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googleカレンダーのタスクで進行を追う｜予定と作業を分ける
googleカレンダーのタスクを調べている人の状況は、だいたい2つに分かれます。自分のやることをカレンダーで一元管理したい場合と、チームの進行をカレンダーで追えないかと考えている場合です。この2つは同じ機能を使いますが、うまくいく範囲がまったく違います。
先に結論を書きます。1人の1日を組み立てる道具としてなら、カレンダーのタスクで十分に足ります。チームの進行を追う道具としては、途中で必ず止まります。止まる場所は共有と割り当てで、そこは機能の使い方を工夫しても越えられません。
この記事では、公式に説明されているできることの範囲を先に整理して、予定とタスクの線引き、表示されないときに見る場所、毎朝の運用、そしてチームで使ったときにどこで詰まるのかを順に扱います。とりまとめる立場で読んでいる場合は、後半の共有の節から見ても意味が通ります。
googleカレンダーのタスクでできること
まず、道具の範囲をはっきりさせます。ToDo リストとカレンダーは別の機能で、タスクの本体は ToDo リスト側にあり、カレンダーはその表示先の1つという関係です。
Google ToDo リストには、いくつかの方法でアクセスできます。ウェブブラウザで tasks.google.com にアクセスするか、Gmail、カレンダー、Chat、ドライブなどの Workspace アプリのサイドパネルからすばやくアクセスできます。Google カレンダーの空いている時間をクリックするか、右上の [カレンダーの ToDo リスト] を開くことでタスクを作成することもできます。 出典: workspace.google.com
この関係を押さえると、以降の挙動がすべて説明できます。公式の説明でできると書かれていることを並べると、次のようになります。
日付を設定したタスクはカレンダーに自動的に表示されます。日付に加えて時刻を入れると、その時刻にリマインダーが届きます。時間の幅を持たせたい場合は、タスクに期間を追加して表示を「予定あり」に設定できるため、他の人から見て埋まっている時間として扱われます。
カレンダーからタスクを作るときの設定項目も公式に整理されています。開始日と時刻に加えて、そのタスクにどれくらい時間を使う予定かを入れられます。完了させたい日を入れる締切の欄は別にあり、カレンダーの終日の行に表示されます。色を変える、空き時間と予定ありを切り替える、公開範囲を選ぶといった設定は詳細設定の側にまとまっています。職場または学校のアカウントだけが使える設定として、サイレントモードでチャットの通知を止める、予定ありのときに会議を自動的に辞退する、の2つが挙げられています。
繰り返しは、毎日、毎週、毎月、毎年の頻度で設定できます。週次の報告や月次の経費精算のように、期日が決まって何度も来る作業は、一度設定すれば毎回の登録が不要になります。
整理の手段も用意されています。仕事と私用のように用途ごとにタスクリストを分けられ、大きなタスクにはサブタスクを足して分割できます。リスト内の並べ替えはドラッグで行い、重要なものにはスターを付けられます。
作成の入口は複数あります。Gmail のメールから直接タスクを追加でき、Google ドキュメントからタスクを委任でき、Google Chat でタスクを作成して割り当てることもできます。そして同じ Google アカウントでログインしていれば、パソコンとスマートフォンとタブレットの間で自動的に同期されます。
ここまでが公式に書かれている範囲です。1人分の作業を扱う道具としては、必要なものがほぼ揃っています。
予定とタスクは何で線引きするか
カレンダーを使い始めた人が最初につまずくのは、何を予定として入れて何をタスクとして入れるかの判断です。ここを決めずに使うと、カレンダーが予定とタスクの混ざった一覧になって、朝見たときに何をすべきか分からなくなります。
線引きの基準は1つで足ります。相手がいる時間かどうかです。
