Todoistの代わりを探すとき｜手放してよい機能を先に決める
Todoistの代わりを探し始めた人の多くは、道具そのものに不満があるわけではありません。人が増えた、請求の説明を求められた、進捗を人に見せる必要が出てきた。きっかけは別のところにあって、その結果として「いまの道具のままでいいのか」という問いが立ち上がっています。この記事では、乗り換え先の候補を並べる前に決めておくべきこと、つまり手放してよい機能と、手放すと痛い機能を分ける作業を先に置きます。ここを飛ばして候補を比べ始めると、機能の一覧表を眺めるだけで数週間が過ぎます。
代わりを探し始める理由は、だいたい4つに分かれる
進行をとりまとめている人が別の道具を探し始めるきっかけを並べると、大きく4つに分かれます。
・請求の金額が変わった、または変わることが分かった ・チームで使い始めたら、個人で使っていたときの形が合わなくなった ・上限に当たって、作りたい形が作れなくなった ・進捗を自分以外の誰かに見せる必要が出てきた
このうち1つ目については、Todoist側が公開している事実があります。プロプランとビジネスプランの料金は2025年12月10日に改定されました。プロは月払いが1か月あたり588円から894円へ、年払いは1か月あたり488円から672円へ変わっています。ビジネスは月払いが1ユーザーあたり888円から1,280円、年払いが1ユーザーあたり688円から960円です。
2025 年 12 月 10 日から、Todoist ビジネス プランの料金は次のようになります。 出典: todoist.com
金額が上がったこと自体は、道具を替える理由としては弱いほうです。乗り換えにも人の時間がかかるからです。強い理由になるのは2つ目から4つ目、つまり作りたい形が作れないというほうです。理由がどれなのかをはっきりさせないまま候補を並べると、料金表だけを見比べることになり、移した後で同じ壁に当たります。
もうひとつ、きっかけとして表に出にくいものがあります。使う人が増えないという問題です。とりまとめる人だけが毎日開いていて、他の人は週に一度も開かない。この状態は道具を替えても直らないことがあります。原因が道具の側にあるのか、置き場所の決め方にあるのかを先に切り分けておくと、判断の精度が上がります。
乗り換える理由が無い使い方を、先に確かめる
代わりを探す前に、いまの使い方が乗り換えを必要としない形かどうかを確かめておきます。次のような使い方をしているなら、無理に動かす必要はありません。
・自分の頭の中を出して並べるのが主な用途で、他人に見せる予定がない ・思いついたことをその場で書き取る速さが、いちばん価値のある部分になっている ・抱えているプロジェクトの数が少なく、無料の範囲に収まっている ・繰り返しの予定を大量に回していて、その設定を作り直す手間が乗り換えの利益を上回る
とくに2つ目は見落とされがちです。日付や時刻を文章のまま書いて登録できる入力の速さは、毎日何十回も使う人にとっては習慣そのものになっています。この速さを別の道具で置き換えられるかどうかは、機能の一覧表を見ても分かりません。実際に1週間打ち込んでみないと分からない種類の差です。
無料の範囲についても数字で確かめられます。初心者プランでは個人プロジェクトが5件まで、カスタムフィルターが3件まで、アクティビティ履歴は1週間です。この範囲で足りているなら、支出はゼロのままです。ゼロの状態から動く判断には、それなりの根拠が要ります。
手元にある持ち物を、数字で数えるところから始める
候補を比べる前に、いま何をいくつ抱えているかを数えます。数えずに移ると、移した先で上限に当たったときに二度手間になります。数えるのは次の5つです。
・プロジェクトの数（個人とチームの合計） ・いちばん大きいプロジェクトに入っているタスクの数 ・使っているセクションの数 ・カスタムフィルターの数と、その中身 ・共有している相手の人数
Todoistには、プランに関係なく全アカウントに掛かる上限が公開されています。1つのプロジェクトに入るアクティブタスクは300件、1つのプロジェクトのセクションは20件、アクティブプロジェクトの合計は500件、1アカウントのラベルは500件です。ヘルプページには、これらの上限が有料プランでも引き上げられないと明記されています。
この数字は、移す先を選ぶときの物差しになります。1つのプロジェクトに200件以上のタスクが入っている状態なら、それは工程表として使われている可能性が高く、タスクを並べる道具ではなく工程を引く道具を探すべき局面です。逆に、どのプロジェクトも30件前後で収まっているなら、上限が理由で動く必要はありません。
