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グーグルのtodoリストをチームで回す｜できることと足りないこと
グーグル todo リストで検索してこの記事に来る人の多くは、ひとりのメモ代わりとしては満足していて、それをそのままチームの進行管理に広げられるかを知りたい段階にいます。結論を先に書くと、タスクを思い出すための道具としてはよくできていますが、誰が何をどこまで進めたかをチームで共有する道具としては、公式に書かれている範囲で足りない部分があります。この記事では、公式ページに書かれている仕様だけを根拠に、できることとできないことを分けて、次に何を変えればよいかを決められるところまで整理します。
入り口が最初から開いていることが、最大の強み
グーグルのタスク管理が現場で選ばれる理由は、機能の多さではありません。すでに全員が持っているアカウントの中に、最初から入っているという一点です。
公式の案内では、ウェブブラウザで tasks.google.com を開くほかに、Gmail、カレンダー、Chat、ドライブといったアプリのサイドパネルからも開けると説明されています。つまり、新しいアプリを入れる手続きも、全員にアカウントを作ってもらうお願いも、社内の稟議も要りません。とりまとめをしている立場からすると、この「頼まなくても全員が使える状態にある」という事実は、機能の一覧よりずっと重い意味を持ちます。
道具を入れ替えたことがある人なら、いちばん難しいのは選ぶことではなく、全員に使い続けてもらうことだと知っているはずです。入力してくれる人が増えなければ、進捗の表は数日で嘘になります。その点で、すでに毎日開いているメールとカレンダーの隣にタスクが並ぶ構造は、続けてもらうための条件をひとつ最初から満たしています。
もうひとつの強みは、日付との結びつきです。タスクに日付と時刻を入れると、そのタスクは自動的にGoogleカレンダーに現れ、リマインダーも届きます。時間の幅を指定して予定ありの扱いにすれば、その作業中に会議を入れられないようにもできます。予定とやることを別々の道具に分けている人が多いなかで、同じ画面で見えるのは素直に便利です。
ひとりで使う範囲でできることを、先に棚卸しする
足りない点を数える前に、公式に書かれているできることを並べておきます。ここを曖昧にしたまま乗り換えの話を始めると、すでに足りているものまで置き換えることになり、チームの学習コストだけが増えます。
タスクの分け方。仕事、プライベート、案件ごとといった単位で、タスクリストを複数に分けて持てます。大きなタスクにはサブタスクを足して小さく割れますし、リストの中の並び順はドラッグして入れ替えられます。重要なものにはスターを付けて目立たせられます。
仕事、トピック、クライアントごとにタスクリストを分けて管理しましょう。また、特に重要なタスクにはスターを付けておけば、他のタスクと区別できて優先的に扱いやすくなります。 出典: workspace.google.com
繰り返し。週次の報告書や月次の経費精算のような定期の仕事は、毎日、毎週、毎月、毎年といった頻度で繰り返す設定にできます。毎回手で作り直す手間が消えるので、定型業務が多い担当者にはここがいちばん効きます。
通知と端末間の同期。日時を指定したタスクは通知が届きます。ウェブ版のカレンダーでは通知設定にもとづいて送られ、モバイル版ではスマートフォンにプッシュ通知が届くと案内されています。同じGoogleアカウントでログインしていれば、パソコン、スマートフォン、タブレットのあいだで自動的に同期されるので、移動中に追加したものが席に戻ったときにはもう並んでいます。
メールからの取り込み。Gmailのメールをタスクに変えられます。メールから作ったタスクは、元のメッセージをたどって内容や経緯を確認できるようになっています。依頼がメールで届く仕事のしかたであれば、転記の手間がまるごと消えます。
検索と見つけ直し。リストが増えてくると、あの依頼はどのリストに入れたのかが分からなくなります。リストをまたいで探す使い方をする人は、リストの数を最初から絞っておくほうが後で楽になります。リストを案件ごとに際限なく増やすと、探す時間が増えて、結局スターの付いたものだけを見るようになります。案件ごとに分けるのは、案件が同時に3つか4つまでのあいだが向いています。
カレンダー上での時間の確保。カレンダーから直接、そのタスクに取り組む時間を押さえられます。表示設定を変えて通知を止めたり、会議を自動で辞退させたりもできると案内されています。作業時間が会議で削られていく働き方をしている人には、ここがいちばん実利のある機能です。やることの一覧を作るだけでは時間は空かず、時間を押さえないと予定は埋まります。