相手がいる時間は予定に入れます。打ち合わせ、訪問、電話、面談。これらは自分の都合で動かせないので、先に枠として固定します。他の人から見て埋まっている時間として扱われる必要があるのも、この種類です。
自分だけで進める作業はタスクに入れます。資料を作る、見積を出す、原稿を確認する。これらは予定より優先度が低いので、空いている時間に割り当てます。タスクとして入れておけば、終わらなかったときに翌日へ動かせます。
この線引きの利点は、終わらなかったときの扱いが変わる点です。予定は終わらなくても時間が過ぎれば消えますが、タスクは完了にするまで残ります。作業を予定として入れてしまうと、やらなかった作業がカレンダーの過去に沈んで見えなくなります。
判断に迷う種類として、締切があります。締切そのものは作業ではないので、タスクとして期日だけを入れておき、実際に手を動かす時間は別のタスクか予定として確保します。締切だけを入れて安心してしまうと、前日に着手して間に合わないという結果になります。
もう1つ迷うのが、移動時間です。移動は相手がいる時間に付随するので、予定側に含めるか、前後の予定として入れます。タスクに入れると、移動しなかった扱いにできてしまうため記録として使えません。
タスクが表示されないときに見る場所
googleカレンダーのタスクで最も多い困りごとが、入れたはずのタスクが見えないことです。原因はいくつかに絞られます。
1つ目は、カレンダー側の表示がオフになっていることです。左側のマイカレンダーの一覧にタスクの行があり、そのチェックが外れていると、タスクは登録されていても画面に出ません。登録した直後に見えない場合は、まずここを見ます。
2つ目は、日付が入っていないことです。公式の説明では、カレンダーに自動的に表示されるのは日付が設定されたタスクです。日付を入れずに作ったタスクは ToDo リスト側にだけ残るので、カレンダーを見ても出てきません。サイドパネルから ToDo リストを開くと残っているのが確認できます。
3つ目は、別のアカウントで作っていることです。ブラウザに複数の Google アカウントでログインしている場合、Gmail から作ったタスクが会社のアカウント側に入り、私用のアカウントのカレンダーを見ている、という食い違いが起きます。同期はアカウント単位なので、アカウントをまたぐと同期されません。
4つ目は、完了にしたあとの扱いです。完了したタスクはカレンダーの表示から消えます。やったかどうかを後から確認したい場合は、ToDo リスト側で完了済みの一覧を開きます。カレンダーだけを見ていると、完了した記録は追えません。
5つ目は、表示している期間の問題です。月表示では1日の枠に入る件数に限りがあるため、予定が詰まっている日ではタスクが省略されて見えないことがあります。入れたはずのタスクが見えないと感じたときは、日表示か週表示に切り替えて同じ日を見ると確認できます。
6つ目は、他の人のカレンダーを重ねて見ている場合です。公式に案内されているタスクの設定には、他の人に対する公開範囲を選ぶ項目があります。同僚のタスクが自分の画面に出てこないときは、自分側の表示ではなく本人側の設定を確認する必要があります。
この6つを順に見て解決しない場合は、ブラウザの拡張機能が表示を止めていることもあります。別のブラウザで同じアカウントを開いて確認すると、どちら側の問題か切り分けられます。
Gmailとスマートフォンからの登録を足す
カレンダーを開いてタスクを登録する形だけだと、登録のときの手間が残ります。公式に案内されている入口をいくつか使い分けると、思い出したときに書ける形になります。
Gmail からの登録が最も効くのは、依頼がメールで来るチームです。返信が必要なメールをその場でタスクにすると、受信箱を未読の管理に使う必要がなくなります。メールを未読のまま残して管理する方法は、件数が増えると機能しなくなります。30通を超えたあたりで、未読の中に重要なものが埋もれ始めます。
スマートフォンからの登録は、移動中や打ち合わせの直後に使います。同じ Google アカウントでログインしていればデバイス間で自動的に同期されるので、その場で入れたタスクがパソコン側のカレンダーにも出ます。通知の届き方は環境で違い、ウェブ版では通知設定に基づいて送られ、モバイル版ではスマートフォンにプッシュ通知が届きます。