数え方が分からないときは、プロジェクトをCSVファイルとして書き出すと行数がそのまま分かります。書き出しはプロジェクトごとの操作なので、数が多いと手数がかさみますが、持ち物の棚卸しとしては確実です。
手放してよい機能と、痛い機能を分ける
ここが本題です。乗り換えの検討が長引く最大の原因は、いま使っている機能を全部持っていこうとすることにあります。全部持っていける先はまず存在しません。分けるための問いは1つで、その機能が無くなったとき、翌日の仕事が止まるかどうかです。
止まらない側に入りやすいのは次のようなものです。
・完了数を積み上げて表示する仕組み。Todoistのカルマは8段階のレベルが用意されていますが、これは本人の習慣づけのための指標で、チームの進行を判断する材料にはなりません ・テーマの色。初心者プランで4種類、有料プランで8種類が用意されています ・細かく作り込んだフィルターのうち、月に一度も開いていないもの ・ラベルのうち、付けているだけで検索に使っていないもの
止まる側に入りやすいのは次のようなものです。
・日付と時刻を文章のまま入力する速さ ・繰り返しの予定。毎週や毎月の作業をここで回している場合、作り直しの手間が大きい ・スマートフォンからの入力。現場で動く人が多いチームでは、ここが弱いと入力が止まります ・メールを転送してタスクにする経路。これを業務の入口にしている場合、代替がないと運用が壊れます
分け終わったら、痛い側だけを持って候補を見に行きます。この状態で比較の一覧を開くと、見るべき欄が5つか6つに減ります。比較の一覧には、板の形やできることを軸にした比較が並んでいるので、痛い側の項目だけを追って読むと短時間で済みます。
候補を見るときに、料金より先に確かめる4つのこと
乗り換え先の候補が出てきたら、料金表を見る前に確かめるべきことが4つあります。終了の予定、新規受付の停止、運営会社の変更、料金の改定です。この4つは、料金表を見ていても書かれていません。
実例があります。国産のカンバン型のツールであるJootoは、公式サイトの冒頭でサービス提供の終了を告知しています。
Jootoは、2027年7月31日をもちまして、 一般提供を終了することとなりました。 出典: jooto.com
料金が安いことや機能が合うことは、この告知の前では意味を持ちません。移した1年後にもう一度移す作業が発生するからです。候補の公式サイトのトップページと、お知らせやプレスリリースの欄を、料金ページより先に開く習慣を付けておくと、この種の事故は避けられます。
新規受付の停止も同じ形で表に出ます。Todoist自身にも、いまは新しく契約できないプランがあります。ヘルプページでは、2022年6月より前からプロプランを継続している場合と、App Store経由でプロプランを購入した場合が「プロレガシープラン」に該当すると説明されています。App Store経由の契約は、ストア側の方針により料金が自動で上がらないとも書かれています。同じ製品を使っていても、契約した経路と時期によって料金と条件が違う状態が現に存在します。自分の契約がどれなのかは、乗り換えの検討に入る前に確認しておく項目です。
板の形が違う道具に移ると、何が変わるか
Todoistはリストとボードとカレンダーの3つのレイアウトを持っています。カレンダーレイアウトはプロ以上で使えると料金ページに書かれています。ここで注意したいのは、レイアウトが変わっても中のデータは同じだという点です。1つのプロジェクトの中身を、並べ方だけ変えて見ている構造になっています。
工程表を引く道具は、ここが根本的に違います。作業に開始日と終了日を持たせ、作業どうしの前後関係を線で結ぶ構造になっているので、1つのタスクが持つ情報の量が増えます。移すときには、タスクを線に置き換える作業が発生します。この置き換えは自動ではできません。
逆に言えば、いまの持ち物が「やること」のリストであって「いつからいつまで」の帯ではないなら、工程表の道具に移しても最初の形は作れます。ただし作った後に誰が更新するのかを決めていないと、2週間で表が実態から離れます。現場では、工程表を作った人だけが更新し続ける状態になりやすいと言われています。
板の形で迷っている場合は、できることにレイアウトごとの使い分けが整理されているので、いまの持ち物がどの形に近いかを当てはめてみると判断が早くなります。
人数の数え方は、道具ごとに違う
料金を比べるときにいちばん誤差が出るのが、人数の数え方です。Todoistの場合、個人プロジェクトに招ける人数は全プランで5人までです。プロプランに上げてもこの数は変わりません。一方、ビジネスプランのチームプロジェクトには1プロジェクトあたり250人まで、チームワークスペース全体では1,000人まで入れます。