Gemini からの操作。Geminiアプリに頼んでタスクやリマインダーを追加、編集、確認できると案内されています。手書きのメモを撮ると自動で記録される使い方も紹介されています。
ここまでを読んで「自分のやることを忘れない」という目的だけなら、他の道具を探す理由はほとんどありません。むしろ、この範囲で足りている人が新しい道具に移ると、機能は増えたのに開く回数が減るという結果になりがちです。
チームで回し始めたときに出てくる3つの詰まり
問題が出るのは、とりまとめる人が「他の人の進捗も同じ場所で見たい」と思った瞬間からです。詰まる場所は、だいたい次の3つに集まります。
1つめは、割り当ての経路が限られていること。 公式には、Google Chatにチーム用のスペースを作ると、そのスペース内でメンバーにタスクを割り当て、期限を設定し、進捗を管理できると書かれています。また、共有ドキュメントで割り当てたタスクは担当者のタスクリストに自動で反映されるとも説明されています。ただし、このドキュメントからの割り当てはプレミアム機能として案内されており、Google Workspace の Business プランと Enterprise プランで使えるものとされています。無料のアカウントや下位のプランで同じ運用ができるかどうかは、契約しているプランを管理者に確認してから決めるほうが安全です。
2つめは、タスクリストそのものを複数人で共有する方法が公開資料で確認できないこと。 ここは断定を避けます。公式のページにはタスクリストの共有について明記が見当たらず、案内されている共有の道は Chat のスペースと、上で触れた共有ドキュメント経由です。つまり「Aさんのリストを、Bさんが開いて眺める」という形の見え方は、公開資料からは読み取れません。とりまとめる人が全員分を一覧したいときに、最初にぶつかるのがここです。
3つめは、順番と依存関係を表せないこと。 タスクリストは縦一列です。サブタスクで一段は割れますが、「設計が終わらないと実装に入れない」「検査の前日までに材料が届く」という前後関係を線で持つ形にはなっていません。工程のどこが遅れると全体が遅れるのかは、リストを見ても分かりません。数人で並行して動く仕事では、この情報がいちばん高い価値を持ちます。
3つを並べると、詰まりの正体がはっきりします。グーグルのタスク管理は個人の記憶を補う場所として設計されていて、複数人の作業の関係を描く場所としては作られていません。足りないのではなく、役割が違うと考えたほうが判断を間違えません。
もうひとつ、現場でよく聞くのは、完了にした項目が消えることの扱いです。終わったタスクを完了に倒すと一覧から外れるので、進んだ実感は得られます。ただし、とりまとめる立場からすると「先週、誰が何を終わらせたか」を並べて見たいことがあります。一覧から外れる設計は、個人の視界を綺麗に保つためのもので、報告のために履歴を並べる用途とは目的が違います。報告のたびに完了済みを開いて拾い直しているなら、それは道具の使い方ではなく道具の選び方の問題です。
共有アカウントで回す方法と、その代償
共有の道が細いので、現場では「1つのGoogleアカウントを全員で使う」という回避策がよく取られます。実際にその運用をした記録も公開されています。
また別の開発で2人で協力して作ったアプリがあるのですが、その時も1つの共有のGoogleアカウントを作ってお互いのタスクをGoogle ToDoリストで確認できるようにしながら開発を進めました。 ブラウザ版のGoogle ToDoリストを使っていたのですが、これが狭くて使いづらいんですよね。。 出典: thetodo.net
2人で、しかも短期であれば、この方法は成立します。ただし人数が増えると代償のほうが目立ってきます。
誰が書き換えたのかが残りません。 全員が同じアカウントで入るので、期限を動かした人も、完了に倒した人も、記録の上では同一人物です。締め切りが黙って1週間ずれていた理由を後から追えません。とりまとめる立場からすると、これは進捗の信頼性そのものを失うことを意味します。
辞めた人の手が残ります。 共有アカウントのパスワードを知っている人は、契約が終わったあとも入れます。人が入れ替わるたびにパスワードを変えて全員に配り直す運用は、5人を超えたあたりから現実的でなくなります。2段階認証を設定すると、こんどは認証コードの受け取り先を誰にするかで詰まります。
通知が誰のものか分からなくなります。 リマインダーは全員に同じものが届きます。自分に関係のない通知が混ざり続けると、人は通知を切ります。通知を切られた時点で、期限を入れる意味がほとんど無くなります。