Gemini アプリからタスクやリマインダーを追加、編集、確認することもできます。手書きのメモを撮影して記録させる方法も案内されています。打ち合わせでホワイトボードに書いた宿題を持ち帰る場面では、この経路が使えます。
入口を増やすときの注意は1つです。入口が増えても、置き場所は1つに保ちます。仕事用のリストを1つに決めて、どの入口から入れてもそこに入るようにしておきます。入口ごとにリストが分かれると、朝の5分で見る場所が増えて運用が崩れます。
繰り返しとサブタスクをどこで使うか
この2つの機能は、使い方を間違えると一覧を汚します。
繰り返しに向いているのは、日付が決まっていて内容が毎回同じ作業です。週次の報告、月次の締め、四半期ごとの棚卸し。忘れると誰かの作業が止まる種類の作業をここに入れます。頻度は毎日、毎週、毎月、毎年から選べます。
繰り返しに向かないのは、内容が毎回変わる作業です。「顧客への連絡」のような漠然とした繰り返しを毎日で登録すると、完了にしないまま溜まって、一覧の信用が落ちます。毎日やるべき習慣は、タスクではなく予定として時間を確保するほうが機能します。
サブタスクは、1つの作業が複数の手順に分かれるときに使います。ただし分け方には向き不向きがあります。自分が順番に進める手順を分けるのは有効です。担当が違う作業を親子で並べるのは向きません。サブタスクは親のタスクと同じリストに入るので、担当が違う作業を入れると自分の一覧に他人の作業が混ざります。
判断の目安として、サブタスクが5つを超えたら、それは1つのタスクではなく案件です。案件の単位になると、期日と担当と状態を持つ必要が出てくるので、カレンダーの中で扱うには窮屈になります。ここが、道具を足すかどうかの分かれ目として分かりやすい合図です。
記録として後から使えるか
進行の管理には、いま何が残っているかを見る用途と、あとから何をやったかを追う用途があります。カレンダーのタスクは前者に強く、後者に弱い形です。
完了したタスクはカレンダーの表示から消えます。ToDo リスト側で完了済みの一覧を開けば残っていますし、カレンダーの上部にある保留中のタスクから直近365日分のタスクの一覧を開けることも公式に案内されています。ただし、いつ完了したのかを期間で絞って集計する用途には向きません。月末に振り返って「この案件に何日かかったか」を出したい場合、カレンダーのタスクだけでは材料が足りません。
予定として入れた時間は過去の日付に残るので、振り返りには使えます。ただし予定は実際にその時間を使ったかどうかを記録しないので、予定と実績の差は分かりません。ここを正確に取りたい場合は、時間の記録を別に持つ必要があります。
現実的な折り合いとしては、記録を必要とする範囲を先に絞る形です。社内の作業の全部を記録する必要はなく、請求に関わる作業や、見積の根拠に使う作業だけを対象にします。対象を絞れば、月末の集計が短時間で終わります。
対象を絞らずに全部の記録を取ろうとすると、入力する側が続けられません。記録の粒度は、あとでその記録を何に使うかで決めます。使い道が決まっていない記録は、必ず途中で止まります。
毎朝5分でその日を組み立てる
機能の使い方が分かっても、運用の形が決まっていないとカレンダーは埋まったまま使われなくなります。1人で使う場合の運用は、朝の短い時間を1つ決めるだけで回ります。
まず今日のタスクを1件登録し、明日の朝から5分だけカレンダーを開いて、その日にやることと取り組む順番を決めてみてください。 出典: suitup.jp
朝に見る順番を決めておくと、この5分が短くなります。最初に予定を見て、動かせない時間を把握します。次に今日のタスクを見て、予定の合間に入るかどうかを判断します。入らない分は、その場で翌日以降へ動かします。
ここで重要なのは、動かすことをためらわないことです。今日できない作業を今日の欄に残しておくと、翌朝には昨日の未完了が積み上がって、一覧が信用できなくなります。動かした記録が残らないことを気にする必要はありません。期日を守る必要がある作業なら、期日そのものを別のタスクとして持っておきます。