つまり、6人目を入れたいという理由だけでプロに上げても目的は達成できません。人を増やすにはビジネスに移るか、チームワークスペースを使う必要があります。この構造を知らずにプロへ上げて、後から気付くという流れが起きます。
他の道具では、見る人と書く人で単価を分けているものや、外部の協力会社をゲストとして無料で招けるものがあります。数え方が違うと、同じ20人のチームでも月額が倍近く変わります。人数の内訳を、書く人と見る人と社外の人に分けて数えておくと、候補ごとの金額を正しく出せます。料金には人数とボードの数で区切る考え方が説明されているので、数え方の違いを比べる材料になります。
進捗の見せ方をどこまで求めるかで、候補は絞れる
とりまとめる立場の人が代わりを探す理由として、いちばん多いのが進捗の見せ方です。Todoistにはインサイトという機能があり、ヘルプページには手動での更新なしにプロジェクトの進捗を表示すると説明されています。ウィジェットはヘルス、リスクあり、進捗、完了済み、アサイン済みの5つで、このうちヘルスとアサイン済みはビジネスプランで使えるとされています。
この形が合うかどうかは、報告する相手が何を求めているかで決まります。完了率のパーセントで足りるなら、いまの道具のままで済む可能性があります。開始日と終了日の帯で見せる必要があるなら、別の道具を探すことになります。誰がどれだけ抱えているかを見せる必要があるなら、アサイン済みのウィジェットが該当します。
求められている粒度を、実際の報告資料から逆算するのが早い方法です。前回の報告で使った表を1枚出してきて、その表を作るために手で打ち直した箇所に印を付けます。印が多い箇所が、道具に求める要件そのものです。要件が2つか3つに絞れたら、候補の数も自然に絞れます。
移すときに手で作り直すことになる部分
乗り換えを決めた後で分かると痛いのが、自動では移らない部分です。Todoistから持ち出すときに、公式のヘルプページに明記されている制約が2つあります。
1つは、プロジェクトをCSVファイルとして書き出すときに完了済みのタスクが含まれないことです。過去の記録を移したい場合は、別の手段を考える必要があります。もう1つは、繰り返しの予定日の開始日が保存されないことです。ヘルプページには、1月31日から毎年という繰り返しのタスクを書き出すと、日付が毎年に変わるという例が挙げられています。
さらに、書き出しはプロジェクト単位です。プロジェクトが50件あれば50回の操作になります。有料プランでは自動のバックアップが作られ、そこにはアクティブなプロジェクトのCSVファイルがまとめて入っているので、まとめて取り出したい場合はそちらを使う手があります。ただしバックアップにも完了したタスクとアーカイブされたプロジェクトは含まれません。
移行の具体的な手順についてはTrelloからの移行に、取り込める形と手で作り直す部分の切り分けが説明されています。移行元が違っても、どこまでが自動でどこからが手作業かという線の引き方は共通しています。
並行して動かす期間を、先に決めておく
新しい道具を入れるとき、古い道具をいつ止めるかを先に決めておかないと、両方が中途半端に生き続けます。両方が生きている間、進捗の正解が2か所にある状態になり、とりまとめる人の確認作業が倍になります。
決めておくのは3つです。
・新しい道具に入力を切り替える日 ・古い道具を書き込み禁止にする日 ・古い道具のデータを取り出して保管する日
Todoistの場合、契約を止めた後もデータが消えるわけではありません。ヘルプページには、無料プランに下げてもタスクに関連するデータは保持されると書かれています。ただし上限を超えた分のプロジェクトは閲覧専用になり、どのプロジェクトが閲覧専用になるかは作成日に基づいて自動で決まると説明されています。自分では選べません。
バックアップについても制約があります。無料プランに下げると自動のバックアップは作られなくなり、新しく作ることもできません。解約より前に作られたものには21件までアクセスできると書かれています。取り出しは契約が生きているうちに済ませておくのが安全です。
試用の期間に、何を測るかを決めておく
候補が2つか3つに絞れたら試用に入りますが、期間は思ったより短いことがあります。Todoistの場合、公式のヘルプページによればプロプランの無料トライアルは7日間、ビジネスプランの無料トライアルは14日間です。他の道具でも2週間前後が多く、その間に測れることは限られています。
短い期間で測るには、測る項目を先に決めておく必要があります。おすすめは次の4つです。