利用規約の確認が必要になります。 アカウントの共有について、サービス側が何を認めているかは契約の種類によって変わります。会社の資産を扱う運用にするなら、管理者と規約を確認してから決めるべき部分です。
回避策としての価値は認めたうえで、人数が増えたら畳む前提で始めるのが安全です。
それでもグーグルのtodoリストのままでよい場合
乗り換えの話をする前に、そのままがよい場合をはっきり書いておきます。あてはまるなら、この記事の残りは読まなくてかまいません。
やることの持ち主が最初から1人に決まっている場合。 各自が自分のやることだけを管理していて、他人の進捗を見る必要が業務上ない働き方であれば、共有の弱さは問題になりません。各自が自分のリストを持ち、期限だけカレンダーで揃えるやり方で回ります。
進行の共有を、すでに別の場所でやっている場合。 週次の会議で表を見ながら確認している、あるいは案件ごとのスプレッドシートが正本として機能している。この形が安定して回っているなら、タスク管理の道具を変えても、正本の場所が増えるだけです。道具の数が増えると、入力されない場所が必ず生まれます。
並行している案件が2つか3つまでの場合。 案件が少なければ、前後関係は頭の中に入ります。図にする価値が出てくるのは、作業の数が増えて誰かの遅れが他の誰かの手待ちに変わり始めてからです。
Google Workspace の Business 以上を契約していて、ドキュメントからの割り当てが使える場合。 依頼がドキュメントのコメントで飛ぶ文化なら、その導線がそのまま担当者のリストにつながります。この運用が回っているなら、無理に別の道具を挟まないほうがよいです。
逆に、上のどれにも当てはまらないのに無理を続けると、進捗の把握が会議の場だけに依存する状態に戻ります。会議の回数を増やして解決しようとした時点で、道具の問題が人の時間で埋められていることになります。
乗り換えを考える境目を、3つの数で決める
なんとなく使いにくいという理由で道具を変えると、チームは付いてきません。数で線を引いておくと、自分も説明しやすくなります。
1つめは人数です。 進捗を見たい人が3人を超え、そのうち1人でもとりまとめ専任の立場であれば、共有できる場所が必要になります。とりまとめる人が全員に口頭で聞き回っている時間を1週間分だけ数えると、判断材料になります。
2つめは並行している案件の数です。 同時に走っている案件が5件を超えると、リストを縦に並べる形では全体像が入らなくなります。案件ごとに板を分けて、板の一覧で今どこが火を噴いているかを見る形に変えるほうが早くなります。
3つめは日付の依存の数です。 「これが終わらないと次に入れない」という関係が5本を超えたら、線で持つ道具に移す価値があります。線で持っていない状態で1本遅れると、影響が及ぶ先を人が毎回たどり直すことになります。
判断を先延ばしにしてよい場合もあります。案件の山が来る直前に道具を変えるのは、いちばん危ない選択です。覚え直す時間が取れないので、忙しい週に旧い場所へ戻り、そのまま二重運用が固定されます。変えるなら、案件の切れ目か、期の頭を狙ってください。1か月先に山が見えているなら、その山を今の道具で越えてから移すほうが、結果として早く終わります。
この3つを見たうえで移す判断をするなら、次に見るのは料金ではなく、無料でどこまで試せるかです。機能で絞られる形だと、試している段階で必要な機能に触れないまま判断することになります。機能で絞らず、区切るのは人数とボードの数だけという区切り方の道具であれば、判断に必要な機能は最初から全部触れます。無料の範囲と有料に移る境目は料金のページで確認できます。ガントチャートもチャットもカスタムフィールドも無料の段から使えて、変わるのは人数とボードの上限だという整理です。
板の種類がいくつあり、カードに何を持たせられるかはできることにまとまっています。カンバン、ガント、カレンダー、リストといった見せ方を、同じデータに対して切り替える考え方です。
移す前に決めておく3つのこと
道具を決めたあと、移し方で失敗する例のほうが多いです。先に3つだけ決めておくと、移行の途中で止まりません。
何を移し、何を捨てるか。 いまのリストにある項目を全部移す必要はありません。完了したものは移さず、期限が3か月以上過ぎているものは移す前に一度誰かに確認します。古いものを持ち込むと、新しい板が最初の日から汚れて見えて、開く人が減ります。移すのは、いま動いている案件と、次の1か月で着手するものに限るのが実務的です。
誰が入力する役を持つか。 ここを決めないのが最大の失敗です。全員が入力する形にすると誰も入力しません。まずはとりまとめる人が全部入力し、2週間だけ他の人は見るだけにします。見る価値があると分かってから、更新の権限を広げるほうが定着します。権限を分ける仕組みがある道具なら、見るだけの人を無料の人数から外せることもあるので、ここは料金の条件と併せて確認します。