時間の幅を持たせたい作業には、期間を設定して「予定あり」にします。集中して2時間取りたい作業がある日は、その時間を埋まっている扱いにしておくと、他の人から打ち合わせを入れられません。この設定を使わずにタスクを置いておくと、空き時間と見なされて枠が埋まります。
繰り返しの設定は、最初の1か月で効果が出ます。毎週の報告や毎月の締めの作業を繰り返しで登録すると、思い出す作業がなくなります。ここに入れるべきものの目安は、忘れると誰かに迷惑がかかる種類の作業です。
夕方にもう1つ短い確認を入れると精度が上がります。終わらなかったタスクを翌日に動かすところまでをその日のうちに済ませると、翌朝の5分が3分になります。
リマインダーが効かなくなる理由
タスクに日時を入れると通知が届きます。この通知が最初は効いて、しばらくすると効かなくなるのは、機能の問題ではなく件数の問題です。
通知が効く条件は1つで、通知が来たときにその作業に取りかかれることです。通知が来ても取りかかれない状況で鳴り続けると、通知そのものを見なくなります。ここまで来ると、通知をオフにするか、通知が来ても無視する習慣がついて、元に戻すのが難しくなります。
対策は、通知を付けるタスクを絞ることです。目安として、1日に鳴る通知は3件までにします。3件を超えるなら、通知を付けるべき作業の基準が緩すぎます。通知を付けるのは、時刻を外すと相手に影響が出る作業だけにします。提出の締切、折り返しの電話、支払いの期日。この種類だけに絞れば、鳴ったときに手が止まります。
それ以外の作業は、通知ではなく朝の確認で扱います。朝に一覧を見る習慣があれば、通知は要りません。通知を増やす発想は、朝の確認をしていないことの埋め合わせとして出てくるので、順番が逆です。
繰り返しのタスクに通知を付ける場合は、特に慎重に決めます。毎日鳴る通知は、1週間で背景音になります。週に1回や月に1回の頻度なら、通知が来たときに意味を持ちます。
通知の届き方は環境によって違います。ウェブ版のカレンダーでは通知設定に基づいて通知が送られ、モバイル版ではスマートフォンにプッシュ通知が届きます。パソコンの前にいない時間が長い働き方なら、モバイル側の通知だけを有効にする形が無駄がありません。
チームで使うと詰まるのは共有と割り当て
ここから先が、1人での利用とチームでの利用が分かれる場所です。
公式に説明されている割り当ての方法は2つあります。Google ドキュメント上でタスクを委任する方法と、Google Chat のスペースでタスクを作成して割り当てる方法です。どちらも相手のタスクリストにタスクが入る形になります。
つまり割り当てはできます。状況の確認も、スペースや文書という共有の場からは行えると案内されています。Chat のスペースでは、誰かがタスクを作成または更新したときに通知がスペースに出ます。ドキュメント側では、割り当てられた相手にメールで通知が届き、日付やタイトルが変わったときにも通知が来ます。
制約はその先にあります。共有したタスクには、サブタスクを作ることも繰り返しを設定することもできないと明記されています。この2つは1人で使うときに最も効く機能なので、週次の報告や月次の締めのような定期の作業は、割り当てる形では設定できません。誰かが毎回手で作り直すことになります。
もう1つの制約が、置き場所です。割り当てたタスクは相手の既定のリストに入るので、相手の個人的なタスクと混ざります。あとから別のリストへ移すことはできますが、それは受け取った人が毎回行う手作業です。そして割り当てた側のカレンダーには、そのタスクは出てきません。進み具合を見る場所は、カレンダーではなくスペースか文書のほうになります。ToDo リストそのものを他の人と共有する方法については、公開されている資料に記載が見当たりません。
この構造が、チームの進行管理で具体的にどう出るかを整理します。
第一に、案件をまたいだ担当別の一覧が作れません。スペースごとや文書ごとには見えても、誰が全体で何件抱えているかを1画面で見る方法がありません。人数が3人なら聞けますが、10人になると聞く作業そのものが1日仕事になります。