・とりまとめる人以外の入力回数。何人が、何回書き込んだか ・報告資料を作るのにかかった時間。手で打ち直した箇所の数 ・スマートフォンからの入力が何割を占めたか ・「どこに書けばいいですか」という質問が何回来たか
4つ目は道具の分かりやすさをそのまま測る指標です。質問が多い道具は、試用が終わった後も同じ頻度で質問が来ます。とりまとめる人の時間はそこで削られます。
逆に、試用で測っても意味の薄い項目もあります。機能の有無は資料を読めば分かるので、貴重な2週間を使う必要はありません。画面の見た目の好みも、1週間で慣れてしまうことが多く、長期の判断材料にはなりにくいです。
返金の条件も、試用と合わせて見ておくと安心です。Todoistの請求に関するヘルプページには、年払いは購入または更新から30日以内であれば返金の対象になり、月払いは返金の対象外だと書かれています。試用の期間だけでは判断が付かないと分かっている場合、最初の1か月は月払いで走らせて、続けると決めてから年払いに切り替えるという進め方があります。年払いの割引はおよそ2割なので、1か月分を捨てるより判断を先送りするほうが安く済む場面があります。
社外の人を、どこにどう入れるかを先に決める
見落とされやすいのが、社外の協力会社や業務委託の相手をどこに入れるかという問題です。ここが決まっていないと、道具を替えても結局チャットで会話が続き、板は社内の人だけのものになります。
Todoistでは、チームの中の役割が管理者とメンバーとゲストの3つに分かれています。ヘルプページには、メンバーの役割はビジネスプランのみで、無料のチームプランでは招待された全員が既定で管理者になると書かれています。つまり無料の範囲で社外の人を入れると、全員が管理者になる構造です。チーム設定の変更や請求の管理まで触れる権限を持つことになるので、社外の人を入れる前に権限の分け方を確認しておく必要があります。
・社外の人に見せてよいのは、その案件の板だけか、それとも全体か ・書き込みまで許すのか、閲覧だけにするのか ・案件が終わったあと、どの手順で外すのか
3つ目を決めていないチームは多く、終わった案件の関係者が板に残り続けます。人数で課金される道具では、これがそのまま無駄な支出になります。乗り換えのタイミングは、この棚卸しをするいちばん良い機会でもあります。
なお、社外の人を1人の頭数として数えるかどうかは道具ごとに違います。ゲストを無料で招ける設計のものもあれば、社内の人と同じ単価で数えるものもあります。20人の社内に対して社外が10人いるチームでは、この違いだけで年間の支出が大きく変わります。人数を数えるときに社外を別欄にしておくと、候補ごとの見積もりを取り違えずに済みます。
決める順番を、金額から離して並べ替える
ここまでを1本の順番にすると、次のようになります。
・1つ目、代わりを探し始めた本当の理由を4つのどれかに当てはめる ・2つ目、いま抱えている数を5項目で数える ・3つ目、機能を手放してよい側と痛い側に分ける ・4つ目、痛い側の項目だけを持って候補を見る ・5つ目、候補の終了予定と新規受付と運営会社と料金改定を確かめる ・6つ目、書く人と見る人と社外の人に分けて人数を数え、候補ごとの金額を出す ・7つ目、切り替える日と止める日と取り出す日を決める
金額を見るのは6番目です。順番を守るだけで、比較にかける時間が半分以下になります。逆に、1番目を飛ばして金額から入ると、安い候補に寄っていき、移した後で同じ理由の不満が戻ってきます。
なお、乗り換えないという結論も、この順番の正しい出口の1つです。3番目の作業で痛い側が2つしか残らなかったなら、その2つを別の方法で補うほうが安く済むことがあります。補い方は、外部の連携を1つ足すか、報告の形を変えるか、運用の約束を1つ増やすかのどれかに収まることが多いです。
この順番を1人で回すと、どうしても自分の使い方が基準になります。可能であれば、いちばん入力量の多い人と、いちばん入力していない人の2人に、2番目と3番目の作業を別々にやってもらってください。入力していない人が挙げる「痛い側」は、たいてい1つか2つしかありません。その少なさ自体が、道具に何を求めるべきかを教えてくれます。とりまとめる人が必要だと思っている機能の多くは、実際には他の誰も使っていないという結果になることがあります。
移した後に起きやすい、3つのつまずき
順番どおりに決めても、移した後でつまずく箇所はだいたい決まっています。先に知っておくと、起きたときに慌てずに済みます。
1つ目は、古い道具の癖をそのまま持ち込むことです。長く使った道具では、上限を避けるために作った回避策が形として残っています。たとえば1つのプロジェクトに入るタスクが300件までなので、大きい案件を2つや3つに割って運用していたチームは、その割り方をそのまま新しい道具に持ち込みます。新しい道具に同じ上限が無いなら、割る必要はありません。移すときが、回避策を捨てる唯一の機会です。
