りているものが残れば、あとは好みで選んで構いません。
建設業法施行規則第26条が求めているのは、工事名、工事現場の所在地、契約日、注文者の商号または名称と住所、注文者が建設業者であるときの許可番号、検査完了日、引渡日です。下請に出しているなら、下請負人ごとに同じ内容と、支払った下請代金の額と支払年月日と支払手段も要ります。原価管理向けのテンプレートには支払手段の列がないことが多いので、足りない分は自分で足してください。
その分け方で数字を見たあと、次に打つ手が変わるかどうかで決めてください。変わらないなら分ける必要はありません。材料費と労務費と外注費と経費の4つで始めて、金額の大きい仮設費や運搬費だけを外に出す形が扱いやすいです。取引先ごとに見たい場合は、科目を増やすのではなく明細に取引先の列を持たせて、必要なときに集計します。
見たいものが違うので両方要ります。工事台帳は全案件を横に並べる表、原価計算書は工事1件の内訳を積み上げる表です。ただし金額を入力する場所はどちらか一方に決めてください。明細シートに1行ずつ積んで、原価計算書はそれを集計して表示するだけの作りにすると、工事が増えても入力する場所は1枚のままです。