第二に、作業の順序が表現できません。前の作業が終わらないと次が始められないという関係を、タスクの期日だけでは書けません。前の作業が2日遅れたとき、後ろの作業の期日は自動では動きません。
第三に、進んだかどうかの記録が残りません。カレンダーのタスクは完了か未完了の2つの状態しか持たないので、着手済みや確認待ちといった途中の状態を表せません。進行を預かる立場では、この途中の状態こそが見たい情報です。
第四に、やりとりが別の場所に散ります。タスクの内容についての相談はチャットやメールで行われるので、あとから経緯を追うときにタスクとやりとりを突き合わせる作業が発生します。
第五に、人数が増えたときに機能そのものが止まる場合があります。Chat のスペースについては、スペースが大きくなりすぎるとタスクの割り当てができなくなると案内されています。全社のスペースに作業を集める運用は、この点で行き止まりになります。
3人までのチームなら、これらは声をかければ済む話です。人が増えるか、案件が同時に3つ以上動き始めたところで、聞く作業のほうが管理より重くなります。
共有カレンダーに作業を入れる運用の落とし穴
割り当てが使いにくいなら、共有カレンダーを1つ作ってそこに作業を入れればよいのではないか、という発想になります。実際にこの運用を取っているチームはあり、うまくいく条件と崩れる条件がはっきり分かれます。
うまくいくのは、作業が日付に強く結びついている仕事です。撮影、施工、配送、店舗のシフト。その日にその人がそこにいるかどうかが最も重要な情報である場合、共有カレンダーは適した形です。予定として置けば全員が見られて、時間の重なりも一目で分かります。
崩れるのは、作業の期間が変わる仕事です。制作や開発のように、着手してみて3日かかると分かる種類の作業を共有カレンダーに置くと、伸びたときに手で動かすことになります。動かす人が1人だけだと、その人が更新を止めた時点で全員が古い情報を見ることになります。
もう1つ崩れる原因が、状態を書けないことです。共有カレンダーに置いた作業が、着手前なのか確認待ちなのか完了なのかは、タイトルに文字を足して表すしかありません。「【確認待ち】」のような接頭辞を付ける運用は、最初の1か月は機能しますが、書く人が増えると表記が揺れて検索もできなくなります。
見分け方として、こう考えると早いです。その作業について「いつ」だけを知りたいのか、「いつ」と「誰が」と「どこまで進んだか」の3つを知りたいのか。前者なら共有カレンダーで足り、後者なら別の置き場所が要ります。
案件が増えたときのリストの分け方
タスクリストを複数作れる機能は、案件が増えたときの逃げ道になります。ただし分け方を決めずに増やすと、リストを開く順番を覚えられなくなって、結局1つしか見なくなります。
分け方として機能するのは、見る頻度で分ける形です。毎日見るリストを1つだけ作り、そこに今週着手する作業だけを入れます。それ以外は「あとで」のリストに退避させます。毎日見るリストが15件を超えたら、多すぎる合図なので退避させます。
案件ごとにリストを作る形は、案件が3つ以下のときには機能します。4つ以上になると、朝に開くリストが4つになり、どれを先に見るかの判断が毎回発生します。この判断が面倒になった時点で運用が止まります。
もう1つの分け方が、相手で分ける形です。社内向けと顧客向けを分けると、優先順位が自然に決まります。顧客向けのリストを先に見る、という単純な規則にできるので、判断が要りません。
どの分け方を選んでも、リストの数は3つまでに抑えるのが現実的です。仕事で使うリスト、私用のリスト、退避用のリスト。この3つに収まらないほど案件が増えているなら、それは個人のタスク管理の限界を超えていて、案件の単位で扱える置き場所が必要になっている状態です。
カレンダーのままでよい場合と、足したほうがよい場合
道具を増やす判断は、困っている内容で決まります。次の場合は、カレンダーのタスクのままで問題ありません。
作業がほぼ自分1人で完結している場合。他の人に割り当てる必要がなく、期日だけ守れていればよい場合。同時に進んでいる案件が1つか2つで、順序が頭に入っている場合。この状態で道具を増やすと、入力する場所が2か所になって、どちらも更新されなくなります。