2つ目は、通知の設計を作り直さないことです。古い道具では通知を全部オフにしていた人が、新しい道具でも同じ設定にすると、担当者は変更に気付きません。逆に既定のまま全部オンにすると、1日に何十通も届いて誰も読まなくなります。どちらも、板が更新されなくなる原因になります。移してから2週間のあいだに、届く通知の数を1人あたり1日10通以下に収まるよう調整しておくと、その後の定着率が変わります。
3つ目は、古い道具を止める日を決めずに放置することです。両方が生きている期間が1か月を超えると、どちらが正しいのかを毎回確かめる作業が定着してしまい、後から片方を止めるのがかえって難しくなります。止める日は、移す前に決めて、全員に伝えておきます。
これら3つはどれも道具の性能の問題ではありません。移す側の段取りの問題です。段取りで防げるものに、道具選びの時間を使う必要はありません。
比較の記事から読み取れる、候補ごとの向き不向き
候補を絞る段階では、個別の比較記事を横断して読むと軸が見えてきます。掲載されている比較のうち、進行のとりまとめという観点で性格が分かれるものを挙げます。
カード型の板を軸にした道具との違いはTrelloとの比較にまとまっています。カードを列で動かす形は、状態の移り変わりを見せるのに向いていて、期間の帯を見せるのには向いていません。工程の道具として使うか、状態の道具として使うかで評価が変わります。
作業の割り当てと期限の管理を中心に据えた道具との違いはAsanaとの比較に整理されています。誰が何をいつまでにという情報を軸にする設計なので、担当者ごとの負荷を見たい場合に近い性格を持ちます。
文書とデータベースを組み合わせて自分で画面を作る道具との違いはNotionとの比較にあります。自由度が高い分、作り込む人の力量に結果が左右されます。作った人が異動した後で誰も直せなくなるという話は、現場でよく出ます。
案件の一覧を表として管理する道具との違いはmonday.comとの比較、開発の課題管理から出発した国産の道具との違いはBacklogとの比較にそれぞれまとまっています。提供終了が告知されている道具との比較はJootoとの比較にあり、移行先を探している場合はここが出発点になります。
預かるデータの扱いを社内規程で縛られている場合は、機能より先に確かめる項目があります。Todoistは公式のセキュリティページでSOC2の認証について触れており、料金ページにもSOC2 Type IIの記載があります。候補側にも同等の説明があるかどうかは、安全性の考え方に挙がっている観点を当てはめて確かめられます。導入の可否がここで決まることは珍しくないので、候補を絞る前に見ておくと手戻りが減ります。細かい疑問が残った場合はよくある質問に、移行や人数の数え方についての基本的な回答がまとまっています。
Q1. Todoistの代わりを探すとき、最初にやることは何ですか？
候補を並べる前に、いま抱えている数を数えることです。プロジェクトの数、いちばん大きいプロジェクトのタスク数、セクション数、フィルター数、共有相手の人数の5つを出します。この数字が無いと、移した先で同じ上限に当たったかどうかを判断できません。数え方はプロジェクトをCSVファイルとして書き出すのが確実です。
Q2. Todoistの料金はいつ変わりましたか？
公式のヘルプページによると、プロプランとビジネスプランの料金は2025年12月10日に改定されました。プロは月払いが588円から894円へ、ビジネスは月払いが1ユーザーあたり888円から1,280円へ変わっています。App Store経由で購入した契約は、ストアの方針により自動では値上げされず、レガシープランとして継続すると説明されています。
Q3. 乗り換え先を選ぶとき、料金以外に何を確かめるべきですか？
終了の予定、新規受付の停止、運営会社の変更、料金の改定の4点です。料金表には書かれていないので、公式サイトのトップページとお知らせ欄を先に開きます。実際に国産ツールのJootoは2027年7月31日に一般提供を終了すると告知しています。移した1年後にもう一度移す事態を避けるための確認です。
Q4. Todoistのデータで自動では移せない部分はありますか？
2つあります。プロジェクトをCSVファイルとして書き出すと完了済みのタスクは含まれません。また、繰り返しの予定日の開始日は保存されず、1月31日から毎年という設定は毎年という設定に変わります。どちらも公式のヘルプページに明記されています。過去の記録と繰り返しの設定は、移行後に作り直す前提で計画してください。