いつ古い場所を閉じるか。 新旧の2か所が並んで動いている期間は、必ず片方が更新されなくなります。移行の初日に「◯月◯日で旧い場所は見ない」と宣言し、その日に本当に見るのをやめます。日付を決めずに走らせると、半年後も両方が半分ずつ埋まった状態が続きます。
移す作業を誰の時間で行うか。 ここも先に決めます。とりまとめる人が通常業務の合間にやると、移行は必ず途中で止まります。半日をまとめて空け、その半日で移す分だけを移すと決めるほうが終わります。移し切れなかったものは、旧い場所に残したまま閉じる日を待たせず、移さないと決めた理由を1行だけ書いて捨てます。判断を保留した項目が10件溜まると、新しい板の信用が落ちます。
呼び方を揃えます。 板、カード、リスト、案件、工程。呼び方が人によって違うと、会議で同じものを別の名前で話すことになります。移行の初日に、この製品ではこう呼ぶという対応表を3行だけ作って全員に配ります。手間は10分ですが、これをやらないと3か月間ずれ続けます。
Trelloで運用してきた分については、自動で取り込む道が用意されています。板もカードも手で作り直さずに移せるかどうかはTrelloからの移行で確認できます。ただし、自動で取り込めるのはTrelloだけで、他のサービスからは手で移すことになります。ここは正直に書いておきます。移行の条件や上限の数え方で分からないことが出たら、よくある質問に一度当たってから問い合わせると早いです。
エクセルやスプレッドシートへ逃げたときに起きること
タスク管理の道具で足りないと気づいたとき、次に選ばれるのは新しいツールではなく、表計算ソフトです。誰でも開けて、誰でも列を足せて、追加の費用も要りません。実際、進行の管理を表で回しているチームは今も多数あります。ただし、表で回すと決まった形で崩れます。
同時に編集する人が増えると、誰かの入力が消えます。 クラウド版であれば同時編集そのものは成立しますが、行を挿入する操作と、他の人が別の行を編集する操作が重なると、見ている位置がずれて別の行を書き換えます。担当者の列だけが1行ずれた表は、気づかれないまま週次の会議に出てきます。
工程表を1人が引き直しているあいだ、他の人はその表を見られません。 日付を1本ずらすと、右側のセルを手で押し出すことになります。押し出している途中の表は誰にも見せられないので、とりまとめる人はいったんファイルを閉じて作業し、終わってから共有します。その数時間、チームは古い表を見て動きます。
更新したことが伝わりません。 表の中のどこが変わったのかは、開いた人には分かりません。だから変更のたびにチャットで「更新しました」と書くことになり、その連絡が本題の会話に埋もれます。話す場所と残す場所が離れていると、残した側は必ず読まれなくなります。
入力する人が増えません。 列が20を超えた表を、担当者が毎日開いて自分の行だけ埋めてくれることは稀です。埋まらない表を見たとりまとめる人は、代わりに口頭で聞き取って自分で埋めます。そこから先は、表の更新がとりまとめる人の作業時間そのものになります。
表計算は、集計と計算では今でも最良の道具です。ただし、複数人が同時に触る進行の台帳としては、崩れ方が決まっています。表で回すと決めるなら、更新するのは1人だけ、他の人は見るだけという役割の切り方を最初に宣言しておくほうが長持ちします。
数えるべき時間は、道具の値段より先にある
道具を比べるとき、最初に料金表を開く人が多いのですが、順序としては後です。先に数えるべきものが3つあります。
聞き回っている時間。 進捗が1か所に集まっていないチームでは、とりまとめる人が個別に聞いています。1人あたり5分、10人いれば50分。それを週に2回やっていれば、月に約7時間になります。この時間は誰の成果にもならないので、削っても失うものがありません。
転記している時間。 チャットで届いた依頼を台帳に書き写す、表の日付をカレンダーに写す、報告のためにもう一度スライドに写す。同じ情報を3回書いているなら、2回は削れます。転記は間違いも生むので、削ると精度も上がります。
探している時間。 「あの件の決定事項はどこに書いてあったか」を探す時間です。チャットの検索と、表と、メールを順に見ていくなら、1件あたり数分かかります。1日5件探しているなら、月に数時間です。カードに会話が付いていて、自分に来たものだけ拾える形なら、この時間から先に減ります。
ここで注意したいのは、聞き回る時間を減らすことと、会議を減らすことは別だという点です。進捗が板に集まるようになると、会議で読み上げる必要が消えるので、会議の中身が報告から相談に変わります。時間が同じでも、話す内容が変わったなら効果は出ています。会議の本数だけを指標にすると、変えた効果を見落とします。