一方で、次の症状が出ているなら、カレンダーの外に置き場所が必要です。
進み具合を聞いて回る作業が発生している。誰が何を持っているか分からない時間帯がある。前の作業の遅れが後ろに伝わらず、直前に気付く。同じ質問がチャットで繰り返される。これらは、作業の状態が1か所に集まっていないことから来る症状です。
判断のときに注意したい点が1つあります。道具を増やすと、入力する人の手間が増えます。とりまとめる側には便利でも、入力する側が埋めなくなると、一覧は嘘になります。選ぶときは機能の数ではなく、入力が軽いかどうかを先に見ます。
カレンダーと並べて使う置き場所の選び方
カレンダーを捨てる必要はありません。相手がいる時間はカレンダーが最も扱いやすい形なので、そこは残したまま、作業の状態だけを別の場所に移す形が現実的です。
その置き場所として使われるのが、板の形で作業を並べる道具です。付箋のように作業を並べて、担当と期日を付け、状態を列で表します。板の上で作業が動くので、聞かなくても進み具合が見えます。作業の期日から工程表を自動で引ける形になっていれば、順序の遅れも見えるようになります。
代表的な道具には性格の違いがあります。付箋を並べる形に徹しているTrelloは入力が最も軽く、小さなチームで定着しやすい形です。担当と期日と依存関係まで細かく扱いたい場合はAsanaが向きます。どちらも今のままでよい場合を含めて、違いはTrelloとの比較とAsanaとの比較に整理してあります。板の形だけでなく、工程表とカレンダーを同じ作業から作る仕組みについてはできることにまとめています。
料金の考え方も道具ごとに違います。機能を段階で分ける形と、人数だけで分ける形があり、小さなチームでは後者のほうが読みやすくなります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという区切り方が合うかどうかは、料金を見て判断してください。移行にかかる手間が気になる場合は、既存の板をそのまま取り込める範囲をTrelloからの移行に書いています。
最後に、次にやることを1つだけ挙げます。今のカレンダーを開いて、そこに入っているタスクのうち、他の人に関係するものが何件あるかを数えてください。0件なら、道具を増やす必要はありません。3件以上あるなら、その3件は自分のカレンダーの外に出したほうが早く進みます。
Q1. Googleカレンダーに入れたタスクが表示されません。何を確認すればよいですか？
まず左側のマイカレンダーにあるタスクの表示がオンになっているかを見てください。次に、そのタスクに日付が入っているかを確認します。公式の説明ではカレンダーに自動表示されるのは日付が設定されたタスクなので、日付なしのタスクは ToDo リスト側にだけ残ります。複数のGoogleアカウントにログインしている場合は、作った側と見ている側のアカウントが違うことも原因になります。
Q2. Googleカレンダーのタスクをチームで共有できますか？
Google ドキュメント上でタスクを委任する方法と、Google Chat のスペースでタスクを作成して割り当てる方法が公式に案内されています。状況はスペースや文書の側から確認できますが、共有したタスクにはサブタスクも繰り返しも設定できないと明記されています。ToDo リストそのものを他の人と共有する方法については、公開されている資料に記載が見当たりません。
Q3. 予定とタスクはどう使い分ければよいですか？
相手がいる時間は予定、自分だけで進める作業はタスクに入れる形が扱いやすいです。作業を予定として入れると、やらなかった作業が過去の日付に沈んで見えなくなります。タスクなら完了にするまで残るので、翌日以降へ動かして管理できます。
Q4. 何人くらいまでならカレンダーのタスクで足りますか？
人数よりも、他の人に関係する作業が何件あるかで判断してください。3人程度で作業がほぼ各自完結しているなら十分に足ります。進み具合を聞いて回る時間が発生している、前の作業の遅れに直前まで気付かない、といった症状が出ている段階では、作業の状態を1か所に集める置き場所が必要になります。