この3つを合計した数字が、道具に払ってよい金額の上限になります。月に10時間が消えているなら、人件費に換算した額と料金を並べて判断できます。逆に、合計が1時間に届かないチームであれば、いまの道具のままで問題ありません。数えずに変えると、変えた効果も分かりません。
板の形が選べる道具と並べたときの見どころ
最後に、道具を横に並べて見るときの見どころを整理します。比較のページを読むときの目の付けどころとして使えます。
無料の範囲が「人数」で切られているか「機能」で切られているか。 機能で切られていると、無料のあいだに肝心な部分を試せません。人数とボードの数で切られていれば、少人数で全機能を確かめてから人を増やせます。区切りが人数と板の数だけで、ガントチャートやチャット、カスタムフィールドまで無料の段に含まれる設計なら、試す段階で判断材料が揃います。
同じデータを別の形で見られるか。 カンバンで見る日と、ガントで見る日と、カレンダーで見る日があります。毎回違う道具を開いて転記するなら、転記が止まった時点で表が嘘になります。1つのデータに対して見せ方を切り替える形かどうかは、続くかどうかを分けます。
話す場所と残す場所が同じ製品の中にあるか。 依頼がチャットに流れて、記録がタスクに残らないのが、いちばんよくある崩れ方です。カードにコメントが付いて、受信箱で自分に来たものだけ拾える形なら、探す時間が減ります。
通知の宛先を分けられるか。 通知が全員に同じものとして届く形だと、関係のない通知が混ざり続けて、人は通知を切ります。自分に割り当てられたものだけが届き、自分が見ている板の更新だけが拾える形になっているかを確かめます。通知を切られた道具は、期限を入れても意味を持ちません。
上限の数え方が明記されているか。 人数で区切る形の料金では、見るだけの人を数えるかどうかで金額が変わります。閲覧だけのゲストを人数に含めない、アーカイブした板は数に含めない、といった数え方が料金のページに書かれているかを見ます。書かれていないと、増えた月に想定外の請求が来ます。表示が税抜か税込かも、その場で確かめておく項目です。
苦手な部分を自分から書いているか。 ここは意外と効きます。リポジトリの機能は持たない、自動化と外部サービスとの連携では勝負しない、自動で取り込めるのはTrelloだけ。こうした線を先に引いている道具のほうが、入れたあとの落差が小さくなります。
いま使っている道具ごとの違いは、個別の比較ページで確かめるのが速いです。カードと板の考え方が近いところから見るならTrelloとの比較、文書とデータベースを1つにまとめる考え方との違いを見るならNotionとの比較が入り口になります。7社を横に並べた表は比較の一覧にあります。
グーグルのtodoリストをやめる必要はありません。個人の忘れ物を防ぐ場所としては、そのまま残したほうが便利です。変えるのは、チーム全員の進捗が集まる場所を1つ決めることだけです。その1つを決めたら、次の週から、聞き回る時間が減り始めます。
Q1. グーグルのtodoリストをチームで共有することはできますか？
公式のページで案内されている共有の道は、Google Chatのスペース内での割り当てと、共有ドキュメントからの割り当てです。タスクリストそのものを複数人で開いて共有する方法は、公開資料では確認できませんでした。ドキュメントからの割り当てはプレミアム機能として案内されており、BusinessプランとEnterpriseプランで使えるものとされています。
Q2. 共有のGoogleアカウントを1つ作って全員で使うのはどうですか？
2人で短期間なら成立します。ただし誰が書き換えたのかが残らず、退職した人も入れたままになり、通知が全員に同じものが届きます。人数が増えたら畳む前提で始めてください。会社の資産を扱うなら、アカウントの共有について管理者と利用規約を確認してから決めるほうが安全です。
Q3. 工程の前後関係やクリティカルパスは表せますか？
タスクリストは縦一列で、サブタスクで一段割れる形です。作業と作業を線で結んで前後関係を持つ形にはなっていないため、どこが遅れると全体が遅れるのかはリストからは読み取れません。依存関係が5本を超えたら、線で持てる工程表の道具に移す価値が出てきます。
Q4. 乗り換えるとしたら、最初に何から決めればよいですか？
移すものを絞ることと、入力する役を1人に決めることです。完了済みや3か月以上放置された項目は移さず、いま動いている案件だけを移します。最初の2週間はとりまとめる人だけが入力し、他の人は見るだけにすると、更新が続く形になります。旧い場所を閉じる日付も初日に決めてください。